Archivage des dossiers des patients et résidents
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Archivage des dossiers des patients et résidents
HOPITAL DE SOULTZ N° :S.PT.A.001.1 ARCHIVAGE DES DOSSIERS DES PATIENTS ET RESIDENTS SERVICES DESTINATAIRES CLASSEUR 1: ADMINISTRATION CLASSEUR 2 : SERVICE DE SOINS INFIRMIERS CLASSEUR 3 : QUALITE Modification Date : Suppression Date : Date de création Service émetteur Nom: Cellule 27/07/2005 Approbateur Nom : A. HERRGOTT Signature Signature Qualité Signature S.PT.A.001.1 Vérificateur Nom : C.I.S -1- Archivage des dossiers des patients et résidents Il existe trois dossiers pour chaque patient ou résident : le dossier administratif, le dossier de soins et le dossier médical. I/ Le dossier administratif Un dossier administratif est créé lors de chaque admission. Le même dossier est utilisé en cas de réadmission. Le dossier administratif est conservé au Secrétariat – Accueil aussi longtemps que la personne concernée est hospitalisée ou hébergées dans l’établissement. En cas de sortie ou de décès de la personne concernée, le dossier administratif est conservé au Secrétariat – Accueil durant l’année civile. Au début de l’année suivante, les dossiers administratifs des personnes sorties ou décédées sont archivés, par année de sortie et alphabétiquement. II/ Le dossier médical et de soins Le dossier médical des personnes hébergées ou hospitalisées dans l’établissement est rangé : - dans la salle de soins du service de soins de longue durée et en Maison de retraite, - dans le bureau du médecin du service de soins de suites et de réadaptation. Le dossier médical et le dossier de soins sont regroupés en un seul dossier A la sortie de l’intéressé(e), le dossier est trié et archivé. En Soins de Longue durée et en Maison de retraite, la partie « dossier de soins » des personnes encore présentes dans le service est triée une fois par an, et ceci, afin d’alléger le dossier et le rendre plus facilement exploitable par les soignants et les médecins. Deux systèmes d’archivages se sont succédés a) jusqu’en 1998. Jusqu’à cette date, les dossiers sont archivés par année d’admission et de présence du résident, et par numéro d’entrée. b) depuis 1999. Depuis cette date, les dossiers sont classés par année de sortie et alphabétiquement. Les dossiers administratifs, de soins et médicaux des personnes sorties de l’établissement sont archivés ensemble. Les éventuelles pièces devenues inutiles dans les dossiers des patients encore présents, sont classées séparément, alphabétiquement. Les clichés radiographiques sont classés séparément, selon une numérotation faisant référence au dossier de l’intéressé(e). III/ Le dossier de soins informatique Depuis 2002, les services soignants sont équipés de l’outil informatique pour les dossiers de soins. Les données informatiques sont conservées sur l’unité centrale d’afin que le dossier puisse être réactivé en cas de besoins. Des sauvegardes sont faites quotidiennement et conservées à l’administration. S.PT.A.001.1 -2- FEUILLE D’EMARGEMENT S.PT.A.001.1 Nom et Prénom S.PT.A.001.1 Fonction Signature -3-