Passage à la version 8

Migration du logiciel PeopleSoft Finances à la version 9.2
Lettre d’information 16 juin 2016
Fermeture de système - RAPPEL
La mise en production de la version 9.2 nous obligera à fermer l’accès à l’actuelle
application PeopleSoft Finances du 23 juin à 12 h (midi) au 27 juin 2016
inclusivement. Dans le but de minimiser les impacts de cette fermeture de système
sur vos opérations courantes, nous vous incitons à traiter le plus tôt possible toute
transaction urgente. De plus, nous vous soumettons quelques recommandations
ainsi que certaines procédures qui pourront être utilisées dans les cas d’urgence
imprévisible.
RECOMMANDATIONS
Réception de la marchandise : Durant la période de fermeture, pour la réception
des produits périssables ou pour des situations urgentes, veuillez communiquer avec
le secteur des approvisionnements du Service des finances, ils seront en mesure de
faire les vérifications nécessaires et vous transmettre le nom du demandeur ainsi que
la destination du matériel.
Demandes d’achat/Bons de commande : Veuillez prévoir vos besoins durant la
période de fermeture de manière à effectuer vos demandes d’achat à l’avance. Les
demandes d’achat saisies avant le 23 juin à 12 h seront traitées et les bons de
commande seront transmis aux fournisseurs avant la fermeture. Comme le système
sera fermé, il sera donc impossible de saisir d’autre demande d’achat avant la
réouverture du système, le 28 juin. S’il advenait une urgence imprévisible exigeant
l’émission d’une demande d’achat, veuillez communiquer avec Mme Nathalie Ouellet
([email protected]) au poste 4793.
Émission de chèque et dépôt direct : Les formulaires de dépenses (demande de
paiement, rapport de dépenses de voyage, avance de voyage, remboursement de
petite caisse) reçus au Service des finances jusqu’au 22 juin et portant la mention
« Urgent » surlignée avec un marqueur de couleur seront traités et payés avant la
fermeture. Les autres formulaires seront traités normalement. S’il advenait une
urgence imprévisible exigeant l’émission d’un paiement durant la période de
fermeture,
veuillez
communiquer
avec
Mme Josée
Martin
([email protected]) au poste 16471.
Transmissions de dépôt : Vous pouvez continuer d’expédier vos formulaires de
transmission de dépôt au Service des finances. Ils seront comptabilisés après la
réouverture. N’étant pas en fermeture de mois, aucune transmission ne sera traitée
en urgence.
RH Paie : Le système de paie continuera de fonctionner dans PeopleSoft RH, mais
rien ne pourra être transféré dans l’application financière avant sa réouverture.
RRS : Vous pouvez continuer d’expédier vos formulaires de RRS au Service des
finances. Ils seront comptabilisés après la réouverture. N’étant pas en fermeture de
mois, aucun RRS ne sera traité en urgence.
Facturation : Les factures saisies avant le 23 juin à 12 h seront traitées et
comptabilisées aux livres avant la fermeture.
Explo : Ne sera pas accessible du jeudi 23 juin 12 h au mardi 28 juin 8 h 30.
Nouveautés 9.2
Explo : Exploration des engagements de salaires historiquescontrats
On nous a recommandé de retirer l’outil d’exploitation des données des
salaires historiques dans Explo. Notez toutefois que si un besoin exceptionnel
venait à survenir dans le futur, une demande pourra être adressée à la DTI
afin que des données soient extraites de l’ancien système.
Épuration des contrôles d’exécution créés par le système
À la grande demande de plusieurs, l’épuration des contrôles d’exécution créés
uniquement pas le système sera faite dans vos listes de contrôle; cette
épuration sera mise en place à l’ouverture de la version 9.2 et sera faite, par la
suite, toutes les semaines.
Saine gestion des renseignements personnels des étudiants
En respect du cadre institutionnel établi en matière de gestion de la sécurité
de l’information et de la protection des renseignements personnels, les
dossiers étudiants ne seront plus systématiquement importés dans le système
financier. Dorénavant, uniquement les dossiers devant faire l’objet d’une
transaction financière devront être importés dans le système financier. Afin de
vous simplifier cette opération, des fonctionnalités d’importation ont été
développées pour intégrer l’importation dans les différents processus touchés
(facturation, formulaires de dépense). Des informations supplémentaires qui
expliqueront en détail ce changement vous seront communiquées sous peu.
Impression factures externes
Plus besoin de faire vos impressions de factures externes sur le formulaire
SF-408, une simple feuille blanche sera maintenant de mise, en attendant
l’envoi de nos factures par courriel chez nos clients. À venir!
Récupération impression des documents
En version 9.2, advenant le cas où votre rapport ne s’ouvrirait pas
automatiquement, il vous sera toujours possible de récupérer votre fichier
sous le Gestionnaire de rapports, par ce simple menu :
Sous l’onglet Administration.
Amélioration du courriel envoyé au demandeur
Une belle amélioration dans le courriel envoyé au demandeur et à la personne
ayant saisi une demande d’achat, quand le bon de commande est transmis
chez le fournisseur. Dans ce courriel, vous pourrez accéder directement à
l’image de la DA, aussi vous saurez par quelle méthode de transmission ce
BC a été envoyé chez le fournisseur.
Les postes de travail
La version 9.2 de PeopleSoft demandera que très peu d’ajustements soient effectués
sur certains postes de travail des utilisateurs. La nouvelle version 9.2 est supportée
par la majorité des navigateurs. Les responsables de l’informatique de chaque
unité/service ont déjà reçu toutes les informations à ce sujet et elles se retrouvent
aussi dans la section au sujet de la migration du site web du Service des finances.
Formation
Étant donné la popularité des formations offertes pour faciliter la transition vers la
nouvelle version, nous avons ouvert quelques plages horaires supplémentaires. Ces
formations sont destinées au personnel expérimenté avec la version actuelle de
PeopleSoft Finances.
Pour vous inscrire à l’une de ces formations, avec l’accord de votre gestionnaire,
veuillez faire parvenir un courriel à [email protected] , en indiquant la date de
formation souhaitée. Veuillez noter qu’il y a une limite de 15 participants par
formation.
Vous serez en vacances lors de ces formations? N’ayez crainte! Un communiqué
vous sera envoyé à la mi-août, vous offrant d’autres dates, à la fin août et en
septembre.
Voici les dates disponibles :
11 juillet, de 9h00 à 11h30
13 juillet, de 9h00 à 11h30
Vous recevrez un courriel de confirmation de votre inscription au cours de la semaine
précédant la formation.
Des formations pour les nouveaux utilisateurs de l’application financière sont
également disponibles en juin. Le calendrier de ces formations se trouve sur le site
web du VRRH, sous le lien suivant :
https://www.rh.ulaval.ca/cms/site/rh/accueil/formation_perfectionnement/form_formati
onsoffertes/calendrier_formations#3
Nous vous invitons à consulter le site web du Service des finances, à la section
Migration vers PeopleSoft Finances 9.2, pour accéder aux différents outils de
formation.
Communication
Vous pouvez nous communiquer vos commentaires ou vos questions par courrier
électronique à l’adresse : [email protected]
Nous vous remercions de votre collaboration.
L’équipe de projet
Migration à la version 9.2 de PeopleSoft Finances