RESERVATION CONGRES

SYNDICAT MIXTE POUR l’AMENAGEMENT DE LA DECOUVERTE
FICHE DE RENSEIGNEMENTS Congrès séminaires / événementiel
Le SMAD (Syndicat Mixte pour l’Aménagement de la Découverte) propose ses espaces et services,
adaptés à de multiples formes d'accueil : congrès séminaires, plénières, arbres de noël des comités
d'entreprises…
L'infrastructure est située dans un espace de 650 hectares de verdure, au calme, permettant ainsi la
tranquillité nécessaire au bon déroulement de vos manifestations.
MODULARITÉ
La plupart des salles de Cap Découverte sont à géométrie variable afin de permettre une ergonomie
maximum.
CAPACITÉ
1 salle de commission modulable (220 places) / 1 amphithéâtre (630 places) / 1 auditorium (70
places) / 7 salles de réunion et sous commissions (de 10 à 25 places par salle) / des halls permettant
une surface d'exposition et de restauration (jusqu’à 600 personnes) / un parking gratuit à proximité
ÉQUIPEMENTS
Vidéo projecteurs, Écrans de projection (7 x 5m, 4 x 3m, 2 x 1,5m), écran plasma, Lecteur DVD, Micros
baladeurs (HF), Micros fixes, Sonorisation, Éclairage, Estrade modulables, Accès Internet WIFI et
Ethernet , Paper board, Mobilier de réunion
RESTAURATION
Restauration sur place possible (capacité, jusqu’à 700 couverts) à proximité directe des salles de
Congrès Séminaire, assurant ainsi une meilleure organisation dans un cadre exceptionnel et des
conditions d'accueil confortables. Devis sur demande suivant typologie d’accueil (séminaires,
congrès, groupes sportifs, etc.)
HÉBERGEMENT
60 chambres de 2 à 4 lits à proximité immédiate sur le site et les structures hôtelières proches
PÉRIODE D'OUVERTURE
Toute l'année
ACCÈS
En voiture depuis Toulouse : autoroute A68/A680 vers Albi, suivre la rocade d’Albi direction
Carmaux/Rodez, continuer N88 direction Carmaux, au Garric prendre rond point à gauche D25 vers
Cap’Découverte.
En train : Gare de Carmaux et Albi (site www.sncf.fr)
En avion : aéroport de Toulouse à 1h15 en voiture
Coordonnées GPS : Latitude: 44.0088116 - Longitude: 2.1744993
ACCUEIL
L'équipe technique du SMAD vous conseille sur l'organisation logistique et assure des prestations
techniques.
1 SYNDICAT MIXTE POUR l’AMENAGEMENT DE LA DECOUVERTE
Procédure à suivre pour une demande de location
Présentation de votre structure
1ère demande
Renouvellement
Association
Etablissement scolaire
Entreprise
Autre, précisez :
Identification de la structure (entreprises)
Adresse de son siège social:
Code Postal:
Téléphone:
Adresse mail:
Numéro SIRET :
Date de publication au RCS :
Adresse de correspondance (si différente) :
Code Postal:
Pour les associations
• Déclaration en préfecture le :
• Date de publication au Journal Officiel:
Objet de votre association:
Commune:
Télécopie:
Commune:
A:
Identification du responsable et de la personne chargée du dossier
Le représentant légal (le président ou la personne désignée par les statuts) :
Nom:
Qualité :
Adresse email:
Téléphone:
Prénom:
Télécopie:
La personne chargée du dossier:
Nom :
Prénom :
Qualité :
Adresse email :
Téléphone: Portable:
(Numéros de téléphones permettant de joindre directement le responsable du déroulement de l'évènement)
Description de votre demande
Un RDV avec les référents administratifs et techniques du SMAD, pourra être fixé, afin de vous présenter les
conditions d’accueil de votre manifestation. L’ensemble de vos besoins sera alors abordé dans le détail.
Après acceptation de notre proposition, une convention de location/prestation sera signée entre les 2 parties.
Renseignements pratiques sur l'événement
Merci de nous préciser si cet événement fait l’objet de la mise en œuvre d’une billetterie.
Libellé de l'événement:
Type d’évènement et thématique (séminaire d’entreprise, colloques…) :
2 SYNDICAT MIXTE POUR l’AMENAGEMENT DE LA DECOUVERTE
DEROULEMENT
Installation, exploitation en salle, etc…
DATE
HORAIRES
DUREE
Renseignements de la jauge de l'événement
•
Public(s) ciblé(s) :
•
Nombre de personnes attendu (participants, public) :
•
Nombre d’intervenants prévu :
•
Nombre d’organisateurs prévu :
•
Nombre de bénévoles prévu :
Renseignements techniques sur l’événement
Besoin en terme d’espaces
Demande d’accompagnement technique :
Lumière
Son
Vidéo
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Non
Les modalités d’accompagnement technique seront, par la suite, définies en concertation avec l’équipe
technique et administrative du SMAD.
3 SYNDICAT MIXTE POUR l’AMENAGEMENT DE LA DECOUVERTE
Besoins en matériel :
Préciser le volant global de vos besoins, par espace (sonorisation, éclairage, projection, matériel bureautique…) :
Ces besoins techniques seront, par la suite, définis en concertation avec l’équipe technique et administrative du
SMAD. Si le SMAD ne dispose pas de tout le matériel souhaité, une demande sera effectuée auprès d'un
prestataire extérieur, à la charge du locataire.
Conditions particulières
Le locataire s'engage :
•
•
•
•
•
A contracter une assurance de responsabilité civile couvrant tous les dommages corporels ou matériels
causés aux tiers et garantissant les dommages matériels et immatériels causés à la salle et à ses
installations annexes (abords immédiats, parkings) que ce soit de son fait, du fait du personnel travaillant
pour lui ou des personnes assistant à la manifestation.
A être en possession des certificats de sécurité de son installation (classement au feu, systèmes
d'accroche, stabilité, ...). Le régisseur général se réserve le droit discrétionnaire de refuser une demande
ou d'imposer des mesures de sécurité supplémentaires (service d'ordre, traitement anti-feu des
décors...).se réserve le droit de refuser les éléments de décors ne répondant pas à la réglementation.
A respecter le règlement intérieur et les recommandations en matière d'utilisation et de sécurité
exprimées par le personnel du SMAD.
A faire apparaître le logo de Cap’Découverte sur tous les supports de communication matérielle ou
immatérielle.
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Contacts
Emmanuelle Alba / 05 63 80 29 01 / email : [email protected]
Coordonnées du SMAD
Syndicat Mixte pour l’Aménagement de la Découverte
Cap’Découverte / Maison de la Musique / 81450 Le Garric
Tél. 05 63 80 29 00 - Fax 05 63 80 29 08 / www.smad-capdecouverte.com
N° SIRET 258 102 284 00043 - APE 9004Z
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