MSA LMCC Meeting October 19, 2011 CCPS des MPO

MSA LMCC Meeting October 19, 2011
CCPS des MPO — Réunion du 19 octobre 2011
Minutes / Compte-rendu
In attendance
Présents
SMA LMCC Committee
Mike Wing – Public Service Alliance of Canada
Comité du CCPS des MPO
Kristy Chapman – Infrastructure Canada
David Paradiso – RCMP External Review
Committee
Mike Wing – Alliance de la fonction publique du
Canada
Marielle Racicot remplace Michelle Boudreau –
Conseil d’examen du prix des médicaments
brevetés
Raynald Chartrand – Greffe du Tribunal de la
concurrence
Michel Daoust – Institut professionnel de la fonction
publique du Canada
Linda Harrison – Office des transports du Canada
Stephanie Kupecz – Tribunal canadien du
commerce extérieur
Johanne Tremblay – Condition féminine Canada
Bernard Latulippe – Secrétariat des conférences
intergouvernementales canadiennes
Jannick Turpin – Commissariat à l’intégrité du
secteur public du Canada
Nadine Brisson – Office des transports du Canada
Marc Chamaillard – Conseil des produits agricoles
du Canada
Dominique Charlebois – Infrastructure Canada
Sarah Barney – Office des transports du Canada
Julie Skinner – Institut professionnel de la fonction
publique du Canada
Josée Dubois – Tribunal de la dotation de la
fonction publique
Kristy Chapman – Infrastructure Canada
David Paradiso – Comité externe d’examen de la
GRC
Unable to Attend
Excusés
Diane Chartrand – Canadian Artists and Producers
Professional Relations Tribunal
Kimberley Empey – Hazardous Materials
Information Review Commission
Ivy Lai – Copyright Board of Canada
Lise Fleuri – International Joint Commission
Gaetan Paquette – Canadian Dairy Commission
Lisanne Lacroix – Public Servants Disclosure
Protection Tribunal
Janice Unger – Transportation Appeal Tribunal of
Canada
Deborah Cooper – Association of Canadian
Financial Officers
Karen Brook – Canadian Association of
Professional Employees
Diane Chartrand – Tribunal canadien des relations
professionnelles artistes-producteurs
Kimberley Empey – Conseil de contrôle des
renseignements relatifs aux matières dangereuses
Ivy Lai – Commission du droit d’auteur du Canada
Lise Fleuri – Commission mixte internationale
Gaetan Paquette – Commission canadienne du lait
Lisanne Lacroix – Tribunal de la protection des
fonctionnaires divulgateurs
Janice Unger – Tribunal d’appel des transports du
Canada
Deborah Cooper – Association canadienne des
agents financiers
Karen Brook – Association canadienne des
employés professionnels
Marielle Racicot replacing Michelle Boudreau –
Patented Medicine Prices Review Board
Raynald Chartrand – Registry of the Competition
Tribunal
Michel Daoust – Professional Institute of the Public
Service of Canada
Linda Harrison – Canadian Transportation Agency
Stephanie Kupecz – Canadian International Trade
Tribunal
Johanne Tremblay – Status of Women Canada
Bernard Latulippe – Canadian Intergovernmental
Conference Secretariat
Jannick Turpin – Office of the Public Sector
Integrity Commissioner of Canada
Nadine Brisson – Canadian Transportation Agency
Marc Chamaillard – Farm Products Council of
Canada
Dominique Charlebois – Infrastructure Canada
Sarah Barney – Canadian Transportation Agency
Julie Skinner – Professional Institute of the Public
Service of Canada
Josée Dubois – Public Service Staffing Tribunal
Veda Weselake – Registry of the Specific Claims
Tribunal of Canada
Rick Swoffer – Association of Justice Counsel
Gail Myles – Public Service Alliance of Canada
Nicole Lemme – Office of the Governor General’s
Secretary
Nikki Clemenhagen – Office of the Commissioner
for Federal Judicial Affairs
Veda Weselake – Greffe du Tribunal des
revendications particulières du Canada
Rick Swoffer – Association des juristes du
ministère de la Justice
Gail Myles – Alliance de la Fonction publique du
Canada
Nicole Lemme – Bureau du Secrétaire du
Gouverneur général
Nikki Clemenhagen – Bureau du commissaire à la
magistrature fédérale
Items on Agenda
Points à l’ordre du jour
1. Introduction of Members
The Management Co-Chair welcomed all members
and provided an opportunity for everyone to
introduce themselves.
2. Approval of October 15, 2010, minutes
1. Présentation des participants
Le coprésident souhaite la bienvenue à tous les
participants et les invite à se présenter.
The minutes of the October 15, 2010, meeting were
approved without any changes.
3. Work descriptions
Mike Wing explained that the issue with the work
descriptions is that they are generic and there is a
worry that they do not capture all the specific
functions of the duties related to the position.
Mr. Wing wanted to know if there is a process in
place for employees to be able to make changes to
work descriptions.
Management representatives around the table
stated that employees do have an opportunity to
provide input into their work descriptions and there
are also desk audits. Ultimately, employees also
have a right to grieve, should they not agree on the
work description.
Furthermore, small organisations do not have
broad generic work descriptions, as they do not
have many positions. They are all created
internally.
4. Distribution of union documentation to new
employees
The collective agreements state that the Employer
will provide a collective agreement to new
employees. Furthermore, the issue is that, in many
small organizations, there are no union
representatives to provide new employees with
information concerning union representation and
their rights. In discussing this issue, most
organizations have a system in place to inform new
employees of their union affiliation and reference to
collective agreement. PIPSC is requesting that
organizations refer new employees to the
respective union depending on the classification.
Management representatives around the table
agreed.
5.Informal Conflict Management System (ICMS)
The CTA has a MOU with the Department of
Foreign Affairs and International Trade (DFAIT) for
provision of conflict resolution services to CTA
employees. The services are completely
2. Approbation du compte-rendu du 15 octobre
2010
Le compte-rendu de la réunion du 15 octobre 2010
est adopté sans modification.
3. Descriptions de travail
Mike Wing explique qu’il y a une préoccupation par
rapport aux descriptions de travail génériques, qui
risquent de ne pas tenir compte de toutes les
fonctions précises afférentes à un poste. M. Wing
demande s’il y a un processus en vigueur qui
permet aux employés de modifi er leurs descriptions
de travail.
Certains représentants de la direction présents
affirment que les employés ont la possibilité de
commenter leur description de travail et que des
vérifications sont aussi effectuées à l’interne. En
dernier ressort, les employés ont également le droit
de présenter un grief lorsqu’ils n’acceptent pas leur
description de travail.
De plus, comme le nombre de postes est plutôt
limité dans les petites organisations, ces dernières
n’ont pas recours aux descriptions de travail
génériques à portée générale, et créent plutôt leurs
propres descriptions de travail.
4. Distribution de documentation syndicale aux
nouveaux employés
En vertu des conventions collectives, l’Employeur
est tenu de fournir une convention collective aux
nouveaux employés. Toutefois, de nombreuses
petites organisations doivent parer à l’inconvénient
de n’avoir aucun représentant syndical qui fournit
aux nouveaux employés des renseignements sur la
représentation syndicale et sur leurs droits.
Une discussion à ce sujet fait ressortir que la
plupart de ces organisations ont mis en place un
système leur permettant d’informer les nouveaux
employés de leur appartenance syndicale et de
leur faire connaître la convention collective en
vigueur. L’IPFPC demande que les organisations
aiguillent les nouveaux employés vers leurs
syndicats respectifs selon leur classification. Les
représentants de la direction présents adoptent la
suggestion.
5. Système informel de gestion des conflits
(SIGC)
L’Office a une entente avec le ministère des
Affaires étrangères et du Commerce international
(MAECI) en vue de la prestation de services de
résolution des conflits aux employés de l’Office.
confidential and offered off site. Employees can call
DFAIT directly for services. Presentations in both
official languages were offered to employees, last
spring. Many organizations at the table have similar
arrangements for ICMS and also provide the
information to their employees. Some of the other
departments have arrangements with their portfolio
departments including Industry and Agriculture.
6. Strategic and operating reviews (SOR)
Mr. Wing asked all organizations if they are
affected by the SOR and if there are any plans in
place to address the workforce adjustment (WFA)
situations. The affected organizations are: Patented
Medicine Prices Review Board, Canadian
Intergovernmental Conference Secretariat, Farm
Products Council of Canada. These organizations
are working with unions to establish WFA plans
and strategies.
Michel Daoust stated that the collective
agreements specify that Human Resources Plans
have to be done in consultation with unions.
Organizations confirmed that they are or will
consult with their respective union representatives.
Other organizations that were present at the
meeting are not affected to date.
7. Reports on indeterminate and term
employees
Mr. Wing requested that Employers provide a list of
indeterminate and term positions within their
respective organizations. All Employers are to look
at the feasibility of this request and provide an
answer at the next meeting.
8.Shared Services
Linda Harrison attended many meetings
concerning shared services and stated that the
impacts on small organizations will be long term. It
is to be noted that the PeopleSoft project is on hold
pending funding.
Ms. Harrison specified that there is not much
information available for departments on what’s
coming. Employers are offering training for
employees that could potentially be affected by
these changes to make them marketable.
Josée Dubois mentioned that the Globe & Mail
Ces services, qui sont entièrement confidentiels,
sont offerts à l’extérieur du bureau. Les employés
peuvent communiquer directement avec le MAECI
afin d’obtenir leurs services. Le printemps dernier,
les employés ont assisté à des présentations dans
la langue de leur choix.
De nombreuses organisations présentes à cette
réunion ont conclu pareilles ententes pour le SIGC
et mis les renseignements connexes à la
disposition de leurs employés. Certains des autres
ministères ont conclu des ententes avec leurs
ministères responsables du portefeuille, y compris
les ministères de l’Industrie et de l’Agriculture.
6. Examen stratégique et fonctionnel
M. Wing demande aux organisations présentes si
elles sont touchées par l’examen stratégique et
fonctionnel et si des plans ont été élaborés en
prévision de la conjoncture de réaménagement des
effectifs (RE). Les organisations touchées sont : le
Conseil d’examen du prix des médicaments
brevetés, le Secrétariat des conférences
intergouvernementales canadiennes, le Conseil
des produits agricoles du Canada. Ces
organisations travaillent en collaboration avec les
syndicats afin d’établir des plans et des stratégies
de RE.
Michel Daoust fait valoir qu’aux termes des
conventions collectives, les plans relatifs aux
ressources humaines doivent être rédigés en
collaboration avec les syndicats.
Les organisations confirment qu’elles consulteront
leurs représentants syndicaux respectifs à ce sujet.
Les autres organisations présentes à la réunion ne
sont pas touchées à ce jour par l’examen
stratégique.
7. Rapports sur les employés nommés pour une
période indéterminée et les employés nommés
pour une période déterminé e
M. Wing demande aux Employeurs de fournir une
liste des postes pour une période indéterminée et
des postes pour une période déterminée dans leurs
organisations respectives. Tous les Employeurs
devront évaluer la faisabilité de cette demande et y
répondre à la prochaine réunion.
8. Services partagés
Linda Harrison, qui a assisté à plusieurs réunions
portant sur les services partagés, affirme que leurs
incidences sur les petites organisations se feront
sentir à long terme. Il est à noter que le projet
PeopleSoft est en suspens, jusqu’à l’obtention
d’une source de financement.
Mme Harrison précise que peu de renseignements
sur les changements prévus sont à la disposition
des ministères. Les Employeurs offrent de la
formation aux employés qui risquent d’être touchés
par ces changements afin de les aider à acquérir
stated that no business plan has been created as
of yet.
Mr. Wing asked if organizations around the table
had HR, IT and finance employees. Most do.
9.Next meeting
The next meeting will be held on April 25, 2012, in
the afternoon and will be organized by Josée
Dubois. Marc Chamaillard will look at available
boardrooms at 344, Slater.
Raynald Chartrand explained that the LMCC is
already structured and made terms of reference
available.
Mr. Wing is to look at representatives for PSAC.
10. Round table
David Paradiso asked PSAC to provide coordinates
of representatives for his employees.
d’autres compétences.
Josée Dubois fait remarquer que, selon le
Globe & Mail, aucun plan directeur n’a encore été
élaboré.
M. Wing demande si les organisations présentes
ont des employés de RH, de TI et des finances.
C’est le cas de la plupart d’entre elles.
9. Prochaine reunion
La prochaine réunion aura lieu durant l’après-midi
du 25 avril 2012 et sera organisée par Josée
Dubois. Marc Chamaillard vérifiera la disponibilité
des salles de réunion au 344, rue Slater.
Raynald Chartrand explique que le CCPS est déjà
structuré et que son mandat a été publié.
M. Wing essaiera de trouver des représentants
pour l’AFPC.
10. Table ronde
David Paradiso demande à l’AFPC de lui fournir les
coordonnées des représentants pour ses
employés.
DIMS # 18187