CAHIER DES CHARGES – Campagne 2017

Transcription

2017
REALISATION DES ACTIONS
DE FORMATION A PARTIR
DU 01 JANVIER 2017
CAHIER DES CHARGES
APPEL A PROJETS auprès des associations de
Formation Médicale Continue
DEPOT DES PROJETS
A partir du 01 SEPTEMBRE 2016
SUR L’ESPACE EXTRANET DES
ASSOCIATIONS HABILITEES
DU FAF-PM
FAF-PM
11 Boulevard de Sébastopol
75001 PARIS
Tél : 01 49 70 85 40
[email protected]
www.fafpm.org
Cahier des charges
Table des matières
Table des matières....................................................................................................................................................... 1
INTRODUCTION ........................................................................................................................................................... 2
1.
INFORMATIONS GENERALES ................................................................................................................................2
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
2.
Qui peut participer ?...................................................................................................................... 2
Organisation de l’appel à projets................................................................................................... 2
Mise en œuvre des projets ........................................................................................................... 2
A qui s’adressent ces projets de formations ................................................................................. 3
Recours à des organismes sous-traitants ..................................................................................... 3
Critères d’attribution budgétaire .................................................................................................... 3
Règlement intérieur....................................................................................................................... 4
HABILITATION DES ASSOCIATIONS ....................................................................................................................5
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Conditions et procédure d’habilitation ........................................................................................... 5
Pièces à fournir pour une première demande d’habilitation .......................................................... 5
Pièces à fournir pour une prolongation de l’habilitation................................................................. 6
Conditions particulières d’habilitations .......................................................................................... 6
Associations bénéficiaires ............................................................................................................. 7
FICHE PRATIQUE N°1.................................................................................................................................................. 8
Accès à l’espace extranet des associations habilitées ............................................................................................. 8
3.
CARACTERISTIQUES PEDAGOGIQUES DES PROJETS................................................................................. 9
3.1.
Durée de validité ........................................................................................................................... 9
3.2.
Thèmes ......................................................................................................................................... 9
3.3.
Type de projets ........................................................................................................................... 10
3.3.1 Projets classiques ......................................................................................................................... 10
3.3.2 Projets de type générique ............................................................................................................ 10
3.3.3 Projets de type contextuel ............................................................................................................ 10
Les stagiaires .............................................................................................................................. 11
3.4.
3.5.
Les intervenants.......................................................................................................................... 11
3.5.1 L’organisateur ............................................................................................................................... 11
3.5.2 L'animateur ................................................................................................................................... 12
3.5.3 Le (ou les) expert(s) ..................................................................................................................... 12
Format pédagogique ................................................................................................................... 12
3.6
FICHE PRATIQUE N°2................................................................................................................................................ 13
Conseils à suivre pour la création d’un projet de formation .................................................................................. 13
FICHE PRATIQUE N°3................................................................................................................................................ 15
Modalités de dépôt et de suivi des réponses à l’appel à projets ............................................................................. 15
4.
ORGANISATION DES FORMATIONS .............................................................................................................. 16
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
PROCEDURE ADMINISTRATIVE DES PRISES EN CHARGE ........................................................................ 17
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
6.
Renseignement des dates et lieux des sessions ........................................................................ 16
Documents à remettre aux stagiaires ......................................................................................... 16
Publicité ...................................................................................................................................... 16
Présentation du FAF-PM ............................................................................................................ 17
Cas de recours à des organismes sous-traitants ........................................................................ 17
Délai de retour des dossiers ....................................................................................................... 17
Pièces justificatives obligatoires.................................................................................................. 17
Modalités de règlement............................................................................................................... 18
Documents à conserver par les associations.............................................................................. 19
FINANCEMENT ................................................................................................................................................. 19
6.1
6.2
6.3
6.4
Montant des forfaits de prise en charge ...................................................................................... 19
Attribution d’une ligne budgétaire................................................................................................ 20
Avances de trésorerie ................................................................................................................. 20
Restitution des avances non utilisées ......................................................................................... 20
FAF-PM 11 Boulevard de Sébastopol 75001 PARIS
1
INTRODUCTION
Le Fonds d’Assurance Formation de la Profession Médicale (FAF-PM), agréé en
1974, est habilité, par Arrêté Ministériel, à gérer les fonds de la Contribution pour la
Formation Professionnelle (CFP), depuis 1993.
Le FAF-PM lance, chaque année, un Appel à Projets auprès des associations de
formation médicale continue, afin qu’elles puissent proposer des formations présentielles
et à distance, répondant aux besoins des médecins libéraux.
Le présent Cahier des Charges constitue la base de la convention qui est passée entre le
FAF-PM et les associations de formation habilitées.
Le représentant légal de l’association signera un récépissé d’agrément budgétaire et
d’acceptation du Cahier des Charges, transmis par le FAF-PM à chaque association
habilitée.
1. INFORMATIONS GENERALES
1.1.
Qui peut participer ?
Toute association de F ormation M édicale C ontinue, habilitée par le FAF-PM, représentative de
l’exercice libéral, peut répondre à l’Appel à Projets annuel.
Important :
Les fédérations d'associations ne peuvent pas être habilitées en tant que telles. L’association de
formation faisant partie d’une fédération peut demander à l'être pour son propre compte.
Chaque association doit être autonome sur le plan organisationnel (instance dirigeante, siège social,
organisateurs, animateurs …), scientifique et pédagogique, notamment pour la réalisation des projets dont une
autre association les fait bénéficier (Cf.2.5 Associations bénéficiaires).
1.2.
Organisation de l’appel à projets
er
Les associations habilitées peuvent déposer leurs projets à compter du 1
SEPTEMBRE 2016. Ces
er
projets une fois validés pourront être réalisés à partir du 01 janvier 2017 et seront valables 3 ans.
er
Puis, à compter du 1
JANVIER 2017, les associations pourront déposer leurs projets de façon
continue. Le comité d’experts du FAF PM examinera les projets au fur et à mesure de leur réception.
Les validations ou rejets seront alors communiqués aux associations, qui pourront réaliser les actions
validées dès notification en fonction de la ligne budgétaire disponible.
Le dépôt de projets se fait directement sur l’espace extranet association, dont l’accès est activé après
validation des pièces nécessaires à l’habilitation.
1.3.
Mise en œuvre des projets
Les projets pourront être mis en œuvre dans le cadre de sessions de formation financées par le
FAF-PM. Les conditions d’ouverture et de réalisation de ces sessions relèvent de la
réglementation figurant au Code du Travail (Formation Professionnelle Continue), décrites dans les
2
articles L.6311-1 à L.6363-2, D.6312-1 à D.6325-28 et R.6331-1 à R.6363-1 et en cohérence avec les
3
conditions d’exercice de la médecine libérale.
1.4.

A qui s’adressent ces projets de formations
Médecins exerçant à titre libéral à jour de la Cotisation pour Formation Professionnelle et
dont l’activité est enregistrée sous le code NAF 8621Z, 8622A, 8622B ou 8622C ;

Médecins libéraux collaborateurs ;

Médecins libéraux remplaçants ;
 Conjoints collaborateurs uniquement pour les formations ayant pour thèmes: informatique,
anglais, communication et gestion de cabinet.
1.5.
Recours à des organismes sous-traitants
L’intervention d’un (de plusieurs) organisme(s) sous-traitant(s) pour l’organisation logistique et/ou la
délivrance de la formation, est possible, à condition qu’il(s) soi(en(t déclaré(s) dans l’espace prévu
à cet effet sur l’extranet associations, lors du dépôt d’un projet.
Tout organisme sous-traitant intervenant dans l’organisation pédagogique (et non strictement
logistique) d’une session de formation doit être enregistré auprès des autorités règlementaires et
notamment
de
la
DIrection
Régionale
des
Entreprises,
de
la
Concurrence,
de
la
Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) qui lui aura délivré un numéro d’activité.
Important :
Même en cas de délégation de certains aspects matériels d’une formation, en particulier à un organisme à
but lucratif, l’association commanditaire, habilitée par le FAF-PM, doit rester le maître d’ouvrage de cette
formation dont elle est la seule responsable. Ceci exclut, par exemple, toute délégation intégrale avec simple
reversement d’une redevance à l’association habilitée par le FAF-PM.
1.6.
Critères d’attribution budgétaire
Le FAF-PM travaille en enveloppe fermée, ce qui implique un budget contraint. Le montant de la ligne
budgétaire accordé est indépendant du nombre de projets validés pour une association donnée.
Pour l’attribution des budgets aux associations habilitées, seront pris en compte :

L’ancienneté de l’habilitation ;

La part de réalisation de projets selon :
•
les budgets attribués ;
•
le nombre de projets valides ;

Le nombre de médecins différents par rapport au nombre de sessions réalisées.
Une enveloppe budgétaire contrainte est fixée chaque année par le Conseil de Gestion pour les
associations habilitées n’ayant pas de ligne budgétaire annuelle (aucun projet valide).
Elles peuvent ainsi, sur demande justifiée, bénéficier d’une ligne budgétaire pour la réalisation d’une
session de formation de projet contextuel, mis à disposition de toutes les associations sur leur espace
extranet du FAF-PM.
1.7.
Règlement intérieur
Pour toutes les actions de formation réalisées, les règles administratives générales qui
s’appliquent sont, sauf amendements intercurrents, celles du présent Cahier des Charges.

Tout manquement aux obligations inscrites dans le présent Cahier des Charges, conduit,
selon appréciation du Conseil de Gestion, au refus de tout ou partie de la prise en
charge sollicitée ou à la demande de reversement des sommes indûment versées.
L’exactitude des informations fournies pour obtenir une habilitation engage le responsable légal
de l’association.

L’habilitation, comme l’accès à l’espace extranet dédié, pourront être supprimés sur décision
du Conseil de Gestion, s’il s’avère que les conditions d’habilitation ne sont plus réunies.
Le FAF-PM vérifie l’adéquation entre le projet pédagogique validé et la réalisation des
sessions.

A titre exceptionnel, toute modification d’un projet en cours de validité, susceptible d’en
changer le format pédagogique, devra obligatoirement être soumis à l’approbation du
Conseil de Gestion, au moins un mois avant la session.

L’association organisatrice (maître d’ouvrage) accepte, pour elle-même ou pour un
éventuel prestataire (maître d’œuvre), le principe d'audits sur sites, d'audits rétrospectifs sur
dossier ainsi que des prises de contact rétrospectives avec les stagiaires.
4
5
2. HABILITATION DES ASSOCIATIONS
2.1.
Conditions et procédure d’habilitation
L’association qui en fait la demande doit être en conformité avec la législation sur les associations
(Loi 1901) et avec les exigences du Code du Travail sur les organismes pourvoyeurs de sessions de
formation permanente (Livre III).
Le dépôt de projets ne pourra s’effectuer qu’à partir du moment où le dossier d’habilitation de
l’association est complet et validé par les instances du FAF-PM.
L’association doit remplir les 3 conditions suivantes :
1. Association Loi 1901 représentative de l’exercice de la médecine libérale :
Est considérée comme telle une association dont le Bureau est essentiellement composé par des médecins
exerçant la médecine libérale et cotisant chacun à la CFP ; la situation particulière des médecins libéraux
retraités sera soumise aux instances du FAF-PM.
2. La formation continue constitue l’objet principal de l’association ;
3. L’association est enregistrée comme organisme formateur auprès de la DIRECCTE.
2.2.
Pièces
d’habilitation
à
fournir
pour
une
première
demande
Pour toute demande d’habilitation l’ensemble des pièces à transmettre doit être déposée
par e-mail : [email protected].
Photocopie du récépissé de déclaration d’existence de la préfecture ou du JO
annonçant sa constitution ;
Copies des statuts certifiés conformes, par le Président, à la date de l’envoi
de la demande d’habilitation ;
Copie de l’attestation d’attribution d’un numéro d’activité par la Direction
Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de
;
l'Emploi et de la Formation Permanente (DIRECCTE)
La liste des membres actifs du Bureau précisant la fonction exercée au sein de
cette instance ;
L’attestation URSSAF de cotisation à la CFP, de l’année N ou de l’année N-1
pour chacun des membres actifs du Bureau ;
Attestation de dépôt du bilan pédagogique et financier de l’association au titre de
l’exercice précédent (1).
( 1 ) Pour les nouvelles associations, les premières conventions établies entre l'association
et des stagiaires pour des formations validées par le FAF-PM, dès leur inscription
auprès de l'association, pourront servir à compléter le dossier qu’il est nécessaire de
déposer auprès de la DIRECCTE, pour obtenir un premier numéro d'activité.
Toutefois, les budgets qui pourraient leur être attribués à l'issue des procédures
d’habilitation, ne seront débloqués qu’après réception par le FAF-PM, des pièces
justifiant l'attribution du numéro d'activité par la DIRECCTE.
Important :
Toute modification doit être portée à la connaissance du FAF-PM : les documents s’y référant attestés
conformes par le Président, ainsi que les récépissés de Préfecture doivent être adressés au FAF-PM dans les
meilleurs délais.
Lorsque la validation de son habilitation lui aura été confirmée, un accès spécifique à un espace
extranet dédié sera attribué à l’association, sur lequel elle devra renseigner une adresse mail unique
pour toute correspondance.
Important :
* Les associations nouvellement habilitées devront déposer entre 2 et 4 projets ;
* Les associations nouvellement habilitées ne seront pas autorisées à être des associations bénéficiaires
de projets conçus par d’autres associations, au cours de leur première campagne financée par le FAF-PM.
2.3.
Pièces à fournir pour une prolongation de l’habilitation
Pour que l’habilitation obtenue auprès du FAF-PM reste valable, l’association doit fournir au cours du
dernier semestre de chaque année, les documents suivants à l’adresse [email protected] :
L’attestation de dépôt du bilan pédagogique et financier de l’année N-1 ;
L’actualisation de la liste des membres actifs du Bureau pour l’année civile en cours ;
L’attestation URSSAF de cotisation à la CFP (année N ou N-1) pour chacun des membres
actifs du Bureau.
2.4.
Conditions particulières d’habilitations
Sera assimilée à une nouvelle association toute association habilitée par le FAF-PM, qui
n’aura pas participé aux 2 dernières campagnes soit N-1 et N-2 ce qui se traduit par l’un au moins
des cas suivants :
rejet de tous les projets soumis à validation ;
aucun projet encore valide ;
non réponse à l’appel à projets.
Important :
Les conditions de réponse à l’appel à projets seront alignées sur celles des nouvelles associations, tant
en termes de :
* nombre de projets déposables (de 2 à 4 projets maximum) ;
* allocation budgétaire ;
* utilisation de projets d’autres associations en tant que bénéficiaires.
6
2.5.
Associations bénéficiaires
Une association qui souhaite partager son projet de formation avec d’autres associations, est
qualifiée d’association conceptrice.
L’association conceptrice d’un projet doit indiquer le nom des associations bénéficiaires dans son
espace extranet dédié ainsi que les N° des projets. Elle doit leur indiquer le numéro de projet
qu’elle accepte de mettre à leur disposition. Cette mise à disposition confère à l’association
bénéficiaire, pour ces projets, les mêmes droits au financement que l’association conceptrice.
L’association conceptrice peut toutefois retirer son autorisation pour une campagne donnée à condition
de laisser l’association bénéficiaire terminer la campagne en cours.
En cas de litige entre association conceptrice et association bénéficiaire, il revient à l’association
conceptrice de prendre les dispositions nécessaires pour informer l’association bénéficiaire et le FAFPM des nouvelles dispositions qu’elle aura adoptées.
7
FICHE PRATIQUE N°1
Accès à l’espace extranet des associations habilitées
Cet accès se fait soit par:
 L’URL suivante : http://www.associations.fafpm.org/
 par le site www.fafpm.org onglet « espace associations »
Les associations précédemment habilitées par le FAF-PM disposent :
 d’un login qui est leur numéro d’identification attribué par le FAF-PM,
 d’un mot de passe attribué par le FAF-PM puis personnalisable par l’association (sur
l’extranet : onglet « votre association » puis « modifier ces données »).
La validité du mot de passe perdure tant que l’association est habilitée par le FAFPM. En cas d’interruption d’activité d’une association, son login reste inchangé. Un
nouveau mot de passe lui sera attribué en cas de reprise d’activité.
L’accès à leur espace extranet dédié permet aux associations :
1. DE GERER LEURS DONNEES ADMINISTRATIVES avec 3 zones :
2.
3.

Coordonnées :
•
les adresses (postale, téléphone, fax, email…) figurant dans cette zone
seront utilisées par les services administratifs du FAF-PM pour correspondre
avec les associations qui doivent veiller à l’actualisation de ces informations.
Attention à bien vérifier la validité de l’e-mail ;
•
les coordonnées bancaires (IBAN) doivent impérativement être renseignées
pour permettre le règlement de toutes les demandes de prise en charge par
virement électronique.

Bénéficiaires : les associations faisant bénéficier d’autres associations de projets
dont elles sont conceptrices doivent indiquer CHAQUE ANNEE la dénomination de ces
associations bénéficiaires POUR TOUS LES PROJETS déposés ou encore en cours de
validité. Les modalités de dépôt de ces projets par les associations bénéficiaires sont
décrites en Fiche pratique 2.

Prestataires : la désignation des prestataires sollicités par les associations
(conceptrices ou bénéficiaires) pour jouer le rôle de maître d’œuvre doit figurer dès le
dépôt de projet et pendant toute la période de validité du projet. Ces indications NE
DOIVENT PAS ETRE RETIREES EN CAS DE CHANGEMENT DE PRESTATAIRE et la
désignation du nouveau prestataire doit être immédiate.
DE GERER LES REPONSES A L’APPEL A PROJETS.
DE SUIVRE LE STATUT DES PROJETS OU ACTIONS DE FORMATION : A tout moment,
chaque association aura accès, sur son espace extranet dédié, à la liste de l’ensemble de ses
projets avec leur statut de validation :
•
projet déposé, projet en cours d’évaluation, projet en attente de décision du Conseil
de Gestion, projet rejeté, action valide jusqu’au …, ou action périmée.
Seules les actions de formation labellisées « action valide » pourront servir de base aux
sessions de formation susceptibles d’être prises en charge par le FAF-PM.
Les actions, dont une association est bénéficiaire, figurent aussi dans cette liste, mais sur
fond orange, pendant toute leur durée de validité.
4.
DE CONSULTER LES CARACTERISTIQUES (cible, ouverture éventuelle aux conjoints
collaborateurs, thème, nombre de participants, durée) ET LE CONTENU DES PROJETS OU
ACTIONS DE FORMATION
5.
DE RENSEIGNER LES DATES ET LIEUX DES SESSIONS DE FORMATION OUVERTES
AU RECRUTEMENT pour informer les services du FAF-PM du déroulé de ces formations et
d’informer les médecins susceptibles d’être intéressés sur le site internet du FAF-PM
8
3.
CARACTERISTIQUES PEDAGOGIQUES DES PROJETS
3.1.
Durée de validité
La durée de validité des projets est de 3 ans soit l’année N, N+1 et N+2
La durée de validité des projets contextuels est de 1 an soit l’année N (Cf. 3.3.3 Projets contextuels).
3.2.
Thèmes
Scientifique médical
Gestion de cabinet
Formation de formateurs
Communication médecins-patients
Informatique médicale :

Les formations à l’informatique « métier » (logiciels médicaux et de gestion de
cabinets, échange de données structurées, dossier partagé) et aide à
l’informatisation (sauvegardes, dépannages, utilisation d'Internet à usage médical),
sont réalisables.

Dans le cadre d’un dépôt de projet informatique, la validation, au moyen d’une liste
de cases à cocher des prérequis est obligatoire (Cf .Fiche pratique N°3)

Les éléments bibliographiques ne concernent pas l’informatique
Anglais médical en lien avec l’exercice de leur profession

Les éléments bibliographiques ne concernent pas l’anglais
Concernant les autres langues étrangères nécessaires pour leur pratique professionnelle, les
médecins peuvent solliciter une prise en charge individuelle sur laquelle il sera statué au cas
par cas par le Conseil de Gestion.
Emploi et adaptation des nouvelles technologies à la pratique et à l'innovation
médicale
Autres, selon justification
Important :
En cas de doute sur la recevabilité de certains thèmes, les associations sont invitées à saisir le Conseil de
Gestion pour avis, en lui transmettant une description très concise du projet par courriel à [email protected].
9
3.3.
Type de projets
3.3.1
10
Projets classiques
L’ensemble des étapes à suivre pour déposer un projet de formation est détaillé dans la fiche pratique
N°2.
3.3.2
Projets de type générique
Un format pédagogique unique non-spécifique, peut être validé pour servir de base à plusieurs
projets sur des thèmes voisins : ces formations sont dites de type générique. Un titre qui présente un
thème de formation, peut en effet être décliné suivant différentes sessions dites « sessions
génériques ».
Exemples sans caractère limitatif :

Formations informatiques aux logiciels de gestion de cabinet consacrées à des
fonctionnalités communes (création de dossier patient, rédaction d’une ordonnance, export
de dossier, archivage, épidémiologie….)
Exemple : TITRE= Informatique : savoir réaliser une synthèse thématique
Titre session générique1 = suivi de grossesse
Titre Session générique 2 = patient sous AVK

Formations scientifiques qui peuvent justifier une approche pédagogique identique pour
différents organes ou différentes affections :
Exemple : TITRE= Quoi de neuf docteur actualités en pneumologie
Titre session générique 1 = La BPCO
Titre session générique 2 = La tuberculose

Apprentissage de l’anglais médical :
Exemple : TITRE= Anglais médical perfectionnement – prise en charge du patient
Titre session générique1 = patient coronarien
Titre session générique 2 = patient hypertendu
Ces formations seront désignées par un seul projet portant un numéro d’action unique.
Les associations devront décliner le thème principal de ces formations :

en renseignant les champs dédiés (sessions génériques à partir du titre) lors du dépôt de
projets en ligne dans leur espace extranet dédié ;

3.3.3
et au moment de la réalisation de la session des formations correspondantes.
Projets de type contextuel
Après publication des résultats, si une association (sauf les associations nouvellement habilitées)
souhaite mettre à disposition un projet validé auprès de toutes les associations habilitées,
elle devra formuler une demande justifiée auprès de Conseil de Gestion, qui estimera si le
caractère contextuel est respecté.
Le Conseil de Gestion décidera alors de la mise à disposition ou non du projet à toutes les
associations habilitées sur leur espace extranet. Ces associations devront respecter
l’ensemble du format pédagogique si elles souhaitent le mettre en œuvre.
Ces projets auront une durée de validité de 1 an, éventuellement renouvelable sur décision du
Conseil de Gestion.
.
Les associations habilitées mais ne disposant pas de ligne budgétaire (pas de projets valides)
peuvent demander une ligne budgétaire spécifique pour réaliser une session, en argumentant
leur demande.
3.4.
Les stagiaires
Les stagiaires devront correspondre à des groupes de niveau homogène et leur nombre doit être
adapté à l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Nombre minimum de stagiaires :
Quelle que soit la formation présentielle ou synchrone à distance, le nombre minimum de
stagiaires effectivement présents ne peut être inférieur à 5. Toutefois, cette règle peut faire
l’objet de dérogations a priori pour certaines formations par compagnonnage ne pouvant donner
accès qu’à un nombre limité de stagiaires dans un lieu particulier (cf. bloc opératoire, plateau
technique…).
Nombre maximum de stagiaires :
Le nombre doit être adapté à l’atteinte des objectifs pédagogiques. Il ne peut être qu’un multiple du
nombre de sous-groupes prévus dans le schéma pédagogique.
 Limitation à 15 stagiaires pour les formations en: anglais, informatique,
communication
et formation de formateur ;

Limitation à 30 stagiaires pour toutes les autres formations ;

Le nombre de stagiaires par sous-groupe ne peut pas excéder 15 (Cf. 3.5 Intervenants).
Nombre de formations par stagiaire :
Au cours d’une campagne, un stagiaire ne pourra pas faire l’objet d’un forfait de prise en
charge pour sa participation à plus de 2 sessions ayant un même numéro d’action.
3.5.
Les intervenants
Il est impératif de prévoir deux intervenants minimum, quel que soit le nombre de stagiaires.
En cas de répartition des stagiaires en sous-groupes (exemple : réalisation d’ateliers), la présence
d'un intervenant, animateur ou organisateur, par sous-groupe est requise.
3.5.1
L’organisateur
L'organisateur est le représentant de l'association sur le lieu de la formation. Il est le responsable
administratif et pédagogique de la session. Il intervient dans sa préparation, l’introduit et la clôture. Il
valide, par sa signature, les documents administratifs et en particulier les feuilles d’émargements.
Important :
L’organisateur ne peut en aucun cas être stagiaire. Il peut, si besoin, être animateur.
11
3.5.2
L'animateur
L’animateur assure, tout au long de la formation, son bon déroulement conformément au schéma
pédagogique validé. Il adapte au besoin le rythme de la formation à celui des stagiaires et veille à
recentrer l'intervention de l'expert ou les questions des stagiaires sur les objectifs de formation. Il
veille au respect des objectifs et de la méthode pédagogique.
Important :
L’animateur ne peut en aucun cas être stagiaire. Il peut, si besoin, être organisateur.
Il doit obligatoirement être un médecin exerçant à titre libéral.
Dans le cas d’une organisation par sous-groupes, un animateur par sous-groupe est requis.
3.5.3
Le (ou les) expert(s)
L’expert est la personne ressource de par sa compétence dans le domaine traité. Il apporte, au cours
d'un ou plusieurs exposés, ainsi que lors des débats qui les suivent, son expertise sur l'état actuel
des connaissances validées.
Cf. 5.3 Pièces justificatives obligatoires : mini CV expert
Important :
L’expert ne peut en aucun cas être l’organisateur ou l’animateur d’une action de formation.
3.6
Format pédagogique
Une action de formation ne peut pas excéder une durée de 14 heures effectives. Différentes
combinaisons des unités de base sont possibles en fonction des besoins de chaque formation.
Unités pédagogiques
Nombre d’heures effectives
1 Journée
7h00
½ Journée
3h30
1 soirée
2h30
Formation à distance en connexion
synchrone
3 x 1h30
Cas particulier des formations en anglais dispensées dans un pays anglophone :
durée maximum de 21 heures effectives dispensées sous la forme de sessions n’excédant pas un
maximum journalier de 3h30 éventuellement répétables 6 fois pendant la durée du séjour.
12
FICHE PRATIQUE N°2
Conseils à suivre pour la création d’un projet de
formation
Chaque rubrique renvoie aux caractéristiques pédagogiques et techniques des projets. Elles doivent
être saisies en ligne à partir de l’espace extranet de chaque association (un tutoriel d’aide au
remplissage est disponible sur votre espace).
TITRE DE LA FORMATION : Le titre de la formation doit être parfaitement informatif sur l’objectif général de
la formation, car il est destiné à être présenté dans la liste des formations financées par le FAF-PM sur
son site internet.
En cas de PROJET DE TYPE GENERIQUE : thème présenté dans le titre et déclinaison de ce thème dans
différentes sessions de formation. Indiquez l’intitulé de chaque session de formation dans la case prévue à
cet effet.
Exemple :
TITRE : Informatique : réaliser une synthèse thématique
Titre session générique 1 : Synthèse thématique d’un suivi de grossesse
Titre session générique 2 : Synthèse thématique d’un patient diabétique
CIBLE : Il s’agit de la justification du choix des stagiaires, auxquels la formation est destinée, au-delà de
leur appartenance à une quelconque spécialité.
JUSTIFICATION : La justification doit faire le lien entre le titre et les objectifs spécifiques de la formation
et, à ce titre, exposer de façon très concise, l’objectif général de la formation. Dans la section qui leur
est ensuite consacrée, chaque objectif spécifique devra concourir à l’accomplissement de l’objectif
général.
REFERENCES ARGUMENTANT LA JUSTIFICATION : L a justification du projet doit être étayée par 3 à 5
références, appelées dans le texte, dont la pertinence et l’actualité feront l’objet d’une attention
particulière.
Ces références ne concernent pas les formations à l’informatique et à l’anglais
OBJECTIFS SPECIFIQUES : Ils doivent être en adéquation avec la justification et pertinents, au regard de
la pratique professionnelle des participants.
Chaque objectif doit être décliné en termes de tâches, rédigé de façon concise et sans redondance (2
lignes max). Il doit être évaluable afin de mesurer les compétences et savoir-faire acquis par les
participants au terme de l’action. Le nombre d’objectifs est limité (maximum 6 par jour) pour être
réalisable dans le temps imparti.
Ces objectifs devront être listés et numérotés par demi-journée et chacun retrouvé
individuellement dans le programme pédagogique et les tests d’évaluation
PROGRAMME PEDAGOGIQUE :
Les ressources techniques spécifiques à chaque demi-journée doivent être notées :



L’organisation d’ensemble, notamment les moyens pédagogiques mis en œuvre ;
Le programme détaillé par séquence en précisant les objectifs correspondants, les méthodes et
moyens utilisés ;
Ce que font les stagiaires et les intervenants à chaque étape de la formation.
13
PREREQUIS POUR LES FORMATIONS INFORMATIQUES (sous formes de cases à cocher):
NOMBRE DE POSTES: un poste (portable ou fixe) par stagiaire, équipé d'un processeur, d'une mémoire vive adapté
à la formation. Le poste maître couplé à un système de projection ou de transmission directe, doit offrir une parfaite
lisibilité à tous les stagiaires.
SYSTEME D'EXPLOITATION ET LOGICIELS présents sur chaque poste dans une même version récente.
CONNEXIONS INTERNET et PERIPHERIQUES
NOMBRE ET PROFIL DES INTERVENANTS : Les intervenants doivent être au minimum 2 pendant toute la durée de
la formation : un (ou des) formateur(s) en informatique et l'animateur. Les formateurs en informatique doivent être
choisis sur leurs compétences en informatique et en pédagogie
DUREE MAXIMALE DE CES FORMATIONS: 1 journée
PROFIL DES EXPERTS ET AUTRES INTERVENANTS : Les titres, diplômes, qualités, champs d’expertise
et expérience pédagogique des intervenants doivent justifier leur intervention dans cette formation de
façon à atteindre efficacement les objectifs de la formation.
MOYENS LOGISITIQUES : Les moyens pédagogiques, supports et documents utilisés doivent être
adaptés afin d’atteindre efficacement les objectifs de la formation.
Chaque fois que ce sera techniquement possible les formations comportant l’apprentissage de gestes
techniques devront comporter des ateliers au cours desquels les stagiaires bénéficieront selon les
cas d’exercices pratiques sur volontaires, entre stagiaires ou sur mannequins.
MODALITES D’EVALUATION : Ces modalités de validation des acquis des stagiaires doivent être décrites
avec précision, en citant le (ou les) indicateur(s) utilisés en début et fin de formation. Il doit y avoir au
moins un indicateur par objectif. Les méthodes d’évaluation doivent comporter au minimum un prétest et un post-test et les questions évaluant les objectifs devront être rédigées et fournies.
Les questionnaires de recueils d’opinion sur l’ensemble de la formation ne constituent pas un
outil de contrôle des acquis des stagiaires.
BIBLIOGRAPHIE GENERALE : Elle doit décrire sur quelles bases documentaires les messages transmis au
cours de la formation ont été validés, sans faire redondance avec les références propres à la
justification. La dernière date de visite des sites référencés doit être indiquée. Sans être exhaustive, cette
bibliographie doit répondre à un double objectif :

Refléter les efforts des concepteurs pour apporter aux stagiaires des notions dont la justification
scientifique et technique repose sur des bases solides et récentes (articles de fonds, revues
générales, données statistiques et épidémiologiques …) ;

Offrir aux stagiaires la possibilité de consulter, au décours de la formation, quelques références
facilement accessibles. La liste des références susceptibles d’être recommandées aux stagiaires
devra être clairement identifiée.
Ces références bibliographiques ne concernent pas les formations à l’informatique et à l’anglais
14
FICHE PRATIQUE N°3
Modalités de dépôt et de suivi des réponses à l’appel à projets
Après avoir vérifié que ses projets sont toujours en cours de validité, une association doit informer le
FAF-PM par mail, avant le début de l’année suivante, si elle souhaite mettre en œuvre
uniquement le ou les projets encore en cours de validité.
Les réponses à l’appel à projets se font par l’accès à l’espace extranet dédié à chaque association
habilitée (cf Fiche pratique 1)
I. DEPOT DES PROJETS
Un tutoriel est mis à disposition par le FAF-PM pour vous aider à suivre ces étapes
Pour chaque projet déposé un numéro d’action est automatiquement attribué, qui, en cas de
validation, devient le numéro de référence de l’action pendant toute sa durée de validité.
Deux types d’informations complémentaires doivent être saisis en ligne :
1.
2.
Caractéristiques générales de la formation :

Titre de la formation ;

Si déclinaison générique : titre de la session ;

Cible : médecins généralistes, autres spécialistes, mixte ;

Ouverture aux conjoints collaborateurs (oui/non) ;

Thème et sous-thème ;

Nombre de participants ;

Durée (nombres de journées, demi-journées, soirées).
Caractéristiques pédagogiques et techniques des projets :
Vous devez enregistrer vos informations puis valider cette partie. Vous pouvez générer sur cette
page un document PDF. C es c ar a c t é ri s ti qu es p ou r ro n t êt r e m o di f ié es jusqu’à l’étape
« valider et soumettre ». Chacun des projets portera alors la mention « projet déposé ».
II.
SUIVI DES PROJETS
SUITE A L’EVALUATION PAR LES EXPERTS, les projets seront labélisés comme :
o
Projet en attente de décision du Conseil de Gestion
AU FINAL, APRES DECISION DU CONSEIL DE GESTION, les nouveaux projets seront présentés
comme :
o
projet rejeté,
o
action valide
er
La mise en œuvre des projets validés est possible dès le 1 janvier 2017.
15
4. ORGANISATION DES FORMATIONS
4.1 Renseignement des dates et lieux des sessions
L’association peut renseigner les dates et lieux de sessions de formations qu’elle va mettre en place
sur son espace extranet dédié avant leur réalisation. Ces informations seront ainsi visibles sur le site
internet du FAF-PM www.fafpm.org et pourront également faciliter le traitement du dossier par les
services du FAF-PM, s’il est conforme.
4.2 Documents à remettre aux stagiaires
Lors de leur inscription définitive, les stagiaires doivent recevoir l’ensemble des documents listés
dans l’article L6353-8 du Code du Travail :
LE PROGRAMME DE STAGE ET LES OBJECTIFS DE LA FORMATION
LES HORAIRES
LA LISTE DES FORMATEURS POUR CHAQUE DISCIPLINE AVEC MENTION DE LEURS
TITRES OU QUALITES
ET déclarations de conflits d’intérêt potentiels.
LES PROCEDURES DE VALIDATION DES ACQUIS DE LA FORMATION
LE REGLEMENT INTERIEUR APPLICABLE AUX STAGIAIRES L’ART L.6352-3 et 6352-4
ET DANS LE CAS DES CONTRATS CONCLUS EN APPLICATION DE L'ART L. 6353-1, 6353-2 et
6353-3 :

les tarifs et les modalités de règlement ;

les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon
en cours de stage.
4.3 Publicité
La publicité faite par un organisme de formation pour les formations qu'elle propose, doit être en
stricte conformité avec les directives du Code du Travail :
 La mention à la déclaration d'activité de l'organisme doit l'être sous la seule forme :
"Enregistrée sous le numéro … cet enregistrement ne vaut pas agrément de
l'état" (article L.6352-12 du code du travail).
 La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les
modalités d'accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou
leurs modalités de financement (article L.6352-13 du code du travail).
Aucun rapprochement, sous quelque forme que ce soit, ne doit être fait entre le FAF-PM et des
prestations qui seraient servies par l’association, hors frais pédagogiques, dans les documents
destinés à faire connaître la formation aux médecins.
16
4.4 Présentation du FAF-PM
Au début de la session, l’organisateur devra présenter le rôle et le fonctionnement du FAF-PM aux
stagiaires en s’appuyant sur les différents moyens de communication, mis à disposition (site internet,
plaquette,..).
5. PROCEDURE ADMINISTRATIVE DES PRISES EN CHARGE
5.1 Cas de recours à des organismes sous-traitants
Les associations sont tenues de joindre une copie du contrat de prestation par projet (ou groupe(s)
de projets sur un même thème). Si ce contrat n’est pas disponible lors de la réponse à l’appel à
projets l’association devra obligatoirement la fournir, avant toute demande de prise en charge.
I l est impératif que tout contrat de sous-traitance soit strictement adapté à la formation à
laquelle il se rapporte.
5.2 Délai de retour des dossiers
Les demandes de prise en charge doivent être impérativement adressées au FAF-PM :
Dans les 45 jours pour les formations achevées au plus tard le 15 décembre de l’année N de
campagne ;
Au plus tard le 31 janvier N+1 pour les formations achevées entre le 16 et le 31 décembre de
l’année N.
Important :
En aucun cas l’attente de pièces manquantes ne pourra justifier la prolongation de ces délais. Tout dossier
incomplet au 45ème jour (ou au 31 janvier N+1) sera définitivement traité et, s’il y a lieu, réglé en fonction des
seules pièces reçues par le FAF-PM.
5.3 Pièces justificatives obligatoires
Une photocopie de l'attestation de versement de la Contribution à la Formation
Professionnelle de chaque stagiaire délivrée en N+1 par l’URSSAF dont il dépend (sous
1
le code 8621Z, 8622A, 8622B ou 8622C) au titre respectivement de leur activité en N-1 .
La feuille d’émargements des stagiaires par demi-journées
–
La feuille d’émargements des intervenants (organisateur, animateur[s], expert[s]) par demi
journées)
Les feuilles d’émargement sont téléchargeables sur l’extranet des associations et doivent être
1
A défaut, ils devront apporter la preuve qu’ils exercent la médecine à titre libéral (en fournissant une fiche de situation INSEE éditée à partir
du site www.insee.fr ET une fiche descriptive d’exercice sur le mode libéral éditée à partir du site www.ameli.fr). Toutefois, ces documents
attestent seulement du mode d’exercice libéral. Le Conseil de Gestion se réserve la possibilité en cas de litige sur l’ouverture des droits d’un
stagiaire, d’exiger la fourniture de l’attestation URSSAF d’acquittement de la CFP qui reste le document de référence.
17
complétées dans leur intégralité.
Elles peuvent être reproduites par l’association à condition de
respecter les items des modèles de présentation. Elles doivent o b l i g a t o i r e m e n t
être
dactylographiées.
Important :
Chaque feuille d’émargement doit être certifiée authentique et exacte par l'organisateur de l’action (ou,
par défaut, un responsable clairement identifié de l’association) qui y appose sa signature et atteste ainsi
de la réalité et de la conformité du déroulement de la formation. Il engage sa responsabilité et celle de
l’association en cas de litige.
Le mini-CV de chaque expert : Il doit permettre de savoir au titre de quelle[s]
compétence[s] a été octroyé le statut d’expert pour une formation donnée.
Le profil d’un expert, doit montrer qu’en fonction de la cible et des objectifs de formation, il pourra
délivrer des messages scientifiques ou techniques validés et faire bénéficier les stagiaires de
son expérience, de son savoir-faire et de l’actualisation de ses connaissances.
Il doit préciser ce qui qualifie son expertise : sa spécialité, sa pratique, son expérience, son
implication dans des réseaux du domaine considéré et éventuellement ses publications.
Pièces à fournir dans certains cas particuliers :
 Pour les médecins non installés (médecins remplaçants ou médecins collaborateurs),
selon les cas, la copie du contrat d’un remplacement ou d’un contrat de collaboration
(dûment validé par l’Ordre des Médecins) relative à une activité durant l’année N ou N-1, à la
date de la formation. Cette activité peut prendre place dans les 45 jours de délai accordés pour
la restitution de la totalité des éléments de prise en charge.
 Pour les conjoints collaborateurs la photocopie d’une pièce attestant du lien administratif avec le
cotisant (mariage, PACS…).
Important :
Le statut de conjoint collaborateur répond à une définition précise du Code du Travail (Art L121-4 du Code du
Commerce, loi du 2 Août 2005). Les médecins souhaitant faire bénéficier leur conjoint de cette possibilité sont priés
de vérifier que le montant de la cotisation figurant sur leur attestation URSSAF inclut bien la majoration liée à la
déclaration d’un conjoint collaborateur.
5.4 Modalités de règlement
Tout règlement s’effectue obligatoirement par virement après réception d’une facture émise par
l’association. Pour cela l’association doit enregistrer ses coordonnées bancaires dans
l’onglet
correspondant sur son espace extranet dédié.
Etapes à suivre :
1.
Après analyse du dossier, le FAF-PM transmet à l’association, un mail récapitulatif des
données de la formation, sous forme de « demande de facture » ;
2.
Si les données ne paraissent pas conformes (format pédagogique, nb de forfaits,...),
l’association doit en informer le FAF-PM ;
18
3.
Dans un délai de 10 jours à réception de ce mail, l’association doit envoyer au FAF-PM une
facture sous format PDF mentionnant obligatoirement (en sus des mentions légales
obligatoires) :
Titre de l’action- N° de l’action validée -N° de dossier FAF-PM- Dates de la session Format pédagogique - Montant de base de la prise en charge ;
4.
Le FAF-PM déclenchera le virement dans les 45 jours suivant la date de réception de la
facture. Ce montant tiendra compte de l’éventuelle avance résiduelle et du budget restant à la
date de paiement.
5.5 Documents à conserver par les associations
Il est demandé aux associations de garder à la disposition du FAF-PM :
les originaux des évaluations du contrôle des acquis des stagiaires.
une copie de l’ensemble des documents relatifs à une formation
6. FINANCEMENT
Le FAF-PM est l’UNIQUE financeur des frais pédagogiques de sessions de formations.
Il n’accorde pas de prise en charge aux titres :

des déplacements ;

des frais de logement ;

d’indemnités en cas de pertes de ressources ;

de complément de financement à un quelconque autre financeur.
La demande financière de prise en charge d’une session de formation par le FAF-PM est imputée à la
ligne budgétaire de la campagne au cours.
6.1 Montant des forfaits de prise en charge
Pour les différentes durées des formations, les montants des prises en charge
(PEC) sont respectivement :
Toutes formations
Durée
Journée
Demi-journée
Soirée
Formation à distance en connexion
synchrone
Nombre d'heures
effectives
7.00 heures
3.30 heures
2.30 heures
1.30 heure x3
PEC par stagiaire
600 €
300 €
250 €
300 €
19
20
6.2 Attribution d’une ligne budgétaire
Une seule ligne budgétaire sera accordée pour la totalité d’une campagne. Elle sera attribuée en
février de l’année N, après clôture et bilan définitif de la campagne précédente, selon les critères
suivants :
Pour les associations déjà habilitées :

L’ancienneté de l’habilitation ;

La part de réalisation de projets de l’année précédente selon :

•
le budget attribué ;
•
le nombre de projets valides ;
Le nombre de médecins différents par rapport au nombre de sessions réalisées, sur
l’année précédente.
Pour les nouvelles associations habilitées n’ayant jamais participé à aucune des campagnes, la
ligne budgétaire se basera sur un forfait dont le montant est révisable d’années en années.
Le Conseil de Gestion se réserve le droit, de restreindre les lignes budgétaires respectives des
associations, dont, par exemple, les statuts, la composition de l’instance dirigeante, la localisation
ou la nature des projets, évoquent une démultiplication structurelle abusive.
6.3 Avances de trésorerie
Pour leur permettre de préparer leurs actions de formation et d’en faire connaître l'existence auprès
des médecins libéraux, les associations pourront bénéficier d'une avance de trésorerie.
Le montant de cette avance sera de 25% du montant de la ligne budgétaire attribuée.
La demande devra être formulée par écrit avant toute demande de prise en charge de sessions
de formation par le FAF-PM pour l’année en cours et ne pourra excéder 50 000 €.
S’il a été procédé au versement d’une avance, le montant du règlement de chaque session de
formation sera automatiquement amputé de 25%.
6.4 Restitution des avances non utilisées
A partir du 1er novembre de chaque année, le FAF-PM déduira systématiquement toute avance
résiduelle de trésorerie du montant des prises en charge accordées.
Tant que le montant de
l’avance résiduelle sera supérieur à celui des prises en charge restant à accorder, il ne sera procédé à
aucun règlement et ceci jusqu’à épuisement de la totalité de cette avance.
Toute association souhaitant conserver une avance au-delà du 1er novembre de l’année N, devra
pouvoir justifier de son utilisation par :

La réalisation effective de sessions de formation dont les demandes de prise en
charge ne seraient pas parvenues au FAF-PM ;

La preuve de réalisation de sessions de formation déjà programmées jusqu’au 31
décembre N (exemples : réservation de salle, location de matériel,…).
Important :
Au 31 décembre de l’année de campagne, les associations qui seraient encore en possession d’une avance non
utilisée et qui n’auraient plus aucune action de formation en attente de règlement devront restituer cette avance
sans délai et dans un maximum de 15 jours.
A défaut, aucun règlement de sessions de formations ne sera effectué jusqu’à restitution de la totalité de cette
avance résiduelle au cours de la campagne suivante. L’absence de restitution d’une avance résiduelle expose
l’association à la perte de son habilitation.
21

CAHIER DES CHARGES – Campagne 2017

Transcription

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