Secrétariat – Dactylo – Bureautique Le Classement

Transcription

Athénée Royal Thomas Edison
5e Technicien Commercial
http://cours.ludok.be
Keirsbilck Ludovic
Secrétariat – Dactylo – Bureautique
Le Classement
CONTENUS OPERATIONNELS ET SITUATIONS
D'APPRENTISSAGE
Le classement manuel
Selon des consignes ou en fonction des besoins:
identifier le type de classement utilisé (lettres et documents commerciaux,
catalogues, etc.);
classer divers documents;
rechercher une information classée dans un support papier ou informatique.
Le classement informatique
Mettre en pratique les principales fonctions de l’Explorateur de Windows :
démarrer le logiciel ;
distinguer les dossiers et les fichiers ;
afficher les caractéristiques sous forme d’icônes ou de détails ;
rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des
mots du texte ;
Dans le cadre d’une réorganisation de l’archivage informatique :
attribuer un nom de dossier pertinent et y déplacer les fichiers adéquats ;
copier un fichier dans un autre dossier et /ou sur un autre lecteur ;
renommer des fichiers et des dossiers ;
classer et trier des fichiers alphabétiquement et chronologiquement ;
supprimer des fichiers, des dossiers obsolètes et vider la corbeille ;
distinguer les extensions de fichiers et ouvrir un document ;
Compétences à maîtriser à la fin du module
Utiliser des références courantes (fichiers, catalogues, répertoires, tarifs,
annuaires, etc.): identifier l'ordre et le mode de classement … (4.1.1).
Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
1
Le Classement manuel
Les qualités d’un bon classement
Un bon classement doit être complet :
Utiliser tout document utile
Simple : permettre une recherche rapide
Fiable : constater qu’aucun support me manque ou n’est déclassé
Peu encombrant : occuper un minimum de place
Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et
contre Les indiscrétions
Identification du mot directeur
Définition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé
parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique)
Détermination du mot directeur
Nom de la personne
Exemple :
Entreprise DUMONT et fils
Entreprise Abdel ALAOUI
Entreprise ROGEZ
Remarque : les articles le, la, les, … sont considérés comme faisant
partie du nom sauf de et d’
Exemple :
Entreprise de GAULL
Nom géographique
Le mot directeur est le nom géographique dans une rubrique
Exemple :
Hôtel CASABLANCA
Remarque : les points cardinaux et leurs composés sont considérés
comme « mot directeur », également le mot centre qui marque le
lieu.
Exemple :
Hôtel du Nord.
Hôtel du Nord du MAROC
2
Le Classement Alphabétique
Le classement alphabétique est le plus pratiqué pour les documents concernant des
tiers : dossiers du personnel, état informatiques nominatifs.
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après des lettres dans
l’alphabet.
L’application de cette règle, simple pour les mots isolés, est souvent délicate pour
les dénominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans
chaque dénomination, le mot directeur.
Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en évidence en
évidence en indexant la dénomination.
La dénomination indexée est placée à l’endroit le plus visible du dossier, compte
tenu du mode de classement adopté.
Règle générale
On prend comme mot directeur de classement :
Le premier nom propre de la dénomination :
 nom propre de la personne
 nom propre géographique
 nom publicitaire
ou, à défaut :
 le premier verbe
 ou le premier nom commun à l’exception des mots
 ou adjectif pris substantivement «compagnie » et
«société »
Les mots unis par un trait d’union doivent être considérés comme un seul
mot.
Les abréviations, les chiffres et les sigles doivent être transcrits en toutes
lettres.
3
Exercice
Classe alphabétiquement les noms suivants.
Stassin
Adam
Delaunois
Adant
Bruyeer
Amand
Adam
Andali
Vandael
Armand
Soudan
Benadou
Vercauteren
Boulanger
Andali
Bruyeer
Soupar
Bruyère
Delaunoy
Delanois
Bruyère
Delaunois
Adant
Delaunoy
Vandaele
Soudan
Delanois
Soupar
Boulanger
Staquet
Armand
Stassin
Benadou
Vandael
Amand
Vandaele
Vasseur
Vasseur
Staquet
Vercauteren
4
Le Classement Numérique
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chacun des éléments à
classer et à ranger ces éléments d’après l’ordre des nombres.
Lors de l’arrivée d’un nouvel élément, on lui donne le numéro suivant. Si les
éléments sont identifiés par une dénomination, il est indispensable d’établir un
répertoire alphabétique qui permet, connaissant la dénomination, de trouver
rapidement le numéro de l’élément. La recherche s’effectue ensuite sans
hésitation.
Exercice
À l’Athénée Royal Thomas Edison de Mouscron, ce 25 janvier.
Mme Spileers, professeur de mathématique, distribue les dossards en tenant
compte de l'heure d'inscription. L'élève qui s'inscrit le premier reçoit le
dossard n° 1, celui qui s'est inscrit juste après reçoit le dossard n° 2 et ainsi
de suite.
Indique le n° de dossard de chaque élève de 3TQ dans la colonne concernée.
Procède au classement de chaque élève en fonction du temps réalisé.
5
Liste d'élèves
Heure d'inscription
N° dossard
Temps réalisé
Classement
ABRASSART Patrice
13h00
11
25'45"
10
ANNSSEAU Ludovic
13h27
24
25'05"
2
BERTIN Anne-Lise
13h15
18
27'05"
16
BRUNO Françoise
12h35
1
26'40"
14
CANTINEAU Francine
13h02
12
28'51"
23
DHAINAUT Lise
13h10
16
25'25"
7
DUQUENNE Jimmy
12h38
2
28'15"
20
FANNI Lise
13h23
22
25'02"
1
GOBERT Michel
12h51
7
28'05"
19
HARDY Sylvain
12h58
10
25'13"
4
HENRY Logan
13h13
17
27'34"
17
HONOREZ Didier
13h21
21
25'58"
12
MEUNIER Marie
12h44
5
25'32"
8
MILANI Adriane
12h40
3
28'48"
22
PANIER Laurence
13h05
14
25'10"
3
POLOME Sabine
13h30
25
35'35"
25
PUCHE Jocelyne
12h54
8
27'52"
18
QUINET Aurélien
13h25
23
29'12"
24
SIMON Cédric
13h03
13
25'21"
6
SIMON Laurent
12h47
6
26'53"
15
SISTI Lydie
13h17
19
25'53"
11
VATEL Laure
12h42
4
25'15"
5
WAUTHIER Pierre
13h08
15
28'30"
21
WERY Anne
12h56
9
26'20"
13
ZANON Marie
13h19
20
25'37"
9
6
Le Classement Idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les éléments par thèmes.
Le plan de classement comporte la division de la matière en sujets, des sujets en
sous-sujets, etc.
Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en général classées dans l’ordre
alphabétique.
Exemple :
Voici le plan de classement d’une documentation relative à l’équipement du bureau
7
Exercice
Tu travailles à la rédaction du magazine "Bon pied, bon œil".
Classe les différents sujets dans l’une des catégories suivantes :
santé ou psycho ou bien-être ou famille ou beauté.
Voici la liste des sujets :














L’acupuncture: les aiguilles qui soulagent
Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge
Le blues des ados
L’opération des seins sans cicatrices
Le don d’organes
La dépression nerveuse
La tuberculose
Le guide du savoir dormir et du bon réveil
La sinusite
Pouce ou tétine? Le pour et le contre
Faites rajeunir vos mains
Le guide des mamans
L’opération de l’épaule
Cancer du poumon - Accident cérébral – Angine de poitrine – Infarctus –
Cancer du sein –Sida – Il est possible de les éviter
La minceur par les plantes
La jalousie est une maladie
Spécial cheveux




Faites rajeunir vos mains

La minceur par les plantes

L’opération des seins sans cicatrices

Spécial cheveux

Le guide du savoir dormir et du bon réveil

Le guide des mamans

Pouce ou tétine? Le pour et le contre

Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge
Beauté
Bien-être
Famille
8
Psycho

La dépression nerveuse

La jalousie est une maladie

Le blues des ados

Cancer du poumon - Accident cérébral – Angine de poitrine – Infarctus
– Cancer du sein – Sida – Il est possible de les éviter
Santé

• L’acupuncture: les aiguilles qui soulagent

L’opération de l’épaule

• La sinusite

• La tuberculose

• Le don d’organes
Le Classement Chronologique
Il consiste à classer les dossiers dans l’ordre des dates, des plus anciennes aux plus
récentes.
Il est utilisé lorsque la date apparaître comme un élément essentiel d’identification
d’un document.
Toutefois, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.
Le classement chronologique est utilisé particulièrement pour le classement de la
correspondance, des revues et des journaux…
9
Exercice
L’année scolaire se termine. Le professeur d’organisation de bureau te
demande de classer par ordre chronologique les tests de l’année et de
compléter le répertoire.
Date
Intitulés
8 juin
Analyse de lettres-types simples
10 octobre
Apprendre les relations
15 novembre-
L’accueil des visiteurs
12 février
L’annuaire commercial
30 janvier
L’annuaire des particuliers
25 mai
La signalisation
16 février
Le carbone
14 décembre
Le classement alphabétique
13 mars
Le classement chronologique
17 avril
Le classement géographique
4 février
Le classement numérique
5 mai
Le matériel de classement
10 juin
Le mobilier de classement
20 mars
Le papier autocopiant
4 avril
Le photocopieur
15 mars
Le répertoire téléphonique
19 mai
Les différentes parties d’une lettre
20 septembre
Les qualités de l’employé(e)
18 décembre
Savoir transmettre un message
3 décembre
Se présenter
10
Réponse
Date
Intitulés
20 septembre
Les qualités de l’employé(e)
10 octobre
Apprendre les relations
15 novembre
L’accueil des visiteurs
3 décembre
Se présenter
14 décembre
Le classement alphabétique
18 décembre
Savoir transmettre un message
30 janvier
L’annuaire des particuliers
4 février
Le classement numérique
12 février
L’annuaire commercial
16 février
Le carbone
13 mars
Le classement chronologique
15 mars
Le répertoire téléphonique
20 mars
Le papier autocopiant
4 avril
Le photocopieur
17 avril
Le classement géographique
5 mai
Le matériel de classement
19 mai
Les différentes parties d’une lettre
25 mai
La signalisation
8 juin
Analyse de lettres-types simples
10 juin
Le mobilier de classement
11
Le Classement informatique1
Exercice 1 : Création de fichiers
1
Source : Uni3-Genève
Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
12
Exercice 2 : Création d’un dossier
13
Exercice 3 : Différentes possibilités d’affichage
14
Exercice 4 : Classement par ordre alphabétique
15
Exercice 5 : Classement par thème
16
Exercice 6 : Création de sous-dossiers à l’intérieur des sous-dossiers
Exercice 7 : suite
Exercice 8 : suite
17
L’arborescence
18
Exercice 9
19
Les raccourcis
20
Exercice 10 : Création de raccourcis
21
Exercice 11 : Création d’un raccourcis (autre méthode)
22
Les 3 règles d'or pour nommer un fichier2
Quiconque travaille avec un ordinateur est appelé à créer des fichiers. Souvent pour soimême, parfois pour l'envoyer à quelqu'un, la plupart du temps par courrier électronique.
Alors, lorsque la petite boîte Enregistrer sous… apparaît à l'écran, le créateur est souvent
hésitant, ne sachant trop comment nommer le fichier.
Je décris ici 3 règles simples à suivre, à la portée de tous, pour choisir le nom d'un fichier.
En respectant ces 3 règles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi
celui de toutes les générations à venir qui travailleront à partir de vos fichiers
informatiques.
Règle 1: Les caractères permis pour nommer un fichier
Les caractères permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet
latin (le nôtre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2, …, 9), le point (.), le tiret bas (_) et
le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractères parmi lesquels choisir
pour vos noms de fichier.
Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractères accentués (à, é, è, etc.) et les
signes de ponctuations autres que les 3 mentionnés (apostrophe, barre oblique,
guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait:
Jérôme et l'économie.pdf
Utilisez plutôt
jerome_et_l_economie.pdf
2
Source : Miguel Tremblay
Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier
23
Règle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de
fichier
On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une
série de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numéro de version
(documentation_v_1.00.pdf).
Dans la mesure du possible, il faut toujours utiliser un nombre constant de
caractères pour les chiffres, en utilisant le '0' placé au début du nombre.
Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on écrira le
numéro de la piste avec deux caractères, sachant bien qu'il y a souvent plus
de 9 pistes.
Une fois encodés, les noms de fichiers seront comme ceci:
01_artiste_piste.mp3
…
Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique
lorsqu'une liste alphabétique des fichiers est utilisée, ce qui est l'affichage par
défaut le plus commun.
Si un nombre de caractères exact était utilisé, cela donnerait en ordre
alphabétique:
1_artiste_piste.mp3
...
2_artiste_piste.mp3
Ce qui est moins logique, on en conviendra.
Pour les dates, la même logique s'applique. De façon générale, il est préférable
d'utiliser
la
nomenclature YYYYMMDD où YYYY représente
l'année,
avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour février, etc.) et DD le jour.
Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur
mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et
nrj_20120103.mp3.
24
Règle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps
Lorsque l'on crée un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les
autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs
années.
C'est un exercice qui, souvent, n'est pas évident. Contrairement aux règles 1 et 2,
on ne peut pas vérifier avec certitude si le nom choisi respecte la règle 3.
C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre côté artistique.
D'autre part, il faut éviter de donner une signification aux lettres minuscules et
majuscules, car les architectes originaux d'un certain système d'exploitation ont fait
le choix très discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier.
Ainsi, pour eux, « miguel.jpg » et « Miguel.JPG » ont le même nom.
Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers;
c'est simple à suivre et ça m'évite de me poser des questions.
Finalement, certains mots sont à proscrire. Les mots « nouveau » et « final » par
exemple. Un fichier, à sa création, sera toujours « nouveau ». Cinq ans plus tard, ça
risque d'être un peu moins vrai. Quant au mot « final », il est illusoire de penser
qu'un fichier va un jour en être à sa version finale. Ça va éviter des contradictions
du genre « final2 ».
Conclusion
Les
fichiers
sont
les
mots
pour
communiquer
qu'utilisent
les
systèmes
informatiques. Le respect de ces 3 règles vous permettra d'éviter les erreurs
d'interprétation par la quantité de systèmes informatiques qui existe, ainsi que
ceux à venir, et assurera ainsi la pérennité de vos créations.
Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la
liste des fichiers que contient un répertoire perdu aux confins de votre système et
que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez
immédiatement de quoi il s'agit.
25
Les extensions de fichiers
Une extension de fichier, également nommée une extension de nom de fichier, est le
suffixe à la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit.
Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "orginateur.jpg" est un fichier image JPEG,
basé sur l'extension ".jpg". De la même façon, vous pouvez dire que "lisez-moi.txt" est un
document texte et que "document.doc" est un document Microsoft Word. Il peut être très
utile de savoir quelles sont les extensions utilisées par les types de fichiers les plus
courants.
Alors que la plupart des extensions de fichier sont constituées de trois caractères,
certaines en ont moins (.H, .PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC, .TORRENT).
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier
pour déterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du
fichier, ce qui peut également changer le programme que votre ordinateur utilise pour
ouvrir le fichier.
En conséquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier,
puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier.
Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension .txt en une extension .doc,
Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier .txt en un fichier
.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte à image.
Puisqu'il y a des dizaines de milliers de logiciels disponibles, il y a également des milliers
d'extensions de nom de fichier. Bien qu'il soit utile d'apprendre les extensions de fichier les
plus communément utilisées, il n'est pas possible de se souvenir de toutes. Donc à chaque
fois que vous voyez une extension que vous ne connaissez pas, rechercher sa signification à
l’aide de Google.
Athénée Royal Thomas Edison | Les extensions de fichiers
26
Extensions de fichiers communes
Extension
Catégorie
Type de fichier
Programmes
Apple QuickTime Player
Roxio Easy Media Creator
AVI
Vidéo
Fichier Audio Video Interleave
VideoLAN VLC media player
Microsoft Windows Media Player
Nullsoft Winamp
BMP
Image Matricielle
Fichier Image Bitmap
Adobe PhotoShop
Microsoft Windows Photo Gallery Viewer
Microsoft Word
DOC
Texte
Document Microsoft Word
OpenOffice.org Writer
Word Viewer
Microsoft Word 2010
DOCX
Texte
Document Open XML Microsoft Word
Microsoft Word 2007
OpenOffice.org Writer
EXE
Exécutable
Fichier Exécutable Windows
fonctionne seul
Adobe Flash Player
FLV
Vidéo
Fichier Vidéo Flash
FLV Player
Media Player Classic
GIF
Image Matricielle
Fichier Format Graphique Interchangeable
HTM
Web
Fichier HyperText Markup Language
HTML
Web
Fichier HyperText Markup Language
Adobe PhotoShop
Photoshop Elements
navigateur web
éditeur texte
navigateur web
Dreamweaver
éditeur de texte
JPEG
Image Matricielle
Fichier Image JPEG
JPG
Image Matricielle
Fichier Image JPEG
M3U
Audio
Fichier Liste de Lecture Média
M4A
Audio
Fichier Audio MPEG-4
Microsoft Photo Editor
Adobe PhotoShop
Microsoft Photo Editor
Adobe PhotoShop
Windows Media Player
Apple iTunes
QuickTime Player
Windows Media Player
MDB
Données
Base de Données Microsoft Access
MP3
Audio
Fichier Audio MP3
MP4
Vidéo
Fichier Vidéo MPEG-4
MPA
Audio
Fichier Audio MPEG-2
MPG
Vidéo
Fichier Vidéo MPEG
MSG
Texte
Message Email
Microsoft Access
Apple iTunes
Lecteur multimédia
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook Express
Adobe Acrobat
PDF
Mise En Pages
Fichier Portable Document Format
Adobe Reader
Foxit Reader
27
PNG
Image Matricielle
Graphique Réseau Portable
Microsoft Windows Photo Gallery Viewer
GIMP
Microsoft PowerPoint
PPS
Données
PowerPoint Slide Show
PowerPoint Viewer
OpenOffice Impress
Openoffice.org Impress
Microsoft PowerPoint
PPT
Données
Présentation PowerPoint
PPTX
Données
Document Open XML Microsoft PowerPoint
RAR
Compressé
Archive Compressée WinRAR
WMA
Audio
Fichier Audio Windows Media
WMV
Vidéo
Fichier Windows Media Video
XLS
Données
Feuille Calcul Microsoft Excel
PowerPoint Viewer
Microsoft PowerPoint 2010
Microsoft PowerPoint 2007
IzArc
Winrar
Microsoft Excel
OpenOffice Calc
Microsoft Excel Viewer
XLSX
Données
Document Open XML Microsoft Excel
ZIP
Compressé
Fichier Zippé
Microsoft Excel 2010
Microsoft Excel 2007
WinZip
IzArc
28

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