LE RAPPORT PROFESSIONNEL Un rapport est un texte de nature

LE RAPPORT PROFESSIONNEL
Un rapport est un texte de nature professionnelle qui concerne une question précise: il
présente des faits et des réflexions pour qu’une décision éclairée puisse être prise sur la
question étudiée.
Les circonstances dans lesquelles un rapport peut être requis sont diverses. Elles concernent
surtout la vie professionnelle, mais aussi la formation préparatoire à l’accomplissement des
tâches de plusieurs métiers et professions. Les comptables, les gestionnaires, les travailleurs
sociaux, les consultants de toutes sortes (en marketing, en informatique, en droit, par
exemple) doivent produire des rapports. Dans presque tous les secteurs d’activité, on peut
être amené à analyser une situation afin de favoriser une prise de décision.
Les principales qualités d’un bon rapport sont l’objectivité et la concision. Généralement,
un rapport est adressé à des décideurs, il a pour objet de les informer de certains faits ou de
certaines situations requérant leur attention et de donner les éléments requis pour porter
un jugement ou prendre une décision dans ce contexte. Évidemment, un rapport peut
aussi se conclure sur une recommandation, puisque généralement c’est un avis
professionnel que l’on sollicite sous la forme d’un rapport.
Le rapport est un texte essentiellement informatif. Il s’adresse à des gens dont le temps est
précieux et qui doivent rendre une décision rapide sur un sujet précis. L’information de
base doit être exposée clairement et complètement, sans digression ni considérations
inutiles. Un bon rapport est efficace s’il rend possible la solution d’un problème précis.
La page titre du rapport doit comporter le nom de l’organisme concerné, celui de l’auteur,
la date de production, le numéro de dossier s’il y a lieu, à qui le rapport est adressé, etc.
L’introduction doit présenter les raisons pour lesquelles le rapport a été commandé et la
problématique dont il traite. Le développement présente d’abord les circonstances et les
faits concernés. Vient ensuite leur analyse. C’est en conclusion qu’interviennent les
recommandations et les raisons qui les justifient. Si la compréhension du rapport nécessite
qu’on fournisse certains documents, ils seront placés en annexe.
Tout rapport doit être divisé en autant de parties que nécessaire. Chaque partie doit être
clairement numérotée et avoir un titre, de manière à ce qu’on puisse dresser une table des
matières complète et détaillée. Cet élément est important, car les lecteurs doivent pouvoir
se référer aisément à n’importe quel élément du rapport et retrouver facilement toute
information pertinente.
La longueur d’un rapport professionnel varie selon la nature du problème étudié.
L’évaluation actuarielle du régime de retraite des employés du gouvernement du Québec
peut s’étendre sur plus de cent pages, alors que l’évaluation de soumissions pour la
réalisation d’une vidéo peut prendre moins d’une page. En règle générale, le canevas de
base pour la rédaction d’un rapport professionnel est le suivant.
© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd.
(Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
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Canevas d’un rapport
Page de titre
Titre du rapport
Objet du rapport
Auteur du rapport
Destinataire du rapport
Organisme
Date
Table des matières
Présentation détaillée du contenu du rapport
Liste des tableaux
Liste des annexes
Introduction
Exposé de l’objet du rapport
Méthodes utilisées pour établir le rapport
Division du sujet
Développement
Première partie: exposé des faits et de la situation
Deuxième partie: analyse de la situation
Conclusion
Éléments requis pour prendre une décision
Recommandations et justifications des recommandations
© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd.
(Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
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Signature
Tout rapport est un document officiel et doit donc être signé par son ou ses auteurs.
Annexes numérotées
Tout document nécessaire à la compréhension du rapport
Marche à suivre
1. Assurez-vous que la commande est claire: quel degré de précision le rapport exige-t-il,
désire-t-on une recommandation, etc.?
2. Faites d’abord enquête sur la situation à étudier et son contexte; recueillez les données,
les analyses et les témoignages les plus diversifiés possible, selon le temps qui vous est
imparti.
3. Commencez votre rapport par une description des faits: présentez la situation le plus
objectivement possible.
4. Rédigez ensuite l’analyse que vous en faites.
5. Ajoutez vos recommandations, en prenant soin de les justifier complètement.
6. Faites la page de titre et les pages de parties du rapport; n’oubliez pas de joindre toutes
les annexes requises.
Exemple
Certains rapports professionnels écrits par des gestionnaires, des ingénieurs, des
comptables, etc., sont disponibles dans les bibliothèques ou les centres de documentation.
Nous pouvons illustrer le contenu d’un rapport professionnel qu’un responsable de la
tenue d’événements spéciaux peut avoir à rédiger par un exemple volontairement simplifié
et abrégé.
Mise en situation:
Votre client a reçu cinq devis de maisons de production spécialisées en vidéo. Le coût des
soumissions varie entre 100 000 $ et 200 000 $. Vous avez en votre possession la totalité des
informations requises et des documents pertinents pour formuler une recommandation à
votre client. Voici, en peu de mots, à quoi pourrait ressembler le contenu de votre rapport
professionnel.
© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd.
(Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
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Madame ou Monsieur,
La présente fait suite au mandat que vous m’avez confié le 12 février dernier.
J’ai pris connaissance des cinq devis que vous m’avez alors remis.
Après avoir sérieusement étudié les différents projets, je vous recommande l’adoption du
projet no 2 pour les motifs suivants:
1. Le devis no 2 respecte intégralement les composantes du scénario que vous avez fourni;
2. Le calendrier de réalisation de ce projet tient compte de vos échéances;
3. La maison de production a été en mesure de respecter le cadre budgétaire proposé
(« environ 150 000 $ »);
4. La maison de production porteuse du projet no 2 a déjà réalisé des vidéos pour une
clientèle semblable à la vôtre.
[Formule de politesse et signature.]
Exercice
À partir du canevas présenté précédemment et d’un exemple concret ayant trait à votre
travail ou à votre champ d’intérêt, faites le plan d’un rapport que vous pourriez avoir à
rédiger.
Plus encore
Un rapport doit être efficace. Cela signifie qu’il ne faut jamais perdre de vue ce qui fait sa
valeur: sa capacité de clarifier une situation, d’exposer tout ce qui est pertinent pour la
comprendre et de permettre un jugement éclairé. Il faut donc éliminer tout ce qui peut
détourner de ce but et adopter la structure la plus simple et la plus transparente possible.
L’erreur la plus fréquente consiste à noyer les informations vraiment pertinentes dans une
masse d’informations secondaires ou sans rapport avec la décision à prendre.
Dans chaque champ professionnel, il existe des règles spécifiques à respecter dans la
rédaction des rapports. Il est nécessaire de s’informer de ces normes.
Complément à l’ouvrage Savoir plus, 2e éd.
© 2006, Les Éditions de la Chenelière inc.
© Les Éditions de la Chenelière inc., 2006, Savoir plus : outils et méthodes de travail intellectuel, 2e éd.
(Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
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