EVENT PLANNING

EVENT PLANNING
CHECKLIST
The Planning Process
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Establish a system to easily share information
within your team (e.g. a shared google folder,
online task management software). Keep all
information to support future event planning.
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Define one clear purpose for your event - do
not try to do too much!
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Break activities into smaller, manageable
tasks. Set firm deadlines, but be prepared to
accommodate unanticipated delays.
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When choosing your venue, consider your
theme and budget.
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Contact special guest speaker and/or
entertainment early. Confirm with all closer to
the event date.
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When signing contracts (e.g. venues, caterers,
event insurance), be sure to read the fine print
and know every detail.
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Whenever possible, incorporate alumni
engagement into your events to help them stay
connected.
Post-Event
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Send a thank you email to attendees, including
video highlights and/or photos from the event
if possible.
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Invite participants to a follow up survey.
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Ensure opportunities to sign up for your
newsletter or subscribe to your social media
accounts to stay in touch.
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Write a reflective post on your blog or social
media: How did the event go? What did you
learn?
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Develop a write up of the event, making note of
what worked well and what didn’t to build on
your successes and avoid similar problems in
the future.
Sponsorship
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Try to attract the most relevant sponsors.
Ensure sponsors’ values align with WUSC’s.
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Create levels of sponsorship (e.g. gold, silver,
bronze), describe benefits of each; encourage
previous sponsors to move up a level each year.
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When contacting potential sponsors: have
information ready such as: estimated
attendance and brand recognition.
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Follow up with potential sponsors who have
not made a decision yet.
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Follow up again after they have agreed - (thank
you notes, recap of the sponsorship, etc.) .
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Non-sponsors (those who could not sponsor)
may still want to attend your event. Invite them
as it may encourage them to sponsor next year.
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Develop a sponsor report post-event including
another thank you letter, examples of the
publicity, and details of the event’s success. Ask
for their feedback.
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Don’t forget: sponsors do not receive tax
receipts. They receive a benefit through
promotion and advertising at the event.
Media
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Use local media to promote and advertise your
event among different audiences.
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Consider which outlets are most relevant
among your target audience, e.g. campus
papers and radio, community papers, etc.
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Develop a press release and invite your media
contacts to attend. Include what makes your
event unique, date, time, location, and ensure it
has an attention-grabbing title. Keep it short!
LA PLANIFICATION DES
ÉVÉNEMENTS
La planification
Commandite
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Mettez en place un système pour faciliter l’échange
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Essayez de mobiliser les commanditaires les plus
de renseignements au sein de votre équipe (p. ex : un
dossier partagé sur Google, un logiciel de gestion des
tâches en ligne). Conservez toutes les informations
pour soutenir d’autres planifications d’événement.
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Définissez clairement le but de votre activité n’essayez pas d’en faire trop!
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Décomposez les activités en petites tâches gérables.
Établissez échéancier strict, mais soyez prêts à vous
adaptez aux retards imprévus.
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Lorsque vous choisissez le lieu, prenez votre thème et
votre budget en considération.
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Contactez la ou le conférencier-ère d’honneur et/ou
la personne responsable de l’animation à l’avance.
Demandez confirmation à l’approche de l’événement.
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Lors de la signature des contrats (p. ex : salles,
traiteurs, assurance), assurez-vous de lire les textes en
petits caractères et prendre connaissance de tous les
détails.
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Si possible, mobilisez les anciens pour vos
évènements afin de qu’ils restent connectés.
pertinents. Assurez-vous que leurs valeurs soient
compatibles avec celles de l’EUMC.
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Proposez des niveaux de commandites (p. ex. or,
argent, bronze), décrivez les avantages de chacun;
encouragez les commanditaires précédents à passer à
un niveau supérieur chaque année.
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Quand vous contactez les commanditaires, assurezvous d’avoir tous les renseignements avant de leur
parler, à savoir : le nombre de visiteurs attendus et le
lieu où sera affiché leur logo / marque.
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Faites un suivi auprès des commanditaires potentiels
qui sont encore indécis.
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Communiquez avec les commanditaires même
après qu’ils aient donné leur accord – (messages de
remerciement, résumé de l’entente de parrainage, etc.)
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Il est possible que des associés non commanditaires
(qui ne pouvaient pas commanditer) désirent participer
à l’événement. Invitez-les, car cela peut les encourager
à commanditer votre événement l’an prochain.
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Préparez un rapport post-événement à l’attention
des commanditaires, comprenant une lettre de
remerciement, des exemples de publicité, et les détails de
la réussite de l’événement. Sollicitez leurs commentaires.
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N’oubliez pas qu’aucun reçu d’impôt ne peut
être délivré aux commanditaires. Ils bénéficient
d’avantages grâce à la promotion et publicité faites
lors de l’événement.
L’après-événement
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Envoyer un courriel de remerciement aux
participants, comprenant les faits saillants avec des
vidéos et/ou des photos de l’événement, si possible.
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Invitez les participants à remplir un sondage de suivi.
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Inciter les participants à s’inscrire à votre infolettre ou
à s’abonner à vos comptes sur les médias sociaux pour
rester en contact.
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Rédigez un message sur vos médias sociaux qui
explique comme celui-ci s’est déroulé, ce que vous
avez appris.
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Prenez note des aspects qui ont bien fonctionné et des
aspects qui n’ont pas bien fonctionné pour éviter que
les mêmes problèmes se reproduisent à l’avenir.
Médias
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Ayez recours à la presse écrite pour promouvoir
et faire la publicité de votre événement auprès de
différentes audiences.
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Choisissez les médias qui sont les plus pertinents
pour votre public cible, p. ex. Les journaux et radios
étudiants, les journaux communautaires, etc.
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Rédigez un communiqué de presse et invitez vos
contacts parmis les médias à y assister. Précisez ce qui
rend votre événement unique, la date, l’heure, le lieu
et assurez-vous d’avoir titre accrocheur. Soyez concis!