manuel des politiques - QUÉBEC EXCELLENCE SYNCHRO

MANUEL DES POLITIQUES
Dernière mise à jour le 12 novembre 2015
Table des matières
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Politiques relatives au personnel entraineur .............................................................................................. 1
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Politique de remboursement...................................................................................................................... 4
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Politiques financières ................................................................................................................................. 2
Politique de paiement ................................................................................................................................ 5
Politique vestimentaire des athlètes et entraîneurs.................................................................................... 6
Politique relative aux règles de conduite des athlètes ................................................................................ 7
Politique de sécurité .................................................................................................................................. 8
Contribution des membres......................................................................................................................... 9
1 Politiques relatives au personnel entraineur
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Tout entraîneur de nage synchronisée employé par le club s’engage à travailler exclusivement pour
Québec Excellence Synchro, dans la discipline de la nage synchronisée. Les autres obligations de
l’entraîneur ne doivent pas nuire à la prestation demandée.
La période de paie s’échelonne du dimanche au samedi.
La paye des entraîneurs est effectuée à toutes les deux semaines.
Les feuilles de temps des entraîneurs doivent être transmises sous format électronique en utilisant le
système prévu et ce, à tous les dimanches précédant le jour de paye, aux deux semaines.
Dans le cas du non-respect de la clause précédente, la paie est alors remise à la prochaine période de
paie.
Le salaire est établi en fonction des heures travaillées. La présence à la piscine et la prestation de
services sont obligatoires et les heures non travaillées ne seront pas payées.
Pour tout remplacement prévisible, celui-ci doit être signifié au supérieur immédiat au moins 5 jours
avant la période visée.
Tout entraîneur détenant la certification Sauveteur National option piscine sera favorisé dans le
processus d’embauche et d'attribution des postes.
Les entraîneurs délégués pour accompagner les athlètes en compétition doivent être autorisés par
l’entraîneur-chef et sont sélectionnés selon les qualifications requises pour le niveau de compétition
La responsabilité incombant à chaque entraîneur pour la supervision et l’entraînement d’un groupe
d’athlètes est toujours attribuée par l’entraîneur-chef et/ou l’entraîneur-chef adjoint selon les
disponibilités, la qualification, l’ancienneté et le jugement de ceux-ci.
Chaque entraîneur doit élaborer un programme d’entraînement respectant les exigences et objectifs
déterminés par la directrice technique et l’entraîneur-chef.
Le plan doit être disponible pour consultation par l’entraîneur-chef adjoint ou le supérieur immédiat
en poste lors de la journée d’entraînement.
Pour les autres activités organisées, la présence des entraineurs sera fortement recommandée.
Il revient de la responsabilité des entraîneurs de coordonner les musiques des routines. Les musiques
des routines devront être validées par le supérieur immédiat.
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2 Politiques financières
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Tout article promotionnel doit être approuvé par le Conseil d’administration.
Seuls les entraineurs sélectionnés pourront recevoir une formation payée par le Club pour accéder à un
niveau supérieur d’entraînement, sur proposition de l’entraîneur-chef et approbation par le C.A, en
contrepartie d’un engagement d’une durée établie selon les niveaux de formation. Les durées établies
pour chacun des niveaux sont les suivantes :
 Niveau 1 (monitrice) = 1 an
 Niveau 2 (compétition introduction) = 2 ans
 Niveau 3 (compétition développement) = 3 ans
L’entraîneur doit maintenir sa qualification à jour.
Le club s’engage à défrayer les coûts d’affiliation des athlètes aux différentes fédérations et
associations. Toutefois, ces coûts seront refacturés au prix coûtant aux membres.
Le club s’engage à défrayer les coûts d’inscription aux compétitions. Toutefois, ces coûts seront
refacturés au prix coûtant aux membres.
La région de Québec inclut l’ensemble du territoire se situant à un rayon 50 km du siège social du Club.
Les coûts engagés pour le déplacement des entraîneurs et des juges en compétition seront refacturés
aux nageuses qui y participent de manière proportionnelle.
Pour les compétitions de niveau national, l’ensemble des frais de compétitions, incluant le transport,
l’hébergement et les repas, sera cumulé pour l’ensemble de la saison et facturé au prorata du nombre
de nageuses.
Lors des compétitions à l’extérieur de la région de Québec le Club verse une indemnité journalière de
10 $ pour le petit-déjeuner, 15 $ pour le dîner et 20 $ pour le souper. Dans les cas où les repas sont
fournis, ces indemnités ne peuvent s’appliquer.
Les entraîneurs et les juges doivent coucher à l’hôtel désigné par le CA. Le Club sera responsable de la
réservation et du paiement de la (des) chambre (s) pour l'hébergement des entraineurs et des juges
lors de compétitions situées à l'extérieur de la région de Québec.
Une allocation équivalente au prorata du nombre de personnes occupant la chambre est attribuée au
payeur (parent ou entraîneur) qui héberge un entraîneur ou un juge lors des déplacements pour les
compétitions à l’extérieur de la région de Québec
Le principe établi à la clause précédente s’applique également au parent qui confie la responsabilité de
son enfant à un autre parent.
Le formulaire de remboursement de dépenses doit être remis dans les cinq jours, accompagné des
pièces justificatrices, pour permettre le remboursement.
Une compensation en salaire équivalente à 8 heures par jour de compétition (4h par demi-journée) et
calculées selon le tarif horaire, est attribuée à l’entraîneur qui supervise ses athlètes en compétition.
Pour le personnel à temps plein, lors des compétitions d’une durée supérieure à 1 journée, le total du
nombre de jours de congé accordés est équivalent au nombre de jours en compétitions et ce, en
considérant la journée avant le départ, jusqu’à concurrence de 5 jours.
Une compensation en salaire équivalente à 8 heures par jour (4 heures par demi journée) et calculées
selon le tarif horaire, est attribuée au juge qui représente le club en compétition, peu importe le niveau
jugé.
Une allocation de 30$ (15$ aller, 15$ retour) par entraîneur et/ou par juge est attribuée au chauffeur
de la voiture lors des déplacements pour les compétitions à l’extérieur de la région de Québec
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Lors de situations où la présence d’un parent est requise pour accompagner les athlètes en
compétition, le C.A. pourra nommer un parent responsable-superviseur. Les dépenses encourues
(hébergement, transport, repas et droits d’accès au lieu de compétition) devront être défrayées par les
parents du groupe d’athlètes concernés.
Les entraîneurs et les spécialistes demandent l’autorisation du C.A. avant d’exiger ou de suggérer des
achats d’équipement individuel pour les nageuses. Le cas échéant, les parents sont informés de la
décision du C.A. Les nageuses ne doivent pas être sollicitées directement pour quelque demande que
ce soit concernant l’achat de matériel d’entraînement.
Dans le cas où le club doit acheter des disques compacts pour les musiques des routines, celui-ci en
demeure toujours propriétaire.
Les athlètes ont toujours le loisir de fournir leur disque compact pour leur musique de routines. Le club
n’a alors aucun droit de propriété sur ces disques compacts.
Lors des moyens de financement ou dans le cadre de l’achat d’articles promotionnels, le club s’engage
à fournir le matériel commandé sur réception du paiement seulement. Aucun bien ne sera délivré
avant paiement.
Le club s’engage à défrayer les coûts d’inscription à des congrès ou séminaires aux entraîneur-chef
adjoint, directrice-technique, entraîneure-chef et au président (ou son représentant).
Les dépenses encourues pour l’hébergement, le transport et les repas suivent les mêmes règles que
lors des déplacements des entraîneurs en compétition.
Les nageuses dont les parents n’assistent pas à une compétition doivent avoir l’argent nécessaire pour
leurs repas et leurs dépenses personnelles
Les nageuses du volet provincial, dont les parents assistent à une compétition, peuvent, à la discrétion
des parents, partager leur chambre ou être hébergées avec les autres membres de leur équipe.
Les parents de nageuses du volet provincial qui choisissent de faire dormir leur(s) fille(s) dans leur
chambre doivent respecter l’horaire établi par l’entraîneur.
Le(s) parent(s) qui n’accompagne(nt) par leur(s) fille(s) doit (vent) approuver les arrangements de
coucher concernant leur(s) fille(s)
Toutes dépenses de moins de 200 $ qui n’a pas été prévue au budget doit être approuvée au préalable
par le Comité exécutif. Par ailleurs, les dépenses récurrentes qui ont une incidence financière
importante pour le Club sont soumises à l’approbation du CA.
En guise de reconnaissance, les parents qui ont obtenu des commandites de plus de 500 $ pour le Club
verront leur facture diminuée d’un montant équivalant à 5 % de ladite commandite.
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3 Politique de remboursement
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L’article 195 de l’Office de la protection du consommateur sera appliqué et respecté en cas de
remboursement.
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4 Politique de paiement
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Les dates demandées pour les paiements des entraînements complémentaires et des inscriptions aux
compétitions doivent être respectées.
En cas de non-respect, et après un délai de 30 jours, des frais d’administration de 3%, cumulés
mensuellement, s’appliqueront.
Des frais de 50$ seront imputés à la suite de chèque sans provision.
Après récidive, le cas sera référé au C.A.
Au moment de l’inscription en début d’année, un estimé, basé sur les prévisions financière, est remis à
chaque athlète et à ses parents.
Les modalités de paiement sans frais sont :
moins de 500$ : 1 versement
de 501$ à 2 000$ : 4 versements
de 2 001$ à 6 000$ : 6 versements
6001$ et plus : 8 versements
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En tout temps, le premier paiement doit être transmis à l'inscription.
En tout temps, le dernier paiement doit être reçu au plus tard le 15 avril.
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5 Politique vestimentaire des athlètes et entraîneurs
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Vêtements obligatoire par catégorie
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Nageurs et entraineurs participant à des compétitions régionales:
Chandail bleu
Casque de bain
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Nageurs et entraineurs participant à des compétitions provinciales:
Veste
Legging
Chandail bleu
Casque de bain
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Nageurs et entraineurs participant à des compétitions nationales:
Veste
Legging
Chandail bleu
Chandail gris
Camisole
Casque de bain
Les règles de Synchro-Québec et Synchro-Canada font partie intégrante des règles du Club.
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6 Politique relative aux règles de conduite des athlètes
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Chaque athlète, entraîneur et parent, que ce soit en entraînement ou en compétition doit appliquer
les règles de la charte de l’esprit sportif et du Code d’éthique du parent reconnu par Synchro-Québec.
Chaque athlète ou parent, que ce soit en entraînement ou en compétition doit appliquer les consignes
demandées par les entraîneurs, les officiels ou tout autre responsable.
Dans le cas d’une sanction, celle-ci sera déterminée par un comité de discipline conformément à la
politique de gestion des plaintes. La politique est disponible sur demande auprès d’un représentant du
conseil d’administration.
Le nom du club ne peut être utilisé à des fins personnelles pour l’obtention de subventions ou
commandites, à moins de l’autorisation écrite de la part du C.A.
Dans le cas où une nageuse ou un parent souhaite faire une plainte suite à une situation vécue, celuici devra se référer à la politique en vigueur. La politique est disponible sur demande auprès d’un
représentant du conseil d’administration.
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7 Politique de sécurité
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Les installations louées ou mises à la disposition du Club doivent être utilisées durant les périodes
réservées pour les entraînements.
Il est nécessaire que toute forme d’entraînement, que ce soit en salle ou en bassin, se déroule sous la
supervision d’une personne qualifiée, sans égard à l’âge des nageuses.
Toutes les personnes qui entrent en contact, de près ou de loin, avec les athlètes mineures doivent
être déclarées aptes au titre d’une vérification d’antécédents judiciaires et empêchements, suivant la
démarche convenue avec les autorités de la Ville de Québec et de son service de police.
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8 Contribution des membres
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La contribution des membres est obligatoire et est équivalent au nombre d’heures hebdomadaires
d’entraînement qui est transféré en un total annuel.
Un chèque postdaté doit être remis au Club en début d’année à cet escient et devra être datés du 15
juin pour chaque athlète. Les chèques seront détruits si les heures de participation obligatoire exigées
ont été réalisées. Le montant du chèque équivaut au nombre d’heures d’entraînement hebdomadaire
de la nageuse visée, multipliée par le taux horaire établi à 25$.
Les heures demandées peuvent être accomplies par le membre lui-même, un parent, l’athlète, une
personne de plus de 12 ans (ou majeure si l’activité l’impose) ou par un représentant désigné. Il
incombe au membre de vérifier le cumul des heures fournies. Périodiquement, un responsable du
Club diffusera à l’ensemble des membres un bilan des heures accomplies.
Pour les parents de nageuses du niveau national, lorsque le Club est hôte d’une compétition nationale,
une implication supplémentaire sera nécessaire entre le lundi et le vendredi pendant la compétition.
Parents accompagnateurs
Le rôle de parent accompagnateur lors des compétitions est compté parmi les heures de participation
obligatoire. Les parents mandatés par le Club pour accompagner les athlètes lors des événements spéciaux et
des compétitions voient à ce que le Code de conduite du Club soit appliqué à la lettre. Le cas échéant, ils voient
au respect des consignes données par les entraîneurs en ce qui a trait aux heures de repas, de couvre-feu, aux
périodes consacrées à l’étude, etc.
En début de compétition, les parents accompagnateurs recueillent les carnets tout-aller, les médicaments, les
documents exigés (passeports, cartes d’assurance-maladie, etc.)
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Les parents intéressés devront soumettre leur nom au C.A. et le choix sera effectué par les membres
élus selon la procédure établie.
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