PROCÈS-VERBAL - Institut Philippe

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PROCÈS-VERBAL
RÉUNION :
CONSEIL D'ADMINISTRATION
DATE :
LE 11 SEPTEMBRE 2014
HEURE :
12 H 30
LIEU :
INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTRÉAL, SALLE A-1056
PERSONNES
PRÉSENTES:
IL Y A QUORUM.
PERSONNE
ABSENTE:
PERSONNES
INVITÉES:
Mme Hélène-Louise Dupont-Élie
Me Marie-Ève Berardino
M. Yves Lapensée
Mme Line Provost
Dre Renée Fugère
Mme Heather Clarke
M. Marc Daigle
Dr Benoit Dassylva
Me Claude Hargreaves
M. Sylvain Lemieux
M. Pierre Lord
M. Étienne Paradis-Gagné
M. Philippe Poirier
Mme Geneviève Provost
M. Alexandre Sène
Mme Suzanne Thibodeau-Gervais
M. Sylvain Touchette
Présidente
Vice-présidente
Trésorier
Secrétaire
Directrice générale
Mme Josée Galarneau
M. Yann Belzile, directeur général adjoint
Mme Marie-Hélène Régnier, adjointe à la directrice générale
Mme Nathalie Gendreau, conseillère gestion financière
Procès-verbal de la réunion du CA de l’Institut Philippe-Pinel de Montréal du 11 septembre 2014
-8341-
POPULATION: Aucun membre de la population n'assiste à la séance.
OUVERTURE DE LA SÉANCE
L'assemblée ayant dûment été convoquée, la présidente, Mme Hélène-Louise
Dupont-Élie, ouvre la séance à 12h30. Mme Christine Lacasse, technicienne
administrative, prend les délibérations en note et dresse le procès-verbal.
Avant de débuter la présente réunion, la présidente du CA souhaite la bienvenue à Mme
Geneviève Provost, nouveau membre du CA.
1.
ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
Après délibérations,
PROPOSITION
CA-2014-088
IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU À L’UNANIMITÉ d’adopter l'ordre
du jour suivant:
1.
Adoption de l'ordre du jour
2.
Période de questions du public
3.
Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration
tenue le 17 juillet 2014
4.
Affaire découlant de la réunion du conseil d’administration tenue le 17
juillet 2014 (du point 9.4) : formation pour les membres du CA
5.
Départ d’un cadre supérieur à la Direction générale
6.
Dépôt des rapports annuels d’activités 2013-2014 :
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
7.
Comité des usagers
Département de psychiatrie
Direction de l’enseignement
Services externes
Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens incluant le
comité de pharmacologie, le comité d’évaluation médicale,
dentaire et pharmaceutique et le comité d’examen des titres
Exercice des professions – dépôt des attestations de permis de pratique
-8342-
8.
Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens :
8.1
Modifications au Règlement de régie interne du CMDP
8.1.1
8.1.2
8.2
8.3
9.
2.
Algorithme de gestion des délais
Article 12 – La Garde
Nomination d’un médecin
Retour d’un congé de service d’un médecin
Affaires financières :
9.1
Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA –
du 18 juillet 2014 au 11 septembre 2014
9.2
Informations financières – Période 4
9.3
Changement au tarif « visiteur » pour le stationnement de
l’IPPM
9.4
Régime d’emprunts à long terme
9.5
Planification triennale des projets et des activités en
ressources informationnelles 2014-2017
10.
Points d’information :
11.
Mot de la DG
12.
Prochaine réunion
13.
Levée de la séance
PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC
Aucun membre de la population n'étant présent, il n'y a pas de période de
questions.
-8343-
3.
PROPOSITION
CA-2014-089
APPROBATION DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL
D’ADMINISTRATION TENUE LE 12 DECEMBRE 2013
IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU d’approuver le procès-verbal de
la réunion du conseil d'administration de l’Institut Philippe-Pinel de Montréal tenue
le 17 juillet 2014 tel qu’il a été rédigé.
La proposition est adoptée à l’unanimité.
4.
AFFAIRE
DECOULANT
DE
LA
REUNION
DU
CONSEIL
D’ADMINISTRATION TENUE LE 17 JUILLET 2014 (DU POINT 9.4) :
FORMATION POUR LES MEMBRES DU CA
Une date a été arrêtée concernant la formation « Pour une gouvernance créatrice
de valeurs » qui sera donnée par M. Léonard Aucoin de l’AQESSS. La date
retenue est le 23 septembre prochain de 16h à 19h. La présidente du CA invite
les membres à s’inscrire auprès de Mme Lacasse à la Direction générale.
5.
DEPART D’UN CADRE SUPERIEUR A LA DIRECTION GENERALE
Les membres du CA ont tous reçu, avant le début de la présente réunion, copie
de la lettre de démission de Mme Marie-Hélène Régnier, adjointe à la directrice
générale. Mme Régnier quittera ses fonctions dès le 12 septembre prochain pour
un poste de direction dans un autre établissement de santé.
La présidente du CA fait lecture d’une lettre à l’intention de Mme Régnier et lui
remet en mains propres (voir annexe 1 du présent procès-verbal).
PROPOSITION
CA-2014-090
IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de
l'Institut Philippe-Pinel de Montréal accepte, à regret, la démission de Mme MarieHélène Régnier, à titre d’adjointe à la directrice générale, et ce, à compter du 12
septembre 2014.
-8344-
M. Yann Belzile, DGA, informe le CA concernant la continuité du poste de Mme
Régnier. Pour bien expliquer le dossier, il a fait une mise en contexte de la
situation et des demandes du MSSS relatives aux mesures d’optimisation et le non
remplacement de certains postes cadres.
Le DGA propose une réorganisation des postes cadres de la Direction générale et
de la Direction générale adjointe. Ainsi, tel que prévu au décret des conditions de
travail des cadres, le poste d’adjointe à la DGA détenu par Mme Martine Haines
sera aboli. Mme Haines serait replacée et nommée au poste d’adjointe à la
directrice générale.
CONSIDÉRANT
la responsabilité du conseil d’administration à l’égard de la nomination des cadres
au sein de l’Institut,
CONSIDÉRANT
le départ de Mme Marie-Hélène Régnier, adjointe à la directrice générale,
CONSIDÉRANT
la recommandation du directeur général adjoint de nommer au poste d’adjointe à
la directrice générale,
PROPOSITION
CA-2014-091
l'Institut Philippe-Pinel de Montréal
-
nomme Mme Martine Haines à compter de ce jour à la fonction
d’adjointe à la directrice générale;
-
le salaire qui lui sera versé, soit celui prévu à la classe salariale 17, selon
les dispositions relatives à la rémunération des cadres qui sont prévues
au décret qui fixe les conditions de travail applicables aux cadres et
hors-cadres du réseau de la santé.
6.
DEPOT DES RAPPORTS ANNUELS D’ACTIVITES 2013-2014 :
6.1
Comité des usagers
Le CA prend acte du rapport annuel 2013-2014 du comité des usagers
et s’en montre satisfait.
-8345-
6.2
Département de psychiatrie
Le CA prend acte du rapport annuel 2013-2014 du Département de
psychiatrie et s’en montre satisfait.
6.3
Direction de l’enseignement
Le CA prend acte du rapport annuel 2013-2014 de la Direction de
l’enseignement et s’en montre satisfait.
6.4
Services externes
Le CA prend acte du bilan annuel 2013-2014 des Services externes et
s’en montre satisfait.
6.5
Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens incluant le
comité de pharmacologie, le comité d’évaluation médicale,
dentaire et pharmaceutique et le comité d’examen des titres
Le CA prend acte des rapports annuels 2013-2014 des comités ci-dessus
mentionnés et s’en montre satisfait.
7.
EXERCICE DES PROFESSIONS – DEPOT DES ATTESTATIONS DE PERMIS
DE PRATIQUE
Le conseil prend acte des attestations de permis de pratique en règle des
professions telles que : infirmières et infirmiers, psychologues, diététistes et de
certains membres du personnel des Services techniques de l’Institut.
8.
CONSEIL DES MEDECINS, DENTISTES ET PHARMACIENS :
8.1
Modifications au Règlement de régie interne du CMDP
8.1.1
PROPOSITION
CA-2014-092
Algorithme de gestion des délais
l'Institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité exécutif du
-8346-
CMDP (Résolution AGA-2014-004), ajoute au Règlement de régie interne du
CMDP un algorithme de gestion des délais pour la production des rapports de
suivi d’ordonnance de traitement (voir annexe 2 du présent procès-verbal).
8.1.2
Article 12 – La Garde
PROPOSITION
CA-2014-093
CMDP (Résolution AGA-2014-003), modifie le point 12 du Règlement de régie
interne du CMDP intitulé « La garde » joint en annexe 3 du présent procèsverbal et fixe son entrée en vigueur à partir de ce jour.
8.2
Nomination d’un médecin
PROPOSITION
CA-2014-094
CMDP (Résolution EXE-2014-029), nomme le docteur Pierre-Luc Benoit à titre de
membre associé au sein du CMDP de l’Institut et lui octroie les privilèges
d’admission, de traitement, de recherche et d’expertise temporaire
rétroactivement au 16 juillet 2014.
-8347-
8.3
PROPOSITION
CA-2014-095
Retour d’un congé de service d’un médecin
CMDP (Résolution EXE-2014-035), a pris acte du retour d’un congé de service de
la docteure Anne-Isabelle Bouyer-Richard à partir du 29 septembre 2014.
9.
AFFAIRES FINANCIERES :
9.1
Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA – du
18 juillet 2014 au 11 septembre 2014
La présidente déclare n'avoir aucuns frais de fonction à soumettre à
l'approbation du conseil d'administration pour la période du 18 juillet
2014 au 11 septembre 2014 inclusivement.
9.2
Informations financières – Période 4
M. Belzile, DGA, commente les résultats du document présenté à la
réunion de ce jour intitulé « Informations financières période 4 – se
terminant le 26 juillet 2014» dont les membres ont tous reçu
préalablement copie. Un déficit cumulatif de 256 336 $ a été observé,
soit 0,45 % du budget autorisé de 54 994 879 $.
Le déficit des dépenses s’élève à 212 194 $, dont 209 044 $ est
attribuables aux dépenses salariales et plus particulièrement au temps
supplémentaire. Certaines actions ont été ou seront entreprises afin
d’assurer l’équilibre budgétaire :
•
un comité T.S (temps supplémentaire) a été mis en place et
surveille de près la situation ;
•
des économies directes ont été prévues par la fermeture des
unité C-1 et F-2.
Les résultats montrent un surplus de 25 766 $ au niveau de l’assurancesalaire et un léger déficit de 3 150 $ pour le total des autres charges.
-8348-
Des questions sont demandées au DGA concernant la fermeture du C-1
pour la mise en place des interphones. Le DGA assure que les travaux
vont bon train et qu’il n’y a pas de retard dans les délais prescrits.
9.3
Changement au tarif « visiteur » pour le stationnement de
l’IPPM
Le DGA propose une hausse du tarif « visiteur » pour le stationnement
de l’Institut. Présentement le tarif est de 4 $ par jour et l’augmentation
suggérée serait à 5 $ par jour. M. Belzile explique que ce tarif proposé
suivrait le marché des autres établissements semblables à l’IPPM. Le
DGA voudrait éviter une hausse trop drastique à un moment donné et
croit que ce prix est raisonnable.
Une discussion s’ensuit entre les membres du CA. Mme Heather Clarke
est d’avis que l’Institut devrait attendre une année complète avant
d’établir cette augmentation du tarif du stationnement.
Après discussion, il est convenu qu’une réunion du comité de vérification
soit fixée afin de se pencher et d’étudier cette question. Une réunion
sera donc convoquée prochainement. Dossier à suivre.
9.4
PROPOSITION
CA-2014-096
Régime d’emprunts à long terme
l'Institut Philippe-Pinel de Montréal
1.
QU’un régime d’emprunts, en vertu duquel l’Emprunteur peut, sous réserve des
caractéristiques et limites énoncées ci-après, effectuer de temps à autre, d’ici le
31 décembre 2015, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances
et de l’Économie, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un
montant n’excédant pas 6 406 390,75 $, soit institué;
2.
QUE les emprunts à long terme effectués soient sujets aux caractéristiques et
limites suivantes :
a)
malgré les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus, l’Emprunteur ne
pourra, au cours de chacune des périodes de 18 mois s’étendant du 1er
juillet au 31 décembre et comprises dans la période visée au paragraphe
1, effectuer des emprunts qui auraient pour effet que le montant total
approuvé pour l’Emprunteur, pour telle période, par le Conseil du trésor
au titre de la programmation des emprunts à long terme des organismes
-8349-
régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ,
chapitre S-4.2), soit dépassé;
b)
l’Emprunteur ne pourra effectuer un emprunt à moins de bénéficier
d’une subvention du gouvernement du Québec conforme aux normes
établies par le Conseil du trésor au titre de l’octroi ou de la promesse de
subventions aux organismes régis par la Loi sur les services de santé et
les services sociaux, ainsi qu’aux termes et conditions déterminés par le
Ministre et pourvoyant au paiement en capital et intérêt de l’emprunt
concerné même si, par ailleurs, le paiement de cette subvention est
sujet à ce que les sommes requises à cette fin soient votées
annuellement par le Parlement;
c)
chaque emprunt ne pourra être effectué qu’en monnaie légale du
Canada, auprès du ministre des Finances et de l’Économie, à titre de
responsable du Fonds de financement;
d)
le produit de chaque transaction d’emprunt ne pourra servir, outre le
paiement des frais inhérents à l’emprunt concerné qu’à l’une ou
plusieurs des fins suivantes :
i.
le financement à long terme des dépenses d’immobilisations
autorisées par le Conseil du trésor conformément à l’article
72 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux
pour les autochtones cris (RLRQ, chapitre S 5) ou par le
Conseil du trésor et le Ministre conformément à l’article 260
de la Loi sur les services de santé et les services sociaux,
incluant leur coût de financement à court terme jusqu’à
concurrence d’un montant représentant trois (3) mois de la
date de la prise de possession des travaux et calculés à
compter du premier jour du mois qui survient après ladite
date;
ii.
le financement à long terme des dépenses d’immobilisations,
d’équipements ou d’informatiques dont le paiement a été
pourvu par le conseil régional de la santé et des services
sociaux en vertu du décret numéro 1103-87 adopté par le
gouvernement du Québec le 8 juillet 1987 et lui confiant la
responsabilité en la matière, par l’Agence ou par la régie
régionale en vertu du quatrième alinéa de l’article 350 de la
Loi sur les services de santé et les services sociaux, incluant
leur coût de financement à court terme jusqu’à concurrence
d’un montant représentant trois mois de la fin de l’année
financière dans laquelle les dépenses ont été pourvues par le
conseil régional, l’Agence ou la régie régionale;
-8350-
iii.
le refinancement d’une partie ou de la totalité de tels
emprunts venus à échéance;
iv.
le remboursement d’emprunts bancaires contractés en
attente de financement à long terme ou de refinancement.
3.
QU’aux fins de déterminer le montant total auquel réfère le paragraphe 1 cidessus, on ne tienne compte que de la valeur nominale des emprunts effectués
par l’Emprunteur.
4.
QU’en plus des caractéristiques et limites énoncées précédemment, les emprunts
comportent les caractéristiques suivantes :
a)
les emprunts seront contractés aux termes d’une seule et unique
convention de prêt à être conclue entre l’Emprunteur et le ministre des
Finances et de l’Économie, à titre de responsable du Fonds de
financement et comporteront les modalités et conditions qui y sont
établies;
b)
chaque emprunt sera constaté par l’émission d’un billet souscrit par
l’Emprunteur en faveur du ministre des Finances et de l’Économie, à titre
de responsable du Fonds de financement;
c)
le taux d’intérêt payable sur les emprunts sera établi selon les critères
déterminés par le gouvernement en vertu du décret numéro 1267-2001
du 24 octobre 2001 concernant les critères de fixation des taux d’intérêt
qui peuvent être exigés sur ces emprunts ainsi que la nature des coûts
imputables dans le calcul de ces taux ou dans le calcul du
remboursement des emprunts, modifié par le décret 1057-2013 du 23
octobre 2013, adopté en vertu de l’article 24 de la Loi sur le ministère
des Finances (RLRQ, chapitre M-24.01), tel que ce décret peut être
modifié ou remplacé de temps à autre; et
d)
aux fins d’assurer le paiement à l’échéance du capital de chaque
emprunt et des intérêts dus sur celui-ci, la créance que représente pour
l’Emprunteur la subvention qui lui sera accordée par le Ministre, au nom
du gouvernement du Québec, sera affectée d’une hypothèque mobilière
sans dépossession en faveur du ministre des Finances, à titre de
responsable du Fonds de financement.
5.
QUE l’Emprunteur soit autorisé à payer, à même le produit de chaque emprunt les
frais d’émission et les frais de gestion qui auront été convenus.
6.
QUE la directrice générale, Dre Renée Fugère et Monsieur Yann Belzile, directeur
général adjoint de l’Institut Philippe-Pinel de Montréal, pourvu qu’ils soient deux
agissant conjointement, soient autorisés, au nom de l’Emprunteur, à signer la
convention de prêt, la convention d’hypothèque mobilière, le billet, à consentir à
-8351-
toutes les clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les
dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts ou, le cas
échéant, à consentir à ce qu’il soit reçu par la société de fiducie dont les services
auront été retenus et à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet, à
apporter toutes les modifications à ces documents non substantiellement
incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les
documents, nécessaires ou utiles, pour donner plein effet aux présentes.
7.
QUE, dans la mesure où l’Emprunteur a déjà adopté une résolution instituant un
régime d’emprunts pour les mêmes fins, la présente résolution remplace la
résolution antérieure, sans pour autant affecter la validité des emprunts conclus
sous son autorité avant la date du présent régime d’emprunts.
9.5
Planification triennale des projets et des activités en ressources
informationnelles 2014-2017
Mme Nathalie Gendreau, conseillère gestion financière à l’Institut, a
informé le CA du dossier ci-dessus mentionné.
PROPOSITION
CA-2014-097
l'Institut Philippe-Pinel de Montréal approuve la P lanification triennale des
projets et des activités en ressources informationnelles (PTPARI) 20142017 tel que soumis à la réunion de ce jour et présenté à l’Agence de Montréal
(voir annexe 4 du présent procès-verbal).
10.
POINTS D’INFORMATION :
La présidente rappelle aux membres qui n’ont pas complété leur évaluation de le
faire dans les meilleurs délais et de la retourner à Mme Lacasse à la Direction
générale. Une compilation des résultats sera présentée à une réunion ultérieure
du CA. Dossier à suivre.
Également, Mme Dupont-Élie fait penser aux membres de faire prendre leur
photo au contrôle central en vue de l’émission d’une carte d’identité.
-8352-
11.
MOT DE LA DG
Dre Fugère a renseigné le conseil sur l’évolution de certains dossiers, soit :
Fermeture du F-2
La DG informe que la fermeture temporaire du F-2 s’est faite selon l’horaire prévu
sans incident. Un communiqué a été diffusé auprès des employés et à l’ensemble
des acteurs impliqués afin de les remercier de leur collaboration.
Fermeture du C-1 en vue du remplacement des interphones
Les travaux suivent leur cours et l’échéancier, à date, est respecté.
Rencontre avec l’Agence de Montréal concernant la situation budgétaire de
l’Institut
La DG fait part qu’une rencontre a eu lieu le 14 août dernier concernant le dossier
en titre. Un comité bipartite entre l’Agence de Montréal et le MSSS a été formé
en vue des prochaines négociations.
Visite de l’Institut par l’Agence de Montréal le 12 septembre 2014
Dans le cadre de sa tournée régionale, l’Agence de Montréal viendra visiter
l’Institut le 12 septembre prochain. Participeront à cette visite Mme Patricia
Gauthier, PDG de l’Agence, M. Patrick Murphy-Lavallée, directeur des
programmes-services, Mme Myriam Ainsley, coordonnatrice construction et
maintien des bâtiments à la Direction des immobilisations et Mme Marie-Hélène
Croteau, membre du CA de l’Agence.
Nomination de M. Gilles Côté
À la demande du Dr Emmanuel Stip, directeur du Département de psychiatrie de
l’Université de Montréal, M. Gilles Côté a été nommé au comité scientifique de la
revue Santé mentale au Québec.
Démission de Mme Hélène Racine du Douglas
Mme Racine, directrice des Soins infirmiers et co-directrice de la qualité à l’Institut
universitaire en santé mentale Douglas a remis sa démission à titre de
représentante des CH psychiatriques au Comité national de concertation des
directeurs des soins infirmiers (CNC-DSI). Elle sera remplacée par M. JeanSébastien Turcotte. DSI/DP à l’IPPM.
-8353-
Nouveau mandat pour Dre Renée Fugère
Dre Fugère a accepté un mandat comme auditeur externe d’un programme de
psychiatrie légale hospitalier affilié à l’Université d’Ottawa.
En conclusion, les deux nominations et le mandat des membres de la Direction
sont une source de rayonnement pour l’Institut Philippe-Pinel de Montréal.
12.
PROCHAINE REUNION
La prochaine réunion du conseil d'administration est fixée au jeudi, 8 octobre
2014, mêmes lieu et heure.
13.
PROPOSITION
CA-2014-098
LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE
L’ordre du jour étant épuisé, IL EST RÉSOLU de lever la séance à 13h30.
_____________________________
adopté le
La présidente,
La secrétaire,
_____________________________
______________________________
/cl 2014-09-16
(c:textes.ca.pv140911-ca)
-8354-

PROCÈS-VERBAL - Institut Philippe

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