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04 / 08 / 2010
Application de base de données des wagons et
données administratives
Notice d’utilisation
Pour les signataires du CUU et le Bureau CUU
L’application de base de données des wagons est intégrée dans une
application CRM (Customer Relationship Management), l’outil logiciel
utilisé par le Bureau CUU pour collecter et gérer les informations
concernant les signataires.
Le Bureau CUU offre aux signataires un accès au CRM leur
permettant d’actualiser leur flotte de wagons.
Les signataires devront actualiser et gérer leurs données
administratives par le biais du CRM.
L’application CRM est liée au site Web (http://www.gcubureau.org),
afin de faciliter la consultation des informations inhérentes aux
signataires et aux wagons.
Le but de la présente notice est de clarifier l’utilisation et la
gestion des informations de la base de données.
La présente notice est illustrée par une version de démo de
l’application de base de données des wagons, disponible à
l’adresse http://www.gcubureau.org/demo.html.
Cette notice d’utilisation sera régulièrement mise à jour et se terminera
systématiquement par une FAQ (Foire aux questions). N’hésitez pas à
vérifier les nouvelles versions de l’application.
Table des matières :
CRM : comment avoir accès à l’application ?
3
Ouvrir la page de votre entreprise
4
Comment mettre à jour vos données administratives ?
5
Les données d’entreprise
5
Description du contact
6
Comment mettre à jour et entretenir votre base de données
de wagons ?
6
Le module de gestion de flotte
3
6
Cet écran est scindé en deux parties :
Actions possibles avec le formulaire de recherche :
Actions possibles avec la liste :
6
7
7
Comment mettre à jour les informations de votre flotte ?
7
1. Manuellement
2. En utilisant la fonction « CSV Import »
3. En utilisant un service Web
Les contrôles de validité des fichiers
7
7
8
9
Transfert de wagons entre détenteurs
Comment l’ancien détenteur doit-il procéder ?
Comment le nouveau détenteur doit-il procéder ?
Validation du transfert
Consultation publique via le site Web
9
9
9
9
10
Assistance : comment obtenir de l’aide ou signaler un
problème ?
11
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
Banque BNP PARIBAS FORTIS N° 001-5822439-90 - IBAN BE34 0015 8224 3990 – BIC GEBABEBB
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CRM : comment avoir accès à l’application ?
Le CRM est une application Web ; les utilisateurs peuvent donc l’ouvrir exactement comme
un site Web.
Veuillez noter que le CRM doit être utilisé avec le navigateur Mozilla Firefox. Si vous ne
possédez pas ce navigateur, téléchargez-le sur http://www.mozilla-europe.org ; il est
entièrement gratuit.
1. Pour ouvrir l’application, ouvrez votre navigateur Internet et introduisez-y cette adresse :
http://crm.gcubureau.org
La page suivante apparaît :
1
2
3
Vous avez reçu un nom d’utilisateur (User ID) et un mot de passe.
2. Introduisez votre nom d’utilisateur dans le champ « User » et votre mot de passe dans le
champ « Password ».
3. Cliquez ensuite sur le bouton « Open Session ».
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
Banque BNP PARIBAS FORTIS N° 001-5822439-90 - IBAN BE34 0015 8224 3990 – BIC GEBABEBB
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Ouvrir la page de votre entreprise
Une fois que vous vous êtes identifié dans l’application, la page suivante apparaît :
3
2
1
1. Pour consulter les données de votre entreprise, cliquez sur le pictogramme
situé à
gauche du nom de votre entreprise (voir aussi le chapitre « Comment mettre à jour vos
données administratives ? »).
2. Vous pouvez obtenir une liste des signataires du CUU (au format .csv) en sélectionnant
l’option « Simple export » dans le champ « Export » et en cliquant sur le bouton
Export.
•
3. En cliquant sur « Wagons » dans le menu du haut, vous entrez dans le module Fleet
Management.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Comment mettre à jour vos données administratives ?
C’est à vous qu’il incombe d’actualiser et de gérer vos données administratives.
Les données d’entreprise
Une fois que vous avez ouvert les données de votre entreprise (voir point 1. de la page
précédente), vous accédez à un écran comme celui-ci :
Dans cet écran, vous pouvez :
• ouvrir une feuille de contact en cliquant sur le pictogramme
situé à gauche du nom du
contact ;
• créer un nouveau contact : pour ce faire, cliquez sur l’onglet Contact. Vous obtiendrez un
formulaire vierge à compléter et à sauvegarder via le bouton
Save.
• Remarque : il n’est pas nécessaire de compléter les champs d’adresse puisque ceuxci seront actualisés automatiquement avec l’adresse de l’entreprise.
•
modifier les données de votre entreprise et les sauvegarder en cliquant sur le bouton
Save.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Description du contact
•
Modifiez les informations et sauvegardez en cliquant sur le bouton
•
Retournez à l’entreprise en cliquant sur
Save.
Back to company.
Comment mettre à jour et entretenir votre base de données de
wagons ?
Le module de gestion de flotte
Ce module permet aux détenteurs de consulter la liste de wagons de leur flotte et de
l’actualiser.
1
2
Cet écran est scindé en deux parties :
-
(1) un formulaire de recherche basé sur le Numéro de wagon,
-
(2) une liste de résultats ; par défaut, cette liste affiche tous vos wagons.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Actions possibles avec le formulaire de recherche :
Search : affiche les résultats de la liste dans la partie inférieure (Wagons)
Reset : efface les critères de recherche
Export : exporte la liste actuelle de wagons dans le fichier csv (feuille de travail
pouvant être éditée avec Excel)
Actions possibles avec la liste :
Modifier le numéro actuel du wagon
Insérer / actualiser le numéro de wagon
Annuler la modification ou l’insertion
Supprimer le numéro de wagon
3 Comment mettre à jour les informations de votre flotte ?
1. Manuellement
Dans l’écran Fleet Management, le détenteur peut directement ajouter, modifier ou
supprimer des wagons au moyen des boutons d’action de la liste, comme expliqué à la page
précédente (
).
2. En utilisant la fonction « CSV Import »
Pour utiliser cette fonction, vous devez avoir préparé le fichier .csv (« CSV file ») sur la base
du modèle (template) qui vous aura été fourni. Le format .csv est un format de fichier
pouvant être traité avec Excel.
Ce fichier est structuré comme suit :
ACTION
CLIENTREF
NR
OLDNR
DATE
I
1
12 36 5484 513-2
12 36 5484 513-2
2009-02-24
I
1
12 45 6812 451-3
14 36 5484 515-1
2009-02-24
U
1
13 45 6834 875-1
13 45 6810 135-8
D
1
15 46 8151 253-2
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
Banque BNP PARIBAS FORTIS N° 001-5822439-90 - IBAN BE34 0015 8224 3990 – BIC GEBABEBB
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ACTION : indique le type d’opération à exécuter ; ce champ est obligatoire.
- I : insérer un nouveau wagon dans la flotte du détenteur
- U : actualiser (update) le numéro de wagon
- D : supprimer (delete) le numéro de wagon de la flotte du détenteur.
CLIENTREF : votre numéro d’identification CUU. Ce champ est obligatoire.
NR : le numéro de wagon. Ce champ est obligatoire.
OLDNR : l’ancien numéro de wagon (si le numéro de wagon change). Si OLDNR est vierge,
il recevra par défaut la valeur NR.
DATE : date de changement. Si le champ DATE est vide, le système y inscrira la date
d’importation. La date doit être inscrite dans le format anglais (Royaume-Uni), c’est-à-dire :
AAAA-MM-JJ.
Une fois le fichier finalisé, cliquez sur l’onglet « CSV Import » (1), dans l’écran « Fleet
Management screen » :
1
2
Choisissez votre fichier en utilisant le bouton « Browse » (2).
Lancez le processus d’importation en cliquant sur le bouton Import. Votre flotte sera mise à
jour sur la base du fichier .csv sélectionné.
3. En utilisant un service Web
Vous pouvez également actualiser votre flotte de wagons en utilisant un service Web basé
sur un fichier .xml que vous devrez préparer à l’avance.
Le principe de la structure de fichier .xml est le même que pour les fichiers .csv.
Si vous souhaitez utiliser le service Web CRM
(http://crm.gcubureau.org/progerelCRM/site/WebService/soap.php?wsdl), veuillez
prendre contact avec le Bureau CUU via l’adresse
[email protected].
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Les contrôles de validité des fichiers
Les deux processus d’importation (fichier csv ou service Web) incluent une vérification des
fichiers afin de déterminer si ces fichiers sont corrects ou non.
La base de données ne sera mise à jour avec les informations contenues dans le fichier que
si ce dernier est reconnu comme « valide ».
Dans le cas d’un fichier « invalide », un message avertira l’utilisateur et décrira les erreurs
trouvées.
Transfert de wagons entre détenteurs
Comment l’ancien détenteur doit-il procéder ?
L’ancien détenteur devra supprimer les numéros de wagon dans sa flotte au moyen de l’un
des 3 procédés expliqués plus haut afin de permettre le transfert au nouveau détenteur.
Comment le nouveau détenteur doit-il procéder ?
Le nouveau détenteur doit importer les nouveaux numéros de wagon dans sa flotte au
moyen de l’un des 3 procédés expliqués plus haut.
Validation du transfert
L’enregistrement du transfert ne sera possible que lorsque l’ancien et le nouveau détenteurs
auront actualisé leur flotte.
Tant que cette double condition n’aura pas été remplie, le transfert ne sera pas pris en
considération lors de la consultation du site Web.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Consultation publique via le site Web
Un nouveau volet sera prochainement disponible sur le site Web du Bureau CUU
(www.gcubureau.org), pour la consultation de la base de données de wagons.
Ce volet sera ouvert sans vérification d’identité. Il sera possible de chercher un ou plusieurs
wagons simultanément.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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Assistance : comment obtenir de l’aide ou signaler un
problème ?
Remarque : la Notice d’utilisation sera mise à jour sur une base régulière et se terminera
toujours par une « FAQ ». Nous vous recommandons dès lors de toujours vérifier si vous
possédez bien la dernière version de la Notice d’utilisation avant de prendre contact avec
l’Assistance.
Si vous avez néanmoins besoin d’assistance, ou si vous souhaitez signaler un problème
fonctionnel, veuillez prendre contact avec le Bureau CUU via l’adresse électronique
suivante : [email protected]
Si possible, nous vous demandons aimablement d’utiliser le français ou l’anglais comme
langue de communication.
Votre courriel sera traité par le fournisseur IT du Bureau CUU.
Afin d’optimaliser le traitement de votre demande, veuillez s’il vous plaît mentionner les
éléments suivants dans votre courriel :
•
Votre nom d’utilisateur (User ID)
•
Votre mot de passe
•
Une description détaillée du problème que vous rencontrez, c’est-à-dire :
o l’écran de l’application CRM concerné,
o le contenu du message d’erreur (le cas échéant),
o l’opération effectuée avant d’obtenir le message d’erreur ou de rencontrer le
problème,
o joignez éventuellement une saisie d’écran,
o toute autre information pertinente.
Bureau CUU Sprl – 500, avenue Louise –1050 Brussels, Belgium - TVA 0811.425.586
Tél. +32 2 6429554 - Fax +32 2 6445248 – GSM +32 475235348 - [email protected] – www.gcubureau.org
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