Informatisation d`une bibliothèque

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Informatisation d’une bibliothèque
4 novembre 2014
Ce support est en Creativ Commons : CC-BY-NC
Brigitte Crayssac - Novembre 2014
Objectifs de l’intervention
• Connaître les fonctionnalités d’un SIGB et
d’une interface publique
• Appréhender l’évolution de ces outils et les
implications pour les bibliothèques
Plan de l’intervention
•
•
•
•
Pourquoi informatiser ?
Systèmes propriétaires et systèmes libres
Quelques notions d’architecture
Définition et caractéristiques des SIGB et
OPAC
• Petit historique
• Limites des systèmes actuels
• Marché et systèmes existants
Pour améliorer les services :
- meilleure visibilité des collections / recherche
documentaire facilitée / accès aux documents facilité
- accès aux documents et services numériques
- gestion plus rapide et efficace des prêts/retours
- réservations, renouvellements facilités
- plus grande disponibilité des bibliothécaires
- plus grande autonomie des usagers
- possible interactivité entre usagers et système
Pour améliorer le travail en interne et assurer une
gestion plus rigoureuse
- Faciliter la connaissance, la gestion et le suivi des
collections
- Améliorer le signalement des collections et l’accès aux
documents
- Faciliter les inscriptions, les transactions de prêt/retour
- Faciliter et assurer un suivi rigoureux des prêts : retards,
perdus etc … Contacts usagers facilités (mailings …)
- Faciliter l’évaluation des collections, des services et de
l’activité grâce à l’édition de listes et statistiques
- Limiter les tâches répétitives et redondantes
Les étapes d’une informatisation/réinformatisation
Analyse des offres / tests
Schéma inspiré de Ministère de la Culture et de la Communication, Direction générale des médias et des industries
culturelles, Service du livre et de la Lecture - Boîte à outils du numérique en bibliothèque : Fiche pratique n°2 : La réinformatisation. 2013
http://www.culturecommunication.gouv.fr/Disciplines-secteurs/Livre-et-Lecture/Bibliotheques/Numerique-etbibliotheques/Boite-a-outils-du-numerique-en-bibliotheque
Notions de base sur les questions
d’architecture
Client – serveur
- Données sur serveur
- Programmes sur postes de
travail
Full Web
- Données et systèmes sur
serveur distant
- Accessibles via le web
Installation sur site
- Serveur installé sur le site et
administré par le client
- Achat + maintenance
Hébergement chez le prestataire
- Le client bénéficie d’une
installation qui lui est propre
- Achat ou abonnement
Cloud [SaaS]
- Solution hébergée
- Installation partagée par tous
les clients
- Abonnement
Système propriétaire ou open-source
Que choisir ?
• Un logiciel « libre » est un programme gratuit
que l’on peut modifier, redistribuer ou copier
• Un logiciel « propriétaire », permet seulement
d’exécuter le programme
(noter qu’un logiciel propriétaire peut être
gratuit)
Que choisir ?
Les avantages du libre
- gratuité du logiciel
- Possibilité de le faire évoluer
- Existence d’une communauté d’utilisateurs / développeurs
souvent active
Mais
• la mise en place d’un logiciel libre est plus coûteuse en temps,
• Nécessité d’avoir recours à une société de services pour le
paramétrage et l’installation (facturation)
• Nécessité d’avoir des compétences solides en informatique
• Nécessité de bien évaluer la communauté associée à ce
logiciel
Que choisir ?
Les avantages d’un système propriétaire
- Solution clé en main
- Engagement contractuel du fournisseur
Mais il faut être vigilant
• sur les coûts et le modèle économique
• sur la manière dont le prestataire prend en compte les
besoins de ses clients et fait évoluer son système
–
–
–
–
–
Poids du club d’utilisateurs
Existence d’un bureau en France
Fréquence des mises à jour
Qualité de la documentation
Etc…
Définitions
Système
Intégré de
Gestion
Bibliothèque
Un système intégré de gestion de
bibliothèque est un logiciel qui
permet de gérer les différentes
tâches d’une bibliothèque selon le
principe d’un partage des données
par les différents « modules » du
système.
Online Public Access Catalogue
Catalogue accessible en ligne à destination des
usagers
Caractéristiques d’un SIGB
Une base de données unique
Des modules qui communiquent entre eux
Electre
Bases
fournisseurs
Module
ACQ
établissements
(Apogée,
LDAP…)
Module
PRET
Base de données
Module
CAT
SUDOC
Module
BULL
SI des
- Données biblio
Stats
Listes
OPAC
- Données usagers - prêt
- Données acquisition
- Données bulletinage
+
Paramètres
Admin
• Catalogage / Données bibliographiques
– Notices bibliographiques
– Notices d’exemplaire
– Notices d’autorités
– Index
– Respect des normes et formats
• Acquisitions
– Edition de bons de commande
– Suivi de commande et réception
– Relances auprès des fournisseurs
– Suggestions d’usagers
– Suivi budgétaire
– Création de notices bib et ex / Données de commande
visibles à l’OPAC
• Gestion des périodiques / Bulletinage
–
–
–
–
–
–
Gestion des commandes et renouvellements d’abonnements
Prévision de calendriers de réception
Suivi de la réception des fascicules
Réclamation des numéros manquants
Gestion d’états de collection
Création d’exemplaires dans le catalogue
• Prêt
– Gestion données usagers (respect règles données personnelles)
– Gestion des transactions de prêt / retour selon des paramètres
correspondants aux règles de prêt
– Réclamations documents non restitués
– Gestion de pénalités
– Renouvellements
– Réservations
– Communication sur place
• Module de recherche
– A destination des professionnels
– Distinct de l’OPAC
– Permet d’effectuer des recherches sur différents types de
données (bibliographiques, usagers, commandes …)
• Edition de listes et statistiques
– Directement à partir du système
– Par le biais d’outils complémentaires par lesquels on lance des
requêtes sur la base de données
• Administration
– Paramétrages
– Gestion des droits, des accès
Ce que ne font pas les SIGB traditionnels
•
•
•
•
•
•
Gestion de la documentation électronique
Gestion des accès à la doc électronique
Gestion des archives ouvertes
Gestion des bibliothèques numériques
GED
Filtrage web
OPAC
• Apparition fin des années 80 / début 90
• Interface publique du catalogue = catalogue en ligne à
destination des usagers
• Finalité : Consultation de la base de données pour
constituer une bibliographie, identifier et/ou localiser un
(des) documents
• Interroge la base de données gérée par le SIGB
• Généralement fourni par le fournisseur du SIGB mais pas
forcément
• Couverture variable : une bibliothèque / un réseau local,
régional , national
• Des services plus ou moins évolués : panier, réservation,
prolongation de prêt, alertes, critiques et commentaires
d’usagers, suggestions de lecture…
• Agrégation de contenus externes : pages de couverture,
extraits, critiques…
Historique : Années 60 -70
• Première automatisation de tâches : prêt, édition d’index et de biblio ;
chacun développe son outil
• En 1967, l’OCLC lance son premier catalogue collectif
• En France un Bureau national pour l’Automatisation des Bibliothèques
(BAB) est créé au début des années 70 pour coordonner les différentes
expériences.
• Années 70 apparition des premiers systèmes intégrés comportant
plusieurs modules
• En France, le premier système complet est mis en démonstration en
1970 : le système GIBUS 24
• Fin des années 70 : premières offres commerciales clés en main
(matériel et logiciel)
• Jusqu’au milieu des années 80 malgré tout, on constate une
progression des outils dédiés
Historique : Années 80
• Généralisation de l’usage de l’informatique à toutes les tâches de gestion avec
des systèmes indépendants
MobiCat pour le catalogage / MobiBop pour le prêt / Bulletinage
• Les SIGB gagnent du terrain à partir de la moitié des années 80
• Apparition des premiers OPAC
• Développement du catalogage partagé et des catalogues collectif et de la
pratique du travail en réseau
• Les premiers réseaux de catalogage partagé :
1983
1987
CCN
PANCATALOGUE
- OCLC
- SIBIL
- BN-OPALE
1972
Téléthèses
LIBRA
(BDP)
• Création de l’ABES en 1994 pour mettre en
oeuvre le SUDOC
• Commercialisation large des SIGB
• Développement d’Internet
• Apparition d’interfaces plus conviviales
• Développement des OPAC
• Fin des années 90 : apparition des OPAC WEB
• Développement des bases de données en
ligne
• Déploiement du SUDOC à partir de 2001
• Web 2.0 et OPAC 2.0
• Succès des logiciels libres
• Explosion de la documentation numérique
• Multiplication d’outils de signalement, de
gestion et d’accès à la documentation à côté du
SIGB
• Développement des portails documentaires
Les limites des systèmes sont de plus en plus
évidentes
OPAC : évolutions et limites
• OPAC ont évolué vers une
meilleure ergonomie, des
performances meilleures, une
couverture plus large
• OPAC de nouvelle génération
remplacent les OPAC
traditionnels, ils sont mieux
adaptés aux pratiques des
usagers,
– facettes,
– contenus enrichis,
– interactivité avec usagers
– Indépendants du SIGB
• N’interrogent que le
catalogue traditionnel
• OPAC classique souvent
silencieux
Exemples de catalogues enrichis
http://catalogues.toulouse.fr/web2/tramp2
.exe/log_in?setting_key=BMT1
http://bibliotheque.bordeaux.fr/
SIGB aujourd’hui
• Systèmes aboutis qui ont fait leurs preuves pour
la gestion traditionnelle centrée sur l’imprimé
• Se sont améliorés et continuent de s’améliorer
pour un meilleur service aux usagers : services
en ligne, SMS…
• Ont intégré les technologies du web :
fonctionnement en full web
SIGB aujourd’hui : les limites
• Systèmes vieillissants qui évoluent difficilement
• Ne permettent pas de gérer l’offre de service dans son intégralité
(prêt de matériels, réservation de ressources, services en ligne…)
• Ne permettent pas de gérer les documents numériques : accès,
licences, contrats
• Modules catalogage inadaptés au signalement des ressources
numériques
• Ne se sont pas tous adaptés à l’évolution des formats de
catalogage
• Modules acquisition : pas de lien avec les systèmes comptables,
liens insuffisants avec les catalogues des fournisseurs, complexes
• Modules de bulletinage : complexes, redondants avec systèmes
des fournisseurs pour relances, difficultés pour la gestion
budgétaire des réabonnements
Pour pallier les limites
• Multiplication / empilement d’outils documentaires à
côté du SIGB et de l’OPAC
Les fournisseurs proposent souvent une « suite »
logicielle qui permet de compléter le SIGB
Ou bien les bibliothèques se dotent d’outils
indépendants plus ou moins interopérables
– Résolveur de lien
– Liste AZ
– ERM
– Serveur OAi-PMH pour archives ouvertes
– Outil de découverte
– …..
http://www.toscaconsultants.fr/articles/couverturefonctionnelledesprogiciels.pdf
Pour pallier les limites
• Création de « portails »
http://ubodoc-scd.univ-brest.fr/
http://www.sciencespo.fr/bibliotheque/
http://bibli.ec-lyon.fr/
http://www.hud.ac.uk/library/
• Problèmes
– Complexité de compréhension et de repérage pour les
usagers
– Complexité de gestion pour les professionnels
– Intégration plus ou moins réussie et aboutie
Les SIGB présents sur le marché aujourd’hui
• Enquête TOSCA 2014
 Sur 47 (44) fournisseurs de progiciels « métier » implantés en France contactés, 34
(38) ont répondus
 129 (142) logiciels documentaires répertoriés (tous types de logiciels ayant trait à la
documentation)
 Parmi eux, 42 (54) SIGB analysés dont 4 libres
• Les grandes tendances
 Les SIGB restent nombreux sur le marché
 Une solution parmi d’autres
 N’est plus au cœur du fonctionnement et de l’activité
 Généralisation du « Full web »
 Les fournisseurs continuent d’améliorer leurs anciens systèmes pour mieux prendre
en compte
les ressources numériques
les « bibliothèques numériques » des établissements
les supports mobiles
les besoins d’évaluation (stats)
 Solutions Open Source de plus en plus prisées
 Stabilisation de la commercialisation des progiciels sous forme d'abonnement à un
service
Quelques exemples de SIGB traditionnels présents
sur le marché
Systèmes propriétaires
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Horizon (SirsiDynix)
Aleph (Ex Libris)
AbsysNet (GFI)
Flora (Ever Team)
V-Smart (Infor)
Millenium (Innovative Interfaces)
Symphony (SirsiDynix)
Cadic (Cadic)
PortFolio (BiblioMondo)
Aloes (Archimed)
Systèmes Open Source
•
•
•
•
Koha
OpenFlora
Karvi
PMB
• ……..
Conclusion
SIGB et OPAC : les deux aînés d’une grande famille
d’outils et systèmes documentaires
Quelle place pour « anciens » et « nouveaux » outils ?
****
Système de nouvelle génération :
une nouvelle page de l’informatique documentaire ?
****
Un enjeu :
mettre l’usager au centre de la réflexion et du
dispositif pour mieux répondre à ses besoins
Sources
• BERTHIER, Sandrine - Le SIGB : pilier ou élément désormais mineur de
l'informatique documentaire. Mémoire DCB ENSSIB, 2012.
http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/56675-le-sigbpilier-ou-element-desormais-mineur-de-l-informatique-documentaire.pdf
• Ministère de la Culture et de la Communication, Direction générale des
médias et des industries culturelles, Service du livre et de la Lecture Boîte à outils du numérique en bibliothèque : Fiche pratique n°2 : La réinformatisation. 2013
http://www.culturecommunication.gouv.fr/Disciplines-secteurs/Livre-etLecture/Bibliotheques/Numerique-et-bibliotheques/Boite-a-outils-dunumerique-en-bibliotheque
• TOSCA Consultants - Les logiciels métier destinés aux bibliothèques.
http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm
• Maisonneuve, Marc – Logiciels pour bibliothèques 2014 : nouveaux
acteurs, nouvelles solutions – Livre Hebdo n° 988, mars 2014

Informatisation d`une bibliothèque

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