Réduire le gaspillage du papier

Réduire le gaspillage du papier
Conseils pour s’attaquer à une source de gaspillage cachée tout en économisant
Sans papier...
ou presque ?
Qu’est devenu le bureau sans papier ?
Annoncé depuis plusieurs décennies, il se fait
toujours attendre. À preuve, l’étude intitulée
The ‘Less Paper’ Office, réalisée en 2008 par
Xerox, a estimé à 53 milliards le nombre des
pages qui seront imprimées en 2010 dans les
bureaux partout dans le monde.
Une utopie, le bureau sans papier ? Il n’en
reste pas moins qu’un autre objectif tient
toujours : réduire au maximum l’usage
du papier.
Le papier – approvisionnement, utilisation,
stockage, remplacement et recyclage – est
devenu l’une des principales préoccupations
écologiques et économiques. Jugez par
vous-mêmes :
> La demande de papier est à l’origine de
la moitié des coupes de bois industrielles
dans le monde, selon le Fonds mondial
pour la nature.
> Une étude menée pendant vingt ans dans
le cadre du Programme des Nations Unies
pour l’environnement a permis de
constater que le déboisement a aggravé le
déclin de la biodiversité : plus de 12 % des
espèces végétales de la planète sont
désormais menacées d’extinction par suite
de pratiques de foresterie non durable.
« L’empreinte écologique et les coûts liés à
l’utilisation du papier peuvent s’avérer plus
élevés qu’on le pense si l’on tient compte des
éléments comme le stockage et l’expédition. »
— Jennifer Thompson, ceinture noire
supérieure, Lean Six Sigma, RBC
L
e déboisement contribue également
au changement climatique, car les forêts
assurent l’absorption et le stockage
naturels de quantités importantes
de carbone.
> 39 % des pages imprimées par les
travailleurs canadiens finissent dans la
corbeille, d’après une enquête effectuée
en 2008 par Léger Marketing.
> Xerox indique que le papier représente
plus de 20 % des coûts totaux liés à
l’impression bureautique et
commerciale, et que de 30 % à 40 % des
documents imprimés commercialement
sont jetés à la poubelle.
> Selon certaines estimations, le papier utilisé
dans les bureaux compte pour 1 % à 3 % des
dépenses d’une organisation. De façon plus
générale, Xerox fait valoir que les activités
liées au traitement des documents peuvent
engloutir 15 % du revenu.
De nos jours, une meilleure gestion du papier
et la réduction de l’empreinte écologique
connexe sont devenues pour les organisations
un grand défi en matière de durabilité.
Sonder le terrain
Vous cherchez à optimiser la gestion du
papier pour tirer des avantages financiers,
environnementaux et opérationnels ?
Commencez par vous poser quatre
questions fondamentales :
1. Vos objectifs sont-ils clairs ?
Simplifier un formulaire, rationaliser un
processus ou opter pour des modes de
communication ou des opérations
électroniques sont autant de moyens
d’économiser du papier, mais ces gestes
vous aideront également à améliorer
l’efficacité du travail, à diminuer les erreurs
et les retards, à mieux protéger vos
renseignements et à augmenter la
satisfaction de vos clients. Outre les
bienfaits pour l’environnement, les
mesures visant à réduire la consommation
de papier constituent l’occasion d’analyser
et d’améliorer vos procédures
opérationnelles. Une approche globale
à l’égard de cet enjeu peut renforcer
l’adhésion de vos collaborateurs et
éveiller leur esprit d’initiative.
2. Connaissez-vous votre
empreinte papier ?
L’évaluation de votre empreinte papier est
un exercice relativement simple. Il suffit
d’examiner votre utilisation du papier
sous toutes ses coutures : quantités
consommées et recyclées, modalités
d’élimination, coûts auxiliaires
(de l’encre aux frais de poste),
politiques et procédures, etc.
3. Savez-vous comment vos
employés utilisent le papier ?
Un rapport sur papier serait-il aussi
efficace s’il était sous forme électronique ?
Peut-être. Mais ne perdez pas de vue les
aspects fonctionnels, au risque de créer
involontairement un problème.
« Nous avons tous des habitudes
inconscientes liées à la manipulation du
papier », fait remarquer Jennifer
Thompson, ceinture noire supérieure,
Lean Six Sigma, à RBC.
Prenez par exemple un rapport présenté
en format électronique. Que feraient vos
collaborateurs s’ils avaient en main sa
version imprimée ?
Surligneraient-ils certaines sections ?
Apposeraient-ils un peu partout des
Quelle est votre
empreinte papier
réelle ?
Pour déterminer votre consommation de
papier, quelques calculs de base devraient
suffire. Il s’agit simplement d’établir votre
volume commandé, produit ou utilisé. Par
exemple, après avoir éliminé la distribution
de certains rapports, le siège social d’une
entreprise de services d’alimentation a
économisé 500 000 pages par an, soit 24 000 $
en coûts du papier. Même si le coût des
fournitures est l’élément qui saute le plus
aux yeux, il ne suffit pas de compter les
pages pour évaluer votre empreinte papier.
Jennifer Thompson aide RBC à assurer à
ses clients une efficacité maximale des
processus. Selon elle, l’empreinte
écologique et les coûts liés à l’utilisation
du papier peuvent s’avérer plus élevés
qu’on ne le croit si l’on tient compte des
éléments comme le stockage et
l’expédition. Vue sous cet angle, la
consommation de papier engendre
également un problème d’espace.
« Si l’on prend en considération les
dépenses liées à l’achat, au stockage et
à la récupération du papier, son coût
réel peut s’élever à 10 cents la page,
dit Mme Thompson. Pour en réduire
la consommation, suggère-t-elle,
commencez par déterminer votre
empreinte complète et le coût total. »
Quantifier les économies
Vos choix liés à l’utilisation de papier
favorisent-ils l’environnement ? Pour le
savoir, utilisez le calculateur de papier mis
en ligne par l’organisme Environmental
Defense Fund (www.edf.org/papercalculator).
Vous pouvez entrer divers renseignements
sur le papier comme le type, la catégorie,
la quantité et le pourcentage des matières
recyclées pour quantifier votre empreinte
et mesurer l’incidence sur l’environnement
de tel ou tel choix. (Notez toutefois que ce
calculateur est basé sur les mesures de
rendement des pâtes et papiers propres
aux États-Unis : elles ne sont pas toujours
applicables au Canada, surtout pour calculer
le bilan carbone des papiers produits ici.)
Depuis 2006, par exemple, plus de quatre
millions de titulaires de comptes RBC ont
choisi de passer des relevés papier aux
papillons adhésifs ? Gribouilleraient-ils
des calculs dans les marges ? Il importe de
savoir exactement ce que les gens font
avec le papier et de s’assurer que ces
activités seront préservées si vous
abandonnez le recours au papier.
Comprendre ces processus est donc
essentiel à la réussite de tout projet visant
à remplacer ce support ou à en réduire la
consommation.
4. Avez-vous adopté l’éventail
complet de solutions ?
De nombreux programmes de gestion du
papier au bureau sont principalement
axés sur le recyclage, constate Ecoverde,
entreprise ontarienne prodiguant des
conseils sur la responsabilité sociale des
entreprises et le développement durable.
Tout important qu’il soit, ce n’est qu’une
partie des efforts à déployer pour réduire
les déchets. Privilégiez plutôt une vue
d’ensemble : comment, où, pourquoi
imprimez-vous ? Et qu’imprimez-vous ?
Les réponses à ces questions vous
guideront dans votre choix de solutions
concrètes – de la numérisation à la
distribution – et vous aideront à réduire la
consommation et le gaspillage de papier.
relevés électroniques. Selon le calculateur
du Environmental Defense Fund, les
quantités de papier ainsi économisées
se chiffrent à 800 tonnes métriques,
l’équivalent de plus de 22 000 arbres.
Les déchets liés au papier prennent des
formes différentes. Mountain Equipment
Co-op, détaillant d’articles de sport, fait
désormais imprimer son catalogue sur du
papier recyclé à 100 % contenant 83 % de
fibres recyclées post-consommation. Au
cours d’une seule année, cette mesure a
permis d’économiser l’équivalent de
2 098 arbres, de 3,8 millions de litres
d’eau (assez pour remplir une piscine), de
41 000 kg de déchets solides (environ trois
camions à ordures), de 153 000 kg de gaz à
effet de serre (ce qui revient à retirer de la
circulation 31 voitures pendant un an) et de
999 millions de BTU (quantité d’énergie
suffisante pour alimenter 11 maisons
pendant un an).
Un tel exercice de quantification des
économies est indispensable pour garder
le cap sur ses objectifs, informer les
employés et les clients des progrès
accomplis et encourager d’autres
entreprises à s’attaquer au gaspillage.
Des choix plus
judicieux
Deux excellentes ressources vous aideront à
appliquer les principes de la durabilité à vos
décisions d’achat de papier : FSC Canada et
le Fonds mondial pour la nature (WWF).
> Le FSC, ou Forest Stewardship Council,
est un organisme international qui a mis
en place un système de certification et
d’étiquetage des produits forestiers qui
permet de garantir que les produits que
vous achetez proviennent de forêts gérées
de façon responsable et de sources
recyclées vérifiées.
Le site www.fsccanada.org décrit les
papiers certifiés par le FSC selon
diverses catégories.
> Le guide du WWF Pour un achat
responsable du papier (Guide to Buying
Paper) renseigne sur la situation
environnementale, notamment la
détérioration et la disparition de la forêt,
la pollution et le changement climatique.
our obtenir des conseils pratiques
P
sur l’achat et la consommation
responsables de papier, et lire quelques
anecdotes de réussite, rendez-vous à
l’adresse www.panda.org.
Petit changement deviendra grand
La refonte des processus et la mise en
œuvre de solutions technologiques
exigent d’employer les grands moyens
pour réduire la consommation de papier.
Toutefois, ne négligez pas non plus les
petits gestes qui permettent de réaliser
des économies.
Par exemple, Walmart Canada se félicite
d’avoir réduit la taille de ses cartes
professionnelles de 35 %. De plus, la
chaîne les imprime désormais sur du
papier recyclé fabriqué à partir de ses
vieux cartons.
Linda Capretta, directrice des produits
de dépôt et de décaissement à RBC, dit
que lorsqu’elle travaille à l’amélioration
ou au lancement de services, elle garde à
l’esprit que même de tout petits
changements — comme le fait de réduire
les marges ou la taille de la police pour
imprimer plus de texte sur chaque page
— finissent rapidement par faire boule
de neige.
« Cela n’a l’air de rien, mais les résultats
seront bien tangibles », affirme Mme
Capretta.
Le saviez-vous ?
> Un bureau typique produit chaque jour
presque 0,7 kg de déchets de papier par
employé.
> 80 % des impressions effectuées dans
les bureaux sont des brouillons.
> Les rebuts de papier commerciaux et
résidentiels représentent plus de 40 %
des déchets enfouis.
> Une tonne de papier recyclé permet de
sauver environ 17 arbres.
> L’industrie du papier est le troisième
consommateur de combustibles
fossiles dans le monde.
> La fabrication de papier recyclé exige
64 % moins d’énergie que la fabrication
à partir de la pâte de bois vierge.
> La fabrication d’une feuille de papier
blanc de bureau à partir de pâte vierge
nécessite un litre d’eau.
> Pour obtenir une tonne de papier de
bureau (environ 40 boîtes de papier à
photocopie), il faut couper 19 arbres.
Sources : www.ecoverde.ca and
www.conservatree.com
Engagement de RBC à réduire son empreinte papier
En 2007, RBC a pris l’engagement de se convertir à des sources d’approvisionnement en
papier certifiées par le FSC partout où elles sont disponibles.
En 2009, la Banque a porté à 84 % (comparativement à 15 % en 2008) la proportion de papier
certifié provenant de ressources durables utilisé dans nos activités en Amérique du Nord et
dans les îles Britanniques. Le Groupe a également fait passer de 37 % en 2008 à 52 % la
proportion de papier provenant de forêts certifiées durables qui sert à imprimer les documents
de marketing et de publipostage dans ses bureaux au Canada, aux États-Unis (RBC Bank) et
dans les îles Britanniques.
Tenue électronique
des dossiers
Quelles sont les retombées pour
les entreprises ?
Beth Gordon, première directrice,
Stratégies clientèle mondiale à RBC,
donne l’exemple d’une société de gestion
hôtelière qui émettait plus de 400
chèques par jour. Ceux-ci étaient envoyés
par service de messagerie à divers
endroits du pays. Ensuite, on les plaçait
dans des enveloppes, on inscrivait une
adresse, on apposait un timbre et on
expédiait le tout. Inutile de dire que le
processus était extrêmement exigeant en
main-d’œuvre. En outre, plusieurs
chèques étaient interceptés et modifiés
de façon frauduleuse, les montants en
cause pouvant atteindre 75 000 $.
S’il faut cinq minutes pour sortir et
replacer un dossier papier, et si un
employé n’en traite qu’un par heure,
ces manipulations totalisent 40 minutes
par jour, soit 173 heures par an. C’est
l’équivalent d’un mois de travail d’un
employé à temps plein.
« En abandonnant les chèques au profit
des paiements électroniques, l’entreprise
a économisé environ 15 $ par chèque, plus
les frais de messagerie », dit Mme Gordon.
Outre les économies évidentes et la
diminution du gaspillage de papier, la
tenue électronique des dossiers peut offrir
de nombreux autres avantages.
> Renforcement de la sécurité grâce à la
conservation des documents dans un
seul lieu sécuritaire (protégé par un mot
de passe).
> Gain de temps grâce à l’automatisation
de la collecte, de l’authentification et de
l’organisation des documents.
> Piste de vérification supérieure.
> Commodité accrue (accessibilité, partage
de documents, possibilité d’effectuer une
recherche, etc.).
> Meilleur contrôle de la trésorerie si vous
optez pour les paiements électroniques.
« Plus d’incertitude quant à la date de
compensation des chèques. Il devient
également plus facile de solliciter des
rabais pour paiement anticipé auprès de
vos fournisseurs », ajoute Mme Gordon.
> Précision améliorée : il n’est plus
nécessaire de saisir plusieurs fois la
même information.
> Meilleur système de reprise après
sinistre.
> Possibilité de transformer les locaux de
stockage en surface de bureau utile ou
d’éliminer les coûts d’entrepôt.
> Efficacité accrue. S’il faut cinq minutes
pour sortir et replacer un dossier papier,
et si un employé n’en traite qu’un par
heure, ces manipulations totalisent 40
minutes par jour, soit 173 heures par an.
C’est l’équivalent d’un mois de travail
d’un employé à temps plein.
Pour plus de renseignements et de conseils sur les façons de rendre votre entreprise plus écologique :
> Communiquez avec un directeur de comptes de RBC Banque Royale® au 1 800 ROYAL® 2-0
> Consultez notre site Web à www.rbc.com/conseilsalentreprise
Pour en savoir davantage sur le virage vert de RBC®, visitez notre site Web à l’adresse www.rbc.com/environnement
Le contenu du présent document est offert à titre indicatif seulement. Il ne vise pas à fournir de conseils particuliers sur vos activités, et vous ne pouvez vous y fier à cet égard. Toutes les méthodes
présentées ici ne sont pas pertinentes dans tous les cas. Avant de mettre une stratégie en œuvre, adressez-vous à un spécialiste et élaborez un plan en fonction de vos propres exigences.
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