Guide du gestionnaire

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5909-GuidePackBusinessEntr_gestionnaire_61355:Mise en page 1 11/07/12 17:59 Page1
Faire équipe avec vous
PACK BUSINESS ENTREPRISES
Guide du gestionnaire
sfrbusinessteam.fr
Table des matières
1- Se connecter au portail gestionnaire
p. 3
2- Configurer les postes des utilisateurs
p. 5
p. 6
p. 7
p. 8
Modifier les coordonnées des utilisateurs
Modifier le profil d’appels sortants des utilisateurs
Modifier les services de téléphonie d’un utilisateur
3- Paramétrer l’Accueil Vocal Interactif (AVI)
Accueil Vocal Interactif
Modifier le nom et le numéro privé de votre AVI
Configurer les annonces et les horaires de votre AVI
Configurer les choix de votre AVI
Activer votre AVI
4- Gérer les groupes
Gérer les groupes d’appels
Paramètres du groupe d’appels
Configurer les groupes d’appels
Gérer les groupes d’interceptions
Gérer vos entités
p. 10
p. 10
p. 10
p. 11
p. 12
p. 12
p. 13
p. 13
p. 13
p. 14
p. 15
p. 16
5- Gérer les exports
p. 18
6- Gérer les numéros abrégés
p. 19
7- Consulter les sites Office Zone
p. 20
1 Se connecter au portail gestionnaire
En tant que gestionnaire vous pouvez :
gérer votre répertoire d’entreprise (modification des noms, prénoms,
numéros privés, de vos utilisateurs, modification de la liste des numéros abrégés),
configurer les services de téléphonie de votre entreprise (groupes d’appels, groupes
d’interceptions), et ceux de vos utilisateurs (renvoi d’appel, signal d’appel, etc.),
gérer les restrictions d’appels sortants de vos collaborateurs.
Pour vous connecter au portail dédié au gestionnaire
1. Connectez-vous à l’Espace client depuis le site www.sfrbusinessteam.fr.
2. Rendez-vous sur la mire de connexion
de l’Espace client Gestionnaire
à droite sur la page d’accueil et
renseignez votre identifiant et votre
mot de passe.
À savoir
Si vous n’avez pas encore de
compte gestionnaire, cliquez sur
Création de compte.
Guide du Gestionnaire / Pack Business Entreprises
p. 3
3. Cliquez sur l’onglet : Votre flotte mobile /
Vos VPN / Gérer les services de téléphonie
de votre entreprise.
Cliquez sur
“Votre flotte mobile”
Cliquez sur “Vos VPN”
Cliquez sur “Gérer les
services de téléphonie
de votre entreprise”
4. En tant que gestionnaire de flotte vous pouvez :
gérer votre répertoire
d’entreprise (modification
des noms, prénoms, numéros
privés) et configurer les
lignes de vos utilisateurs, 1
1
2
3
4
5
> gérer les restrictions
d’appels sortants de vos
collaborateurs,
> configurer les services de
téléphonie de vos
utilisateurs (renvoi d’appel,
signal d’appel, etc.),
configurer les services de groupes de votre entreprise (groupes d’appels,
d’interceptions et Entités), 2
visualiser les exportations de configuration des services de téléphonie de
votre flotte, 3
gérer la liste des numéros abrégés, 4
consulter vos sites Office Zone. 5
p. 4
2 Configurer les lignes des utilisateurs
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes utilisateurs .
Visualisez l’ensemble de vos utilisateurs (fixe, mobile, fixe + mobile, mobile sur site,
accueil vocal interactif) déclarés dans votre entreprise.
Cliquez sur un utilisateur pour accéder à la modification de ses coordonnées (nom,
prénom, numéro privé), à la configuration de ses profils d’appels sortants ou encore
à la modification de ses paramètres de téléphonie.
6
1
2
3
5
4
À savoir
Vous pouvez par exemple :
• effectuer une recherche d’utilisateur, sur son nom, prénom, numéro public, privé,
fixe ou mobile, 1
• afficher un seul type de ligne en le sélectionnant dans le menu déroulant
Type ligne , 2
• filtrer via Entité un ensemble de lignes regroupées par le Gestionnaire de flotte, 3
• effectuer les modifications en masse. Celles-ci ne peuvent se faire que sur les
mêmes types de Forfaits (Fixe, Fixe+Mobile, Mobile avec option PABX mobile et
Mobile sur site), 4
• exporter la configuration de téléphonie des lignes utilisateurs, sélectionner les
lignes souhaitées et cliquer sur Exporter . 5
Une fois téléchargés, vos exports sont disponibles sur l’onglet Mes exports . 6
p. 5
Modifier les coordonnées des utilisateurs
Cliquez sur un utilisateur. 1
Cliquez sur Modifier . 2
Modifiez le nom, le prénom, le numéro privé fixe (si présent) et/ou le numéro privé
mobile (si présent). 3
Validez.
1
2
3
À savoir
Les modifications sont prises en compte automatiquement dans votre annuaire
d’entreprise et sur les écrans de vos postes téléphoniques (redémarrage nécessaire).
p. 6
Modifier le profil d’appels sortants des utilisateurs
Gérez les restrictions d’appels sortants de vos collaborateurs en leur attribuant un des
profils proposés.
Connectez-vous à l’interface
gestionnaire et cliquez sur l’onglet
Mes utilisateurs .
Cliquez sur un utilisateur. 1
1
Choisissez le profil souhaité.
Validez.
2
Description des profils d’appels disponibles
n° SFR 123,
Vers n°
Vers n°
Vers n°
Vers n°
Choix
900, 907, 931,
Vers
Vers n°
DOM et TOM
internes
commençant commençant
du profil dans 950 et n° d'urn° fixes mobiles
(0262, 0269,
(fixes et
par 0800
par 087
l’extranet
gence sans resfrançais français
0508, 0590,
mobile)
ou 0805
ou 09
triction horaire
0594, 0596)
Vers tous les n° Kiosk
(OX 1…XN, avec
2<N<7)
et tous les numéros
commençant par 08
(hors 0800, 0805,
087)
Plage horaire
(quand applicable)
Interne
4
4
x
x
x
x
x
x
Fixe National
L-V
4
4
4
x
4
4
x
x
Fixe National
7j/7 - 24h/24
4
4
4
x
4
4
x
x
Nationa L-V
4
4
4
4
4
4
x
x
Du lundi au vendredi
de 8h à 20h
Nationa L-S
4
4
4
4
4
4
x
x
Du lundi au samedi
de 6h à 21h
National
4
4
4
4
4
4
x
x
Sans
restriction
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
x
x
x
x
x
x
x
Interne
sur site
4
4
x
x
x
x
x
x
Fixe National
L-V sur site
4
4
4
x
4
4
x
x
Fixe National
7j/7 - 24h/24
sur site
4
4
4
x
4
4
x
x
Nationa L-V
sur site
4
4
4
4
4
4
x
x
de 8h à 20h
Nationa L-S
sur site
4
4
4
4
4
4
x
x
Du lundi au samedi
de 6h à 21h
National
sur site
4
4
4
4
4
4
x
x
Restreint site,
quand le
mobile est
sur site
Office Zone
Restreint site,
quand le
mobile est
hors site
Office Zone
de 8h à 20h
de 8h à 20h
Pour les profils dépendant de plages horaires : en dehors des horaires travaillés et jours fériés (01/01, 01/05, lundi de Pâques, 08/05, 14/07, 15/08,
01/11, 11/11, 25/12) les profils d’appels sortants sont équivalents au profil Interne.
p. 7
Modifier les services de téléphonie d’un utilisateur
Vous pouvez activer des options pour vos utilisateurs et effectuer les
modifications individuellement ou en masse
Connectez-vous
à l’interface gestionnaire
et cliquez sur l’onglet
Mes utilisateurs .
Cliquez sur un utilisateur.
Ouvrez le bloc Options .
Visualisez les options sur vos lignes fixe et/ou mobile ou activez l’option Microsoft®
Office Communicator pour vos lignes fixes.
Présenter un autre numéro fixe
Ouvrez le bloc Gestion des appels sortants .
Sélectionnez un numéro fixe de l’entreprise dans le champ Affichage du numéro .
1
2
2
Choisissez votre numéro fixe parmi les
numéros fixes de l’entreprise ou les numéros
3
des groupes d’appels.
3
Validez, le service est alors pris en compte
immédiatement.
À savoir
Vous pouvez afficher n’importe quel numéro
fixe de l’entreprise pour les appels sortant
fixes ou mobiles de votre entreprise.
p. 8
1
Personnaliser l’accueil téléphonique
Ligne par ligne, personnalisez les annonces d’accueil, de mise en attente et d’attente
sur double appel.
Connectez-vous à l’interface
gestionnaire et cliquez sur
l’onglet Mes utilisateurs .
1
2
Cliquez sur un utilisateur,
Ouvrez le bloc Gestion des appels sortants .
Téléchargez vos annonces. 1
Associez l’annonce téléchargée à un type d’annonce
(accueil, mise en attente, attente sur double appel). 2
Validez.
À savoir
Les annonces téléchargées ne peuvent être sélectionnées que dans une même session
(2 Mo ou 2 minutes maximum par annonce)
• Mode interruptif = votre poste sonne, et l’annonce d’accueil s’arrête dès que vous décrochez.
• Mode pré-décroché = l’annonce est jouée en totalité avant de faire sonner votre poste.
Vous avez la possibilité d’utiliser la modification en masse de ce paramétrage.
Configurer les touches programmables des postes
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur
l’onglet Mes utilisateurs .
1
Ouvrez le bloc Configuration des touches
programmables du poste .
Choisissez votre type de touches programmables
(raccourci, supervision, interception). 1
1
Cliquez sur
pour sélectionner la ligne
à superviser ou mettre en raccourci. 2
2
Validez.
À savoir
• Votre poste redémarre automatiquement pour prendre en compte votre configuration.
• En choisissant interception, vous pourrez intercepter tous les appels entrants des
lignes déclarées dans le groupe d’interception auquel vous appartenez.
Les écrans s’adaptent en fonction du type de ligne que vous configurez (fixe,
fixe+mobile, mobile sur site, etc.).
p. 9
3 Configurer l’Accueil Vocal Interactif (AVI)
Accueil Vocal Interactif (AVI)
Description
L'Accueil Vocal Interactif (appelé aussi Serveur Vocal Interactif ou SVI) vous permet
d'orienter automatiquement les appels entrants de votre entreprise. Vous avez la
possibilité de proposer un accueil personnalisé et différent suivant des plages horaires
et congés de votre choix.
Le AVI est une ligne spécifique à souscrire auprès de SFR Business Team.
Caractéristiques :
AVI Pack Business Entreprises
Type de Numéro
Extranet de configuration
Nombre de niveaux hiérarchiques
Nombre de destinations possibles (heures ouvrées)
Nombre de destinations possibles
(heures de fermeture, congés, ou jours férié)
Géographique
Oui
1
9
9
Annonce de jour
Oui
Annonce de nuit (heures de fermeture, congés ou jours fériés) Oui
Personnalisation des annonces
Oui (à télécharger par l’entreprise)
Modifier le nom et le numéro privé de votre AVI
Choisissez “AVI” dans le type de ligne. 1
Cliquez sur la ligne à configurer. 2
1
2
p. 10
• Cliquez sur “Modifier” pour modifier les champs souhaités :
nom, prénom et numéro privé puis validez. 3
3
Configurer les annonces et les horaires de votre AVI
Cliquez sur bloc Gestion de l'accueil vocal
interactif . 1
3
3
Cliquez sur Télécharger des annonces . 2
Associez une annonce (que vous venez de
télécharger) aux heures ouvrées. 3
Associez une annonce (que vous venez
de télécharger) aux heures de fermeture. 4
Définissez vos heures ouvrées pendant lesquelles
l’annonce sélectionnée 3 sera jouée lorsque
vos correspondants appelleront le AVI, puis validez. 5
Définissez vos jours de congés (par période
ou par jour unitaire) pendant lesquels l’annonce
sélectionnée 4 sera jouée lorsque vos correspondants
appelleront le AVI, puis validez.
6
p. 11
44
Configurer les choix de votre AVI
Activez/Désactivez la touche
que vous souhaitez rendre
active ou inactive. 7
Associez un renvoi pour vos
heures ouvrées pour chaque
touche activée. 8
Associez un renvoi pour vos
heures de fermeture pour
chaque touche activée. 9
Validez.
À savoir
• Un jour férié doit obligatoirement être défini pour le bon fonctionnement de l’AVI
• Les annonces téléchargées (débit minimum 128 kbps) ne peuvent être écoutées
depuis l’interface.
• Le nombre de période de congés et de jours de congés est limité à 20.
Activer votre AVI
Pour activer votre AVI :
veiller à finaliser sa personnalisation : attribution d’annonces en fonction de
tranches horaire, jours fériés, attribution des choix des touches puis cliquez sur
Activé ,
Activez/Désactivez votre AVI. 1
1
À savoir
Si votre AVI est “désactivé”, vos correspondants sont redirigés vers un disque
indiquant qu’on ne peut donner suite à leur demande.
p. 12
4 Gérer les groupes
Gérer les groupes d’appels
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion des groupes/
Groupe d’appels .
Visualisez l’ensemble de vos
groupes d’appels.
Cliquez sur le nom du groupe
pour visualiser la liste de ses
membres.
Cliquez sur
pour modifier les
paramètres du groupe d’appels et
la liste des membres.
À savoir
Attention, vous ne pouvez pas supprimer les groupes d’appels via l’interface
gestionnaire car ils sont associés à un contrat comme une ligne fixe ou mobile.
Pour souscrire un groupe d’appels, contactez votre distributeur SFR Business Team.
Paramètres du groupe d’appels
Mode de distribution des appels : permet de choisir votre façon de faire sonner les lignes
(ou membres) connectées au groupe d’appels. A disposition, 5 algorithmes sont proposés :
Linéaire : le premier membre connecté et disponible est choisi en parcourant la liste du
premier au dernier. Ce mode privilégie l'activité des membres placés en tête de liste.
Cyclique : le premier membre connecté et disponible est choisi en parcourant la liste
cycliquement à partir du membre suivant le dernier à avoir répondu
Aléatoire : sélectionne de manière aléatoire un membre parmi ceux qui sont connectés
Poste libre : sélectionne le membre qui est au repos depuis le plus long temps
Parallèle : tous les postes des membres sonnent en même temps
Délai de renvoi sur non-réponse : délai au bout duquel un correspondant est redirigé vers la
destination du renvoi du groupe d’appels. Valeur par défaut = 40 secondes (configurable
entre 5 et 7200 secondes).
p. 13
Taille de la file d’attente : permet de modifier la façon dont vous voulez faire attendre les
correspondant appelant le groupe d’appels lorsque tous les membres connectés au
groupe d’appels* sont, soit en communication, soit en statut “Absent” *.
Si la valeur = 0, et aucun membre n’est disponible, tous les nouveaux appels sont
redirigés vers la destination du renvoi (cf. dessous),
Si la valeur = 1, le premier nouvel appel est placé en attente pendant x secondes
(x étant la valeur du délai de renvoi sur non réponse). Passé ce délai; l’appel est redirigé
vers la destination du renvoi (cf. dessous). Tous les appels qui se présentent pendant
le délai de x secondes sont redirigés vers la destination du renvoi,
Valeurs possibles : entre 0 et 50 appels en attente.
Valeur par défaut = 1 (configurable en 0 et 50 appels en attente).
Délai inter appel : est le délai qui s’écoule avant qu’un nouvel appel soit présenté sur un
même membre.
Valeur par défaut = 30 secondes (minimum : 1 seconde, maximum : 180 secondes)
Destination du renvoi : est la destination du renvoi d'appels en cas de non-réponse du
groupe d’appels (aucun membre connecté ou tous en position “Absent”).
Choix possible : numéro téléphonique libre, disque de dissuasion (“Je suis désolé, je ne
peux pas donner suite à votre appel. Veuillez rappeler ultérieurement”) ou pas de renvoi
(tonalité occupée).
*cf. “Je me connecte au groupe d’appels”.
Configurer les
groupes d’appels
Choisissez le mode de distribution
des appels. 1
Choisissez la taille de la file d’attente. 2
Choisissez le délai inter appels. 3
Choisissez le délai de
renvoi sur non-réponse. 4
La destination du renvoi. 5
Ajoutez les membres de
votre groupe (fixe ou mobile). 6
Validez.
p. 14
À savoir
Lorsque le gestionnaire de flotte ajoute pour la première fois une ligne dans un groupe
d’appels, le poste redémarre afin d’afficher les touches contextuelles spécifiques aux
groupes d’appels : Connexion / Déconnexion / Gestion de présence (absent/présent).
Les membres avec des terminaux mobiles doivent se connecter aux groupes d’appels
via l’extranet de configuration.
Utilisation des touches contextuelles du téléphone :
• Pour se connecter au(x) groupe(s), appuyez sur :
.
• Pour rester connecté au(x) groupe(s), mais pour ne plus recevoir momentanément
d’appels, appuyez sur la touche contextuelle :
.
• Pour rester connecté au(x) groupe(s), et pour recevoir de nouveau des appels,
appuyez sur la touche contextuelle
.
• Pour se déconnecter au(x) groupe(s), appuyez sur plus/
:
> le poste n’est plus connecté au(x) groupe(s) auxquels il a été défini en tant que
membre par le gestionnaire de flotte.
> il ne reçoit plus que les appels qui lui sont directement adressés.
Gérer les groupes d’interceptions
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion des groupes
/ Groupe d’interceptions .
Visualisez l’ensemble de vos groupes
d’interceptions.
Cliquez sur le nom du groupe pour visualiser la
liste de ses membres.
Cliquez sur
pour modifier le nom
du groupe et la liste des
membres du groupe
d’interceptions.
À savoir
Cliquez sur
pour supprimer un groupe d’interceptions.
Cliquez sur “Ajouter” pour créer un nouveau groupe
d’interceptions.
p. 15
Gérer vos entités
Une entité est un regroupement de lignes (fixes ou mobiles) que le Gestionnaire de flotte
crée et modifie pour faciliter la configuration de ses lignes.
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion des
groupes/Entité . 1
Visualisez l’ensemble de vos Entités.
Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle Entité. 2
Cliquez sur
pour supprimer une Entité. 3
Cliquez sur
pour modifier le contenu de l’Entité. 4
1
2
4
3
À savoir
Par exemple, vous pouvez regrouper les lignes fixes ou mobiles de votre entreprise par
région en créant une entité pour chaque région. Sélectionnez une entité, puis avec des
actes en masse, appliquez rapidement une politique de présentation du numéro propre à
cette région. La suppression d’une Entité n’a aucun impact sur les lignes qu’elle contient.
Une fois créée, l’entité devient un filtre supplémentaire pour l’affichage de vos lignes dans
l’interface Mes Utilisateurs (voir chapitre 2).
p. 16
Création d’une Entité
Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle Entité. 2
Saisissez un nom pour votre Entité. 6
Ajoutez des membres à votre Entité. 7
Validez. 8
6
7
8
p. 17
5 Gérer les exports
Retrouver dans “Export”, l'ensemble des fichiers de configuration de vos services de
téléphonie (destination des renvois, type de renvois activés, configuration de la sonnerie
multiple, etc) générés depuis l’onglet “Mes Utilisateurs”.
En un coup d'œil, contrôlez par exemple, l'ensemble des renvois sur non-réponse de
votre flotte.
Rappel pour générer un fichier
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes Utilisateurs . 1
Sélectionnez les lignes dont vous souhaitez visualiser la configuration. 2
Cliquez sur Export. 3
1
2
3
À savoir
La durée d’exportation dépend du nombre de lignes à exporter.
Formats disponibles : .xls, .pdf, .csv
p. 18
6 Gérer les numéros abrégés
Gérer la liste des numéros abrégés de votre entreprise en toute simplicité
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Numéros abrégés .
Visualisez votre liste de numéros abrégés. 1
Ajoutez unitairement une entrée
à votre liste. 2
Importez en masse l’ensemble de votre liste. 3
1
Exportez l’ensemble de votre liste. 4
Validez.
3
4
2
Importer en masse la liste de numéros abrégés
Cliquez sur Importer votre liste de numéros
publics.
Sélectionnez le fichier sur votre PC au
format .csv (séparateur ; ) sous le format :
Validez.
Conseils d'utilisation pour le fichier d'importation :
- ne pas laisser de champs vides (les champs contenant des espaces sont considérés comme vides),
- ne pas utiliser de caractères accentués ni de caractères spéciaux (comme #, @, &, §, %, {, ...).
- respectez le format standardisé des numéros de téléphone +(CC) (n° de téléphone). Exemple pour le
numéro français à 10 chiffres 0179711000, saisissez +33179711000.
À savoir
Votre fichier .csv doit obligatoirement inclure la première ligne désignant les nom,
prénom, numéro public et numéro privé.
p. 19
7 Consulter les sites Office Zone
Un site Office Zone correspond à l’adresse postale de votre entreprise. A partir de cette
zone, vous pouvez bénéficier d’avantages tarifaires pour vos appels sortants mobile,
mais vous pouvez également choisir d’appliquer des profils d’appels sortants spécifiques
(voir liste des profils page 7).
Visualisez l’ensemble de vos sites Office Zone
Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Consulter les sites
Office Zone .
Visualisez l’ensemble de vos sites déclarés sur votre VPN.
Fonctionnement
1 - Lorsque le site est déclaré en Office Zone, les mobiles sur site bénéficient
d’une tarification privilégiée lorsque les appels sont passés depuis le(s) site(s) de
l’entreprise (cf. Forfait Mobile sur site et Forfaits compatibles)
2 - Lorsqu’il se trouve sur un des sites Office Zone, un mobile peut avoir un profil
d'appels sortants spécifique. Exemple : le profil Restreint site : un mobile présent sur
le site Office Zone pourra émettre des appels sortants sans restrictions.
En dehors du/des sites(s) de l’entreprise : seuls les appels vers les numéros
d’urgence, 123, 900, 907, 931 et 950 sont autorisés.
La gestion des profils d’appels sortants peut être configurée à la ligne depuis l’onglet
Mes utilisateurs .
p. 20
Notes
p. 21
Notes
p. 22
Notes
p. 23
Aujourd’hui, les entreprises souhaitent avoir en face d’elles de vrais professionnels
qui puissent anticiper tous leurs besoins.
L’unique objectif de SFR Business Team est de devenir le partenaire privilégié de
toutes les entreprises privées et publiques, en proposant des solutions simples
et performantes adaptées en tout point à leurs attentes et en les accompagnant
dans leur mise en œuvre.
Sur un marché complexe où les offres sont multiples et où une innovation chasse
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SFR Business Team, marque du groupe SFR, est à destination des entreprises. Crédits photos : Getty Images.

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