Règlement intérieur - Venture Club de France

Règlement intérieur
Article 1 - Le Conseil d’Administration.
Les membres qui le composent sont généralement appelés « Druides ». Le principe des élections des
druides est détaillé dans les statuts du Club (disponibles sur demande auprès des Druides).
Des membres d’honneur, sur proposition du Conseil d’Administration peuvent également en faire partie (au
sein du Bureau ou du CA).
Le CA est composé de Délégués Régionaux, de postes spécifiques, et d’un Bureau.
1.1 - Les Délégués Régionaux :
-Administrateurs au sein de l’assemblée générale, ils sont chargés de l’animation des régions.
Ils sont le relais entre l’assemblée des druides/bureau et les adhérents.
1.2 - Postes spécifiques :
Le Webmaster - Le (s) gazetteur - M. pièces
1.3 - Le Bureau du Venture Club de France :
Il est constitué des membres suivants :
Le président - Le et/ou les vices Présidents - Le secrétaire – Le secrétaire adjoint - Le trésorier et le trésorier
adjoint - Membres d’honneur (voir ci-dessus).
Article 2 - Assurances et responsabilités.
2.1- Assurance du club. (responsabilité civile – hébergement).
2.2- Assurance des adhérents.
2.3- Responsabilités individuelles lors des rassemblements, les adhérents, le club.
2.1- Assurance du club.
Comme toute personne physique ou morale, le Venture Club de France a l'obligation de réparer les dommages
qu'elle peut causer à des tiers.
Pour cela le club possède sa police d’assurance.
2.2- Assurance des adhérents
Les adhérents du Venture Club de France doivent posséder leur propre police d’assurance ainsi
documents administratifs en règle (permis de conduire, carte grise, carte verte).
que les
2.3- Responsabilités individuelles lors des rassemblements
En aucun cas la responsabilité du club et/ou des organisateurs ne saurait être engagée pour tout accident ou
incident pouvant survenir lors des manifestations nationales ou régionales ou internationales.
En cas de dégradation, la responsabilité financière de chacun pourra être engagée.
Lors des sorties, tout motocycliste se doit de respecter les consignes établies par le responsable du groupe.
(Cf. check-list sécurité)
L’adhérent du Venture Club de France est responsable en tout lieu de son comportement et de ses actes en
regard de la législation et du code de la route.
En cas d’accident d’un ou de plusieurs membres lors d’une sortie organisée par le Club, l’association ne
pourra en aucun cas être tenue responsable des dégâts occasionnés aux pilotes, aux machines ou aux tiers.
Article 3 - Radiations.
Parmi les fautes pouvant donner lieu à des sanctions mises en œuvre au niveau du club, on retiendra :
Le vol.
La dégradation volontaire.
Les actes d’incivilité.
Le non-respect de consigne émanant d’un organisateur pouvant mettre en cause la sécurité de
l’adhérent ou d’une autre personne. (sécurité des convois par exemple).
Le non-respect des biens collectifs ou individuels.
- Le respect de la personne ainsi que la vie privée doivent être respectés.
Article 4 - Les rassemblements.
4.1- Rassemblements internationaux :
Un rassemblement international est organisé chaque année par un pays différent.
La communication de ce rassemblement est faite par le biais du rapport de l’assemblée générale. De même
les dates prévisionnelles sont mises en ligne sur le site du Venture Club de France..
Les modalités d’inscriptions font l’objet d’une communication par la gazette qui est envoyée à chaque
membre adhérent au club et/ou par le site internet (forum).
4.2 - Rassemblements nationaux :
Le club organise 3 à 4 rassemblements nationaux par an.
L’organisation de ces rassemblements incombe aux délégués régionaux (druides) ou d’un adhérent sous la
responsabilité d’un druide. Pour ce faire les adhérents de la région concernée peuvent être mis à
contribution.
Cette dernière reste assujettie à la notion de « volontarisme » et de façon complètement bénévole.
Les rassemblements sont proposés par les druides et les dates sont arrêtées lors de l’assemblée générale
Des rassemblements peuvent être organisés sur deux jours ou trois jours et un accueil peut être prévu la
veille du début du rassemblement moyennant un surcoût supplémentaire de tarif.
Les modalités du déroulement des rassemblements (accueil, gîte, cadeau d’arrivée, repas, buvette, accueil la
veille, sécurité du convoi, promenades et activités diverses) incombent aux druides organisateurs ou sous
couvert d’un druide responsable dans le cas où un adhérent organise le rassemblement.
4.3 - Inscriptions (adhérents, non adhérents).
Le bulletin d’inscription n’est mis en ligne sur le site internet du Venture Club de France. qu’après parution de la
gazette, par le biais de cette dernière, un exemplaire papier est envoyé à chaque adhérent.
De manière générale, le programme « indicatif » de la sortie est joint au bulletin d’inscription dans la gazette.
Ce programme peut faire l’objet de modifications, d’aménagements à l’initiative de l’organisateur à tout
moment.
Non adhérents: en cas de places limitées les inscriptions seront, en priorité, réservées aux adhérents du
club.
4.4 - Tarifs des rassemblements :
Les tarifs sont fixés de manière annuelle par l’assemblée des druides lors de l’assemblée générale et ce pour
l’année à venir.
Ils concernent les adhérents, les non adhérents et les enfants des adhérents et des non adhérents.
4.5 - Logements proposés lors des rassemblements :
Plusieurs options peuvent être proposées (camping, gîtes, logement en dur, bungalows etc..) Le camping est
une possibilité de logement qui doit être proposé à chaque rassemblement.
Néanmoins, les druides peuvent proposer des logements en dur lors des rassemblements.
Le coût se rapportant à ces logements en dur peut générer un surcoût par rapport à l’option camping.
Le bulletin d’inscription en fera mention.
4.6 – Désistements:
Une fois l’inscription réceptionnée par l’organisateur, tout désistement
fera l’objet d’un remboursement partiel. Ce remboursement sera calculé sur les frais fixes engagés par
l’organisateur (activités planifiées, prix des repas engagés, droits d’entrée divers, moyen transports etc…)
Le remboursement peut être total en cas de force majeure comme maladie (présentation avis médical)
décès.
4.7 - Frais d’hôtels :
Le surcoût généré par les frais d’hôtel est à la charge unique de l’adhérent et ne fera en aucun cas l’objet
d’un quelconque remboursement, même partiel sur la cotisation d’inscription au rassemblement.
Relevant du choix personnel de l’adhérent, l’option hôtel n’est pas prise en charge par le Venture Club de France
Article 5 - Sécurité.
5.1 Les convois :
La sécurité des déplacements lors des convois au cours des rassemblements ou des sorties
locales revêt une importance majeure. Néanmoins il faut souligner quelques points précis.
5.2 Constitution du groupe sécurité:
Le groupe chargé de la sécurité est placé sous la responsabilité de l’organisateur de la
manifestation ou de la personne désignée pour cette tâche.
Ce groupe est constitué de volontaires (dont le nombre est à définir sur place) qui seront soit choisis lors de
la préparation des manifestations ou bien sur place le jour même.
5.3 La tenue:
Le groupe sécurité aura comme attribut vestimentaire les gilets fluo jaune à l’exclusion de toute
autre couleur et/ou de toute autre blouson, survêtement ou de marque de distinction autre que celle suscitée.
Dans le but de bien distinguer le groupe sécurité, il est formellement interdit aux motocyclistes des convois
de porter ce type de gilet. Dans le cas où un motocycliste dans le convoi refuserait d’ôter ce type de gilet il
pourrait se voir exclu sur le champ du rassemblement et fera l’objet d’un remboursement selon les règles
fixées par le présent règlement (Cf. désistements).
5.4 - Les déplacements :
Une check-list de sécurité a été mise au point par l’assemblée générale des druides. Cette check-list sera
rappelée à chaque départ de convoi et répétée aussi souvent que le souhaitera et estimera utile de le faire le
responsable chargé de la sécurité.
Il est primordial que chacun se tienne strictement à l’application des mesures de sécurité préconisées par le
club.
5.5 - Remontées de convois :
Chaque rassemblement ou sortie a des itinéraires qui comportent des points particuliers, l’organisation de la
sécurité du convoi est à la diligence de l’organisateur.
Autant que faire ce peut, la remontée des convois par les signaleurs sera évitée.
Article 6 - règles de comportement :
La vie du club montre que quelques points particuliers doivent être mis en avant :
- Lors des rassemblements les apéritifs « particuliers » (hors buvette officielle du club) doivent être limités
et autorisés par le druide organisateur.
Il faut souligner que les rassemblements rentrent régulièrement dans les fonds avancés par le biais des
buvettes.
Par le fait, les apéritifs « particuliers » peuvent porter un préjudice important dans la comptabilité des
organisateurs des rassemblements.
Les comportements de « clients » sont inacceptables :
Les organisateurs de rassemblements et leurs équipes nous concoctent des rassemblements chaque année,
ce sont tous des bénévoles au sens strict du terme.
Les budgets sont serrés pour que nos rassemblements soient attractifs pour l’ensemble des adhérents.
Le Venture Club de France . n’est donc pas une société prestataire de service.
Les tickets de boissons achetés lors des rassemblements ne sont pas remboursables s’ils ne
sont pas utilisés dans leur totalité. Dans ce cadre les organisateurs doivent proposer des
possibilités d’achat de carnets au nombre de tickets limités, voire à l’unité.
Article 7 - Le site Internet et le forum :
Le Venture Club de France possède son site internet qui est accessible à tous.
7.1 - Le forum :
Espace ouvert aux échanges entre les adhérents pour partie et au public ce forum se veut convivial.
Diverses rubriques sont accessibles selon qu’on appartient au club ou non.
Les Druides – le club – L’atelier – Blagues - Public
Seule la rubrique "public" est accessible à tous les internautes en lecture. Elle est aussi accessible à tous
en écriture après une inscription et l'envoi d'un mail, comportant notamment les coordonnées postales et
numériques, a l'administrateur du forum.
Les autres rubriques ne sont accessibles qu’aux adhérents du VCF.
7.2 - Les rubriques
L'administrateur, le ou les modérateurs gèrent le bannissement du forum, la radiation du forum.
Les discours ou écrits ayant un caractère politique, xénophobe sont proscrits.
Article 8 - La Boutique.
MADAME BOUTIQUE – cette fonction est actuellement tenue par le trésorier adjoint.
Son rôle.
Propose le cadeau annuel d’inscription, ce cadeau est voté par les druides.
La boutique se trouve dans les rassemblements lorsque c’est possible.
Les décisions de braderies sont prises en AG par le bureau et l’assemblée des druides.
Les ventes parallèles ne seront autorisées qu’avec l’accord du président et/ou des druides
Article 9 - Monsieur Pièces (pièces détachées).
Son rôle est de centraliser les coordonnées des différents lieux, adhérents qui disposent de pièces de
rechange pour les Ventures.
Il met les personnes en relation afin qu’elles puissent acheter les pièces dont elles ont besoin et dans
certains cas peut s’occuper ou superviser l’envoi de certaines pièces.
Le paiement des pièces se fait soit directement entre les parties prenantes ou bien, selon les cas au titre du
Venture Club de France.
En aucun cas le Venture Club de France n’est tenu pour responsable de la vétusté des pièces vendues.
Les pièces ne sont vendues qu’aux adhérents du Venture Club de France.
Article 10 - La gazette.
La gazette est constituée de 26 pages comprenant 24 pages intérieures, la première et la dernière
couverture sont utilisées. Toutefois, si des articles viennent à manquer, le « gazetteur » s’autorise la
possibilité de réduire à 20 le nombre de pages intérieures.
Les articles de la gazette sont écrits par les adhérents, mis en page par le « gazetteur » qui pourra se faire
aider pour les corrections d’orthographe.
La première page de couverture contient toujours le mot du Président avec le sommaire des articles ainsi
que le nom des auteurs.
Une page « news d’ici » est réservée pour les petits messages et informations.
Une page « petites annonces » est réservée pour les annonces de vente motos et uniquement motos.
Les ventes des pièces détachées sont à formuler auprès de Mr Pièce.
Aucune vente autre que les motos ne sera mise sur la gazette sans accord préalable du bureau.
Une page « boutique du club » avec, d’un côté la photo des articles en vente et, de l’autre le bon de
commande.
La dernière de couverture comporte les coordonnées des Délégués.
Peuvent s’y ajouter une page « humour » selon la place, et/ ou une page jeu.
Le reste des pages est réservé aux articles ayant trait aux rassemblements nationaux et internationaux,
week-end régionaux et balades locales. Peuvent s’y adjoindre des articles incitant à la balade, aux voyages,
aux aides caritatives dès l’instant ou l’esprit du club y est représenté.
Peuvent aussi y figurer des articles sur la mécanique et les astuces de bricolage.
En aucune façon les articles ne doivent porter un caractère politique, religieux ou polémique.
Les articles peuvent parvenir au « gazetteur » sous forme manuscrite ou numérique. Pour les articles qui
arrivent par internet, bien préciser en objet « article gazette VCF » ceci pour gagner du temps et éviter la
diffusion de virus.
La gazette paraît tous les deux mois à savoir : janvier, mars, mai, juillet, septembre, novembre.
La gazette est imprimée par un CAT afin d’apporter une aide aux handicapés.