Projet de plateforme collaborative pour la mise en

Transcription

Projet de plateforme collaborative pour la mise
en œuvre d'un Système de Management de la
Sécurité dans les PE/TPE
Evolution de l'offre des Services Interentreprises de Santé au Travail
Présentation de la partie fonctionnelle du projet
VERSION INTERMEDIAIRE (DOCUMENT DE TRAVAIL)
29 mars 2012
Mikaël GLEONNEC – Maître de conférences, Université Paris 13
Projet de plateforme collaborative pour la mise en
œuvre d'un Système de Management de la Sécurité
dans les PE/TPE
Projet de plateforme collaborative pour la mise en œuvre d'un Système de Management de la Sécurité dans les PE/TPE | 29/03/2012
Evolution de l'offre des Services Interentreprises de Santé au Travail
1
Préambule
Ce projet propose une réponse aux difficultés que rencontrent les petites et très petites entreprises,
particulièrement exposées aux risques professionnels, pour mettre en place et animer un système de management
de la sécurité et de la santé au travail. Il repose sur l’idée d’un fonctionnement en réseau associant les ressources
en santé-sécurité au travail de chaque entreprise à celles du Service Interentreprises de Santé au Travail (SIST)
auquel elle adhère.
Les principes de management de la sécurité retenus pour l'organisation de cette plateforme collaborative sont
inspirés de ceux de l'ILO-OSH 2001.
Sur le plan technique, ce système de management "partagé" s'appuie sur une combinaison d'outils de gestion
électronique des documents, de travail collaboratif (groupware) et de gestion des tâches (workflow).
Les entreprises trouvent sur cette plateforme les principaux outils permettant de mettre en place et d'animer un
système de management de la sécurité adapté à leur secteur d'activité, qu'il s'agisse de procédures, de modèles de
documents de gestion, de veille réglementaire et technique ou de méthodes d'évaluation. Ces outils sont conçus
de manière à simplifier la gestion du SMS tout en respectant les principales recommandations de l'ILO-OSH
2001.
Le SIST veille à ce que les ressources auxquelles ont accès les entreprises soient à jour, adaptées au secteur
d'activité et facilement mobilisables dans de très petites ou petites entreprises. A la demande de l'adhérent, il peut
également aider celui-ci à évaluer son système de management de la sécurité, dans l'optique d'une amélioration
continue. Une labellisation du SMS des adhérents est envisageable, de même qu'une ouverture de la plateforme à
d'autres partenaires du domaine de la santé et de la sécurité au travail.
Ce projet s'inscrit dans le cadre d'un travail de recherche universitaire sur l'évolution des services interentreprises
de santé au travail, consistant à expérimenter et observer un positionnement des SIST en tant que "facilitateurs"
pour la mise la mise en place et la gestion du système de management de la sécurité de leurs adhérents. L'objectif
de cette recherche-action est donc double :


aider les SIST à mettre en œuvre une forme d’action pluridisciplinaire efficiente et généralisable à un
grand nombre d'adhérents,
observer la structuration et l'usage de cette offre de service dans un contexte qui se caractérise par de
fortes mutations institutionnelles, organisationnelles et identitaires (obligation de pluridisciplinarité,
pénurie de médecins du travail, intégration et définition des activités des IPRP au sein des SIST).
PREAMBULE .................................................................................................................... 1
1. DESCRIPTION DES USAGES DE LA PLATEFORME ET DU ROLE DU SIST............................................... 3
1.1 POLITIQUE SST ET ORGANISATION DE L'ENTREPRISE......................................................... 3
1.2 COMPETENCES ET FORMATION .................................................................................. 4
1.3 EVALUATION DES RISQUES ET SUIVI DES MESURES DE PREVENTION ........................................ 5
1.4 CONSIGNATION DES EVENEMENTS SST ......................................................................... 6
1.5 VEILLE REGLEMENTAIRE ET TECHNIQUE ....................................................................... 7
1.6 PROCEDURES....................................................................................................... 9
1.7 OUTILS COMPLEMENTAIRES POUR LA GESTION DES RISQUES.............................................. 10
1.8 EVALUATION, AUDIT ET AMELIORATION CONTINUE DU SYSTEME ........................................ 10
1.9 LABELLISATION .................................................................................................. 11
1.10 OUVERTURE DE LA PLATEFORME A D'AUTRES ACTEURS DE LA PREVENTION .......................... 11
1.11 CHARTE POUR L'UTILISATION DE LA PLATEFORME ........................................................ 11
2. ASPECTS TECHNIQUES ................................................................................................... 12
2.1 STRUCTURE DE LA BASE DE DONNEES ........................................................................ 12
2.2 COMPTES ......................................................................................................... 13
2.3 SCENARIOS DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) ..................................... 13
2.4 MESSAGERIE ...................................................................................................... 14
2.5 SCENARIOS DE WORKFLOW .................................................................................... 15
2.6 FORMAT DES DOCUMENTS ..................................................................................... 15
2.7 MODIFICATION DES DOCUMENTS ET ARCHIVAGE DES ANCIENNES VERSIONS ........................... 15
2.8 SAUVEGARDES ................................................................................................... 15
2.9 ENRICHISSEMENT ET MISE A JOUR DE LA BASE DE DONNEES DE PAR LE SIST ............................ 15
2.10 FONCTIONS COMPLEMENTAIRES ............................................................................. 16
2.11 SPECIFICATIONS TECHNIQUES POUR LE REGISTRE PRINCIPAL DE SECURITE ............................ 16
2.12 INTERFACES ..................................................................................................... 16
2.13 LOGICIEL DE GED ET HEBERGEMENT DE LA PLATEFORME ............................................... 17
3. ACCOMPAGNEMENT SCIENTIFIQUE DU PROJET ...................................................................... 17
3. 1 AXES D'OBSERVATION .......................................................................................... 17
3.2 ACCOMPAGNEMENT SUR LE TERRAIN ........................................................................ 17
3.3 MODALITES PRATIQUES......................................................................................... 17
Sommaire
2
1. Description des usages de la plateforme et du rôle du SIST
1.1 Politique SST et organisa tion de l'entreprise
Ce premier volet correspond aux points suivants de l'ILO-OSH 2001 :
1. Objectifs
3
2. Le cadre national pour les systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail
3.1 Politique de sécurité et de santé au travail
3.3 Responsabilités et obligations
Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme
Le SIST met à la disposition du Chef d'entreprise et de l'ensemble de ses salariés un document présentant de
manière synthétique :






La définition d'un système de management de la sécurité et de la santé au travail
Les enjeux pour les salariés, l'entreprise, la société
Les principes directeurs de l'Organisation Internationale du Travail (OIT)
La politique nationale et les principes directeurs nationaux en matière de prévention des risques
Le principe de l'amélioration continue (PDCA) appliqué à la gestion des risques
Les principes SST spécifiques au secteur de l'entreprise
Le Chef d'entreprise trouve également sur la plateforme les ressources lui permettant de rédiger sa politique SST
et de de préciser, dans un organigramme fonctionnel, le rôle et les responsabilités de chacun en matière de santé
et de sécurité au travail :



Une notice explicative indiquant la marche à suivre
Un modèle de politique SST adapté à son secteur d'activité dont il pourra s'inspirer
Un modèle d'organigramme SST
Fonctionnement du dispositif
Dès la création d'un nouveau compte "entreprise" sur la plateforme, le Chef d'entreprise a accès à l'ensemble des
documents mentionnés ci-dessus. Il reçoit par e-mail la marche à suivre pour rédiger la politique SST en
concertation avec les salariés :

Le Chef d'entreprise rédige une première version de la politique SST sur la base du modèle fourni par le
SIST. Il rédige également l'organigramme SST de la structure.

Le Chef d'entreprise organise une réunion avec les salariés (ou avec leurs représentants) afin de leur
présenter le cadre et les objectifs du SMS, puis de discuter et éventuellement modifier ou compléter la
politique SST de l'entreprise. Il leur présente également l'organigramme SST. Cette réunion (date,
objectifs, participants, points évoqués et conclusions) est consignée dans le registre principal de sécurité
(cf. infra).

A l'issue de cette réunion, la politique SST et l'organigramme SST sont mis en ligne sur la plateforme. Ils
pourront y être consultés librement par l'ensemble des salariés.
Le Chef d'entreprise utilise un ou plusieurs autres moyens de communication pour transmettre la
politique SST et l'organigramme SST aux salariés (e-mail, affichage, distribution d'un exemplaire
papier…). Il consigne cette communication dans le registre principal de sécurité.

La politique SST peut être révisée à tout moment, selon la même procédure de concertation avec les
salariés ou leurs représentants (organisation d'une réunion pour discuter du texte et éventuellement le
modifier, utilisation d'un ou plusieurs autres moyens de communication pour transmettre la nouvelle
version de politique SST aux salariés, consignation dans le registre principal de sécurité).

L'organigramme SST peut lui aussi être modifié à tout moment par le Chef d'entreprise. La nouvelle
version est alors transmise aux salariés et la démarche (date, modifications apportées au document, mode
de communication choisi pour informer les salariés des changements …) est consignée dans le registre
principal de sécurité.

Chaque année, une alerte est envoyée par e-mail au Chef d'entreprise, lui demandant s'il souhaite
procéder à une révision de la politique SST et de l'organigramme SST.
Rôle du SIST
Le SIST rédige le document présentant les objectifs généraux, le cadre national et le cadre sectoriel du SMS. Il
veille à ce que ce document soit à jour et avertit l'entreprise en cas de modification (envoi d'une alerte par email).
Il rédige et place sur la plateforme les modèles de politique et d'organigramme SST qui seront utilisés par
l'entreprise.
Lors de l'enregistrement d'un nouvel adhérent sur la plateforme, le SIST envoie par e-mail au Chef d'entreprise la
procédure à suivre pour établir la politique et l'organigramme SST (il peut également expliquer cette démarche au
Chef d'entreprise par téléphone ou en face-à-face).
Enfin, il vérifie sur la plateforme que la politique SST et l'organigramme SST ont bien été créés (ou modifiés)
conformément à la démarche prévue. Si ce n'est pas le cas, il prend contact avec le Chef d'entreprise (par e-mail
ou par téléphone) pour relancer cette démarche afin que le SMS soit conforme aux attentes.
1.2 Compétences et formation
Ce volet correspond au point 3.4 de l'ILO-OSH 2001 ("Compétences et formation").
Le Chef d'entreprise et son correspondant SST disposent sur la plateforme d'un modèle de tableau de suivi des
formations SST auxquelles ont participé les salariés (types, dates, recyclages à prévoir…). Ils accèdent également
à un document présentant les principales formations SST dans le secteur d'activité concerné.

4
Le Chef d'entreprise et/ou son correspondant SST adaptent si besoin le tableau au mode de fonctionnement de
l'entreprise, puis ils le complètent et le mettent en ligne sur la plateforme. Ils assurent ensuite la mise à jour du
document en fonction des formations SST suivies par les salariés.
5
Rôle du SIST
Le SIST crée et met en ligne le modèle de tableau de suivi des formations ainsi que la liste des principales
formations dans le secteur d'activité de l'entreprise. Il assure la mise à jour de cette liste et avertit l'entreprise par
e-mail en cas de modification.
1.3 Evalua tion des risques et suivi des mesures de prévention
Ce volet correspond aux points suivants de l'ILO-OSH 2001 :
3.7 Examen initial
3.8 Planification, élaboration et mise en œuvre du système
3.9 Objectifs de sécurité et de santé au travail
3.10.1 Mesures de prévention et de maîtrise
3.11 Surveillance et mesure de l'efficacité
Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plate forme
L'entreprise trouve sur la plateforme un modèle de Document Unique d'Evaluation des Risques (DUER) adapté à
son secteur d'activité et conçu de manière à faciliter le suivi des actions de prévention mises en œuvre.
Ce document comprend :





L'évaluation et la hiérarchisation des différents risques
Les objectifs à atteindre pour chaque risque ou chaque catégorie de risques
La description des mesures de prévention déjà effectives
L'évaluation de la maîtrise du risque
La description synthétique des actions de prévention à mettre en œuvre ainsi que les échéances
prévues pour ces actions
Un guide méthodologique pour l'évaluation des risques et la gestion des actions de prévention est également
accessible sur la plateforme.
Le Chef d'entreprise et/ou son représentant SST procèdent à l'identification, l'évaluation et la hiérarchisation des
différents risques présents dans leur structure. Ils complètent ensuite le DUER, en précisant les objectifs à
atteindre pour chaque risque ou catégorie de risques, les mesures de prévention mises en œuvre et les actions
complémentaires à réaliser.
Le Chef d'entreprise et/ou son représentant SST mettent à jour le DUER en fonction des nouveaux risques
identifiés dans la structure, de la mise en œuvre des actions de prévention et de l'évaluation des résultats par
rapport aux objectifs fixés. Les anciennes versions du DUER sont automatiquement archivées, ce qui permet
d'assurer la traçabilité de la démarche de prévention des risques.
Les salariés peuvent accéder au DUER sur la plateforme (en "lecture seule") et prendre ainsi connaissance de
l'évaluation des différents risques et des actions de prévention mises en œuvre ou prévues.
Rôle du SIST
Le SIST élabore et met en ligne un modèle de document unique d'évaluation des risques adapté au secteur
d'activité de l'entreprise. Il met également à la disposition de cette dernière un guide proposant une méthodologie
simplifiée d'identification et d'évaluation des risques. Enfin, il se tient à la disposition de l'entreprise en cas de
question sur la démarche d'évaluation des risques et de suivi des actions de prévention.
Les médecins et les IPRP du SIST ont accès au DUER (en "lecture seule") afin de les aider à orienter leurs
interventions auprès de l'entreprise. Ils peuvent ainsi lui proposer un suivi et des actions ponctuelles plus ciblés.
1.4 Consigna tion des événements SST
Ce volet correspond à la partie 3.5 de l'ILO OSH 2001 intitulé "Documentation du système de gestion de la
sécurité et de la santé au travail" et plus particulièrement aux points suivants :
3.5.3 (établissement de registres de sécurité)
3.5.5 (précisions sur les informations devant apparaître dans ces registres)
Il correspond également à la partie 3.6 ("Communication") qui préconise la consignation des communications
internes et externes ayant trait à la sécurité et à la santé au travail.
L'entreprise accède sur la plateforme à un registre principal de sécurité conçu de manière à ce qu'on puisse y
consigner la plupart des événements liés à la mise en place et à la gestion du système de management de la
sécurité. Ce registre est composé de fiches permettant d'indiquer :





La nature de l'événement (mise à jour de l'organigramme SST de l'entreprise, incident…)
La référence de la procédure SST appliquée (lorsqu' elle existe)
La date ou la période concernée
La description de l'événement (selon la méthode QQOQCCP)
La communication faite aux salariés dans le cadre de la gestion de l'événement
L'entreprise peut utiliser son propre modèle de DUER, éventuellement complété par d'autres grilles de gestion et
d'évaluation des actions de prévention. Dans ce cas, les informations demandées dans le modèle proposé par le
SIST devront être présentes dans le ou les document(s) mis en ligne par l'entreprise.
6
L'entreprise trouve également sur la plateforme :
 Un guide indiquant les principaux événements à consigner (avec des exemples)
 Des modèles de registres de sécurité qui viennent compléter le registre principal, lorsque la
réglementation impose une consignation spécifique ou pour mieux garantir la confidentialité de certaines
informations (suivis individuels d'exposition...)
7
Le registre principal de sécurité peut être mis en ligne soit sous la forme d'un document Word avec archivage
automatique des anciennes versions, soit sous la forme d'une base de données permettant de remplir les fiches,
puis de les trier et de les éditer au format PDF en fonction des besoins (cf. 2.10).
Le Chef d'entreprise (ou son correspondant SST) consignent dans le registre principal de sécurité les événements
liés à la gestion de la sécurité et de la santé au travail :



La description de la mise en œuvre du SMS (politique et organigramme SST, dispositif de surveillance de
l'exposition des salariés, évaluation du système, communication d'informations aux salariés, réunions de
concertation…)
La description (non nominative) des lésions, dégradations de la santé, maladies, accidents et incidents liés
au travail
Le résultat des enquêtes menées suite à ces événements et la description synthétique des actions
correctives prévues
Les données concernant le suivi individuel (nominatif) de l'exposition des salariés ou précisant leur responsabilité
en cas d'accident ou d'incident ne sont pas consignées dans le registre principal de sécurité : afin de mieux garantir
la confidentialité de ces informations, celles-ci sont enregistrées dans des registres spécifiques qui ne sont pas mis
en ligne sur la plateforme.
Rôle du SIST
Le SIST conçoit et met en ligne le registre principal de sécurité et les modèles de registres annexes. Il met
également à la disposition de l'entreprise la liste des principaux événements à consigner et l'illustre avec des
exemples.
Les médecins et les IPRP du SIST peuvent accéder aux registres présents sur la plateforme afin d'optimiser le suivi
des entreprises.
1.5 Veille réglementaire et technique
Ce volet vient compléter les dispositions prévues dans le cadre du point 3.5 de l'ILO-OSH 2001 ("Documentation
du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail").
L'entreprise (tous les salariés) peut consulter, en fonction de ses besoins, les documents issus de la veille réalisée
par le SIST (évolutions réglementaires, nouveaux procédés, nouvelles méthodes…).
Le Chef d'entreprise et son correspondant SST reçoivent par e-mail des alertes les informant des points les plus
importants qui ressortent de cette activité de veille.
L'entreprise peut participer à cette veille réglementaire et technique en mettant en ligne les informations issues de
sa propre veille. Après validation par le SIST, ces informations sont diffusées à l'ensemble des entreprises
concernées disposant d'un compte (à tous les adhérents enregistrés sur la plateforme ou aux entreprises d'un
secteur d'activité donné). L'activité de veille devient ainsi collaborative, alimentée le réseau des entreprises
adhérentes.
Rôle du SIST
Le SIST effectue la veille réglementaire et technique et met à la disposition des entreprises les informations ainsi
réunies. Afin de faciliter l'accès à ces ressources, il peut les compléter avec des synthèses ou des exemples
d'application. Il assure la mise à jour des informations de veille en ligne sur la plateforme. Il avertit les entreprises
par e-mail en cas d'évolution réglementaire ou technique importante.
Les informations sont indexées et classées de manière à mieux cibler leur diffusion :


Elles peuvent concerner soit toutes les entreprises, soit uniquement un secteur d'activité
Elles sont classées par thèmes couvrant les différents domaines de la santé et de la sécurité au travail et
reprenant, en ce qui concerne les risques, la typologie et le classement présents dans le DUER (par souci
de cohérence et de facilité d'accès)
Enfin, le SIST valide et diffuse les informations transmises par les entreprises, issues de leur propre activité de
veille.
L'entreprise accède sur la plateforme à une veille réglementaire et technique en matière de sécurité et de santé au
travail adaptée à son secteur d'activité. Les documents sont classés par thèmes afin de faciliter le repérage des
usagers.
8
1.6 Procédures
Ce volet correspond aux parties 3.5 (Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail)
et 3.10 (Prévention des dangers) de l'ILO-OSH 2001 :
3.5.1 d (établissement d'une documentation sur les dispositions, procédures, instructions ou autres
documents internes mis en œuvre dans le cadre du SMS)
3.5.2 (clarté et accessibilité de ces documents)
9
3.10.1.2 (établissement de procédures ou mesures de prévention et de maîtrise des dangers)
3.10.2 à 3.10.5 (précisions sur certaines catégories de risques à prendre en compte)
L'entreprise trouve sur la plateforme des modèles de procédures adaptés à son secteur d'activité et couvrant les
différents domaines de la gestion des risques pour la sécurité et la santé au travail. Ces documents sont classés par
thèmes :







Mise en place et fonctionnement global du SMS
Gestion des changements ayant un impact sur la SST
Acquisition de biens et de services
Sous-traitance
Prévention, préparation et réaction aux urgences
Autres procédures classées par types de risques (selon la même logique que dans le DUER)
Evaluation, audit et amélioration continue du système
Les modèles en ligne sur la plateforme peuvent être repris intégralement ou modifiés par le Chef d'entreprise ou
par son correspondant SST afin de mieux prendre en compte le fonctionnement de la structure. Des procédures
complémentaires peuvent être créées. Ces documents sont accessibles (en lecture seule) à tous les salariés. Pour
devenir applicables, les procédures doivent être enregistrées dans le répertoire "procédures en vigueur", ce qui
fait office de validation.
Lors de la mise en place du SMS, les procédures sont communiquées aux salariés concernés (à l'occasion d'une
réunion, par affichage…). Cette communication est consignée dans le registre principal de sécurité (cf. supra).
Par la suite, lorsqu'une procédure est modifiée ou ajoutée, elle est également communiquée aux salariés et cette
communication est consignée dans le registre principal de sécurité.
Enfin, un ou plusieurs classeurs regroupant les procédures sous une forme imprimée peuvent être mis à la
disposition des salariés afin de faciliter leur consultation (à mentionner dans le registre principal de sécurité).
Rôle du SIST
Le SIST met à la disposition de l'entreprise des procédures types adaptées à son secteur d'activité et couvrant les
différents domaines de la gestion des risques. Ces procédures sont rédigées de manière à être directement
applicables. Elles sont également conçues pour être facilement adaptables au fonctionnement de chaque structure.
1.7 Outils complémenta ires pour la gestion des risques
Ces outils viennent compléter le dispositif de gestion des risques décrit dans les rubriques précédentes.
L'entreprise trouve sur la plateforme des ressources complémentaires, adaptées à son secteur d'activité, lui
permettant de mettre en place et d'animer efficacement son système de management de la sécurité :




Des guides méthodologiques (par exemple sur l'analyse des accidents)
Des bases de données (par exemple pour la gestion des produits chimiques)
Des modèles de documents (FDS simplifiées, livret d'accueil, tableaux de suivi pour la vérification
périodique de certains équipements de sécurité…)
Des supports de formation (diaporamas, livrets, scénarios de formation…)
Ces ressources sont classées par thèmes (même classement que pour les procédures, cf. supra).
Le Chef d'entreprise et son correspondant SST puisent librement dans ces ressources. Ils mettent en ligne sur la
plateforme les outils qu'ils utilisent (bases de données, tableaux de suivi…) et consignent la mise en œuvre de ces
outils dans le registre principal de sécurité.
Rôle du SIST
Le SIST conçoit les différentes ressources et les met en ligne sur la plateforme. Il assure également la mise à jour
des modèles proposés.
1.8 Evalua tion, audit et améliora tion continue du système
Ce volet correspond à la partie 3.11 (surveillance et mesure de l'efficacité) de l'ILO-OSH 2001.
L'entreprise a accès sur la plateforme à une procédure lui permettant d'évaluer le bon fonctionnement et
l'efficacité de son système de management de la sécurité. Cette procédure est accompagnée d'un guide
méthodologique.
10
Le Chef d'entreprise et son correspondant SST procèdent régulièrement à l'évaluation du SMS en suivant la
procédure établie. Les résultats de cette évaluation sont consignés dans le registre principal de sécurité, de même
que les actions prévues pour améliorer le système suite à ce diagnostic.
11
L'entreprise peut demander au SIST d'évaluer son SMS. Un premier niveau d'évaluation est réalisable à distance
grâce à l'analyse des documents en ligne sur la plateforme. Ce premier niveau peut être complété par une
évaluation sur le terrain (en fonction de la disponibilité des ressources du SIST).
L'évaluation a lieu au moins une fois par an. Un e-mail de rappel est envoyé au Chef d'entreprise et à son
correspondant.
Rôle du SIST
Le SIST édite la procédure et le guide méthodologique permettant à l'entreprise d'évaluer son SMS. Il veille à ce
que le Chef d'entreprise et son correspondant reçoivent annuellement un e-mail de rappel.
A la demande de l'entreprise et en fonction des ressources dont il dispose, le SIST procède à l'évaluation du SMS
de l'adhérent et lui communique ses conclusions.
1.9 Labellisation
Un label peut être attribué par le SIST aux entreprises dont le SMS répond au référentiel établi. Les adhérents
pourraient alors faire valoir ce label auprès de leurs partenaires (assureurs, acteurs institutionnels, clients…). A
terme, cette démarche de labellisation, adaptée aux PE/TPE, pourrait être proposée par d'autres SIST, ce qui
accroîtrait sa visibilité et son intérêt pour les différents acteurs.
1.10 Ouverture de la pla teforme à d'autres acteurs de la prévention
Une ouverture de la plateforme à d'autres partenaires des entreprises en charge de la prévention des risques peut
être envisagée afin de mutualiser les ressources existantes (veille, documentation, services…) et renforcer la
synergie entre les acteurs du domaine.
1.11 Charte pour l'utilisation de la plateforme
Les entreprises et le SIST s'engagent à respecter une charte commune précisant le cadre d'utilisation des
ressources proposées sur la plateforme (confidentialité des informations, diffusion des outils…).
2. Aspects techniques
2.1 Structure de la base de données











Politique et organisation SST de l'entreprise
Compétences et formation
Document unique d'évaluation des risques
Registres de sécurité
Prévention par familles de risques
 Risques d’accident de plain-pied
 Risques de chute de hauteur
 Risques liés aux circulations internes
 Risque routier
 Risques liés à l’activité physique
 Risques liés à la manutention mécanique
 Risques liés aux produits chimiques
 Risques liés aux agents biologiques
 Risques liés aux équipements de travail
 Risques liés aux effondrements et aux chutes d’objets
 Risques et nuisances liés au bruit
 Risques liés aux ambiances thermiques
 Risques d’incendie-explosion
 Risques liés à l’électricité
 Risques liés à l’éclairage
 Risques liés aux rayonnements
 Autres risques
Gestion des changements organisationnels
Acquisition de biens et de services
Sous-traitance
Préparation et réaction aux urgences
Evaluation et amélioration continue
(Contacts et assistance)
Sous-rubriques (pour chaque rubrique)






Procédures en vigueur
Modèles de procédures
Outils et documents utilisés
Modèles d'outils et de documents
Guides
Veille
 Mise en ligne par le SIST
 Mise en ligne par l'entreprise (usage interne)
 Partagée par les entreprises
Rubriques
12
Accessibilité des données dans les sous-rubriques
13
 Données destinées à toutes les entreprises
 Données destinées aux entreprises d'un secteur d'activité
 Garages
 Imprimeries
 Pressings
 /…/
 Données de chaque entreprise adhérente (non-accessibles par les autres entreprises)
 Entreprise 1
 Entreprise 2
 Entreprise 3
 /…/
2.2 Comptes
L'accès à la plateforme n'est possible qu'après s'être identifié. Chaque identifiant est rattaché à un type de
comptes :
 Chef d'entreprise
 Correspondant SST désigné par le Chef d'entreprise parmi ses salariés
 Salariés de l'entreprise (un seul compte par structure)
 Médecins et IPRP du SIST
 Administrateur SIST
 Invité (par l'entreprise)
2.3 Scénarios de Gestion Electronique des Documents (G ED)
Chaque compte permet d'accéder aux documents présents dans chaque rubrique soit en lecture (consultation
uniquement) soit en écriture (consultation, modification et suppression des documents). Lorsqu'un document est
modifié ou ajouté, le nom de l'utilisateur qui a procédé à l'ajout ou à la modification est consigné. Il en va de
même lors de la suppression d'un document (qui sera automatiquement archivé).
Tableau 1 : paramétrage des droits d'accès aux ressources en ligne
Procédures en vigueur
Modèles de procédures
Outils et documents
utilisés
Modèles d'outils et de
documents
Guides
Mise en ligne
par le SIST
Veille
Mise en ligne
par l'entreprise
Partagée par
l'entreprise
Contacts et assistance
Correspondant
SST
Lecture
Ecriture
V
V
Lecture
V
V
Salariés de
l'entreprise
Médecins et
IPRP
V
V
Lecture
V
V
V
Lecture
V
V
V
V
V
V
V
Ecriture
V
V
Lecture
V
V
V
V
V
V
Ecriture
V
Ecriture
V
V
Lecture
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
Ecriture
Lecture
V
V
V
V
V
Ecriture
Lecture
V
V
V
Ecriture
Invité
V
Ecriture
Lecture
Administrateur
SIST
V
V
V
V
Ecriture
V
V
2.4 Messagerie
La plateforme permet de créer des listes de diffusion permettant au SIST d'envoyer des messages électroniques en
croisant les différentes catégories ci-dessous :




Les Chefs d'entreprise
Les correspondants SST
Toutes les entreprises
Les entreprises d'un secteur d'activité donné
Elle permet également au SIST d'envoyer un message à un ou plusieurs destinataires au choix.
Enfin, l'entreprise peut envoyer un message (demande d'assistance, demande d'une évaluation du SMS) au SIST via
la plateforme (accès à cette fonctionnalité à partir de la rubrique Contacts)
Chef
d'entreprise
Comptes
14
2.5 Scénarios de workf low
L'entreprise peut soumettre au SIST une ressource issue de sa veille réglementaire et technique qu'elle souhaite
partager avec les autres adhérents. Une fois validée et indexée par le SIST, cette ressource devient accessible aux
autres entreprises (toutes les structures ou celles appartenant à un secteur d'activité donné)
15
2.6 Forma t des documents
Les documents sont créés avec des logiciels usuels (Word, Excel…) et convertis au format PDF lorsqu'ils ne sont
pas destinés à être modifiés (guides mis en ligne par le SIST…)
2.7 Modification des documents et archivage des anciennes versions
Les documents ouverts à partir de la plateforme peuvent être modifiés puis réenregistrés directement dans la base
de données, à l'emplacement initial (il n'est pas nécessaire de faire une copie en local, que l'on met ensuite en
ligne en remplacement de l'ancienne version).
Les anciennes versions des documents modifiés sont systématiquement sauvegardées. L'utilisateur peut accéder à
ces sauvegardes s'il souhaite restaurer une version antérieure d'un document (par exemple suite à une erreur de
manipulation). Cette version restaurée remplace alors le document actuel et ce dernier est archivé.
2.8 Sauvega rdes
Tous les documents de la base (y compris les versions antérieures) sont sauvegardés automatiquement de manière
à pouvoir être restaurés en cas de problème technique.
L'entreprise peut effectuer une sauvegarde en local (sur un de ses postes informatiques) des documents qu'elle a
créés ("procédures en vigueur", "outils et documents utilisés", "veille mise en ligne par l'entreprise").
2.9 Enrichissement et mise à jour de la base de données de par le SIST
Afin de faciliter la mise en ligne par le SIST des ressources destinées aux entreprises, un même document peut
être affecté à plusieurs rubriques et devient ainsi visible dans ces dernières sans qu'il soit nécessaire de le
dupliquer.
Les médecins et les IPRP du SIST, ainsi que l'administrateur de la plateforme, peuvent visualiser les données selon
trois modes de classement :
 documents communs à toutes les entreprises
 documents concernant un des secteurs d'activité
 documents créés et utilisés par chaque entreprise (même affichage que pour le Chef
d'entreprise)
2.10 Fonctions complémentaires

Lors de l'ouverture d'un nouveau compte "entreprise", le SIST enregistre les informations sur la
structure dans un formulaire alimentant une base de données d'administration des utilisateurs (nom du
Chef d'entreprise, adresse e-mail, secteur d'activité, nom et coordonnées du correspondant SST…)

Le Chef d'entreprise peut à tout moment, grâce à un formulaire, accéder à ces données et les modifier.
Le SIST est alors averti automatiquement par e-mail de cette modification.

Le Chef d'entreprise et son correspondant SST ont accès sur la plateforme à un formulaire de demande
d'assistance (envoi de la demande au SIST par e-mail).

Les documents contenus dans certains répertoires peuvent être imprimés de façon groupée :
o Procédures en vigueur
o Outils et documents utilisés
o Veille mise en ligne par l'entreprise
2.11 Spécifications techniques pour le registre principal de sécurité
Le registre principal de sécurité se présente, pour l'utilisateur, sous la forme d'un formulaire avec différents
champs à compléter (type d'événement SST, date, informations sur l'événement…).
Une fois enregistrées dans la base, les données ne sont plus modifiables afin de respecter le principe de
conservation de l'historique des événements SST (les informations concernant un événement peuvent toutefois
être précisées ou complétées en remplissant à nouveau le formulaire, ce qui crée un nouvel enregistrement
s'ajoutant au précédent).
Les informations consignées dans la base peuvent être visualisées sous forme de fiches reprenant les entrées du
formulaire initial. Il est possible de ne visualiser qu'une partie des fiches (tri en fonction des dates et du type
d'évènement).
Cette visualisation peut être éditée au format PDF ou imprimée.
2.12 Interfaces

L'interface "chef d'entreprise" comprend des raccourcis, toujours visibles, vers le DUER et vers le
Registre principal de sécurité. Elle permet de visualiser et d'éditer de façon ergonomique les fichiers
contenus dans les rubriques et sous-rubriques de la base de données. Elle donne également accès au
formulaire permettant de modifier le profil de l'entreprise, ainsi qu'à la fonction d'envoi au SIST d'une
demande d'assistance ou d'une demande d'évaluation du SMS.

L'interface "correspondant SST" reprend la même ergonomie et propose les mêmes fonctions que
celle destinée au Chef d'entreprise, à l'exception de la possibilité de modifier les informations contenues
dans le profil de l'entreprise.

L'interface "salariés" s'inspire de la précédente (il s'agit d'une interface de consultation des documents
uniquement).
Un certain nombre de fonctions programmées sur la plateforme en facilitent l'usage et l'administration :
16
17

L'interface "médecins et IPRP" permet d'accéder aux différents schémas de visualisation décrits
précédemment (cf. 2.8). Elle facilite l'édition, la modification et la mise à disposition ciblée des
documents. Elle donne accès au formulaire de création / modification du profil d'une entreprise et
permet également de contacter par e-mail les adhérents enregistrés.

L'interface "administrateur" complète celle utilisée par les médecins et les IPRP avec les fonctions
d'administration de la base (options de sauvegarde des données, migration…).
2.13 Logiciel de GED et hébergement de la plateforme
La plateforme nécessite l'utilisation d'un logiciel de Gestion Electronique des Documents suffisamment évolué
pour gérer les sauvegardes, les processus simples de workflow (notamment la validation de documents avant
diffusion), les alertes par e-mail et l'envoi de messages électroniques à des listes d'utilisateurs. Certains logiciels
libres, comme Alfresco ou Nuxeo, présentent ces caractéristiques.
L'hébergement de la plateforme peut être soit réalisé en interne (mais cela demande un investissement et des
compétences spécifiques), soit externalisé auprès d'un prestataire privé ou d'un organisme institutionnel.
3. Accompagnement scientifique du projet
3. 1 Axes d'observati on

Le positionnement des différents acteurs (médecins, IPRP, Chefs d'entreprise, direction du SIST…) en
fonction de leur identité professionnelle et des enjeux qui en découlent

La communication formelle et informelle entre les acteurs lors de la mise en place de la plateforme au
sein du SIST (réunions, transmission de documents, e-mails…)

Les usages des technologies d'information et de communication dans le cadre du fonctionnement de la
plateforme
3.2 Accompagnement sur le terrain
L'accompagnement se traduira par un rôle de conseil à titre gratuit lors des différentes phases de réalisation et
d'exploitation de la plateforme (définition des documents mis en ligne, élaboration des procédures de gestion de
la base de données, répartition des tâches au sein du SIST…). Les observations réalisées sur le terrain
alimenteront ce suivi (enquête auprès des Chefs d'entreprise, restitution de résultats intermédiaires…).
3.3 Modalités pratiques
Trois formes d'observation sont à prévoir :
 une observation participative à l'occasion de l'accompagnement du projet
 des entretiens individuels et/ou collectifs (enregistrés)
 le recueil des documents de travail (synthèses, diaporamas, e-mails…) utilisés pour communiquer dans
le cadre du projet

Projet de plateforme collaborative pour la mise en

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