Assistante recrutement et gestion des ANT
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Assistante recrutement et gestion des ANT
FICHE DE POSTE I – IDENTIFICATION DU POSTE Libelle du poste : Assistante Recrutement et gestion des Agents Non Titulaires Direction - Service : Direction des Ressources Humaines Pôle GPEC –Recrutement-gestion des ANT-Formation et Concours II – DESCRIPTIF DU POSTE A / MISSIONS La Direction des ressources humaines propose et met en œuvre la politique de gestion des personnels et de développement des ressources humaines de l’Observatoire de Paris. Elle s’appuie sur deux pôles : un pôle de gestion du personnel, et un pôle GPEC qui est en charge de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, des recrutements. Il est en charge des recrutements, de la gestion des agents non titulaires, il organise la campagne annuelle des concours ITRF, et accompagne les agents dans leur projet de formation professionnelle. L’assistante recrutement et gestion des agents non titulaire est en charge de la gestion administrative des recrutements et assure en binôme la gestion administrative et financière des agents non-titulaires sur budget Etat et Etablissement dans un établissement qui envisage le passage aux RCE dans une échéance proche. Elle assure en binôme, pendant la session annuelle, la gestion administrative et logistique des concours ITRF. Indépendamment des fonctions de chaque gestionnaire, c’est la continuité du service rendu au public qui prime sur toute autre considération. En l’absence d’un(e) gestionnaire, le service doit s’organiser pour y suppléer. En raison d’un volume de travail non homogène des gestionnaires sur des courtes durées, le service doit s’organiser en vue d’une répartition équitable et continue des tâches B/ FONCTIONS ET ACTIVITES Missions principales Assistante Recrutement DRH – Pôle GPEC Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du pôle GPEC : • Suivi des renouvellements de contrats • Gestion des demandes de recrutement et de renouvellement de contrats • Mise à jour des tableaux de suivi : Publication des demandes de recrutement, des renouvellements de contrat et des fins de contrat • Gestion des fiches de poste : demande aux services recruteurs 1/3 Missions principales Assistante Recrutement Mission principales Gestion des agents non titulaires DRH – Pôle GPEC • Relecture, mise en forme et publication des fiches de poste sur le site internet de l’Observatoire et les bouses à l’emploi (BIEP, Pôle Emploi, etc.) • Mise à jour du tableau des recrutements • Classement des CV (dématérialisés) • Mise à jour de la CVthèque • Présélection des CV des recrutements des catégories • Edition et transmission des CV chaque semaine • Assurer le suivi des recrutements avec les services demandeurs • Gestion logistique des entretiens de recrutement (confirmation des créneaux avec les services, convocation des candidats) • Gestion des dossiers de recrutement • Collecte annuel des organigrammes des services et laboratoires de l’Etablissement • Accueillir, informer et conseiller les agents • Préparer et rédiger les actes de gestion : rédaction des contrats de travail, certificat de travail, attestation Assedic, arrêtés des arrêts de maladie … • Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie dans le logiciel WINPAIE • Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie des agents • Assurer le suivi administratif et financier des actions réalisées • Assurer les formalités d’entrée sur le territoire français des contractuels et des chercheurs étrangers (conventions d’accueil et dossiers des cartes de séjour) • Veiller au respect et à la bonne application de la règlementation et des procédures 2/3 Missions associées Gestion des concours en binôme avec la gestionnaire concours (3 semaines par an: 2 semaines en juillet et 1 semaine en septembre) • Mise en place des sessions : jurys, épreuves … • Veiller au bon déroulement des épreuves écrites, orales et pratiques • Assurer la logistique de correction, des délibérations et des publications des résultats III – COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES • Connaissances du statut de la fonction publique et de l'enseignement supérieur et de la recherche • connaissances de l’organisation et le fonctionnement des EPSCP • Maîtrise de la réglementation en matière de gestion de personnel (statuts, rémunérations…) • Sens de l’organisation • Esprit de collaboration • Autonomie et polyvalence • Capacité d'adaptation • Savoir suivre l’évolution des dispositions réglementaires et les appliquer à des situations concrètes • Savoir contrôler et vérifier • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel …) • Elaborer et contrôler des actes administratifs • Savoir organiser et hiérarchiser son activité • Qualités rédactionnelles • Sens aigu de la confidentialité : respecter les obligations de neutralité • Réactivité et fiabilité • Discrétion et sens des responsabilités • Capacité à organiser son temps de travail : savoir hiérarchiser et classer les informations • Aptitude à travailler en équipe • Capacité à rendre compte • Autonomie, rigueur et méthode • Capacité à travailler dans l'urgence SAVOIR SAVOIR – FAIRE APTITUDE / QUALITE DRH – Pôle GPEC 3/3 IV – POSITION DANS L’ORGANISATION • Positionnement hiérarchique : • Relations internes : • Relations externes : • Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle GPEC Tous les services communs et laboratoires de l’Observatoire Les établissements d’Enseignement Supérieur, le CNRS, PSL, Rectorat, DRFIP… V – CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE Lieu de travail : • Observatoire de Paris, site de Paris Temps de travail : • • 37h30/semaine 7h30/jour Pour des raisons de continuité de service : Particularités du poste : DRH – Pôle GPEC • Travail en trinôme avec la gestionnaire formation et concours et la gestionnaire des agents non titulaires sur budget laboratoires 4/3