BELGACOM Forum 700 GUIDE D`UTILISATION

BELGACOM Forum 700
et son CD-ROM
PIMphony & Management Tools
GUIDE D’UTILISATION
Réf : 3EH 21021 UAAD Ed. 01
BELGACOM Forum 700
L’e-communication Appliance polyvalent
DECOUVREZ BELGACOM FORUM 700
Ø Un produit novateur à la pointe de la technologie : une solution complète intégrée
qui traite voix, données et Internet
Ø Un véritable outil de productivité convivial et simple d’utilisation
Ø Un client satisfait
DECOUVREZ LES NOMBREUSES APPLICATIONS DE VOTRE CD-ROM
PIMphony & Management Tools
Ø PIMphony Software :
§ PIMphony Client
§ PIMphony Central Services
§ SPI for Microsoft TAPI Server
Ø L’application
§
§
§
Management :
PM5 Easy / PM5 EasyPlus
Administration Internet
Label Set Tool
Ø Un ensemble de documentation à l’attention des utilisateurs :
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COMMENT INSTALLER VOTRE CD-ROM ET SES DIFFERENTES
APPLICATIONS?
Ø Installation de PIMphony :
§ Pour installer PIMphony Client
§ Pour installer PIMphony Control Services et SPI for Microsoft TAPI
Server
Ø Installation des autres applications (Management Tools) :
§ Installation de Label Set Tool
§ Installation de PM5 Easy / PM5 EasyPlus
COMMENT UTILISER LES APPLICATIONS DE VOTRE
CD-ROM ?
Ø Comment utiliser PIMphony ?
Ø Comment utiliser Label Set Tool ?
Ø Comment utiliser PM5 Easy / PM5 EasyPlus ?
§ Utilisation de Data Collection & Tools
§ Utilisation de Installation Typical
§ Utilisation de Modification Typical
Ø Comment utiliser l’outil d’administration internet ?
Ø Comment utiliser la documentation à votre disposition ?
§ Comment lire la documentation ?
§ Comment l’imprimer ?
PRECAUTIONS D’EMPLOI
QUE FAIRE EN CAS DE PROBLEME ?
GARANTIE et CLAUSES
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BELGACOM Forum 700
L’e-communication appliance polyvalent
Vous venez d’acquérir le tout nouveau Belgacom Forum 700, livré avec le CDROM PIMphony & Management Tools et ses nombreuses applications. Nous espérons
que ce produit vous apportera entière satisfaction et vous remercions de la confiance
que vous nous témoignez.
VOTRE BELGACOM FORUM 700
Le Belgacom Forum 700 propose une offre commerciale très vaste et a été
pensé pour répondre à vos besoins. Cette solution complète intégrée met à votre
disposition un système de communication pour la voix, les données, mais aussi un
accès unique, sécurisé et partagé à l’Internet. A la pointe de la technologie, il traite
ainsi aisément les données Voix et Internet, et vous permet de bénéficier du meilleur
de chacun des deux mondes. Grâce au Belgacom Forum 700 vous pouvez désormais
gérer le flux croissant d’informations en provenance des différents réseaux tout en
optimisant au maximum les coûts de vos équipements télécoms.
Novateur, le Belgacom Forum 700, produit tout en un, convient à toutes les
typologies d’entreprise. Il dispose de nombreuses applications intégrées telles qu’un
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accès sécurisé et partagé à l’Internet sur différents types de connections (ISDN, ADSL,
liaison louée…), un contrôle et une optimisation des coûts de communication sur ce
même média (Proxy\Cache), mais aussi une gestion des appels très performante, et
un large porte-folio d’applications externes.
S’il constitue une solution personnalisée à vos besoins, c’est aussi parce que
son architecture est évolutive et modulaire pour s’adapter parfaitement à l’utilisation
que vous souhaitez en faire : avec le Belgacom Forum 700, vos systèmes de
communication sont toujours en adéquation totale avec l’évolution de votre entreprise.
Vous cherchez à accroître la productivité du personnel tout en maîtrisant les
coûts afin de maximiser votre profit ? Vous souhaitez que votre système de
communication soit simple d’utilisation mais qu’il assure aussi la sécurité de vos
informations ? Vous vous efforcez de satisfaire vos clients au quotidien ?
Le Belgacom Forum 700 est fait pour vous.
Ø Simplicité d’utilisation :
Comme vous pourrez le constater grâce à sa large gamme de terminaux IDS
110/210/260/310 adaptés aux besoins de chacun, le Belgacom Forum 700 est très
simple d’utilisation.
Pour aller très facilement encore plus loin dans la maîtrise de vos
communications, le logiciel sur PC PIMphony vous est livré en standard sur votre CDROM PIMphony & Management Tools. Vous pourrez l’installer et l’utiliser aisément
grâce à des explications en ligne, ainsi qu’à des assistants qui vous accompagneront
dans votre démarche. En outre, vous pouvez découvrir gratuitement les nombreuses
fonctionnalités de PIMphony Pro & PIMphony Team, et ce, pendant 2 mois et jusqu’à
25 utilisateurs.
Ø Sécurisation des informations :
La sécurisation des informations est un élément clé dans une entreprise. Avec le
Belgacom Forum 700, tout est mis en œuvre pour sécuriser au maximum vos
communications : mot de passe, firewall intégré, Proxy/Cache intégré, connexion aux
Réseaux privés virtuels sécurisée, protocoles de protection d’accès CHAP et PAP…
Ø Maîtrise des coûts de communication :
Le système Belgacom Forum 700 vous aide à réduire vos factures
téléphoniques grâce à des outils de contrôle des dépenses (info coûts, ARS…). Des
éléments tels que l’accès partagé à Internet, le serveur d’e-mail ou le serveur cache
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vous permettent également un contrôle et une optimisation des flux de communication
de données.
En outre, l’intégration de nombreux éléments dans un seul système vous permet
de rationaliser vos investissements et de diminuer vos coûts d’administration.
Ø Accroissement de la productivité du personnel
Grâce au Belgacom Forum 700, votre personnel gagnera un temps précieux.
La messagerie unifiée, intégrant l’e-mail, le message vocal et la télécopie au
niveau du PC, permet de diminuer le nombre d’outils de communication et contribue
donc à améliorer l’efficacité de votre personnel : il ne perdra plus de temps à gérer
trois interfaces distinctes.
De plus, vous et votre personnel restez désormais joignable à tout moment et
en tout lieu, que vous soyez au bureau ou en déplacement puisque vous bénéficiez
chacun d’un numéro d’appel unique. Grâce à la fonction assistant personnel, cinq
possibilités s’offrent en effet à vos correspondants : ils pourront être mis en relation
avec votre secrétaire, votre téléphone portable, un numéro extérieur, une opératrice
ou votre boîte vocale.
Assistant
personnel
Boîte vocale
Secrétaire
GSM
Opérateur
N° externe
Ø Satisfaction du client :
Un accueil de qualité et des réponses rapides et appropriées contribuent
indéniablement à la satisfaction de votre client. Le Belgacom Forum 700 vous offre
tous les moyens d’y parvenir :
Le Belgacom Forum 700 vous propose un système d’accueil personnalisable et
de qualité pour vous permettre de gérer le flux d’appels entrants de votre entreprise.
Grâce à l’application PIMphony, vous pourrez offrir à vos clients un accueil
véritablement personnalisé. En effet, à l’aide des fonctions d’identification des
numéros appelants ou appelés (SDA), PIMphony facilite vos relations avec vos clients
en ouvrant automatiquement la fiche contact correspondante ; ainsi, avant même
d’avoir décroché le combiné, vous disposez de toutes les informations concernant
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votre interlocuteur. De plus, PIMphony facilite le suivi des contacts téléphoniques en
répertoriant tous les appels dans un journal.
L’e-mail garantit en outre lui aussi l’amélioration des services à la clientèle,
puisqu’il vous permet de communiquer très facilement et presque instantanément avec
vos clients.
La satisfaction client, c’est aussi notre souci. Voilà pourquoi nous mettons tout
en œuvre pour vous fournir un produit fiable et de qualité, mais aussi pour être
présent à vos côtés en vous apportant assistance au quotidien.
Le Belgacom Forum 700 est la solution de communication électronique par
excellence qui contribue véritablement à une amélioration globale de la productivité
de votre entreprise.
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DECOUVREZ LES NOMBREUSES APPLICATIONS DE VOTRE
CD-ROM PIMphony & Management tools
Le CD-Rom PIMphony & Management Tools met à votre disposition :
Ø L’application PIMphony
Ø L’application Management
Ø Un set de documentation à l’attention des utilisateurs
Ø PIMphony Software
PIMphony est un logiciel de téléphonie complet qui transforme votre PC en un
puissant assistant. Ce gestionnaire de communication performant améliore votre
productivité et vous facilite les tâches téléphoniques quotidiennes. Il cohabite
parfaitement avec votre logiciel gestionnaire de contact et les applications Belgacom
Forum 700.
A travers une interface conviviale, PIMphony vous offre de nombreuses
fonctions téléphoniques disponibles en permanence sur votre PC, quelle que soit
l’application utilisée : gestion des appels entrants et sortants, appel par le nom
(l’annuaire peut gérer jusqu’à 3000 entrées), transfert d’appel, conférence, mise en
attente, prise d’appel, montée de fiche contact Outlook, journal d’activité, touches
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programmables, double appel, déviation d’appel, état de la communication, bis
multiple, fonction glisser/déplacer pour composer un numéro à partir de n'importe
quelle application Windows, gestion multiligne (jusqu’à huit communications) …
L’offre PIMphony se compose de :
Ø PIMphony Client
§ PIMphony Basic, disponible gratuitement sur votre PC. Cette
application propose la gestion et le contrôle des appels ainsi
que le journal d’appel intégré.
§ PIMphony Pro, présente les fonctionnalités de PIMphony Basic
ainsi qu’un ensemble complet de fonctionnalités personnelles :
ü Intégration avec votre gestionnaire de contact
ü Interface conviviale pour la boîte vocale
ü Messagerie unifiée avec votre client Outlook.
§ PIMphony Team, offre toutes les fonctionnalités de PIMphony
Pro ainsi que des services de travail en équipe :
ü Une interface particulière pour les assistantes qui
ont besoin de traiter beaucoup d’appels entrants
ü Des fonctions de supervision de groupe qui
permettent de voir l’état téléphonique ou l’état
de renvoi des postes.
Ø PIMphony Central Services
Ce service centralisé permet de stocker le journal des appels des
utilisateurs dont le PC est momentanément éteint.
Ø SPI for Microsoft TAPI Server
C’est la partie « logiciel » (Service Provider Interface) à installer lorsque
l’on veut utiliser le Serveur Microsoft TAPI 2.1
PIMphony est une application qui facilite vos relations avec vos clients et
interlocuteurs, améliore la qualité des services et accroît votre efficacité.
De plus, BELGACOM vous offre la possibilité de découvrir gratuitement
pendant 2 mois et jusqu’à 25 utilisateurs, les nombreuses fonctionnalités de PIMphony
Pro et PIMphony Team.
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Ø L’application Management :
§ PM5 Easy / PM5 EasyPlus
Cette application Windows vous offre la possibilité d’administrer au jour le jour
les données relatives aux utilisateurs. Facilité d’utilisation et absence de jargon
technique vous simplifient la tâche. De plus, des explications vous accompagnent dans
votre démarche.
PM5 Easy / PM5 EasyPlus se compose des applications :
ü Collecte des données et outils, qui vous offre la possibilité de collecter
les données de l’entreprise hors connexion, afin de faciliter l’installation
ultérieure
ü
Installation type, qui vous sera utile lors de l’installation
ü Modification type, qui vous permet d’ apporter des modifications et
d’administrer votre système afin qu’il évolue en même temps que votre
entreprise.
§
L’outil d’administration internet
Cet outil d’administration des services Internet de Belgacom Forum 700 permet
à un opérateur de gérer à distance un certain nombre de tâches.
§
Label Set Tool
Application permettant de concevoir, d’éditer et d’imprimer les étiquettes de
poste pour la gamme de téléphones Belgacom IDS 110/210/260/310.
Ø Un jeu de documentation à l’usage des utilisateurs :
La documentation utilisateur du Belgacom Forum 700 est composée de
l’ensemble de la documentation des postes IDS, incluant les applications Poste
Opérateur ou Hôtel..
COMMENT INSTALLER VOTRE CD-ROM ET SES DIFFERENTES
APPLICATIONS ?
L’installation du CD-Rom est véritablement très simple :
Insérez votre CD-Rom PIMphony & Management tools
Votre CD-ROM se lancera automatiquement dès lors que vous
l’aurez inséré dans le lecteur.
Voici la page d’accueil de votre CD-ROM PIMphony & Management Tools :
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Remarques :
ü Configuration minimale du PC : veuillez vous reporter au manuel
d’installation on-line propre à chaque application
ü Pour une utilisation optimale de votre logiciel, nous vous recommandons
d’utiliser le mode 65 536 couleurs ; néanmoins, ce n’est pas indispensable.
Pour cela, suivez la démarche ci-dessous :
Cliquez sur poste de travail, puis panneau de configuration puis affichage.
Ensuite, cliquez sur l’onglet configuration et sélectionnez 65536 couleurs
dans la palette de couleurs.
ü Si vous avez désactivé la notification automatique du CD-ROM, veuillez le
démarrer manuellement
ü Chaque application s’installe de manière très simple grâce à des assistants
qui vous accompagnent tout au long de l’installation.
Ø
Installation de PIMphony :
Pour installer PIMphony Client:
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Cliquez sur la rubrique PIMphony de la page d’accueil, puis,
sélectionnez la langue d’installation parmi toutes celles proposées et
cliquez sur suivant
Prenez connaissance des termes du contrat de licence et cliquez OUI
pour continuer (si vous n’acceptez pas l’ensemble des termes du contrat
de licence, vous ne pourrez pas installer PIMphony)
Saisissez votre nom et celui de votre société puis cliquez sur Suivant
Confirmez ces informations en cliquant sur OUI
Acceptez le dossier dans lequel sera installé PIMphony en cliquant sur
Suivant ou sur parcourir pour sélectionner un autre dossier
Si vous ne souhaitez pas changer de nom de dossier cliquez sur Suivant
Sélectionnez le type de connexion désiré (PBX ou Microsoft TAPI 2.1) puis
cliquez sur Suivant
Si vous ne souhaitez pas modifier de paramètres, cliquez sur suivant,
sinon sur précédent
Vous pouvez choisir de créer un raccourci et / ou de lancer
automatiquement PIMphony à chaque démarrage de votre PC
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§
§
Saisissez les informations demandées afin que les appels s’effectuent
correctement
Il vous faut maintenant choisir entre PIMphony Basic, PIMphony Pro et
PIMphony Team.
Pour installer PIMphony Control Services et SPI for Microsoft TAPI Server,
PIMphony Control Services et SPI for Microsoft TAPI Server se situent dans le
Répertoire de PIMphony. Vous pouvez y accéder en suivant la démarche ci-dessous :
§ Démarrer – Programmes
§ Cliquez sur Explorateur Windows NT. L’écran d’Explorateur Windows
NT est scindé en deux : à gauche, une arborescence présente les
différents dossiers, et à droite, vous pouvez visualiser leur contenu
§ Cliquez sur D, dans l’arborescence
§ Double-cliquez sur PIMphony, dans la partie droite de la page
§ Vous avez maintenant accès à PIMphony Control Services et SPI for
Microsoft TAPI Server.
Pour l’installation, veuillez vous reporter au document install.pdf du Répertoire.
Ce document est également disponible sur la page d’accueil de votre CD-Rom sous le
nom Manuel d’Installation. Ce manuel est disponible en plusieurs langues et vous
fournira également des renseignements complémentaires relatifs à l’installation de
PIMphony Client.
Le fichier lisez-moi donne également des informations d’environnement et
d’utilisation de PIMphony. Il présente :
§ une description rapide du produit
§ ses nouvelles fonctionnalités
§ des notes d’installation (pré-requis matériels et logiciels pour
commencer l’installation, installation de PIMphony, après
l’installation)
§ des trucs et astuces
§ des notes techniques
§ les problèmes connus
§ un support technique
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Ø Installation des autres applications (Management tools) :
Installation de Label Set Tool :
§
§
§
§
§
§
Cliquez sur Label Set Tool de la page d’accueil de votre CD-ROM
L’assistant Install Shield vous accompagne dans votre démarche
Puis cliquez sur Next, puis Next
Choisissez le répertoire sous lequel vous souhaitez installer Label Set
Tool
Cliquez sur finish
Votre application Label Set Tool est installée !
Installation de PM5 Easy / PM5 EasyPlus :
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Cliquez sur PM5 Easy / PM5 EasyPlus sur la page d’accueil de votre
CD-ROM, puis sur OK
Sélectionnez la langue d’installation parmi celles proposées
L’assistant Install Shield vous accompagnera tout au long de
l’installation
Cliquez sur suivant
Si votre ordinateur ne dispose pas de modem et que vous souhaitez
vous connecter depuis l’extérieur, installez un RAS (Remote Access
Service) : cliquez sur OUI ; sinon, cliquez sur non
Choisissez le répertoire sous lequel vous souhaitez installer PM5 Easy
/ PM5 EasyPlus
Sélectionnez le ou les pays où vous souhaitez installer PM5 Easy /
PM5 EasyPlus puis cliquez sur next
Sélectionnez maintenant le pays dans lequel vous souhaitez que
l’application soit opérationnelle en premier puis cliquez sur next
Sélectionnez les composants que vous souhaitez installer et
désinstaller puis cliquer sur Suivant, puis Suivant, puis Suivant
Vous pouvez choisir de lancer automatiquement PM5 à la fin de
l’installation en cochant Lancer PM5… ou / et de créer une icône
PM5 dans le bureau en cochant PM5 R2xx
Enfin, cliquez sur Terminer
Votre application PM5 est installée !
Pour désinstaller PM5 :
§ Démarrer
§ Programmes
§ Dossier où l’application est installée
§ PM5 R2xx uninstallation
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COMMENT UTILISER LES APPLICATIONS DE VOTRE
CD-ROM ?
Ø Comment utiliser PIMphony ?
Vous trouverez un guide d’utilisation très complet de PIMphony dans le
logiciel (Sélectionnez Aide puis Sommaire). Ce guide existe aussi en format standard
Windows ou en format pdf dans le répertoire où vous avez installé PIMphony.
Ce guide Help vous fournit :
§ La présentation générale de votre application PIMphony, ses
fonctionnalités et ses avantages d’utilisation
§ Le démarrage avec l’application qui vous guide lors de la première
utilisation
§ La configuration de PIMphony, qui concerne les généralités, la
visualisation, le Popup et la téléphonie
§ Le guide d’utilisation détaillé des 6 modules principaux de l’application :
ü Le téléphone : interface principale avec l’utilisateur
ü Le numéroteur : sous forme d’icône dans la barre d’état
ü Le Pop up : lié au PIM
ü La boîte vocale : gestion des messages vocaux
ü L’assistant : distribution des appels
ü La fenêtre de supervision
§ Divers : regroupe un glossaire, des directives en cas de problèmes
techniques…
Pour créer une nouvelle configuration de PIMphony ou pour en modifier une
ancienne, vous pouvez avoir recours au programme de l’assistant de configuration de
PIMphony. Vous le trouverez sous Démarrer, puis Programme, puis le répertoire où
vous avez choisi d’installer PIMphony.
Ø Comment utiliser Label Set Tool ?
§
Lancez Label Set Tool. Pour cela :
ü Sélectionner démarrer, puis programmes puis le répertoire dans
lequel vous avez choisi d’installer Label Set Tool
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§
Sélectionnez le système : Belgacom Forum 700
§
Vous pouvez visualiser le Label Set Tool :
Vous pouvez à tout moment obtenir de l’aide en cliquant sur la rubrique Help de la
fenêtre du Label Set Tool
Description des boutons de menu
Importer la configuration système
Ajouter un nouveau poste
Afficher la configuration du poste
Effacer toutes les touches du poste
Supprimer le poste
Copier une configuration existante
Imprimer les étiquettes
Vous pouvez définir la langue de l’outil et des étiquettes comme suit :
Pour créer un set d’étiquettes :
§ Cliquez sur ajouter
§ Choisissez le type de poste
§ Saisissez le numéro de poste
§ Saisissez le nom de l’utilisateur
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§
§
§
§
§
Cliquez sur le rectangle gris situé sous la touche dont vous souhaitez
préparer l’étiquette
Saisissez le contenu de l’étiquette et éventuellement des informations
concernant les touches ainsi que des commentaires
Procéder de même pour toutes les autres touches
Cliquez sur OK
La configuration du poste est enregistrée :
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Si vous souhaitez donner à plusieurs postes identiques la même
configuration, il est plus rapide de saisir la configuration d’un seul poste,
puis de cliquer sur OK, puis sur Copier.
La même configuration s’affichera alors, et il vous suffira de saisir le
numéro de poste et le nom. Vous pourrez également, si nécessaire,
effectuer des modifications concernant les touches (voir section pour
modifier des touches).
Boutons disponibles sur la fenêtre Configuration d’un poste :
Importer une configuration existante
Effacer toutes les touches
Effacer la touche
Visualiser les informations concernant
une touche
Créer les étiquettes des modules d’extension
Charger un profil
Sauvegarder un profil
Supprimer un profil
Pour importer une configuration existante :
§
§
Connectez-vous au système par l’intermédiaire de PM5
Configurez les caractéristiques de connexion (type de connexion…)
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§
§
Validez la connexion en indiquant le mot de passe (Easy : help1954 ;
EasyPlus : kilo1987)
Démarrez l’importation de la configuration système
Vous pouvez également tout simplement cliquer sur l’icône :
§
La configuration importée s’affiche
Pour modifier des touches : (après avoir importé une configuration existante
ou après avoir crée un nouveau set d’étiquettes)
§ Sélectionnez le poste
§ Cliquez sur le bouton Détails
§ La configuration du poste s’affiche
§ Pour personnaliser une touche, cliquez sur le bouton gris sous cette
touche. Vous pourrez alors, comme lors de la création d’un poste,
modifier le libellé, les informations et éventuellement rajouter des
commentaires
§ Vous pouvez également rajouter des icônes en cliquant droit sur le libellé
de la touche ; lorsque la bibliothèque d’icônes s’affiche, sélectionnez
l’icône ou le libellé qui vous convient dans les listes proposées
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§
La touche modifiée s’affiche :
§
Sortez de la fenêtre de configuration du poste en cliquant sur OK
Pour modifier la police :
Vous pouvez modifier la police d’impression de votre set d’étiquettes en :
§ sélectionnant fichier, puis police d’impression
§ OU en cliquant sur l’icône suivante sur la fenêtre de commande de
Label Set:
Pour imprimer vos étiquettes de postes :
Vous pouvez imprimer vos étiquettes sur les feuilles prédécoupées fournies avec
les postes téléphoniques neufs ou sur du papier standard.
§ Sélectionnez le poste dont vous souhaitez imprimer les étiquettes
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§
§
Cliquez sur imprimer
La fenêtre d’impression s’affiche :
L’option point de départ vous permet de choisir la partie de la feuille où doit
commencer l’impression
§ Lancez l’impression en cliquant sur OK
§ Réglez le positionnement des étiquettes imprimées (Options, Orientation
papier)
§ La fenêtre de positionnement de l’étiquette s’affiche ; vous pouvez régler
le positionnement de l’étiquette par poste :
§
Confirmez en cliquant sur OK
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Ø Comment utiliser PM5 Easy / PM5 EasyPlus?
Si vous avez décidé lors de l’installation de créer une icône PM5 Easy / PM5
EasyPlus sur le bureau, il vous suffira de cliquer sur cette icône pour lancer
l’application.
Sinon, démarrez l’application manuellement.
Voici la page d’accueil de votre application PM5 Easy / PM5 EasyPlus.
Vous pouvez choisir la langue d’utilisation de l’application dès la page
d’accueil de PM5 Easy / PM5 EasyPlus en cliquant sur Langue et en sélectionnant celle
de votre choix.
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§
Comment utiliser Collecte des données et Outils ?
§
Cliquez sur Collecte des données et Outils
§
§
Cliquez sur Wizard Collecte d’informations
Vous pouvez maintenant ouvrir une nouvelle collecte d’informations
ou mettre à jour une collecte existante :
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Si vous saisissez une nouvelle collecte d’informations :
§ Sélectionnez Fichier Nouveau
§
§
Sélectionnez le pays dans lequel est installé le système
Sélectionnez le type de réseau téléphonique : entreprise ou hôtel,
puis cliquez sur OK.
Vous pourrez ensuite procéder à votre collecte d’ informations.
Pour plus de simplicité, chaque page se présente de la même manière :
§ sur le haut de la page, une icône ainsi qu’une phrase explicatives
vous accompagnent dans votre démarche
§ sur votre gauche, un menu déroulant vous guide et vous permet
de toujours savoir où vous en êtes dans votre collecte
d’informations
§ à droite, se trouvent les champs qu’il vous faudra compléter
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Si vous sélectionnez entreprise, il vous faudra renseigner les champs de
chacune des catégories suivantes.
§
Informations fournisseur : numéro de
l’installateur, adresse, téléphone, fax…
§
Informations client : nom, adresse, fax…
§
Plan de numérotation par défaut : nombre de chiffres que vous
souhaitez utiliser pour les numéros de téléphone des abonnés.
§
Numéro d’installation : saisissez l’indicatif téléphonique sans préfixe
du pays puis de la ville ou de la zone où le système est installé, le
numéro de téléphone du réseau sans le préfixe opérateur ainsi que le
numéro du modem pour configurer le système à distance.
§
Mode de fonctionnement : cette sélection concerne la préprogrammation des postes téléphoniques à touches. Il s’agit ici de
sélectionner le mode des postes des opérateurs et celui des postes
des autres abonnés (mode Intercom ou PABX).
§
ARI DECT : cette section est à renseigner si vous possédez une
solution équipée de mobilité DECT. Dans ce cas, veuillez saisir l’ARI
du DECT dans la case prévue à cet effet (numéro qui identifie votre
système pour les postes sans fil). Vous pouvez également activer
l’authentification GAP en cochant la case correspondante. Cette
authentification protège votre système contre l’intrusion de tout
combiné GAP étranger au système
§
Taxation : veuillez entrer le tarif TTC de l’unité de la taxe
téléphonique facturé par votre fournisseur
§
Postes téléphoniques : nombre de postes téléphoniques de chaque
type et nombre de lignes publiques connectés à votre Belgacom
Forum 700 (postes numériques, classiques, DECT sans fil).
§
Liste des abonnés : Sélectionnez un numéro de poste pour pouvoir
renseigner d’autres paramètres comme le nom, le numéro SDA…
La discrimination vous permet de contrôler les destinations d’appels
des utilisateurs. Pour programmer les détails concernant la
discrimination, il vous suffit de cliquer sur Discri, puis de saisir pour
chaque niveau de discrimination les préfixes des numéros de
téléphones externes et les numéros autorisés.
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commande,
nom
de
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§
Abonnés (divers) : entrez le numéro du destinataire vers lequel les
appels seront acheminés si personne n’a répondu avant une durée
en secondes que vous aurez déterminée au préalable ; pour cela,
cliquez sur le rectangle gris à côté de la case destinataire, puis
sélectionnez le numéro désiré. Dans le cas où vous n’entreriez pas de
numéro de destinataire, les appels seraient acheminés vers le PO
(standard). Vous pouvez également sélectionner la langue de
l’afficheur des postes.
§
Répartition d’appel : configurez à l’aide de cette fonction la
distribution des appels.
§
Numérotation abrégée collective : rentrez ici les coordonnées de vos
correspondants les plus fréquents en utilisant le menu contextuel de
la table obtenu par un clic droit de la souris.
§
Groupes de PO : sélectionnez les abonnés qui font partie du groupe
opérateur. Vous pouvez sélectionner un message pour la nuit pour
accueillir les clients pendant les horaires de fermeture de l’entreprise.
§
Groupes d’appel : vous pouvez créer des groupes d’appels pour
votre réseau téléphonique. Entrez les noms des membres en cliquant
sur la case Membres et en sélectionnant les objets à ajouter en
cliquant sur Ajouter. Vous pouvez également sélectionner le message
d’accueil de votre choix. Entrez enfin les types, en sélectionnant
parmi séquentiel, cyclique et parallèle :
ü si vous sélectionnez séquentiel ce sera toujours le premier
abonné de la liste qui devra prendre l’appel. L’appel sera
présenté au 2ème si le 1er ne répond pas et ainsi de suite.
ü Si vous sélectionnez cyclique, les téléphones des abonnés
sonneront tour à tour.
ü Si vous sélectionnez parallèle, les postes des abonnés
sonneront tous en même temps.
§
Groupes de diffusion : cette fonction a pour but de faciliter le travail
en équipe en permettant à un membre du groupe de faire un appel
vers les autres. Vous pouvez en effet mettre en place un numéro de
téléphone unique pour tous, afin de diffuser des annonces aux autres
membres du groupe qui disposent d’un poste avec haut-parleur.
Pour cela, sélectionnez une ligne pour chaque groupe et entrez le
nom du groupe et de ses membres.
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§
Groupes d’interception d’appel : installez cette fonction, et des
membres du groupe pourront intercepter les appels d’autres
membres du groupes.
§
Filtrage : filtrage patron / secrétaire entre les postes téléphoniques de
deux abonnés. Pour entrer le numéro de téléphone du patron et de
sa secrétaire, veuillez utiliser le menu contextuel de la table
(accessible par clic droit de la souris).
Si vous sélectionnez hôtel, la saisie s’effectuera de la même manière que pour
le réseau entreprise. De plus, vous y trouverez presque les mêmes catégories. Vous n’y
trouverez cependant pas la catégorie mode de fonctionnement. En revanche, il vous
faudra compléter :
Numéro de téléphone des chambres : vous pouvez définir les plages de
numéros publics tournants pour les clients des hôtels en sélectionnant une ligne et en
entrant le premier et le dernier numéro d’une plage (pour cela, utilisez le menu
contextuel de la table)
Une fois cette saisie effectuée, cliquez sur terminer, et sauvegardez
votre collecte de données. Vous avez également la possibilité de l’imprimer.
Si vous décidez
§
§
§
d’ouvrir une collecte existante pour la mettre à jour :
Cliquez sur fichier ouvrir, puis sur OK
Recherchez la collecte que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur OK
Procédez à la suite de votre saisie, comme précédemment.
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§ Comment utiliser Installation type ?
Installation type est le mode utilisé lors de l’installation du système. Il
faut donc impérativement vous connecter au système. Hormis le fait qu’il faille vous
connecter, Installation type s’utilise de la même manière que Collecte des données et
outils.
Lorsque vous cliquez sur Installation type, la fenêtre Communication
path s’ouvre. Sélectionnez votre mode de connexion au système :
§ Local : vous permet de vous connecter au système par
un V24.
§ Modem Direct : pour vous connecter à distance
§ Modem Callback : pour vous connecter à distance
§ LAN : pour connecter votre PC au LAN de l’entreprise
Si vous optez pour Local, Modem Direct ou Modem Callback, il vous faudra
installer un RAS (Remote Access Service) si vous ne disposez pas de modem.
Si vous optez pour une connexion LAN, rentrez le nom du PBX.
Puis, tapez votre mot de passe (Easy : help1954, EasyPlus : kilo1987) que vous
validerez en cliquant sur OK.
§ Comment utiliser Modification type ?
Cliquez sur Modification type sur la page d’accueil de PM5 Easy / PM5 EasyPlus.
Deux possibilités s’offrent alors à vous :
§ Connecter au PBX, si vous souhaitez vous connecter au système
§ Ouvrir une base de données déjà existante.
Si vous décidez de vous connecter :
§ Cliquez sur Connecter au PBX
§ Comme dans Installation type, vous avez la possibilité de choisir
votre mode de connexion (Local, Modem Direct, Modem Callback,
LAN). La procédure à suivre est la même qu’en mode Installation
Type.
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Si vous décidez
§
§
§
d’ouvrir une base de données déjà existante :
Cliquez sur Ouvrir une base de données existante
Cliquez sur la base de données sur laquelle vous souhaitez travailler
Cliquez sur charger
Vous êtes maintenant sur la page d’accueil de Modification Type.
Vous avez le choix entre :
§
Info client/fournisseur : en cliquant ici, vous retrouverez les
informations entrées dans la base de données Collecte des données
et outils
§
Modification typique : vous trouverez dans cette catégorie toutes les
informations saisies dans Collecte des données et outils ou dans
Installation type.
Ces informations sont ici regroupées en catégories pour vous
permettre de gagner du temps en allant directement à l’essentiel :
vous pourrez directement accéder aux données qui vous intéressent
afin d’effectuer des modifications pour que votre système évolue très
simplement en même temps que votre entreprise ; pour cela, cliquez
sur l’icône puis l’onglet correspondant aux informations que vous
recherchez.
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ü POSTES
§
§
Liste des abonnés : si vous désirez modifier des
informations concernant la liste des abonnés
(nom, numéro interne, numéro public, type de
poste, niveau de discrimination…)
Répartition des appels : pour modifier la
configuration de la distribution d’appel en mode
normal et en mode restreint
ü GROUPES
§
§
§
§
Groupes de PO : Vous pouvez modifier la
composition des groupes opérateurs et le
message associé
Groupes d’appel : pour modifier les groupes
d’appel pour votre réseau téléphonique (type de
groupe,
nom
des
membres,
message
d’accueil…)
Groupes de diffusion : vous permet de modifier
les informations concernant les groupes de
diffusion
Groupes d’interception d’appel : si vous
souhaitez modifier les données concernant les
groupes d’interception d’appel (membres du
groupe…)
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ü SYSTEMES
§
§
§
§
§
Taxation : Si vous souhaitez modifier le tarif TTC
de l’unité de la taxe téléphonique facturé par
votre fournisseur
Date et heure : Pour régler la date et l’heure de
votre réseau téléphonique ; manuellement ou à
l’aide de votre PC
Software Keys : Visualiser le numéro des deux
clés logicielles qui vous ont été fournies avec
votre système
Plan de numérotation par défaut : pour modifier
le plan de numérotation
Numéro d’installation : pour modifier les
indicatifs (internationaux et interurbain) ou le
numéro
ü LIGNES EXTERNES :
Si vous souhaitez modifier la configuration de votre accès externe en détail
(numéro de canal, numéro externe défini pour les appels entrants en mode normal ou
restreint…)
ü REPERTOIRE COLLECTIF :
Vous permet de modifier les numéros abrégés de vos correspondants les plus
fréquents.
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Ø Comment utiliser l’outil d’administration internet ?
Cet outil d’administration des services Internet du Belgacom Forum 700 permet à un
opérateur de gérer à distance un certain nombre de tâches (gestion des utilisateurs,
supervision des informations système et statistique, configuration des plages horaires
et des listes de diffusion, gestion de la sauvegarde,...).
§
Comment se connecter ?
§
Ouvrir le navigateur Web,
§
Dans le champ adresse, saisir l’adresse http://<BelgacomForum700>/admin
(<Belgacom Forum 700> est l’adresse IP ou le nom de la machine),
§
Dans la zone Authentification administrateur/opérateur, de la page « Web-Based
Management – Authentification », saisir un nom d’utilisateur ayant des droits
opérateur ou saisir le nom « operator », puis entrer le mot de passe associé.
§
Cliquer sur « Se connecter » pour établir la connexion.
§
Comment se déconnecter ?
§
cliquer sur « Déconnecter » dans la barre de navigation.
Remarque :
La déconnexion est automatique après 30 minutes d’inactivité.
Ø Comment utiliser la documentation à votre disposition ?
§
Comment lire les différents documents ?
Tous ces documents sont en format pdf. Pour les lire, il vous faudra au
préalable installer Adobe Acrobat, si vous n’en disposez pas encore. Pour plus
d’informations, vous pouvez consulter le site web : www.adobe.com/acrobat
Pour consulter la documentation :
§ Cliquez sur Documentation, sous la rubrique Tools de la page
d’accueil de votre logiciel.
§
§
Sélectionnez la langue de votre choix parmi celles proposées
Double-cliquez sur le document à visualiser.
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L’écran est scindé en deux :
- à gauche, une arborescence présente les différents chapitres du guide
- à droite, vous pouvez visionner les pages du manuel
Vous avez la possibilité de consulter directement les chapitres qui vous intéressent
en cliquant sur ceux-ci dans la colonne de gauche.
Vous pouvez également visualiser le guide page après page en faisant coulisser
l’ascenseur ou en allant en mode plein écran (sous affichage) et en faisant défiler les
pages une à une à l’aide du curseur :
→ ou ↓ pour avancer dans la lecture
← ou ↑ pour revenir en arrière.
Pour revenir à la liste des chapitres, pressez la touche Echap.
§ Comment imprimer la documentation ?
Tous ces manuels pratiques peuvent à tout moment être imprimés afin de disposer
d’un exemplaire sur support papier (Fichier- Imprimer ou Ctrl P si vous êtes en mode
plein écran).
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PRECAUTIONS D’EMPLOI
QUE FAIRE EN CAS DE PROBLEME ?
§
§
Si vous rencontrez des problèmes concernant PIMphony, vous pouvez
consulter Lisez-moi, rubriques Trucs et astuces (fournit des indications pour
une meilleure utilisation de PIMphony) et Problèmes connus (liste les
problèmes que vous pouvez éventuellement rencontrer et y apporte des
solutions). Vous pourrez également vous reporter au petit guide Help, qui
répond aux questions que vous pouvez vous poser.
Contactez votre revendeur.
GARANTIE DU LOGICIEL
Article 6 de la Licence d’utilisation du logiciel PIMphony & Management Tools :
A l'exception des garanties expressément prévues dans le contrat d'acquisition ou
à l'occasion de l'acceptation de la commande concernant l'équipement pour lequel le
Logiciel a été conçu, et avec lequel il doit être utilisé, le Logiciel et sa documentation (y
compris le mode d'emploi) sont fournis en l'état et sans aucune garantie d'aucune sorte
(hormis la garantie légale). ALCATEL BUSINESS SYSTEMS n'accorde aucune garantie
concernant l'utilisation ou les conséquences de l'utilisation du Logiciel ou de sa
documentation et se rapportant à son exactitude, sa précision, sa fiabilité, sa
réactualisation ou à tout autre égard.
Sont exclues toutes autres garanties, expresses ou implicites, et notamment, mais
sans que cette liste soit limitative, les garanties implicites de qualité marchande du
Logiciel et de compatibilité avec un usage précis.
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Ni ALCATEL BUSINESS SYSTEMS ni aucune autre personne ayant participé à la
création, la fabrication ou la livraison du Logiciel ne pourra être tenu responsable d'un
quelconque dommage direct ou indirect (y compris tout manque à gagner lié à une
baisse du chiffre d'affaires, à une interruption d'activité, à une déperdition d'informations
professionnelles ou à tout autre problème semblable) résultant de l'utilisation ou de
l'incapacité à utiliser le Logiciel, même si ALCATEL BUSINESS SYSTEMS a été avisé de
l'éventualité de tels dommages. La Licence et la garantie limitée qui lui est associée
forment l'unique engagement existant entre les parties, en constitue l'intégralité et
remplacent toute proposition et tout contrat antérieurs, verbaux ou écrits, à ce sujet.
Toutes les marques déposées ou non sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. En
cas de modification dans le contenu de l’offre, Alcatel se réserve la faculté de modifier
les présentes informations sans préavis. Alcatel ne saurait être tenu pour responsable
d’éventuelles erreurs ou omissions qui pourraient affecter le présent document.
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