Le cachier des Charges de la Mission

DEVIS
PRESTATION PERSONNALISEE
UBIFRANCE / MISSION ECONOMIQUE-UBIFRANCE A MOSCOU
Dossier numéro : Projet N° 17582
Responsables: Virginie LEYTES et Stéphanie MORLEY
Revu par : Laurent DINE
Date : 23 décembre 2011
Prestation sur mesure
MISSION PARTENARIALE INTERNATIONALE
POLES DE COMPETITIVITE FILIERE OPTIQUE PHOTONIQUE
RUSSIE – Saint-Pétersbourg
du 24 au 27 juin 2012
1.
2.
3.
4.
5.
Pôle de compétitivité coordinateur et participants
Demande des participants
Description de la prestation
A noter
Annexes
5.1 Calendrier de travail
5.2 Programme prévisionnel
(au 29 décembre 2011)
6. Contacts pour l’organisation
Ambassade de France en Russie
Mission Economique UBIFRANCE
45, Bolshaya Yakimanka 119 049 Moscou
Tél direct: +7 (495) 937 24 00 Fax: +7 (495) 937 24 01
UBIFRANCE
L’Agence française pour le développement international des entreprises
Siège social : 77 Boulevard St Jacques – 75014 Paris – www.ubifrance.fr
1. POLE DE COMPETITIVITE COORDINATEUR ET PARTICIPANTS
Pôle de compétitivité Coordinateur :
Pôle de compétitivité OPTITEC
Mme Katia MIROCHNITCHENKO
38, rue Frédéric Joliot Curie
13451 MARSEILLE
Tél. : 04 91 05 59 69
Site web : www.popsud.org
E-mail : [email protected]
Participants :
La structure de Gouvernance du Pôle OPTITEC intervient collectivement avec la structure de
Gouvernance du Pôle de Compétitivité ELOPSYS (www.elopsys.fr) et chacune des sociétés
membres des pôles de compétitivité du secteur TIC prenant part à la mission.
2. DEMANDE DES PARTICIPANTS
La mission Partenariale organisée en avril 2011 sur le même secteur en Russie a permis aux
pôles de compétitivité de la filière optique photonique d'acquérir un bon niveau de
connaissance du marché et des nouvelles orientations en matière d'innovation en Russie
mais aussi d'obtenir des pistes concrètes de collaborations ou de partenariats pour leurs
membres. En suivi, ils souhaitent structurer une mission conjointe sur le marché russe
destinée à permettre à leurs membres d’approfondir les relations initiées lors de la
mission menée en 2011 et/ou de concrétiser les projets de partenariats technologiques
envisagés avec les opérateurs russes du secteur.
3. DESCRIPTION DE LA PRESTATION
 Pays/zones concerné(es).
Russie
 Date de la prestation
Du 24 au 27 juin 2012
Cette prestation est soumise à la signature et à l’envoi par chaque entité participante de
l’engagement de participation joint le 23 mars 2012 au plus tard et à la fourniture de
l’ensemble des documents utiles à la réalisation de la prestation, selon le calendrier
proposé au point 5 de ce document.
 Type de prestation : Mission Partenariale Internationale des pôles de
compétitivité filière optique photonique.
UBIFRANCE et la MISSION ECONOMIQUE-UBIFRANCE de Moscou organisent et prennent
en charge les prestations suivantes :
-2-
1 - Organisation d’un programme de rendez-vous individuels ciblés avec des
partenaires technologiques et industriels russes potentiels (entreprises et
laboratoires de recherche) présents sur la Conférence Internationale Laser Optics à
Saint-Pétersbourg.

Méthodologie :
 Ce programme de rendez-vous sera réalisé par la ME-UBIFRANCE de Moscou avec les
entités russes présentes à la Conférence Internationale Laser Optics. Les rendez-vous
seront fixés sur la base des cibles et des projets technologiques et de R&D de chaque
entité française participante, définis par :
-
une fiche profil détaillée qui sera dûment complétée et transmis à UBIFRANCE
avant le 23 mars 2012.
Un entretien téléphonique de ciblage avec la Mission EconomiqueUBIFRANCE de Moscou.
 Chaque entité française participante sera associée à la validation des acteurs
russes pré-ciblés par la ME-UBIFRANCE de Moscou avant de recevoir son
programme de rendez-vous individuels.
 La Mission Economique de Moscou s’engage à transmettre à chacune des entités
russes pré-ciblées une documentation sur l’entreprise française désireuse de la
rencontrer (cette documentation sera fournie par l’entité française en russe, à défaut il
sera fait usage de la présentation Power Point liée au séminaire et déjà traduite en russe).
 La Mission Economique de Moscou s’engage à organiser 5 rendez-vous individuels
pour chaque participant français dans la mesure du possible (sous réserve que le ciblage
soit suffisamment large).

Dates et lieu : Les rendez-vous individuels seront organisés sur le site de la Conférence
Internationale Laser Optics les lundi 25 juin après-midi, mardi 26 juin après-midi et mercredi
27 juin au matin.

Langue utilisée pour les rendez-vous : français en présence d’un interprète françaisrusse pour chaque participant français.
2 - Organisation d’un séminaire sur l’innovation française en optique photonique
sur la Conférence Internationale Laser Optics.

Objectif du séminaire : Ce séminaire permettra aux PME/ETI et laboratoires français
participants de présenter leurs technologies innovantes ou leurs projets de recherche et leurs
besoins en terme de partenariats technologiques pour s’ouvrir des opportunités de
coopération avec leurs homologues russes.

Format de la Rencontre : Après une introduction générale sur l’innovation dans le secteur
optique/photonique en France et en Russie, chaque entreprise ou laboratoire français
participants bénéficiera d’un temps de parole d’environ 10 minutes pour présenter ses
projets de recherche et ses besoins en termes de partenariats technologiques.

Public visé : Partenaires technologiques russes potentiels (entreprises innovantes,
laboratoires de recherches, centres de R&D universitaires…).
-3-

Supports de communication : Chaque intervenant français devra communiquer en amont
une présentation Power Point (5 slides maximum) qui sera traduite en russe. Il est important
de noter que la traduction de cette présentation sera soumise au respect du calendrier de
travail fixé en annexe (dates limites de transmission des différents éléments demandés).

Communication en amont du séminaire :
 Communication par la ME-UBIFRANCE de Moscou auprès des partenaires
technologiques russes potentiels.
 Intégration du séminaire au programme officiel des conférences de la Conférence
Internationale Laser Optics.

Dates et lieu : Ce séminaire sera organisé le mardi 26 juin 2012 au matin dans l’enceinte de
la Conférence.

Langue utilisée par les conférenciers : français avec traduction simultanée en russe.

Déjeuner de networking : Un déjeuner de networking sera organisé en clôture de ce
séminaire.
3 - Supports de communication :

Présentation Power Point en russe (5 slides) : Réalisation d’un support opérationnel qui
présente les projets technologiques et de R&D et les besoins en terme de partenariats
technologiques de l’entité française participante adaptée aux spécificités locales (langue,
format et style de communication). Cette présentation sera traduite sur la base de la
présentation Power Point transmise en amont par le participant français.
Il est important de noter que la traduction de cette présentation sera soumise au respect du
calendrier de travail fixé en annexe (dates limites de transmission des différents
éléments demandés).

Clés USB contenant les présentations Power Point des participants français :
L’ensemble des présentations PP préalablement définies seront intégrées dans une clé USB.

Communiqué de presse collectif : Rédaction et adaptation d’un communiqué de presse
collectif destiné à valoriser la présence d’une délégation française à la Conférence
Internationale Laser Optics. Ce communiqué de presse sera réalisé et diffusé par le Pôle
Presse de la ME-UBIFRANCE de Moscou.

Diffusion des supports :
 Présentations PP : Une fois traduites les présentations PP seront transmises à chaque
participant qui pourra en faire usage dans le cadre du séminaire et lors de ses rendez-vous
individuels.
 Clés USB : 80 clés USB seront réalisées et distribuées à l’auditoire du séminaire
organisé le mardi 26 juin.
 Communiqué de presse collectif : Une diffusion du communiqué sera réalisé auprès de
la presse professionnelle spécialisée russe (supports papier ou numérique).
4 - Information marché.

Les participants français participeront aux conférences d’ouverture de la Conférence
Internationale Laser Optics qui se dérouleront le lundi 25 juin au matin (programme
détaillé non encore disponible).
-4-
5 - Catering.
Les participants à la Mission partenariale bénéficieront de l’organisation et de la prise en
charge :
- du dîner d’accueil le dimanche 24 juin 2012,
- d’un déjeuner de networking à l’issue du séminaire de présentation de
l’innovation française organisé le mardi 26 juin 2012.
6 - Transports locaux :
UBIFRANCE prendra en charge :
 les transferts collectifs aéroport-hôtel à Saint-Pétersbourg uniquement pour les vols
prévus dans le cadre de la mission,
7 - Transport International :
UBIFRANCE prendra en charge un aller-retour Paris-Saint-Pétersbourg / Saint-PétersbourgParis en classe économique aux dates, horaires et conditions suivantes :
 Départ dimanche 24 juin 2012 par le vol AF 2252
Départ Paris : 10h20
Arrivée Saint-Pétersbourg : 15h35
 Retour mercredi 27 juin 2012 par le vol AF 2253
Départ Saint-Pétersbourg : 16h30
Arrivée Paris : 17h55
 Pré-acheminement : un pré-acheminement pourra être organisé au départ des plus
grandes villes de province pour les participants qui le souhaitent.

Compagnie aérienne : AIR FRANCE

Transferts aéroport-Hôtels : pris en charge
Toute autre demande spécifique restera à la charge du voyageur.
-
Ces billets intègrent une assurance annulation, assistance-rapatriement dont les détails
vous seront transmis avec votre billet d’avion électronique.
Ces billets sont remboursables avec une pénalité de 100 € qui restera à la charge du
voyageur.
Ces billets sont modifiables avec une pénalité de modification de 50 € qui restera à la
charge du voyageur (dans la limite des places disponibles et avec réajustement tarifaire).
Important : Pour se rendre sur le territoire russe, le voyageur doit être muni d’un visa et
d’un passeport avec au moins deux pages libres et la validité d’au moins 6 mois après
l’expiration du visa russe demandé. Chaque participant devra réaliser personnellement les
démarches administratives nécessaires à l’obtention de son visa (pour obtenir des
informations complémentaires, merci de vous référer au site suivant, rubrique visas :
http://www.france.mid.ru/index_fr.html)
8 - Hébergement à Saint-Pétersbourg :
UBIFRANCE prendra en charge la réservation et le paiement des 3 nuitées passées sur
place (du dimanche 24 juin 2012 au soir au mercredi 27 juin 2012 au matin) dans
l’hôtel suivant :
-5-
Holiday Inn
Moskovsky Prospekt 97B
Saint-Pétersbourg 196084
Tél. : +7 (812) 448-71-71 • Fax: +7 (812) 448-71-72
MAIL: [email protected]
Chambre single, petit déjeuner et taxes incluses. Tous les suppléments (téléphone, boissons,
extras) seront à la charge de l’intéressé.
Le cas échéant, restent à la charge de chaque entité : les frais d’expédition et de dédouanement
de la documentation de l’entité participante et les repas non prévus au programme collectif de la
délégation.
9 - CONDITIONS
La mission partenariale est réservée en priorité aux Pôles cités au point 1 et à leurs entreprises
membres, avec l’application des tarifs indiqués dans le tableau en haut de page suivante
Dans le cas où d’autres entités souhaiteraient participer à la mission, leur candidature sera
soumise à l’acceptation des Pôles, de la DGCIS et d’UBIFRANCE.
La tarification appliquée à ces entités dépendra de leur statut et sera communiquée au cas par
cas.
*****
- COUTS DE LA PARTICIPATION PAR ENTITE PARTICIPANTE Montant HT de
la prestation *
Subvention
DGCIS
Subvention
UBIFRANCE
Somme à
charge après
récupération
de la TVA
1er inscrit de l’entité participante
3 586 € HT
1 266 € HT
760 € HT
1 560 € HT
A partir du second inscrit de l’entité
3 586 € HT
1 266 HT
Déjà perçue-
2 320 € HT
1er inscrit de l’entité participante
3 736 € HT
1 266 € HT
760 € HT
1 710 € HT
A partir du second inscrit de l’entité
3 736 € HT
1 266 € HT
Déjà perçue
2 470 € HT
Inscription avant le 1er mars 2012
Inscription du 1er mars au 23 mars 2012
*La TVA en vigueur qui sera facturée s’applique sur le montant HT avant déduction des subventions.
4. A NOTER
 Ubifrance et le réseau des Missions Economiques s’engagent à tout mettre en œuvre pour
établir les contacts locaux nécessaires. En aucun cas, Ubifrance et le réseau des Missions
Economiques ne sauraient être responsables des dommages indirects tels que perte d'un marché,
préjudice commercial, trouble commercial quelconque.
-6-
 Toute modification, en cours de prestation, devra être signalée par écrit et pourra
éventuellement donner lieu à un nouvel engagement de participation qui remplacera le précédent.
 Les résultats de la prestation sont la propriété exclusive du client. Il est toutefois expressément
rappelé qu’Ubifrance et le réseau des Missions Economiques restent propriétaires des données,
des connaissances, du savoir-faire et des méthodologies qu’ils détiennent ou avaient obtenus
avant le début de la prestation, objet du présent contrat.
5. ANNEXES
5.1 Calendrier de travail
Dates
Avant le
23 mars
2012
Thèmes
 Transmission à UBIFRANCE du bon d’engagement complété et signé
(1 bon d’engagement par entité participante)
 Transmission à UBIFRANCE de la fiche profil de votre entité
 Validation de votre vol international vers la Russie
Avant le 15
avril 2012
Transmission à UBIFRANCE de votre présentation Power Point (5 slides)
pour traduction (présentation de vos technologies innovantes/projets de
R&D et de vos besoins en terme de partenariats technologiques)
Du 15 avril
au 15 mai
2012
Rendez-vous téléphoniques avec la ME-UBIFRANCE de Moscou pour le
ciblage des rendez-vous individuels et transmission des éléments
nécessaires à la prise de rendez-vous.
5.2 Programme prévisionnel (au 29 décembre 2012)
Dimanche 24 juin
Vol international Paris/Saint-Pétersbourg
10h20
Départ de Paris (Aéroport Charles De Gaulle)
15h35
Arrivée à Saint-Pétersbourg et transfert aéroport-hôtel
Soirée
Accueil et cocktail dînatoire à l’hôtel pour la délégation française
Lundi 25 juin
Matinée
Après-midi
Saint-Pétersbourg / Conférence Laser Optics (hôtel Holiday Inn)
Participation aux conférences plénières d’ouverture
Rendez-vous individuels (en présence d’un interprète par
participant)
-7-
Mardi 26 juin
Matinée
Midi
Après-midi
Mercredi 27 juin
Matinée
16H30
Saint-Pétersbourg / Conférence Laser Optics (hôtel Holiday Inn)
Séminaire innovation française en optique photonique
Cocktail déjeunatoire de Networking
Rendez-vous individuels (en présence d’un interprète par
participant)
Saint-Pétersbourg / Conférence Laser Optics (hôtel Holiday Inn)
Rendez-vous individuels (en présence d’un interprète par
participant)
Départ vol retour vers Paris (arrivée Paris 17h55)
Ou
Participation à la suite de la Conférence Laser Optics (sans prise
en charge de l’hébergement dans le cadre de la mission).
6. CONTACTS POUR L’ORGANISATION
UBIFRANCE
Service Pôle de Compétitivité
et Partenariat Technologique
Virginie LEYTES, Chef de Projet
Tél. : 04 96 17 25 52
Fax : 04 96 17 68 15
Mission Economique-UBIFRANCE Moscou
Stéphanie MORLEY, Chef de filière Nouvelles
technologies, Innovation, Services
Tel. : +7 (495) 937 24 44
Email : [email protected]
web : www.ubifrance.fr
Daria MOCHALOVA, Chargée de développement
Email : [email protected]
Nouvelles technologies, Innovation, Services
Tel. : +7 (495) 937 24 47
Email : [email protected]
Pavel SOUBBOTINE, Chargé de développement
Nouvelles technologies, Innovation, Services
Tel. : +7 (495) 937 24 71
Email : [email protected]
Cette action est réalisée dans le cadre de la convention DGCIS/UBIFRANCE
-8-