Escat site pilote pour l`interface entre I`Car DMS et le configurateur

Escat site pilote pour l’interface entre
I’Car DMS et le configurateur SA3 de BMW
Après avoir contribué à la mise en place de l’interface entre
I’Car DMS et le configurateur SA3 de BMW, le concessionnaire
Escat en a testé l’efficacité. Une phase pilote à l’issue de laquelle
le concessionnaire a constaté différents bénéfices.
Concessionnaire BMW à Albi et Rodez, Escat
réalise un chiffre d’affaires de 25 millions
d’euros et compte 37 collaborateurs. La
société, équipée de I’Car DMS depuis 2005,
attendait de longue date le développement
d’une interface entre son DMS et le configurateur SA3 du constructeur automobile BMW.
" Si nous étions déjà satisfaits de la convivialité et des fonctionnalités avancées
proposées par ce DMS, cette interface nous
était indispensable pour améliorer nos
processus de gestion, explique le concessionnaire Jean-François Escat. Raison pour
laquelle, lorsque nous avons été sollicités
pour contribuer au développement de cette
interface et pour en être le site pilote, nous
avons accepté avec enthousiasme ! "
Des besoins d’automatismes
clairement définis
Créer une passerelle technique entre I’Car
DMS et SA3 n’était pas, dans le cadre de ce
projet, une fin en soi. Escat attendait en effet
beaucoup plus de cette interface. " Nous
souhaitions notamment que I’Car DMS
puisse reprendre directement en facturation
l’ensemble des données saisies lors de la
prise de commande, ajoute Antoine Ruiz. Par
ailleurs, nous entendions également que, dès
lors qu’une offre est faite dans SA3, cela
génère une action de rappel obligatoire dans
l’agenda des vendeurs. Enfin, nous voulions
que I’Car DMS reprenne automatiquement
les codes des nouveaux modèles de véhicules
du configurateur SA3 ".
Un travail d’équipe pour une interface
bénéfique aux concessionnaires BMW
La première étape de ce projet fut de monter
une équipe composée des dirigeants d’Escat,
du responsable informatique et du responsable
SA3 de BMW ainsi que des représentants de
la direction produits I’Car Systems.
Après une phase de concertation entre Escat,
I’Car Systems et BMW, les différentes équipes
se sont mises au travail pour répondre aux
besoins des uns tout en tenant compte des
contraintes, notamment techniques, des
autres.
" Nous avons notamment commencé par
réaliser ensemble un état des lieux de nos
processus de facturation, de manière à bien
définir nos besoins, explique Antoine Ruiz,
directeur commercial d’Escat. Une démarche
nécessaire, pendant laquelle nous avons pu
apprécier l’écoute de nos différents interlocuteurs, soucieux de répondre à l’ensemble de
nos attentes en termes de fonctionnalités ".
Optimisation des prises de commandes
Alors que ces différentes demandes ont été
prises en compte et que l’interface est
désormais opérationnelle, Escat constate déjà,
après trois semaines d’utilisation seulement, un
certain nombre de bénéfices.
" Les créations d’actions dans les agendas de
nos vendeurs fonctionnent bien, ce qui leur
permet de relancer leurs clients et de
conclure plus rapidement leurs ventes,
indique Antoine Ruiz. De même, tous les
codes des nouveaux modèles de véhicules
proposés dans le configurateur SA3 sont
automatiquement repris dans I’Car DMS.
Nos assistantes, qui n’ont plus de ressaisies
à faire, gagnent un temps précieux ". La
création de cette interface permet également
aux chefs des ventes d’animer tous les
contacts générés par SA3. " Désormais,
toutes les affaires en cours sont suivies par
le chef de vente via le « Portefeuille
opérations », ajoute Antoine Ruiz. C’est un
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véritable outil d’aide au management, qui
permet de suivre et de relancer chaque
contact et de ne plus passer à côté
d’opportunités de vente ".
Accélération et sécurisation des
processus de facturation
L’interface entre SA3 et I’Car DMS permet
également d’optimiser, de fiabiliser et
d’améliorer le suivi de toute la chaine de
facturation. " Dès lors que le véhicule est
configuré dans SA3 et la commande saisie,
elle passe automatiquement en facturation
dans I’Car DMS, explique Antoine Ruiz. Une
procédure d’autant plus appréciable que
cette intégration comptable prend
également en compte toutes les options
particulières, tels que l’arrondi de TVA ". Une
fois encore, cette automatisation génère de
nouveaux gains de temps pour les assistantes
commerciale et permet par ailleurs d’éviter les
erreurs de ressaisie. " Désormais, nous
pouvons également supprimer la reprise d’un
véhicule d’une facture de vente, ajoute
Antoine Ruiz. Une dissociation qui était
indispensable, notamment lorsque le nom de
l’acheteur est différent de celui à qui nous
reprenons la voiture. Notre comptabilité est
ainsi plus juste ".
Les plus de l’interface
I’Car DMS et SA3 de BMW
• Automatisation des processus de
commandes et de facturation
• Amélioration du suivi commercial
• Optimisation et fiabilisation des
procédures comptables
Activité Escat
Activité : concessionnaire BMW
Implantation : Albi et Rodez
Effectifs : 37 collaborateurs
CA 2012 : 25 millions euros
Configuration I'Car DMS
Version 2.63