Séminaire doctorant (à +17 mois) : réussir une présentation

Séminaire doctorant (à +17 mois) : réussir une présentation orale
Version du 23/02/2015
p2 : en bref, objectifs et organisation
p3 : description des attentes (critères), conseils pour la présentation
p5 : questionnaire pour le retour sur la présentation
Que ce soit durant la thèse ou après la thèse, l'exposé oral est un exercice fréquent,
dont le format est très variable : il peut s'agir d'un séminaire (comme ici), d'une
réunion de travail entre collaborateurs, d'une soutenance de thèse, d'un cours, d'un
concours, etc. L'impact de ces présentations est très important sur la perception
qu'auront vos collaborateurs/votre public/votre jury de votre travail/vos qualités. Il est
donc important de bien identifier le cadre dans lequel va se placer la présentation, les
attentes du public, le message que vous voulez faire passer, et le niveau de
technicité/pédagogie adapté. La durée est bien sûr un autre point crucial qui va
déterminer l'organisation générale et la quantité d'information présente dans vos
transparents.
Le séminaire doctorants a pour but (i) de vous faire connaître au laboratoire, (ii) de
vous donner une opportunité de présenter votre travail face à un auditoire
bienveillant, et (iii) d'identifier vos qualités et faiblesses afin de vous donner des clés
pour des améliorations lors de futures présentations.
Dans la suite sont donc précisés les critères retenus pour évaluer la qualité de votre
présentation, ainsi que des conseils pour vous préparer. La majeure partie des points
discutés sont communs à tout type de présentation (qualité des transparents,
expression orale, etc.). Une des difficultés majeure est en général d'identifier
correctement les points restants : cible, durée, objectif de la présentation (c'est une
question qu'il vous faudra toujours vous poser et à laquelle il faudra répondre avant
de préparer votre présentation). Il s'agira alors de bien équilibrer et doser différents
aspects de la présentation (descriptif ou explicatif, mise en avant de vos contributions
ou d'un travail de groupe, etc.) selon que la présentation s'adresse aux spécialistes
seuls (réunion de travail), ou dans un cadre où votre travail est explicitement évalué
(soutenance de thèse). Pour une meilleure identification de vos forces et faiblesses, et
pour estimer votre capacité à répondre aux attentes (explicitées ci-après), un retour
vous est proposé (ainsi qu'à votre encadrant). Ce retour sera donné par un membre du
comité de suivi des thèses, basé sur les réponses à un questionnaire rempli (i) par les
membres du comité de suivi de thèse, (ii) sur la base du volontariat, par les
personnels ayant un diplôme de doctorat.
Sachez que de nombreuses formations existent pour vous fournir des outils et
méthodologies pour préparer une présentation (fond et forme), pour l'expression orale
(voix et posture), etc. Le séminaire doctorant et le retour sur ce séminaire devraient
vous aider à choisir, le cas échéant, la formation adaptée à vos besoins.
En bref : objectifs et organisation
Voici en résumé, les objectifs et les moyens mis en œuvre pour le « séminaire
doctorant », rendez-vous qui fait partie des procédures du suivi des thèses :
• Objectifs du suivi lors du « séminaire doctorant »
◦ Le doctorant présente ses travaux de recherche ;
◦ La présentation doit répondre aux attentes détaillées dans ce document.
→ les recommandation émises par le comité de suivi de thèse devront être
constructives, et il s'agira d'identifier à la fois les qualités et les faiblesses de
la présentation.
• Critères considérés
◦ Qualité des transparents, de l’expression orale, etc. ;
◦ Qualité des réponses ;
◦ Respect des consignes données (voir ci-après).
• Organisation
◦ Logistique : Bidul (organisation du calendrier + présentation du doctorant et
prise des questions dans le public lors de la présentation)
◦ Date : 2 jours par semaine à partir d'avril (jusqu'à ce que tous soient passés)
◦ Séance : 2 personnes par jour de présentation (créneau de 1h au total)
◦ Présentation : 25mn +5mn (questions)
• Retours et confidentialité
◦ Remplissage du questionnaire
▪ Le comité de suivi des thèses
▪ Sur la base du volontariat, les personnels ayant un diplôme de doctorat
(parmi les chercheurs, post-doctorants, ITA)
◦ Traitement des réponses
▪ Réponses anonymes (réponses par les membres du comité de suivi et les
personnels traitées séparément) + seul le comité de suivi a accès à ces
réponses
▪ Un membre du comité de suivi fait un débriefing avec le doctorant seul,
ou si ce dernier en fait la demande, en présence de ses encadrants. Un
retour peut aussi être demandé par l'encadrant.
Attentes et critères considérés : liste, conseils et astuces
Voici les différents critères qui seront considérés pour évaluer la qualité de la
présentation, ainsi que quelques conseils pouvant vous aider dans votre préparation.
Éléments imposés qui doivent apparaître dans la présentation :
• Contexte, enjeux et objectifs du travail de thèse, perspectives
• Méthodes et outils mis en œuvre pour votre travail
Notez qu'il ne s'agit pas obligatoirement de faire un transparent pour chacun de ces
points : vous avez toute liberté pour les intégrer à vos transparent et à votre discours.
Dernier point important : il sera attendu que votre travail et contribution aux études
et résultats présentés soient identifiables par le comité de suivi (et par le public).
Critères sur les transparents :
• Organisation et lisibilité du texte (en termes de lecture)
• Qualité des figures (lisibilité des axes, légendes, courbes, etc.)
• Orthographe
Conseils : ne multipliez pas les polices/couleurs, n'abusez pas du surlignage, gras, et
italique, soyez attentifs à l’orthographe. Comptez de 0.5 à 1 transparent par minute.
Critères sur l'expression orale :
• Clarté de la voix (parlez en articulant, débit ni trop lent ni trop rapide, volume)
• Posture (adressez-vous au public, utilisez le pointeur, limitez les gestes
parasites, les tics de langage)
• Les figures dans les transparents ont-elles été introduites/présentées, bonne
utilisation des transparents comme support ?
Conseils : votre posture et votre ton sont les premiers messages perçus par vos
interlocuteurs et constituent une arme importante qui peut jouer soit en votre faveur,
soit en votre défaveur. De manière générale, évitez les « trop » (trop débonnaire, trop
agressif, trop timide, trop sûr de soi, trop neutre...) !
Critères sur l'ensemble (transparents + discours) :
• Logique et cohérence dans l'organisation des transparents et explications
• Pédagogie de la présentation
• Maîtrise du domaine de recherche et des travaux réalisés
• Respect du temps imparti
• Qualité des réponses aux questions
Conseils : le contenu des transparents et du discours jouent un rôle complémentaire.
Dans l'auditoire, certains seront plus sensibles à l'information lue, d'autres à
l'information entendue. L'information doit donc être redondante (la simple lecture
des phrases du transparent est cependant à bannir !). Faites preuve de pédagogie et
clarté dans vos explications, et prêtez attention à la logique de vos arguments.
Sachez trouver un fil conducteur qui vous guidera (ainsi que votre public) du début à
la fin de votre présentation. Sachez simplifier et écarter l'accessoire 1 (surtout quand
le temps est court), mais soyez capables de faire émerger la complexité du
problème/étude/travail si elle existe (dans le cas contraire, votre auditoire pourrait
avoir une idée plutôt négative de la quantité de travail que vous avez réalisé).
Pour les questions, il est important de bien s'y préparer. Sachez qu'il y a
grossièrement deux types de questions : (i) les questions factuelles qui attendent une
réponse précise et courte, et (ii) les questions génériques qui attendent un
complément d'information ou d'explication, ou votre avis sur un point particulier.
Dans le premier cas, n'essayez pas d'inventer une réponse ou de baratiner pour faire
du remplissage, c'est très mal perçu et complètement rédhibitoire dans certains
contextes. Si vous n'en avez aucune idée, soyez honnêtes. Dans le second cas, soyez
prêts à être déstabilisés et surpris : certaines questions vous paraîtrons simples et/ou
stupides soit (i) parce qu'elles le sont (tout le monde n'est pas expert de votre
domaine, une subtilité peut avoir échappé à votre auditoire, ou vos explications
étaient confuses et contradictoires), mais aussi parce que dans certains cas (ii) elles
sont subtiles et profondes. Dans tous les cas, une réponse mesurée et appropriée est
attendue (n'hésitez pas à demander à votre interlocuteur si votre réponse le satisfait
ou s'il veut plus d'informations). Par ailleurs, il est important (i) d'écouter la
question jusqu'au bout (n'interrompez pas votre interlocuteur dès le début de sa
phrase), (ii) de prendre un temps de réflexion avant de répondre, (iii) de reformuler
la question et demander confirmation en cas de doute, (iv) d'être concis et bref dans
vos réponses (il ne s'agit pas bien sûr de faire du oui-non, mais les réponses fleuves
ont rarement de la valeur ajoutée et empêchent d'autres questions d'être posées).
Pour conclure, c'est aussi à vous, en cas de question générale, de vous raccrocher à
des choses que vous savez pour donner des informations intéressantes à votre
interlocuteur, car c'est souvent ce qu'il attend de vous : être intéressé et apprendre
des choses. Notez aussi que vous serez amenés à rencontrer des personnes qui vous
poseront des questions de manière très agressive (volontairement ou
involontairement) : ne paniquez pas, ne soyez pas déstabilisé, restez calme et posé, et
répondez de manière claire et efficace à la question.
Pour vous préparer aux questions, voici trois conseils pour terminer: (i) assurez-vous
que vous êtes capables d'expliquer toutes les figures que vous présentez dans vos
transparents. Si ce n'est pas le cas, il vaut mieux les remplacer par des plus
adaptées ; (ii) ne vous mettez pas en danger inutilement en présentant un point sur
lequel vous êtes vraiment mal à l'aise ; (iii) entraînez-vous à répondre à des
questions durant vos répétitions avec votre encadrant !
Critères plus subjectifs :
• Enthousiasme de l'orateur
• Capacité à capturer l'attention et l'intérêt du public
• Ressenti global sur la présentation
Commentaire final: le but de l'ensemble des points précédents n'est pas de lisser ou
formater complètement ce que seront vos présentations, mais de maximiser
1
Gardez par exemple en tête que ce qui vous a pris le plus de temps à faire ne mérite parfois pas de nombreux
transparents (sauf dans des cas précis, comme les réunions de travail, où le détail peut intéresser votre public).
l'attention et l'intérêt que prêteront vos auditeurs à votre exposé dans le temps
imparti. Gardez en tête que les publics sont généralement bienveillants et que leur
préoccupation principale reste l'intérêt et la curiosité, espérant apprendre et
découvrir des choses nouvelles (ces attentes restent présentes, même dans le cadre
plus contraint de jurys d'évaluation ou de concours). N'ayez donc pas peur d'être
enthousiastes et de faire preuve d'originalité et de personnalité dans vos transparents
et discours. Sachez et osez prendre des risques et faire des choix, mais rappelez-vous
que toute prise de risque est à double tranchant, car il ne garantit pas le ralliement
immédiat à votre point de vue/façon d'exposer.
Questionnaire pour mettre au jour les points fors et faiblesses de la
présentation du séminaire doctorant
Recommandations à l'attention de ceux qui rempliront ce questionnaire :
• garder en tête le fait que le doctorant n'est qu'à la moitié de sa thèse ;
• merci d'apporter un avis aussi objectif que possible, quels que soient vos
intérêts et convictions sur les thématiques représentées.
N.B. : pour toutes les questions, la réponse est à choisir parmi une valeur entre 1
(faiblesse) et 5 (point fort).
I. Critères liés à la qualité des transparents
1. Organisation et lisibilité
2. Orthographe/grammaire/syntaxe
3. Lisibilité des figures (axes, légende)
II. Critères liés à la qualité de l'oral
1. Compréhensibilité (voix audible, débit raisonnable)
2. Posture et gestuelle durant l'exposé
3. Présentation des figures : ont-elles été décrites et discutées à l'oral ?
4. Utilisation du pointeur (si disponible)
III. Critères sur l'ensemble (transparents + discours)
1. Pensez-vous que les transparents et l'exposé forment un ensemble cohérent ?
2. Estimez-vous que les explications/raisonnements donnés sont convaincants ?
3. Pensez-vous que la présentation était pédagogique ?
4. Maîtrise par le doctorant de son domaine et travail de recherche
5. Qualité des réponses aux questions
IV. Respect des attentes
1. Respect du temps imparti ? [Réponse oui/non]
2. Contexte et objectifs du travail de thèse clairement présentés ?
3. Méthodes et outils mis en œuvre pour le travail clairement présentés ?
4. Le travail du doctorant est-il bien identifié ?
5. Perspectives et travail prévu dans le reste de la thèse ont-ils été bien présentés ?
V. Critères plus subjectifs (à propos de la perception de la présentation)
1. Enthousiasme et énergie de l'orateur
2. Capacité à avoir transmis l'importance, la difficulté, et la qualité du travail
réalisé
VI. Commentaires divers [question ouverte]