CERCLE GENEALOGIQUE de VAUCLUSE et terres adjacentes

CERCLE GENEALOGIQUE de VAUCLUSE et terres adjacentes
Siège social : Ecole sixte-Isnard 31 ter, Avenue de la Trillade
84000 AVIGNON
Site: www.cgvaucluse.org
PROTOCOLE DE SAISIE
GENEREL NIMEGUE EXCEL
Le CGV entreprend avec le concours d’un certain nombre de bénévoles volontaires, le traitement collectif du
dépouillement puis de la saisie informatique des données contenues dans la série des microfilms ou des
registres de B.M.S. ou de l’Etat Civil ainsi que des CD-Rom des communes du Vaucluse.
Ce travail collectif est placé sous la coordination de M. Claude NOAILLES en liaison avec Mmes Jeannette
SERRA et Suzanne PAWLAS
Les résultats de ces travaux de dépouillement seront, comme à l’ordinaire, la seule propriété du CGV, qui en
fera librement et exclusivement toute exploitation jugée utile.
Les conditions de réalisation de la présente opération et le respect des diverses consignes données sont
librement acceptées par chacun des bénévoles qui participeront, partiellement ou en totalité, à cette œuvre
collective.
CONSIGNES POUR LE DEPOUILLEMENT
 Liste non exhaustive, les cas particuliers qui peuvent se révéler devront être soumis au fur et à mesure
aux coordinateurs.
 Pour chaque acte, c’est la transcription textuelle des noms et prénoms ainsi que des lieux qui doit être
retenu, avec mise en français, si cela est possible, pour ceux qui sont en latin.
 Pour faciliter les opérations de saisie, il faut enregistrer dans l’ordre : la date de l’acte, le nom à écrire en
MAJUSCULE, les prénoms et enfin, éventuellement, la date de l’événement si elle est différente
(naissance ou décès), puis les autres informations.
 Pour les noms et prénoms absents ou incomplets ou douteux, voir la note donnée sur les consignes pour la
saisie.
 En pratique, il est vivement conseillé de commencer par les années les plus récentes et de remonter dans
le temps.
 Lorsque les actes des B.M.S. sont mélangés les relever au fur et à mesure de l’ordre d’inscription, ceci est
la seule méthode pour éviter d’en oublier.
 Lorsque le baptême d’un nouveau-né (ou l’ondoiement) est suivi du décès, le mentionner dans l’acte de
naissance et faire un enregistrement en tant que décès. (Important pour les études démographiques
ultérieures).
 Les abjurations seront enregistrées en Baptêmes avec mention en notes dans la case commentaire.
 Toutes les informations utiles figurant dans les actes doivent être relevées : âges, lieux, métiers, parrain,
marraine, témoins (s’il y a lien de parenté ou informations importantes sur les dits témoins) et notes
particulières.
 Si des évènements autres figurent en dehors des actes de BMS ou NMD, les relever à part (par exemple
en fichier Word.....) en indiquant si possible la date et leur localisation, le n° de registre et foliotage. (Des
photos peuvent être prises sans flash).
Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N° 04870.
J.O. du 08/06/1982
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CONSIGNES POUR LA SAISIE INFORMATIQUE
 La saisie des données après dépouillement sera réalisé sur logiciel NIMEGUE 3 (gratuit à télécharger sur
internet) ou EXCEL/NIMEGUE (Vous pouvez également les demander aux responsables des relevés).
GENEREL conservé pour finir les saisies déjà commencées. Voir procédure pour les relevés des
communes.
 Les résultats seront remis sous la forme de disquettes (pour Générel), clé USB, CD ou par mail pour
Nimègue et Excel/Nimègue aux responsables des relevés qui en assureront les travaux lors des diverses
étapes de tirage papier pour correction ou édition ceci afin de veiller à l’uniformisation du travail final.
 Lors de la saisie, les noms et prénoms manquants ou illisibles pour la personne concernée par l’acte (en le
précisant dans la rubrique observations) seront remplacés par le signe conventionnel : N. Exemples : N.
Anne ; MARTIN N.
 Pour le noms et prénoms manquants des parents, des témoins ou parrains, ne rien indiquer d’autre que ce
qui est dans l’acte.
 Pour les noms ou prénoms douteux, mettre ? Après l’élément incertain, séparé d’un espace.
 Les surnoms doivent être mis après le prénom, séparés d’un espace. Les titres sont mis dans la case
commentaire, ou profession.
 Ne jamais mettre de guillemets ou de point virgule, incompatibles avec la base de données.
 Pour les particules les placer à la suite du Nom et entre parenthèses séparés d’un espace. Exemple :
MARTIN (DE).
 Pour les relevés où les actes catholiques et protestants sont mélangés, indiquer protestant dans la case
commentaire général
 Saisir le sexe, F ou M (ou ? dans Nimègue)
 Lieu d’origine, le noter si différent de la commune saisie (natif ou originaire de). Si rien n’est précisé le
noter en lieu de résidence en observation de la personne.
Pour les naissances:




Mettre la date de l’acte et la date de naissance indiquée dans l’acte dans la case commentaire suivante.
Saisir l’âge s'il est indiqué.
Lorsqu’il s’agit de jumeau le mentionner dans le commentaire général.
Si le père est décédé mettre une croix après son prénom, si la date et le lieu sont précisés les mettre dans
la case complémentaire du père.
 Mentions marginales, les mettre dans la case commentaire général.
* voir exemple page3
Pour les mariages:
 Ne pas mentionner les mariages et divorces de moins de 75 ans.
 Pour les époux ne pas oublier de mentionner s’ils sont veufs ou divorcés.
 Les témoins : ne les mentionner que s’ils ont un lien de parenté ou une information importante qui
pourrait aider les chercheurs et le mentionner.
 Pour les contrats de mariage noter la date, le nom du Notaire et le lieu de la signature du contrat.
* voir exemple page4
Pour les décès:
 Si le conjoint est vivant et mentionné, l’indiquer. Si celui-ci est décédé, l’indiquer par une croix après le
prénom.
 S’il est seulement indiqué Veuf ou Marié mettre cette mention dans la case commentaire.
 Noter aussi la date du décès, et l'âge indiqué dans l’acte, dans la case commentaire.
* voir exemple page5
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Exemple fiche Naissance/Baptême
1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex: ../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer
en 21 : jour manquant dans l'acte)
2. Mettre le N° du registre, et le folio (GG actes religieux, E actes d’état-civil)
3. Nom du nouveau-né
4. Prénoms
5. Sexe
6. Indiquer ici la date de naissance, l'âge .....
7. Nom du père (cliquer sur la croix X l’affiche automatiquement)
8. Prénoms du père, mettre un + après le prénom si celui-ci est décédé
9. Profession ou titre du père (Sire, Sieur, Noble.....)
10. Commentaire: lieu d'origine du père ou lieu de décès...
11. Nom de la mère
12. Prénoms de la mère
13. Profession ou titre de la mère (Demoiselle, Dame....)
14. Commentaire: comme celui du père
15. Nom du parrain ou témoin
16. Prénoms
17. Commentaire (Lien de parenté, âge, profession, lieu...)
18. Nom de la marraine ou témoin
19. Prénoms
20. Commentaire (Lien de parenté, âge, profession, lieu...)
21. Note générale dans l'exemple le nouveau né a un frère jumeau.......
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Exemple fiche Mariage / Union
1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex: ../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer
en 18 : jour manquant dans l'acte)
2. Mettre le N° du registre, et le folio (GG actes religieux, E actes d’état-civil)
3. Mettre la date du Cm et le nom du Notaire ou simplement référence : (Ex: 3E25 f°25 ou Notaire
Jehan APPY de Lacoste.)
4. Nom de l'Epoux
5. Prénoms de l'Epoux
6. Age de l'Epoux
7. Date de Naissance de l'Epoux
8. Lieu d'origine de l'Epoux.
9. Profession de l'Epoux
10. Commentaire de l'Epoux (Ex: lieu de résidence, s'il et veuf, si pas mention de l'ex-conjoint...)
11. Nom de l'ex-conjoint
12. Prénoms de l'ex-conjoint, mettre la croix après le prénom si décédé
13. Commentaire sur l'ex-conjoint tel que profession, lieu du décès.....
14. Nom du père de l'Epoux
15. Prénoms du père de l'Epoux, mettre une croix si décédé
16. Profession du père de l'Epoux
17. Commentaire sur le père de l'Epoux tel que profession, lieu du décès.....
18. Note générale
19. Pour la mère reprendre les mêmes indications que le père du N°14 à 17
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Exemple fiche Mariage / Union suite
20. Onglet qui mène sur la fiche de l'Epoux, puis de l'Epouse (suivre les mêmes indications que pour
l’Epoux du N° 4 à 17) et enfin aux Témoins
21. Nom du Témoin
22. Prénoms du Témoin
23. Commentaires du Témoin (comme dans l'exemple indiqué lien de parenté, âge, profession et lieu de
résidence ou d'origine)
24. Reprendre ainsi de suite pour chaque Témoin. S’il y en a plus de 4, noter les autres dans le
commentaire général.
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Exemple fiche Décès / Sépultures
La fiche des décès ou sépultures se remplit de la même façon que celle des baptêmes.
Pour plus d'information générale sur Nimègue voir les vidéos sur le lien ci-dessous
http://www.cegfc.net/www/nimegue/Accueil.html
Claude NOAILLES
Responsable des Relevés
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