Document du 13 avril 2012

 TTT : COMPTE RENDU REUNION CONSEIL D’ADMINISTRATION Date : 14 avril 2012 Lieu : salle spécialisée, gymnase William Hoarau, 97430 LE TAMPON La séance est ouverte à 19 h par le Vice-­‐Président, Robert RICHARD. COMPOSITION DU CA : Henri AUGAIN, Frédéric DELCHIER, Vincent LAGIER, Expédit MONTAUBAN, Lyne-­‐May RALAIVAO, Robert RICHARD, Patrice ROBERT, Patrick SCHILLI Absents excusés : Maryline ARIEN, Benoît BROUSSEAU, Mickaël GARDOQUE, Marc DUBOURDIEU Tous les autres membres sont présents. ORDRE DU JOUR : I -­‐ Cooptation de deux nouveaux membres : Olivier MONTAUBAN et Sandrine THIEN CHOW KANG sont admis à l’unanimité. Sandrine représentera notamment les parents de jeunes licenciés au club. II -­‐ Agrément de nouvelles demandes d’adhésion : accord à l’unanimité L’attestation sera envoyée au responsable de la LRTT, pour validation des nouveaux licenciés. III -­‐ Objectifs programmés de 2012 à 2016 : « feuille de route » adoptée à l’unanimité (voir Annexe) IV -­‐ Commissions : pas de remarques particulières sur le nombre, les intitulés, les rôles (voir Annexe) V -­‐ Responsables et Composition des commissions : Précisions par rapport à la proposition (voir Annexe) : - Arbitrage : responsable, Lyne-­‐May RALAIVAO, adjoint, Expédit MONTAUBAN - Développement/Sponsoring : Patrice ROBERT intègre cette commission - Jeunes : Sandrine THIEN CHOW KANG intègre cette commission VI -­‐ Compte-­‐rendu du Trésorier Le trésorier nous indique avoir reçu un ensemble de documents (notamment comptables) de l’ancien président. Il a effectué une première étude. Deux parties sont à distinguer : d’une part, ce qui peut-­‐être considéré comme des archives et d’autre part, les documents récents dont la saison en cours. Il remarque que les opérations comptables semblent enregistrées : classeur avec factures, « journal d’enregistrement et de caisse ». Il dispose, en liquide de 90 euros et deux chèques à déposer (datés de décembre). Toutefois, il n’a pas effectué de contrôle des opérations et ne peut se prononcer sur le solde réel (recettes à recevoir, charges à payer). Pour l’instant, les formalités sont en cours (attente du récépissé de la Sous-­‐préfecture) pour effectuer les démarches à la banque. Ainsi, nous ne disposons pas de chéquier et n’avons pas encore accès au compte. Situation d’Henri AUGAIN : elle est à régulariser, notamment pour les charges sociales - la déclaration / règlement pour le 1er trimestre n’a pas été effectuée, - la déclaration 2011 ne semble pas avoir été établie. Par ailleurs, Henri est en attente de règlement pour les heures d’entraineurs effectuées après la fin de son contrat. VII -­‐ Nouveaux formulaires d’adhésion, attestation, frais de déplacement : pas de remarques sur le fond VIII – Questions diverses : (nb : de nouvelles questions/remarques sont apparues lors des discussions) - Tournoi interne : le principe de l’organisation est retenu. Des précisions seront à apporter, par exemple, sur le(s) tableaux et les formules (inclure les « anciens » avec l’effectif actuel ? faire des équipes avec les jeunes ?..). La date (fin ou début de saison), l’horaire (journée ou soirée), l’accompagnement (pot, …). La réflexion est lancée. - Problèmes des déplacements, notamment des jeunes : La ligue par ses changements de dernière minute pose problème aux parents avec des incertitudes sur le lieu exact, l’adresse (pas de plan précis : temps pour trouver le gymnase), sur la date (un changement bouleverse la programmation familiale), l’horaire, la mise en place ou non d’une buvette/restauration… Un courrier devrait être adressé à la ligue pour la sensibiliser et mieux répondre aux besoins des parents. L’organisation du transport par un roulement entre parents nécessite un délai important et le respect de la programmation par la ligue est primordial. L’association veillera à la question d’assurance et effectuera le dédommagement : grille tarifaire à remettre à chaque parent (mise à jour ?). Le transport par bus est à étudier malgré les inconvénients : coût élevé, nécessité de partir et rentrer en groupe du gymnase, d’attendre le dernier joueur, horaires pour le chauffeur, responsable(s) du groupe… - Lyne-­‐May RALAIVAO constate un manque de fréquentation de la salle après 19 H. Ainsi, une quasi disparition du groupe « loisirs » s’est-­‐elle opérée au fil du manque de prise en charge. Par ailleurs, les personnes arrivent en ordre dispersé : l’une à 19 H mais seule, elle repart ; une autre à 19 H 15 fait le même constat et repart… Des « permanences » sont à mettre en place avec des responsables -­‐ Aménagement du local : . Patrice ROBERT se renseignera auprès de JS. Pothin, ancien président et gardien du gymnase, et auprès de la commune, pour savoir si le TTT ne pourrait pas disposer d’un second local sous les tribunes du gymnase. . Patrick SCHILLI souhaite la mise en place d’un système de « boîtes à lettres/casiers » pour les échanges de courrier/informations entre membres responsables. . Patrick DELCHIER rappelle la nécessité d’une poubelle, de sièges… . Plusieurs membres souhaitent la possibilité d’accès à des boissons (réfrigérateur). On parle de la mise en place d’une « commission bar/réception ». Le souci des boissons, cacahuètes… lors de la réception d’équipes, est réel. La séance est levée à 20 H 40. Le Vice-­‐président Le Secrétaire