Titre du poste : SECRÉTAIRE DE DIRECTION - Montreal

Titre du poste : SECRÉTAIRE DE DIRECTION
Vous aimez relever de multiples défis tout aussi stimulants que diversifiés?
Montréal-Contacts / L’Agence de droits est l’une des rares agences en Amérique spécialisées dans la
représentation d’éditeurs pour la vente des droits d’adaptation et de traduction de leurs titres dans les
langues étrangères. Établie depuis 1981, l’agence maintient un réseau de 20 agents couvrant les
principaux marchés mondiaux.
Jean-Sébastien Dufresne est propriétaire et président de l’agence. Il est également fondateur et
coordonnateur général de l’organisme d’éducation interculturelle Iciéla, président du Mouvement pour une
démocratie nouvelle faisant la promotion de la réforme du mode de scrutin proportionnel au Québec, et
administrateur de la Caisse d’économie solidaire Desjardins et du Centre d’action bénévole de Montréal.
DESCRIPTION DU MANDAT:
Sous la responsabilité du président :
• Assistance au président dans ses diverses occupations
o Gestion de l’agenda professionnel et personnel du président ;
o Gestion des correspondances et boîtes de courriels du président ;
o Préparation de rencontres et rédaction de comptes rendus ;
o Animation et tenue à jour de l’outil de gestion collaboratif Trello ;
o Appui au suivi du plan d’action et des tâches quotidiennes.
• Gestion et suivi des ententes de représentation des clients
o Répondre aux intérêts d’éditeurs à être représentés et assurer le suivi des formalités
requises pour officialiser les ententes ;
o Solliciter des documents et du matériel requis aux fins de promotion auprès des clients;
o Recevoir et traiter les questions et demandes des clients ;
o Tenue à jour des dossiers des clients.
Description du poste de secrétaire de direction
Page 1 de 3
• Traitement des requêtes et des formalités relatives aux offres et contrats
o Recevoir et réacheminer les requêtes aux divers membres de l’équipe ;
o Coordonner la manutention des documents officiels entre les divers intervenants lors de la
conclusion d’une licence ;
o Numériser les documents officiels (contrats et rapports de ventes) et saisir les informations
dans notre base de données ;
o Vérifier la conformité des exemplaires traduits des livres selon les modalités prévues aux
contrats.
• Coordination de la participation de l’agence aux foires internationales et autres
déplacements
o Appui logistique à l’organisation de la participation de l’agence aux foires internationales et
autres activités à l’extérieur du bureau ;
o Réception et réacheminement des livres devant être présentés lors des foires
internationales.
• Gestion générale du bureau
o Réception et accueil des invités ;
o Prise des appels et suivi des messages téléphoniques ;
o Gestion de l’envoi et de la réception des documents ;
o Préparer les correspondances à envoyer (lettres, étiquetage) ;
o Gestion des fournitures de bureau ;
o Gestion du classement des documents physiques et numériques ;
o Maintien de l’ordre général du bureau.
PROFIL RECHERCHÉ :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Intérêt marqué pour le domaine de l’édition et le commerce international;
Volonté de contribuer au développement d’une entreprise en pleine expansion;
Formation en bureautique, en administration, en secrétariat ou autre discipline connexe;
Expérience pertinente reliée à l’emploi;
Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Connaissance d’une autre langue (parlée et écrite), un atout;
Excellent jugement, esprit d’analyse et de synthèse;
Entregent et habiletés en relations interpersonnelles;
Facilité à œuvrer dans un contexte interculturel;
Excellentes habiletés rédactionnelles;
Esprit d’initiative et sens des priorités;
Capacité de s’adapter aux imprévus et de travailler sous pression;
Capacité d’œuvrer dans un environnement multitâche;
Maîtrise des logiciels de bureautique dans un environnement Apple;
Disponibilité pour travailler de soir ou de fin de semaine à l’occasion.
Description du poste de secrétaire de direction
Page 2 de 3
CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :
Poste permanent à temps plein, soit 35 heures par semaine. Entrée en fonction immédiate. Sujet à une
période de probation de deux mois.
Traitement selon l’expérience et le profil.
Faites parvenir votre CV accompagné d’une lettre démontrant clairement votre motivation et vos
qualifications pour ce poste par courriel à [email protected] avant le 20 février 2013.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour des entrevues seront contacté(e)s.
Les bureaux sont situés au 1350 Sherbrooke Est, bureau 1, à Montréal.
Pour plus de renseignements sur Montréal-Contacts / L’Agence de droits, visitez
www.montreal-contacts.com Description du poste de secrétaire de direction
Page 3 de 3