la budgetisation projet

APPORTS
THEORIQUES
THEME :
LA BUDGETISATION
PROJET
Sources :
Roger AÏM, « L’essentiel de la gestion de projet », Edition Gualino Paris 2007, Les Carrés.
Robert BUTTRICK, « Gestion de projet »,Edition Pearson 2010.
http://www.trouverunsponsor.com/Pourquoi_sponsoriser.php
« Nous n’avons pas l’argent, nous devons donc réfléchir ».
Lord UTHERFORD, 1871-1937, considéré comme le père de la physique nucléaire
Le budget d’un projet dépend évidemment de la durée du projet. La maîtrise du budget est
donc indissociable de la maîtrise des délais qui est elle-même subordonnée à la performance
technique. La garantie des objectifs de budget passe donc par la maîtrise de la technique du projet.
1- Évaluation du coût du projet :


Le coût projet est entendu dans son acception financière. Il est la somme des coûts :
des ressources humaines du projet
des ressources matérielles et logicielles du projet
L'ensemble des coûts doit être évalué à partir de trois points :
• L'estimation de base du projet = coûts de toutes les activités du projet.
• La réserve de contenu du projet = basée sur l'expérience et le bon sens, elle doit couvrir
les éléments non pointés dans le projet mais que vous savez devoir intervenir, par exemple
des frais de déplacement.
• La provision pour risques = doit permettre de couvrir un imprévu et non de compenser une
mauvaise évaluation initiale.
1-1- Définitions normatives :
- Maîtrise des coûts, cost contrôl : « processus permettant, pendant toute la durée d'un projet, de
prévoir suivre et optimiser tous les coûts des activités successives avec l'objectif de maîtriser un
coût prévisionnel final » (NF X50-106-1).
- Rapport de coût, cost report: « document périodique sous forme de tableaux et/ou de diagrammes,
récapitulant pour chacune des lignes budgétaires:
• le budget initial et ses révisions éventuelles,
• les engagements à une date donnée,
• l'estimation des coûts futurs jusqu'à l'achèvement du projet,
• le coût total prévisionnel, son écart avec le budget éventuellement révisé et sa dérive par
rapport au précèdent coût total prévisionnel » (NF X50-106-2).
1-2- Principes et méthodes :
On décline, à partir du montant total affecté au projet, les allocations budgétaires par entité
responsable, ou tâches.
Ces entités ont un objectif de budget plafond et devront, sur la durée de leurs tâches, maîtriser les
coûts alloués en début de projet. Elles rendront compte périodiquement de l'avancement des
dépenses réalisées et à venir, à travers par exemple un rapport de coût.
La précision de l'estimation dépend du temps nécessaire pour réaliser l'estimation et des
informations dont on dispose sur le projet.
En fonction des phases du projet on va estimer un ordre de grandeur (+/- 30% de précision), une
estimation préliminaire (+/- 20%), de base (+/-10%) ou détaillée (+/- 5%).
Il existe différentes méthodes d'estimation :
• La méthode analogique globale (pour partie subjective): elle est globale en ce qu'elle se
rapporte, non pas à la valeur de chacun des différents éléments constitutifs mais à la globalité de
l'ouvrage. Elle est analogique parce qu'elle se définie par analogie avec un projet déjà réalisé. Elle
peut aussi se réaliser par « fonctions ».
• La méthode modulaire ou par coefficients : elle est modulaire parce qu'elle se rapporte aux
modules du projet (les équipements principaux). Le principe de la méthode est basé sur l’existence
d’un rapport entre le coût d’un équipement (base du module) et celui de tout ce qui doit lui être
associé. Pour passer du coût de l’équipement principal au coût d’un sous-ensemble, on utilise un
facteur modulaire qui comprend le coût :
• Des équipements secondaires : tuyauterie, électricité, instrumentation….
• Du transport des équipements, de la préparation du site, des bâtiments… ;
• Des travaux de montage de l’équipement principal et des équipements secondaires ;
• Et des charges indirectes imputées au budget du projet.
• La méthode paramétrique : elle est paramétrique parce qu'elle utilise les paramètres pertinents
du projet (masse, volume, énergie…) pour calculer le coût prévisionnel final de celui-ci. C'est une
approche « produit ».
• La méthode analytique : elle est analytique parce qu'elle décompose le projet en éléments
simples (WBS), elle consiste à estimer le coût de chacun de ces éléments.
Selon la précision que l'on « peut » obtenir, on utilise les méthodes suivantes :
• On évalue un ordre de grandeur par une méthode globale (analogique/paramétrique).
• L'estimation préliminaire est réalisée par les méthodes paramétriques/modulaires.
• L'estimation de base est réalisée par une méthode semi-analytique.
• L'estimation détaillée (cost control) est réalisée par une méthode analytique.
Généralement, on utilise :
 Etape d’Initialisation = méthode analogique,
 Etape de lancement = méthodes modulaire et paramétrique,
 Etape de Réalisation = méthode analytique.
2- Les courbes de suivi budgétaire :
La méthode des courbes en S est un outil graphique de suivi d’avancement d’un projet.
Elle a pour but de comparer, à l’instant T, ce qui était prévu de faire et de dépenser avec ce qui a été
effectivement réalisé et à quel coût. En cas de dépassement budgétaire ou de retard, des actions
correctives seront prises afin de limiter les dérapages le plus tôt possible.
2-1- Courbe des dépenses en « S » :
Les dépenses d'un projet ont, sur la durée de son cycle de vie, une allure caractéristique en
forme de S. Cette allure correspond à trois grandes phases du projet.
Phase de démarrage (Phase 1) : une phase d'accélération, de mise en place des équipes du projet.
Phase de croissance (Phase 2) : on atteindra les ressources maximum du projet.
Phase de décélération (Phase 3) : diminution des ressources (les équipes quittent le projet).
Coûts k€
1
3
2
Temps
2-2- Les courbes des « Engagements – Dépenses » :
L'allure de la courbe des engagements programme est caractérisée par une très forte
croissance sur une courte période qui correspond aux décisions prises en tout début de programme
et qui engagent financièrement le projet jusqu'à sa livraison.
Rappel sur la notion d'engagement :
Il correspond à l’acte de rédiger un bon de commande et de le remettre à un fournisseur. Il
est évident de vérifier la disponibilité des crédits !
L’établissement s’engage à l’égard du fournisseur à lui régler le montant porté sur le bon de
commande, sous réserve que le service soit réalisé bien entendu.
Il faut suivre les engagements au fil de la rédaction des bons de commande. Ainsi la Situation des
Dépenses Engagées est réelle tout au long du projet.
Coûts k€
Engagement
Dépenses
Temps
2-3- Les courbes de suivi budgétaire d'un projet :
À une date donnée t, l'analyse des courbes de dépenses (courbes en S) permet de traiter trois
types de coûts et d'en déduire, par extrapolation, les écarts prévisionnels de coûts et de délais :
— CBTP (trait plein) : Coût Budgété du Travail Prévu ou budget alloué en début d'affaire
correspondant au déroulement nominal du programme dans le budget initial ;
— CRTE (trait pointillé) : Coût Réel du Travail Effectué ou coûts encourus à une date donnée
correspondant au coût réel des réalisations effectuées à cette date ;
— CBTE (trait mixte) : Coût Budgété du Travail Effectué ou valeur budgétaire du réalisé. C'est la
valorisation à prix budget du travail réalisé à une date donnée.
— La courbe (a) représente la
vision contractuelle du projet à son
démarrage. Elle est construite à
partir du Coût Budgété du Travail
Prévu (budget plafond), des dates
de lancement du projet (t0) et de
livraison prévue (tf).
— La courbe (b) représente, à la
date (t) d'avancement du projet, la
réalité
de
son
avancement.
Construite à partir du Coût Réel du
Travail Effectué, elle permet
d'extrapoler le coût prévisionnel à
terminaison
et
le
retard
prévisionnel de livraison.
— La courbe (c) représente, à la
date (t), l'avancement physique du
projet. Elle est construite à partir du
Coût Budgété du Travail Effectué .
Elle permet à l'instant (t) de
déterminer le retard et l'écart de
coût.
L’écart entre les courbes CBTE et CBTP représente l’écart entre le Travail Effectué et le Travail
Prévu (axe des abscisses, le retard d’avancement) : cet écart exprimé en coût (lecture sur l’axe des
ordonnées) s’appelle la Variance délai (Schedule Variance).
L’écart entre les courbes CBTE et CRTE représente la différence en coûts entre le Coût Budgété et
le Coût Réel : cet écart est nommé Variance coût (Cost Variance).
3- Le budget du projet :
Il s’agit tout simplement de mettre en mouvement le bilan de départ (qui est une
photographie, une vision instantanée des ressources affectées au projet).
Cette mise en mouvement comporte des événements tels que :
 Consommer un stock de matériel.
 Dépenser de l’argent disponible pour acheter une assurance.
 Faire payer une activité par ceux qui la fréquentent.
 Payer un salaire.
 Encaisser une subvention, etc.
L’enjeu est de prévoir ces mouvements ; le budget est donc une anticipation de la vie
économique du projet.
Dans une telle prévision, il y a quelques principes de base de saine gestion :
 Utiliser au mieux ses ressources (matérielles, compétences,…).
 Veiller à équilibrer les recettes et les dépenses et, si possible, à avoir un peu plus de recettes
que de dépenses afin d’augmenter son potentiel d’action.
3-1- Les outils du budget :
L’étude financière réunit les tableaux classiques de la prévision budgétaire, qui complètent
le plan de financement initial.
Vos comptes prévisionnels doivent être aussi détaillés que possibles, avec des estimations chiffrées
réalistes. Vous devez avoir réuni des devis et réalisé, si besoin, votre étude de marché
L’étude financière aide à dégager les grands indicateurs économiques de votre projet :
- vos besoins en capitaux au démarrage,
- la rentabilité de votre activité,
- les risques de cessation de paiement,
- le montant minimum des ventes à réaliser,
- la situation de votre structure financière durant les trois premières années.
Des indicateurs qui permettront d’évaluer la solidité ou au contraire la faiblesse de votre montage,
et le cas échéant de corriger le tir avant de démarrer.
a- LE COMPTE DE RÉSULTAT
Pour évaluer la rentabilité de votre projet, il faut monter le compte de résultat des trois
premières années.
Ce tableau est directement lié à l’activité : il définit les dépenses nécessaires à cette dernière et les
recettes qu’elle génère.
Le solde vous indique si vous obtenez des bénéfices ou des pertes. Évidemment l’objectif est
d’obtenir au moins l’équilibre. En cas de bénéfice, vous pourrez envisager de l’investir l’année
suivante pour augmenter votre potentiel d’action.
b- LE PLAN DE TRÉSORERIE
La trésorerie, c’est l’argent disponible sur votre compte bancaire. Le plan de trésorerie sur
12 mois vous aide à savoir si vous aurez toujours de quoi payer les factures en fonction de leur date
d’échéance et de vos rentrées financières.
C’est donc un tableau temporel, qui définit pour chaque mois les mouvements de fonds prévus en
encaissement et en décaissement, en TTC pour les opérations assujetties à la TVA. Il donne un
solde mensuel et un solde cumulé.
Attention : un problème de trésorerie passager ne signifie nullement que l’activité n’est pas
rentable. Peut-être faut-il simplement repenser l’échelonnement des dépenses par rapport aux
recettes.
c- LE PLAN DE FINANCEMENT SUR TROIS ANS
Sur le modèle du plan de financement initial, il est recommandé de poursuivre l’analyse des
besoins et des ressources en termes financiers sur trois ans. Cela vous donnera une vision plus large
du développement de votre activité au-delà de l’année de démarrage, et vous permettra, ainsi qu’à
vos partenaires, d’évaluer la solidité de votre structure financière.
En outre les statistiques prouvent que deux entreprises sur trois font faillite durant les trois
premières années, faute d’avoir réalisé les recettes nécessaires à leur survie. Cela tient autant à une
mauvaise évaluation du marché qu’à un manque de fonds propres. Pour passer le cap des trois ans,
mieux vaut avoir évalué tous les aspects financiers et économiques du projet avant de démarrer.
Vous vous apercevrez ainsi qu’il vous faudra peut-être contracter un emprunt bancaire.
3-2- Les modes de financement d'un projet
Pour une présentation complète et détaillée des modes de financement, on pourra se reporter au
cours de finances d'entreprise.
a- L'autofinancement
L'autofinancement est le financement d'un investissement par des moyens internes à
l'entreprise. La capacité d'autofinancement est égale au montant que l'entreprise peut dégager,
pour financer des investissements. Une entreprise qui dispose d'une forte capacité
d'autofinancement peut rapidement dégager des moyens lorsqu'une opportunité
d'investissement se présente (rachat d'une entreprise concurrente, ...).
L'entreprise peut augmenter sa capacité d'autofinancement en faisant appel à de nouveaux
actionnaires qui entreront dans le capital de l'entreprise. Cette opération conduira à une
dilution du pouvoir des actionnaires actuels et, si elle se renouvelle, à la prise de contrôle de
l'entreprise par ces nouveaux acteurs. De plus, une augmentation de capital n'est envisageable
que pour une entreprise en bonne santé, très peu d'actionnaires (sauf pour des raisons
stratégiques) n'entreront dans le capital d'une entreprise en difficulté.
L'entreprise peut aussi demander à ses actionnaires de contribuer au financement de ses
investissements en apportant de nouveaux capitaux. Ces apports peuvent être réalisés en
compte courant ou en augmentation de capital. Cette solution, qui a des conséquences sur la
rentabilité des fonds propres, se heurte fréquemment à l'incapacité (ou au refus) de certains
actionnaires.
b- Le recours à l'emprunt
Il consiste à trouver des capitaux auprès de tiers, pour une durée déterminée. L'emprunt peut
être souscrit auprès d'un organisme financier (banque, organisme de crédit, ...) et peut être
soumis à des conditions (garanties, ...).
L'emprunt peut également être souscrit auprès d'autres agents économiques (emprunt
obligataire), il consistera alors à proposer au public, des obligations à rendement déterminé,
pour une durée déterminée. Les obligations sont généralement émises par des grandes
entreprises qui présentent des garanties suffisantes pour obtenir la confiance du public.
La capacité d'endettement d'une entreprise est cependant limitée, le taux d'endettement étant un
critère important de la santé et de la stabilité d'une entreprise. Une entreprise trop endettée
deviendrait fragile si le marché se rétrécit.
c- Le crédit-bail (aussi appelé leasing en anglais)
C'est un crédit permettant l'acquisition d'un bien en échange de redevances (loyer) et avec
option d'un droit de propriété à l'échéance (option de rachat).
Le système est particulièrement utilisé pour l'achat de véhicules, le matériel informatique et
industriel, notamment parce que ce type de contrat permet d'inclure des garanties de
maintenance et le financement de la TVA. Le crédit-bail permet aux entreprises et aux
particuliers de disposer de biens, sans s'endetter, en présentant un bilan équilibré.
d- Les aides publiques
En France, comme dans tous les pays, il existe une multitude d’aides publiques
susceptibles d'accompagner un projet d'investissement. Ces aides évoluent dans le temps et
l'espace ; une veille réglementaire est donc nécessaire.
Ces aides peuvent être déclinées selon leurs origines :
- Les aides locales (communes, départements, régions) sont souvent accessibles pour des
projets de création ou de développement d'activités, telles que la création d'une usine,
l'extension d'une entreprise, ..., mais peuvent également concerner la reprise d'une entreprise
(en difficulté) ou le maintien d'une activité. Elle peuvent prendre des formes variées,
subventions, exonérations, ...
- Les aides de l'état prennent des formes voisines de celles des collectivités territoriales, mais
comportent des aides spécifiques notamment pour les projets innovants (crédit d'impôt
recherche, aides à l'innovation, ...) ainsi que pour le recrutement de certaines catégories de
personnels.
- Les aides de l'Union Européenne, peuvent compléter les aides précédentes dans des
circonstances précises.
c- Mécenat et sponsoring
Le mécénat est un acte philanthropique qui se traduit par le versement d’un don à une œuvre
ou à un organisme, pour une ou des actions d’intérêt général. Il est un vecteur de communication
institutionnelle.
Le sponsoring (ou parrainage) se caractérise comme un acte de commerce, qui sert
essentiellement à promouvoir les produits et les marques et à accroître la notoriété et l'image de
l'entreprise. Une campagne publicitaire peut être menée en parallèle, afin de faire connaître cet
engagement à la clientèle potentielle de l'entreprise.
3-3- Échéancier des financements :
Selon la durée du projet (et son importance), le niveau de décision des financements peut
varier. Pour les projets les plus importants, la décision relève de la direction générale de
l'entreprise. Pour des projets modestes, la direction d'ouvrage peut être confiée à des
responsables intermédiaires.De plus la faisabilité d'un projet dépend souvent de l'échéancier de
financement, l'entreprise étant susceptible d'étaler le financement sur une période.
La création d'un nouveau modèle de voiture (coût estimé1 500 millions d'euros) ne peut
être envisagé l'année prochaine car l'entreprise ne dispose pas de financements suffisants.
Cependant, le projet ayant une durée de réalisation de 5 ans, l'entreprise pourra envisager un
financement étalé sur plusieurs années (200 millions l'année prochaine, 400 l'année suivante et
300 par an les trois années suivantes).
La décision de lancement vaut accord de principe sur la totalité du financement, sauf
changement d'orientation ou décision de suspendre le projet, mais l'entreprise étalera son
financement, ce qui rend le projet réalisable.
L'entreprise doit donc déterminer avec précision le calendrier des dépenses et des recettes
prévues pour le projet. Les documents concernés permettront le suivi du projet.
PRESENTATION NORMALISE DU BILAN :
EXEMPLE DE PRESENTATION DU BUDGET PREVISIONNEL :
Période du……………………au……………………
- Le plan de financement doit être DETAILLE (toutes les dépenses doivent être liées au projet),
EQUILIBRE (le total des dépenses doit être égal au total des recettes), signé (par le
responsable légal ou la personne disposant de la délégation de signature prévue p.1).
- Indiquez les sous-totaux dans les cases grisées.
DEPENSES
ACHAT (fournitures, matériel…)*
Matériels à acheter
Matériels valorisés
Montant
RECETTES
SUBVENTIONS DEMANDEES
Etat (préciser)
Montant
Région
Département
Agglomération
SERVICES EXTERIEURS
Téléphone, PTT
Transport
Loyer
Location
Assurance
Eau, électricité
Comptabilité
Autres
FRAIS DE PERSONNEL
Salaires (bruts)
Charges sociales de l’employeur
Formation
Bénévolat valorisé
Autres :
IMPOT, TAXE, REDEVANCE
SACEM
TAXE SPECTACLE VARIETES
TAXE DEBIT BOISSONS
AUTRES DEPENSES à préciser
TOTAL
* En fournir une liste détaillée
Communes (préciser)
CAF
Fonds d’action sociale
Union européenne
Autres (Office HLM… préciser)
RECETTES
Recettes activités
Participation des adhérents
Bénévolat valorisé
Matériels valorisés
Participation autres (préciser)
TOTAL
A……………………….., le…………………
Signature du responsable légal
(précédée de la mention « certifié exact »)