Comment rédiger un message d`absence professionnel ?

Comment rédiger un message d’absence
professionnel ?
Les bonnes pratiques pour un bon message
Sans vous mettre la pression, rappelez-vous que pour certaines personnes, ce message sera la
première prise de contact avec votre société ou avec vous-même. Il s’agit de renvoyer une image
professionnelle et cohérente avec le reste de votre communication.
Alors pour faire bonne impression, commençons par appliquer des règles simples de courtoisie et de
bon sens qui ont pourtant tendance à passer à la trappe quand on est pressé d’éteindre son
ordinateur!
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Remercier la personne pour l’email qu’elle vous a envoyé.
Spécifier vos dates d’absence OU votre date de retour au minimum. Cela peut paraître
évident mais nous avons tous reçu des emails automatiques qui ne mentionnaient pas de
date de retour. C’est assez ennuyeux…
Intégrer les coordonnées de contact (email et/ou numéro de téléphone) d’un collaborateur
qui pourra prendre le relai en cas de besoin. Cela rassure la personne qui vous contacte. Si
vous travaillez seul, vous pouvez éventuellement communiquer un numéro de portable en
demandant de laisser un message sur messagerie en cas d’urgence. Uniquement pour les
anxieux et les personnes qui partent en laissant des dossiers « sur le feu ». Parce que le but
est quand même de déconnecter (vous avez le droit et c’est même chaudement
recommandé!)
Inclure une formule de politesse pour conclure votre email. Malheureusement, il est
fréquent que cette étape soit oubliée ! « A bientôt » ou encore « Cordialement » font en
général très bien l’affaire. Évitez le « bonnes vacances » car justement, les gens qui vous
écrivent ne sont pas en vacances, eux!
Nos recommandations pour créer THE message d’absence
idéal
Vous devez penser que votre message d’absence doit être adapté à votre cible et aux personnes qui
sont susceptibles de vous contacter. De plus, le contenu ne sera pas nécessairement le même si vous
êtes banquier ou si vous êtes responsable marketing. Quelques conseils à appliquer :
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Soyez clair, concis et précis. En un mot : soyez bref ! Vous n’avez que peu d’informations
importantes à communiquer et votre lecteur ne s’attardera pas à lire votre email. Nous vous
recommandons fortement d’aller directement à l’essentiel sans tergiverser. Si vous voulez
vous lancer dans un récit ou une digression, pensez tout de même à faire apparaître au
début du message ou très en évidence les informations indispensables citées dans le
paragraphe précédent.
Faites preuve de créativité! En rédigeant un texte court, il est malgré tout possible d’être
créatif afin de ne pas tomber dans le message trop standardisé.
My Marketing Manager 2015 – contenu sous licence Creative Common 3.0.
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Vous pouvez montrer votre personnalité sans dévoiler toute votre vie privée. Ainsi, si écrire
« je me repose au soleil jusqu’au 18 août » est acceptable, le message « je m’éclate
tellement que je ne suis pas sûr de revenir » l’est nettement moins ! Doser le degré de
personnel et d’humour, c’est important ! Pensez aussi que tous les gens qui vous écrivent
recevront le même message d’absence : vos amis, votre famille, vos collègues proches mais
également vos supérieurs, vos clients, vos prospects… Dire que vous buvez des cocktails
toute la journée n’est pas très approprié dans le milieu professionnel! Vous ne pouvez pas
vous permettre d’être familier avec toutes les personnes.
Faites attention aux fautes d’orthographe. Votre email sera lu par toutes les personnes qui
auront essayé de vous contacter et il est donc inconcevable d’envoyer un email truffé de
fautes. Ok, vous êtes pressé mais cela vous évitera de véhiculer une image peu rigoureuse
pendant vos journées off!
Pour les accros au boulot, il est possible de mentionner si vous avez accès à une connexion
internet qui vous permet de relever vos emails et de répondre aux plus importants. Cette
technique est tout de même assez dangereuse car les personnes auxquelles vous ne
répondrez pas se sentiront de moindre importance. A doser donc. Là encore, vous avez le
droit de faire un vrai break… Rappelez-vous ce que l’on dit « Il n’y a rien d’urgent, il n’y a que
des gens pressés ».
Traduisez votre message dans une autre langue si votre secteur d’activité ou si le profil de
votre clientèle le requiert. On oublie bien souvent que des personnes ne parlant pas français
peuvent nous contacter. Vos clients étrangers apprécieront que vous pensiez aussi à eux et la
traduction ne vous prendra pas plus de 3 minutes. Inutile d’écrire en 5 langues, l’anglais est
lu par la plupart des gens.
4 exemples de messages d’absences
Message concret
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis actuellement absent du bureau et je profite des vacances pour me reposer.
Je serai de retour le (date), prêt à répondre à votre message !
Pour toute demande urgente, je vous invite à envoyer un email à mon collaborateur (nom de la
personne et adresse mail) qui prendra très vite contact avec vous.
Cordialement,
(Signature)
Message formel sans consultation des mails
Bonjour,
Je suis actuellement en congés pour la période de Noël et du 1er de l’an, je serai de retour le (date).
Sachez que jusqu’à cette date, je n’ai pas accès à ma boîte mail et n’ai donc pas la possibilité de
consulter mes messages.
Néanmoins, je vous répondrai le plus rapidement possible dès mon retour.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter (nom de la personne) au (numéro de téléphone).
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Cordialement.
(signature)
Message formel avec consultation des mails
Bonjour,
Je suis actuellement en congés pour la période de Noël et du 1er de l’an, je serai de retour le (date).
Dans le cas d’une urgence, je ferai mon possible pour vous répondre rapidement. En d’autres cas, je
prendrai connaissance de votre message à mon retour.
Sans réponse de ma part, vous pouvez contacter (nom de la personne) au (numéro de téléphone).
En vous remerciant pour votre message.
Cordialement,
(signature)
Message original pour les fêtes de fin d’année
Bonjour
Cette année, le Père Noël m’a apporté (x) jours de congés et j’espère bien en profiter !
Je serai de retour le (date), probablement avec quelques kilos en plus.
Je ferai de mon mieux pour vous répondre rapidement dès mon retour.
D’ici là, je vous souhaite de bonnes vacances !
Cordialement,
(signature)
A vous de jouer maintenant !
Vous pouvez maintenant vous déconnecter, éteindre votre ordinateur et partir en toute
décontraction. Prenez donc quelques secondes pour nous faire part du message que vous avez rédigé!
N’hésitez pas à nous laisser en commentaire le message que vous avez choisi d’utiliser comme
message automatique d’absence ! Fun ou traditionnel, décalé ou poétique, dites-nous tout !
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