Quelles sont les dépenses qui peuvent être

Extrait n° 3 du Guide Pratique du Secrétaire CE
« Quelles sont les dépenses qui peuvent être imputées
sur le budget de fonctionnement ? »
Gérer les budgets du CE
Toutes les
étapes pour
être sûr
d’appliquer
la bonne
méthode
La
réponse
à la
question
Budget de fonctionnement : à quoi doit-il servir ?
L’employeur est tenu de verser au comité d’entreprise un budget de fonctionnement d’un montant
minimum annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute. Attention, vous devez dépenser ce
budget avec précaution !
La bonne méthode
% Étape 2 – Respecter la procédure pour
engager une dépense
% Étape 1 – Connaître les dépenses
pouvant être imputées sur le budget
de fonctionnement
Vous ne pouvez pas engager une dépense
sans avoir obtenu au préalable l’autorisation
du comité d’entreprise.
Le budget de fonctionnement doit permettre au
CE d’exercer ses attributions économiques et
professionnelles. Il doit donc servir à régler les
dépenses liées à l’administration courante du
comité, telles que :
L’autorisation de dépense est votée en séance
plénière, c’est-à-dire lors d’une réunion où tous
les membres du CE ont été convoqués.
Aucune voix n’est prépondérante et en principe
le chef d’entreprise ne prend pas part au vote.
% les dépenses liées au fonctionnement quotidien du CE :
En pratique, pour de petites sommes, les décisions sont rarement collégiales. Cependant,
si vous négligez cette procédure, vous portez
entrave au fonctionnement régulier du comité
d’entreprise.
- affranchissement du courrier, papeterie, documentation,
- téléphone, fax, Internet,
- salaires et charges sociales du personnel
du CE,
- assistance juridique,
- frais de déplacement pour se rendre aux
réunions organisées à l’initiative du CE ;
! Notez-le
Les frais de déplacement pour se rendre à des
réunions organisées par l’employeur sont à la
charge de ce dernier.
% les dépenses liées à la formation des membres du CE : frais d’inscription, de formation,
de déplacement, d’hébergement. La rémunération du salarié en formation demeure à la
charge de l’employeur ;
Cette infraction est punie d’une peine d’emprisonnement d’un an et d’une amende de
3.750 euros. En cas de récidive, les sanctions
sont portées à 2 ans de prison et 7.500 euros
d’amende.
% Étape 3 – Recourir à la trésorerie
disponible à titre exceptionnel
Vous pouvez, pour faire face à un besoin de
fonds ponctuel, recourir au budget de fonctionnement restant. Ce peut être le cas pour
honorer une demande d’acompte d’un prestataire avant que les salariés n’aient effectué
leurs versements, ou octroyer un prêt à un
salarié.
% les dépenses relatives à l’intervention d’experts pour préparer les travaux du CE ;
Comme à l’étape précédente, vous devrez,
préalablement à l’utilisation des fonds, faire
voter cette affectation en séance plénière, et
GpÀQLr rigoureusement les modalités de remboursement DÀn que les sommes en question
soient reversées au budget de fonctionnement.
% la communication du CE auprès des salariés
sur des thèmes d’actualité dans l’entreprise
(introduction de nouvelles technologies, présentation des comptes du CE, PRGLÀFDWLRQ
de la durée du travail, etc.).
Ce jeu d’écriture peut ainsi vous permettre
d’éviter de demander à l’employeur une
avance sur trésorerie, ou, si cette avance a été
refusée, de renoncer à un projet faute de
moyens immédiats.
Si vous avez un doute sur l’imputation d’une
dépense sur le budget de fonctionnement ou
sur le budget des activités sociales et culturelles, posez-vous la question du but de la dépense.
% N’acceptez aucune dépense non
conforme au budget de fonctionnement
Évitez les erreurs
Si le budget de fonctionnement n’a pas été
dépensé de façon conforme, l’employeur ou
les autres membres du CE peuvent demander
l’interdiction d’engager la dépense litigieuse ou
la réintégration des sommes déjà réglées.
Guide Pratique du Secrétaire CE - © Éditions Tissot – Avril 2014
1
Des mises
en garde
importantes
afin
d’éviter les
erreurs
Des exemples concrets
pour appuyer les explications
Des conseils pratiques pour
vous aider au quotidien
Budget de fonctionnement : à quoi doit-il servir ?
Exemple :
Sont considérées comme des dépenses non
conformes :
% le règlement de subventions à des organisations syndicales ;
% la prise en charge de dépenses personnelles
des membres du comité non liées à l’exercice
de leurs missions ;
désormais, le délit d’abus de FRQÀDQFe n’implique pas que les auteurs des détournements
aient retiré un SURÀt personnel des fonds détournés. Elle a en conséquence approuvé la
condamnation d’un trésorier et d’un secrétaire
qui avaient donné un ordre de virement de
fonds, sans avoir obtenu l’autorisation du CE et
sans se préoccuper de connaître l’identité du
titulaire du compte.
% le ÀQDQFHPHQt des activités sociales et culturelles : souvent tentant lorsque le budget
de fonctionnement n’a pas été utilisé en
totalité, mais formellement interdit et sévèrement puni !
Conseil
% Soyez vigilant, les dérives coûtent
cher
Beaucoup d’élus pensent que le risque
principal peut venir de l’URSSAF. Or,
l’URSSAF a pour rôle de YpULÀHr que toutes
les cotisations ont été versées et calculées
correctement. Si le CE a ÀQDQFé une activité sociale et culturelle avec son budget de
fonctionnement, l’URSSAF ne s’en rendra
pas compte.
% Ne restituez pas à l’employeur
les sommes non utilisées
Si le comité d’entreprise n’a pas, l’année précédente, utilisé la totalité de la subvention de
fonctionnement, l’employeur ne peut en aucun
cas récupérer les sommes non utilisées, ni les
déduire de la subvention de l’année suivante
sous peine d’entrave.
En revanche, le risque peut venir de toute
personne ayant un intérêt à faire constater
l’irrégularité : le risque peut venir d’un autre
élu suite à un différend, ou de l’employeur
qui peut avoir accès à la comptabilité du
CE, ou encore d’un salarié qui estimerait
que le CE n’a pas fait appel aux experts
auxquels il aurait pu prétendre pour étudier
d’éventuelles propositions de reclassement
en cas de licenciement économique.
Les sommes restantes constituent une provision dont le comité disposera. Le report sur
l’année suivante s’effectue sans condition ni
limitation.
Les sanctions possibles
Vos recours
face à
l’employeur
En cas de détournement des sommes mises à
disposition par l’employeur, le CE ou tout salarié de l’entreprise pourra porter plainte contre
vous pour abus de FRQÀDQFH, infraction punie
de 3 ans d’emprisonnement et de
375.000 euros d’amende.
Jusqu’à présent, cette infraction avait été principalement retenue à l’égard des membres du
CE qui avaient recherché un avantage ou un
enrichissement personnel, par exemple, utiliser la subvention de fonctionnement pour se
faire rembourser des frais personnels de restaurant ou pour régler des frais de voyage sans
lien avec la mission du comité.
Cependant, la Cour de cassation, dans une
décision du 10 mai 2005, est allée plus loin :
Pour aller plus loin sur le sujet
Voir les ÀFKHs :
SCE.02.2.010 – Subvention de fonctionnement : comment la calculer ?
SCE.02.2.030 – Que faire du budget de fonctionnement
non utilisé ?
Modèles téléchargeables
Budget de fonctionnement : frais de formation pouvant
être imputés – Mod.2740
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être imputés – Mod.2741
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- Ordre du jour et procès verbal de réunion : ce qu’il faut
faire/ne pas faire
- Cas pratiques et QCM
- Séance de questions/réponses
PROGRAMME
1. Quelle place occupe le secrétaire du CE
et le secrétaire adjoint ?
- Sa désignation, son remplacement ou sa révocation
- Sa protection contre le licenciement, sa responsabilité
- Le règlement intérieur : le secrétaire en première ligne !
2. Etablir l’ordre du jour des réunions
- La préparation collective entre les élus : recueil des
questions et choix des thèmes abordés
- Les priorités et la rédaction des sujets abordés
- Que faire en cas de désaccord avec le président ?
3. Rédiger ou faire rédiger les Procès Verbaux
des réunions de CE
- Choisir qui rédige le PV : le secrétaire, organisme spécialisé,
secrétaire de l’entreprise
- La forme du PV : résumé ou in extenso ? A partir de
l’enregistrement ou de prise de notes ?
- Que faire en cas de désaccord avec le président concernant
le contenu du PV ?
- Les délais de rédaction
- Les objectifs du PV : un outil d’information, un outil
juridique
- L’adoption et la diffusion du PV
PUBLIC CONCERNÉ
Secrétaire et secrétaire adjoint du CE
4. Gérer les affaires courantes : ce qu’il faut faire
- La préparation des réunions : qui prend la parole ? Sur quel
sujet ? Qui prend des notes ?...
- L’archivage des PV, de la correspondance, des contrats
- L’engagement des dépenses pour le compte du CE :
signature des chèques, plafond…
5. Bien utiliser les moyens mis à disposition
du secrétaire
- Le crédit d’heures : utilisation, dépassement, paiement,
etc.
- La liberté de déplacement : pour rencontrer les salariés
ou à l’extérieur de l’entreprise
- Les frais dépensés à cette occasion : sur quel budget les
imputer, sont-ils limités ?
- Le local et le matériel du CE : accès, assurance, hygiènesécurité, aménagement…
- Les conditions d’accès à la « formation économique »
I N T E RV E N A N T
Nathalie ATTIA, juriste en droit social, consultante terrain
et auteur aux Editions TISSOT
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DATES & LIEUX : 16 JUIN 2014, PARIS • 22 SEPTEMBRE 2014, LYON • 16 OCTOBRE 2014, PARIS • 12 MAI 2014, PARIS
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