La signature serait-elle une espèce en voie de disparition ?

Tribune : pour publication à votre convenance
Novembre 2014
La signature serait-elle une espèce en voie de
disparition ?
Par Marc Delhaie, Président-Directeur Général d’Iron Mountain France et
Suisse
Depuis mars 2014, les Archives nationales américaines (Washington DC) exposent des
documents originaux signés : le certificat de mariage d’Adolf Hitler qui avait Goebbels pour
témoin, une carte de vœux de Saddam Hussein à George Bush, ou encore une demande de
dépôt de brevet de Michael Jackson pour des chaussures spéciales qui permettent à celui
qui les porte de se pencher en avant sans risquer de chuter. Cette exposition, intitulée
‘Making Their Mark’ (qu’on pourrait traduire par ‘laisser sa marque’), déroule sous nos yeux
l’histoire du monde au travers de signatures.
Au cours des mois qui précédaient l’inauguration, alors que les archivistes américains
s’échinaient à trier des millions de documents, de l’autre côté de l’Atlantique, c’est un tout
autre regard que l’on portait sur les signatures.
En effet, une nouvelle proposition de directive de l’Union européenne sur l’identification
électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques progressait
vers la mise en oeuvre du futur règlement « eIDAS » (electronic identification and trust
services). Ce règlement vise à faire tomber les derniers obstacles à l’adoption de solutions
communes d’identification numérique et de validation des transactions au sein du marché
intérieur. Le Parlement européen et le Conseil de l’Union ont approuvé la législation en
juilleti. La cérémonie de lancement du règlement s’est tenue le 14 octobre.
La législation européenne reconnaît l’utilisation des signatures électroniques depuis 1999ii.
Mais une signature électronique s’inscrit dans le cadre d’une transaction entre plusieurs
parties, or la Directive d’origine ne prévoyait pas de cadre uniforme pour son application
dans toute l’Europe.
Chacun des Etats membres pouvait interpréter et appliquer la Directive différemment des
autres. Les entreprises se retrouvaient confrontées à des modalités souvent complexes
sans socle commun auquel se référer. La Directive de 1999 ne régissait pas non plus les
aspects de confiance et les normes d’authentification, essentiels pour garantir la sécurité et
la fiabilité des transactions électroniques.
Bon nombre d’entreprises européennes désireuses de réussir leur transformation numérique
et de se muer en des entités plus agiles demeuraient, paradoxalement, dépendantes des
signatures manuscrites.
L’AIIM (Association of Information and Image Management) a récemment découvert que
près de la moitié des entreprises dans le monde continuent d’imprimer des documents
simplement pour y apposer des signatures ayant valeur légaleiii. Au Royaume-Uni, ce chiffre
monte à 84 %iv, avec plus d’un quart des sociétés (31 % des grandes entreprises) qui
prolongent systématiquement leur délai d’une journée supplémentaire pour l’obtention des
signatures.
Les processus de gestion de l’information en deviennent chaotiques. La moitié (49 %) des
entreprises interrogées par l’AIIM reconnaissent imprimer des documents pour les faire
signer et pouvoir les numériser ensuite dans leur système DM/ECM. Un tiers des sondés
déclarent que pour chaque document qui doit être visé, ils en produisent au moins trois
exemplaires supplémentaires simplement pour recueillir toutes les signatures.
Tout ce qui peut aller dans le sens d’une plus grande efficacité et libérer les équipes de
gestion de l’information pour qu’elles apportent davantage de valeur ajoutée à l’entreprise
est bienvenu et attendu de longue date.
C’est là l’ambition du nouveau règlement pour les entreprises européennes.
Il prévoit
notamment un cadre légal uniforme régissant l’utilisation des signatures électroniques, des
cachets électroniques et de l’horodatage électronique (qui aide à lutter contre la falsification
en garantissant l’origine et l’authenticité) et les services d'envoi recommandé électronique.
Ces règles communes permettront de valider la source et l’intégrité des documents
électroniques et des signatures électroniques qu’ils portent, et posent ainsi les bases de
transactions électroniques transnationales de confiance et authentifiables, y compris pour
les services publics.
L’UE estime à un milliard le nombre de signatures électroniques avancées exécutées
chaque jour en Europe
v
et prévoit une accélération rapide dans la foulée de la nouvelle
législation.
Pouvoir traiter des documents électroniques signés est une chose, mais la question de tout
le papier que consomment les entreprises reste posée. Sans parler du papier qui continue
d’arriver. Jamais les approches de gestion de l’information n’ont revêtu autant d’importance
que dans l’entreprise numérique qui doit impérativement encadrer et optimiser ses
procédures de numérisation des documents papier, de stockage, de protection,
d’administration, de gestion des accès, d’archivage et de destruction.
Mais les signatures n’ont pas qu’une vocation administrative, elles ont aussi une valeur
symbolique.
Des certificats de naissance et de mariage aux dernières volontés et
testaments, une signature manuscrite est un moyen pour nous d’exprimer quelque chose qui
compte : j’annonce, je consens, j’approuve, je m’engage…
Heureusement, les signatures électroniques et manuscrites ne s’excluent pas l’une l’autre.
Une demande de prêt sur cinq pages n’a pas la même valeur qu’un traité international
historique.
Certains engagements méritent d’être signés à la main et d’être conservés sur
papier. Qui voudrait visiter un musée qui exposerait des e-mails ?
Contact Presse : Agence Eliotrope : Gilles Lyonnet
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151, rue du Fbg St Antoine - 75011 Paris - www.eliotrope.fr
Contact Iron Mountain
Gina Rotondo
+33 (0)1 69 74 89 10- E: [email protected]
A propos d’Iron Mountain :
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) est un spécialiste des solutions de conservation et
de gestion de l’information. Présent à l’international avec plus d’un millier d’implantations
dans 36 pays, la surface cumulée de ses installations atteind plus de 6 millions km2, lui
permettant de répondre aux attentes de ses clients de manière rapide et efficace. Ses
solutions de gestion des documents, des dossiers et des archives, de sauvegarde et de
restauration de données, aident les entreprises à réduire leurs coûts de stockage, à se
conformer aux règlementations en vigueur, à accélérer la reprise de leur activité après un
sinistre et à mieux utiliser l’information en faveur de leur compétitivité. Fondée en 1951, Iron
Mountain conserve et protège des milliards de fichiers, depuis les archives d’entreprise,
bandes de sauvegarde et fichiers électroniques jusqu’aux dossiers médicaux. Pour en savoir
plus, rendez-vous sur http://www.ironmountain.fr
i
ii
http://certifiedsignature.eu/
iii
e-signatures (Directive 1999/93/EC)
Digital Signatures: Ready for Production, AIIM, septembre 2014
http://yougov.co.uk/news/2013/10/24/more-8-10-uk-companies-print-documents-just-get-th/
v
CP sur le discours de Neelie Kroes, commissaire chargée de l'Agenda numérique, à l’occasion du
lancement du règlement eIDAS, le 14 octobre 2014
iv