Projet «PRISME» Décisions : Acquisition logiciel SAP

Projet «PRISME»
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· Outil informatique vieilli, incomplet, techniquement dépassé.
· Multiplicité des interventions et redondances.
· Absence d’information de nature historique
· Absence d’outil de gestion.
· Accès difficile à l'information.
· Structure comptable inadaptée aux exigences belges
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· Mettre en place des outils de gestion pour I'Université de demain.
· Améliorer le service rendu à l'utilisateur direct.
· Rendre possible une décentralisation de la gestion là où elle s'avère efficace.
· Contribuer à la rationalisation des processus administratifs.
Décisions :
Acquisition logiciel SAP
*DLQVHVSpUpV"
· *DLQVILQDQFLHUV
- Affnement de la gestion de la trésorerie
- Accéleration de la récupération des fonds
- Renforcement du pouvoir de négociation dans les achats
- Meilleure selection des produits et fournisseurs
- Economies dues à un meilleur contrôle budgétaire
· *DLQVTXDOLWDWLIV
- Gain de temps
- Qualité de decision
Achats
Décision
Etudes de marché
Tit
Tit, CLC
Bon de commande
Tit, CLC
Réception marchandise
Tit, CLC
Réception facture
Sefi
Approbation
Tit, CLC
Payement
Sefi
Tit = Titulaire ou gestionnaire local
CLC = Cellule logistiques et comptable
Sefi = Service financier
Déclarations de créance
Emission
Tit, CLC
Réconciliation avec versement
Sefi , CLC
Rappel
Sefi , CLC
Tit = Titulaire ou gestionnaire local
CLC = Cellule logistiques et comptable
Sefi = Service financier
Rôles de la Cellule logistique et comptable
)RQFWLRQVVSpFLILTXHVCréation données maîtres)
'pSHQVHV
Création d'un fournisseur
Création d'un article
Création des conditions (lien article fournisseur)
Gestion d'une caisse /sous-cpte bancaire
5HFHWWHV
Création client
Création des conditions de ventes
)RQFWLRQVGpFHQWUDOLVDEOHV
'pSHQVHV
Demande d’achat
Préparation d'un bon de commande
Gestion d'une avance-caisse
Carte de crédit: justification
Note de frais: préparation
Note de frais: approbation
5HFHWWHV
Commande client
Bon de livraison
Création d'une déclaration de crèance
Justification et rapport financier
7UDQVIHUW
Transfert budgètaire
Transfert d'un coût (comptabilitè d'opportunité)
&RQVXOWDWLRQ
Situation d'un centre financier ou synthèse
Situation détaillée
Détermination des besoins
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5pVXOWDWV
BICL
CHIR
ESP
FARM
FSIO
GYPE
IEPR
MDEN
MIGE
MINT
MNOP
NOPS
RAIM
RMD
1,1 CLC
0,4 CLC
1,7 CLC
1,2 CLC
1,0 CLC
0,4 CLC
0,5 CLC
0,3 CLC
1,0 CLC
1,2 CLC
0,3 CLC
0,7 CLC
0,3 CLC
1,9 CLC
727$/
&/&
Proposition A
Création de CLC au niveau des entités
(entités physiques ou départements)
$YDQWDJHV
Proximité
Rapidité d’intervention
,QFRQYpQLHQWV
Nécessité de dégager du cadre
Confidentialité (-)
Durée de la formation (2 semaines FT)
Permanences durant les absences
Proposition B
Création d’une CLC au niveau facultaire
(décanat)
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$YDQWDJHV
Masse critique de personnel
Confidentialité (+)
Formation limitée (1/2 journée)
,QFRQYpQLHQWV
Ne répond pas aux attentes centrales
Possibilité de créer sa propre CLC sur cadre
propre si souhaité