Progresser dans sa fonction d`assistante de direction 2 jours

Progresser dans sa fonction d’assistante
de direction
87/2016
Contexte
2 jours
L’efficacité d’un binôme Assistant(e) / Responsable ne va pas de soi. C’est le résultat
d’un travail méthodique et subtil de co-construction de la confiance. Cette formation
permettra de regarder comment fonctionne cette coopération et comment elle peut être
améliorée dans une approche mutuellement gagnante.
14 heures
de 9h à 17h
Objectifs pédagogiques
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Maîtriser les prérogatives de sa fonction
Comprendre comme je fonctionne, et comment fonctionne son responsable
Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer
Acquérir des techniques pratiques pour gérer les incompréhensions (avec son
hiérarchique, avec l’équipe,…) et pour mettre en place des stratégies simples
d’amélioration
Réapprendre à dire ce qui ne marche pas, dans le respect inconditionnel de la
personne, de l’autre, avec l’approche de la communication non violente
Prérequis
Exercer la fonction d’assistant(e) ou secrétaire dans un ESMS.
Clermont-FD : 7 et 21 juin
s’inscrire
Public
Secrétaires et
direction d’ESMS
Programme
assistant(e)s
de
Tarifs
Journée 1
Cerner son rôle et sa mission par une réflexion autour de :
 La perception individuelle de son poste (approche de sa fonction et de sa
pratique professionnelle).
 L’image et le rôle stratégique de sa fonction dans l’organisation.
 Les savoirs-être essentiels à la fonction.
(Travail à partir de la fiche de poste : échange sur la raison d’être de chaque
Secrétaire-Assistant(e) (non pas ce que je fais mais à quoi je sers réellement).
Evaluer le désir de progresser de chacun
 « Ce que je veux et désire » : En tant que Secrétaire/Assistant(e), en quoi estce que je souhaite progresser dans la qualité de la coopération au sein du
binôme Secrétaire-Assistant(e) / Responsable.
 Expression de la demande de chaque participant.
S’adapter à son responsable et à son environnement, en intelligence de situation
 Il ne peut exister de fonctionnement idéal : tout est à inventer en fonction de
soi, de l’autre et des situations qui changent.
 Présentation du concept du management situationnel : être à l’aise dans la
variété des styles directif, persuasif, participatif et délégatif.
Oser se dire ce qui va bien et ce qui va moins bien
 Exercice pratique à partir des comptes rendus des entretiens d’évaluation des
performances individuelles.
 Comment se donner mutuellement des feedbacks positifs ou négatifs.
Présentation d’une technique d’évaluation du fonctionnement systémique du
binôme en tant que binôme.
Lancement d’un travail personnel à réaliser pour la 2ème journée : à partir d’une
situation très concrète, repérer les processus vertueux ou les cercles vicieux qui ont pu
s’enclencher. Chercher à mieux écouter ce qui s’est dit ou ce qui s’est passé, afin de
mieux agir sur les mécanismes de la relation (avec son responsable, ses collègues,
…).
© © Uriopss Auvergne Limousin et Uriopss Rhône-Alpes / Formation 2016
Adhérent cotisant : 600 €
Prix public : 800 €
Moyens permettant de suivre l’exécution de
l’action :
 Signature d’une feuille de présence
et délivrance d’une attestation de
présence
 Évaluation de l’action de formation
par la remise d’un questionnaire
d’évaluation et de satisfaction
Votre contact :
URIOPSS AUVERGNE LIMOUSIN
Rue Marie Marvingt - CS 10001 Cébazat
63360 GERZAT
[email protected]
 04 73 19 63 40
Progresser dans sa fonction d’assistante
de direction
Journée 2
Inclusion
 Exercice d’inclusion : Une approche pour écouter et accueillir « vraiment »
l’autre, tout en restant soi-même.
 Echange à partir du travail personnel réalisé entre les 2 journées de
formation : chaque participant présente le travail personnel qu’il/elle aura
préparé et écrit pour la 2ème journée : comment mettre en lumière les
mécanismes de la relation qui se joue entre la(e)Secrétaire/Assistant(e) et
son Responsable (ou environnement professionnel), à partir d’une situation
très concrète.
La régulation des incompréhensions
 Présentation de l’approche de la communication non violente : il ne s’agit pas
de faire changer l’autre contre son gré, mais « d’établir des relations
professionnelles fondées sur la sincérité et l’empathie qui, au bout du compte,
satisferont les besoins de chacun ». (Marshall Rosenberg).
Travail à partir de situations réelles qui seront jouées sous forme de sketches.
Recherche de solutions à partir des apports de la communication non
violente.
Traitement d’une situation difficile
 Exercice de théâtre-forum : deux participantes jouent « sur scène » une
situation de coopération entre le(a) Secrétaire/Assistant(e) et le Responsable
(ou bien avec l’un de ses partenaires habituels de travail). Lorsque les
protagonistes ne savent plus comment s’en sortir, un(e) autre participant(e)
la(le) remplace et imagine une suite de l’histoire qui soit une solution
acceptable par chacun. Puis échange en groupe.
La construction de la confiance
 Echange : comment développer la confiance avec son responsable et ses
partenaires de travail ?
Elaboration d’un plan d’action personnel
 En forme de conclusion, chaque stagiaire rédige un plan d’action
d’amélioration personnalisé.
Méthode pédagogique
Cette formation se déroule principalement à partir des situations réellement vécues par
les stagiaires.
C’est pourquoi :
Avant la formation : chaque participant(e) est invité(e) à clarifier son désir de
changement, et à apporter sa fiche de poste et son dernier entretien annuel
d’évaluation (si ces documents existent).
Entre les journées de formation : Un travail personnel de réflexion sera demandé à
chaque participant (rédaction d’une page ou deux maximum).
Des apports de concepts seront faits à chaque fois que cela est utile. Quelques
dizaines de fiches pratiques seront remises aux stagiaires.
Concepts de référence : Management situationnel, approche systémique,
communication non violente, coaching de binôme, théâtre-forum.
Intervenant
CLERMONT-FD : Denis DOLIDON, formateur en management des ressources
humaines
Points forts
Cette formation s’adresse à des Assistant(e)s désireu(ses)x de progresser dans leur
travail quotidien avec leur Responsable ou avec leurs divers interlocuteurs habituels.
Cette formation sera l’occasion de revisiter des situations de travail qui posent un
problème aux Assistant(e)s, afin d’y trouver des réponses nourrissantes et pratiques.
© © Uriopss Auvergne Limousin et Uriopss Rhône-Alpes / Formation 2016
87/2016