TARIFS LOCATION DE SALLES

TARIFS LOCATION DE SALLES
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Vous souhaitez réussir vos événements ?
Valoriser vos dégustations ?
Vinexpo vous offre de multiples espaces adaptés à vos
besoins : salles de conférence, salles de réunion,
tasting labs ou encore tasting lounges.
Pendant Vinexpo Bordeaux, bénéficiez d’équipements et de
services professionnels. Rejoignez-nous du 18 au 21 juin 2017.
PLAN GÉNÉRAL
VINEXPO BORDEAUX 2017
PALAIS DES CONGRÈS
REZ-DE-CHAUSSÉE
WOW!
TASTING LABS
AMPHITHÉÂTRES B-C
1ER ÉTAGE
ENTRÉE
MEETING ROOMS
Pa
ss
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CLUB
LES TERRASSES
RESTAURATION
TRAMWAY
ENTRÉE
B
HALL 1
HALL 3
FORUM
TASTING LOUNGE 1
TASTING LOUNGE 2
ENTRÉE
2
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SALLES DE CONFERENCE :
AMPHITHEATRES
D’une capacité de 196 à 353 places, 2 amphithéâtres, situés au Palais des Congrès,
sont disponibles pour organiser vos conférences.
Durée de location : 3h30
2 créneaux horaire : 9h00-12h30 / 14h00-17h30
AMPHI B
353 places assises AMPHI C
196 places assises 3 750 € HT le créneau
2 500 € HT le créneau
TARIF INCLUANT :
› Scène et son mobilier
› Tribune modulable et son pupitre
› Un écran de projection
› Un vidéo projecteur
› Fauteuils avec tablettes écritoires
› Cabines de traduction : 2 cabines – 3 langues
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SALLES DE RÉUNION
Au cœur du Palais des Congrès, 5 salles de 78 m² à 146 m² sont mises à votre
disposition pour organiser vos événements selon la configuration de votre choix :
conférence, tables en rectangle ou tables en «U».
.
Durée de location : 3h30
2 créneaux horaire : 9h00-12h30 / 14h00-17h30
MEETING ROOM 1 : 93 m² : 1 250 € HT le créneau
Configuration en conférence : 76 personnes
Configuration tables en rectangle : 36 personnes
Configuration tables en « U » : 36 personnes
MEETING ROOM 2 : 78 m² : 1 250 € HT le créneau
Configuration en conférence : 62 personnes
Configuration tables en rectangle : 32 personnes
Configuration tables en « U » : 28 personnes
MEETING ROOM 3 : 100 m² : 1 250 € HT le créneau
Configuration en conférence : 86 personnes
Configuration tables en rectangle : 36 personnes
Configuration tables en « U » : 32 personnes
BAY VIEW ROOM 1 : 145 m² : 1 550 € HT le créneau
Configuration en conférence : 136 personnes
Configuration tables en rectangle : 56 personnes
Configuration tables en « U » : 52 personnes
BAY VIEW ROOM 2 : 146 m² : 1 550 € HT le créneau
Configuration en conférence : 127 personnes
Configuration tables en rectangle : 56 personnes
Configuration tables en « U » : 50 personnes
TARIF INCLUANT :
› Tables
› Chaises avec tablettes écritoire
› Un écran de projection
› Un vidéo projecteur
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TASTING LABS
D’une capacité de 80 à 100 places assises, ces salles du Palais des Congrès,
disposées en «salle de classe», sont adaptées pour accueillir vos présentations
professionnelles dans des conditions d’un laboratoire de dégustation.
Durée de location : 1h30
3 créneaux horaire : 9h30-11h00 / 12h30-14h00 / 15h30-17h00
TASTING LAB 1 :
80 personnes assises
TASTING LAB 2 :
80 personnes assises
TASTING LAB 3 :
80 personnes assises
TASTING LAB 4 :
100 personnes assises
3 750 € HT par créneau
3 750 € HT par créneau
3 750 € HT par créneau
4 650 € HT par créneau
TARIF INCLUANT :
› Tables et chaises
› Nappage
› Estrade avec table nappée et chaises
› Crachoirs
› 5 verres par personne
› Eau minérale
› Glace
› 5 personnels de service pour mise en place et nettoyage
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TASTING LOUNGES
3 espaces de 450 à 500 m² conçus pour accueillir des dégustations
« debout » sont répartis dans le Hall 3.
Durée de location : 8h00
1 créneau horaire : 10h00 – 18h00
TASTING LOUNGE 1 : 450 m²
HALL 3
12 500 € HT
Capacité : 300 personnes
TASTING LOUNGE 2 : 480 m²
HALL 3
12 500 € HT
Capacité : 300 personnes
FORUM : 500 m²
HALL 3
13 500 € HT
Capacité : 350 personnes
TARIF INCLUANT :
› Tables et chaises
› Nappage
› Crachoirs
› 800 verres
› Eau minérale
› Glace
› 10 serveurs
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FORMULAIRE DE RÉSERVATION DES SALLES
RAISON SOCIALE :..................................................................................................................
NOM DU RESPONSABLE : .....................................................................................................
PRENOM : .................................................................................................................................
ADRESSE : ................................................................................................................................
CODE POSTAL : .......................................................................................................................
VILLE : ......................................................................................................................................
PAYS : ........................................................................................................................................
TEL. : .........................................................................................................................................
E MAIL : ....................................................................................................................................
NOUS SOUHAITONS ORGANISER :
UNE CONFÉRENCE
UNE DÉGUSTATION ASSISE
UNE DÉGUSTATION DEBOUT
UNE PRÉSENTATION
TYPE DE SALLE : ....................................................................................................................
CRÉNEAU HORAIRE : .............................................................................................................
DATE : .......................................................................................................................................
TARIF : ......................................................................................................................................
N.B. La réservation effective de la salle ne sera prise en compte qu’à réception de votre règlement.
Déclaration de l’entreprise ou de l’organisme effectuant la réservation :
«Nous avons pris connaissance du fait que Vinexpo fera tout son possible pour nous allouer les espaces
aux dates et heures demandées. En cas d’impossibilité, une alternative nous sera proposée, en fonction
des disponibilités».
Date :
Signature :
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RÈGLEMENT & COORDONNÉES BANCAIRES
ACADEMY BORDEAUX VINEXPO 2017
La présente réservation doit être accompagnée obligatoirement du règlement de la salle.
Dans le cas contraire, celle-ci ne pourra pas être acceptée.
Nous avons lu le règlement de VINEXPO joint et en acceptons toutes les clauses.
Tarif location de salle ................ € HT
TVA (20%) ............... €
TOTAL TVA comprise ................. €
N° de TVA Intracommunautaire pour les sociétés membres de l’UE : …..................…………..
Non membres de l’UE : merci de nous fournir une copie de votre numéro d’identification fiscale
(version anglaise). Sans ce document, nous serons obligés de vous facturer la TVA française de 20%.
Nous avons lu le règlement de VINEXPO joint et en acceptons toutes les clauses.
Nous joignons un règlement de ………………………………. € TTC
Par chèque à l’ordre de VINEXPO S.A.S
Par virement bancaire (joindre l’avis de virement)
Date et Signature :
Cachet de l’entreprise :
Contact :
Vinexpo Academy
Catherine ALLIN
E-MAIL : [email protected]
TÉL : + 33 (0)5 56 56 00 19
FAX : + 33 (0)5 56 56 00 00
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RÈGLEMENT PARTICULIER
ACADEMY BORDEAUX VINEXPO 2017
LE PRÉSENT RÈGLEMENT PRÉCISE LES CONDITIONS DE PARTICIPATION
ET DE LOCATION DES SALLES ET SERVICES DE L’ACADEMY.
ARTICLE 1ER : ACCESSION DES ORGANISATEURS ET DES VISITEURS
× Les salles et services de l’Academy Vinexpo sont réservés aux exposants
de Vinexpo.
× L’accès aux salles de l’Academy est réservé aux visiteurs (professionnels
et journalistes) du salon dûment munis de leur badge d’accès au salon.
ARTICLE 2 : DÉROGATIONS
× Vinexpo peut autoriser l’organisation de dégustations et/ou conférences
par des non exposants du salon.
× Seuls les organisateurs intervenants à titre collectif peuvent prétendre à
cette dérogation.
Il s’agit des associations et organismes de promotion nationaux ou
régionaux reconnus dans leur bassin de production.
× Pour obtenir cette dérogation ils devront notamment fournir la liste
complète des participants à leur dégustation/conférence (châteaux/
domaines/crus…) au moins 2 mois avant l’ouverture du salon.
Vinexpo contrôlera, lors du salon, la conformité de cette liste avec les
châteaux/domaines/crus effectivement présents à la dégustation.
ARTICLE 3 : CONDITIONS DE RÉSERVATION DES SALLES ET SERVICES
× Pour organiser une dégustation ou une conférence chaque organisateur
doit remplir le formulaire de réservation de salles dans les délais prévus.
× Vinexpo s’engage à répondre à toute demande.
× Une priorité sera donnée aux exposants de Vinexpo et aux pays/régions/
bassins de production dont les participants sont exposants du salon.
× Dans le cas où le créneau ou la salle demandée seraient déjà occupés,
Vinexpo s’engage à faire une autre proposition à l’organisateur dans la
limite des disponibilités.
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ARTICLE 4 : VENTE ET DÉGUSTATION
× Les dispositions de l’article 12 du règlement particulier de Vinexpo
s’appliquent également aux salles de dégustation et de conférences de
l’Academy Vinexpo.
× Les organisateurs peuvent cependant librement décider d’organiser leur
dégustation ou conférence « sur invitation » ou en « entrée libre ».
× Si un organisateur souhaite organiser une conférence ou une dégustation
avec « entrée payante » il devra préalablement en faire la demande à
Vinexpo qui statue souverainement.
ARTICLE 5 : SÉCURITÉ
× Les organisateurs doivent se conformer aux consignes et règlements de
sécurité en matière d’accueil des visiteurs du salon. Ces consignes sont
disponibles dans le guide technique du salon sur www.vinexpo.com.
× Les capacités des salles de dégustations et de conférences doivent
notamment être strictement respectées de même que les consignes de
Vinexpo en matière d’implantation des salles.
× Vinexpo se réserve le droit de refuser l’organisation d’une conférence ou
d’une dégustation qui ne satisferait pas à ces exigences. De même Vinexpo
se réserve le droit d’interrompre une conférence ou une dégustation dont
les conditions de sécurité ne seraient pas respectées.
ARTICLE 6 : ANNULATION OU DÉFAILLANCE D’UN ORGANISATEUR
× Annulation sans frais jusqu’à 90 jours avant l’ouverture du salon. Pour
toute annulation à moins de 90 jours de l’ouverture du salon, la totalité de
la réservation de la salle vous sera facturée.
Les pénalités en cas de règlement tardif seront calculées au taux égal à une
fois et demie le taux de l’intérêt légal. Aucun escompte ne sera consenti en
cas de règlement anticipé. En cas de contestation, les tribunaux du siège
de l’organisateur sont seuls compétents, le texte en langue française du
présent règlement faisant foi.
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