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Armelle Chardard – bureau B 023
 01 44 05 40 53
 [email protected]
Mise à jour avril 2016
COMMENT ORGANISER UN ÉVÈNEMENT
1ère Etape : Le service de la vie étudiante (SVE) – B 023
Prendre rendez-vous ([email protected]) pour présenter et faire valider votre projet ainsi que la date. A l’issue de
ce premier rendez – vous plusieurs documents vous seront adressés par mail : demande de réservation de salles, demande
d’accès à l’université, dossier hygiène et sécurité, logo Dauphine - PSL, tableau communication.
2ème Etape : Le planning central – B 230
S’assurer auprès du planning central de la disponibilité des espaces souhaités. Remplir informatiquement le formulaire, le faire
signer au SVE et le retourner au planning central.
 Truc et astuce
Les délais minimums de réservation et à respecter strictement sont de :
3 jours minimum pour les salles de cours
3 semaines minimum pour les amphis standards et l’aile P (+ Hall 2 si cocktail / buffet post conférence)
1 mois et demi minimum pour l’amphi 8, la cour, le foyer, le Hall 2 ( hors cocktail / buffet post conférence)
3ème Etape : Le dossier hygiène et sécurité
Remplir informatiquement le dossier SHS. Ce dossier doit être adressé par mail au SVE au plus tard deux mois avant
l’évènement.
Prévoir
De définir vos besoins : son, lumière, électricité, aide montage / démontage….
Certains évènements nécessiteront :
- Une convention de mise à disposition des locaux (rédigée conjointement avec le SVE) : 1 mois et demi avant l’évènement
- En fonction de votre évènement, le SVE vous indiquera s’il faut prévoir : des frais de ménage, de sécurité, d’électricité,
d’audiovisuel, de secouriste.
Une réunion inter services sera organisée en fonction de vos besoins
Communication
Si votre évènement est subventionné, tous vos supports de communication (affiche, page web, Facebook…) doivent comporter
le logo Dauphine - PSL.
Vos affiches doivent être envoyées par mail AVANT impression au SVE pour validation.
La distribution de flyers est interdite à l’intérieur et devant l’Université.
Visuel pour écran TV : paysage ou portrait jpeg, 1920x1080
Visuel mur d’image : paysage JPEG, sans texte, sans logo, 1920x1080, 300 DPI
Tout au long de la construction de votre projet le SVE se tient à votre disposition pour vous accompagner, vous guider, et
faire le lien avec les différents services, n’hésitez pas à nous solliciter.