Aide à l`utilisation des formulaires dynamiques

Utilisation des formulaires dynamiques
Comment utiliser les formulaires
dynamiques
Un formulaire dynamique permet de nombreux
contrôles
avant
son
traitement
(zones
obligatoires, calculs automatiques …).
Les formulaires que vous allez utiliser sont au
format Adobe Acrobat (pdf), une fois remplis,
ils peuvent être :
Imprimés (pas toujours)
Sauvegardés sur votre ordinateur
Envoyés directement par mail
Dans cette brochure, vous allez apprendre à utiliser ce genre de formulaires, ceci afin
de les exploiter au mieux …
Pré-requis
Pour utiliser les formulaires, vous devez disposer de la dernière version d’Adobe
Acrobat.
Pour connaître votre niveau de version, il suffit de lancer Adobe Acrobat, un écran de
démarrage vous renseigne à ce sujet. Si vous ne possédez pas la bonne version,
consultez le chapitre suivant.
NB : SI VOUS DISPOSEZ DE LA DERNIERE VERSION ET ETES ROMPU(E) A L’UTILISATION
D’ADOBE ACROBAT READER, PASSEZ DIRECTEMENT AU CHAPITRE : « Postage,
enregistrement, impression des formulaires ».
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
Mettre à jour Acrobat Reader
Pour télécharger une mise à jour d’Adobe Acrobat, vous disposez de deux méthodes :
Mise à jour à partir de votre version sans installer le produit.
Lancez Adobe Acrobat Reader et ouvrez le menu « Aide » ou « ? » situé en haut de la
fenêtre et sélectionnez l’option « Rechercher les mises à jour … », reportez vous au
chapitre « Messages au démarrage – Mises à jour » à la fin de cette brochure.
Installation du produit complet
Rendez - vous à l’adresse suivante :
http://www.landespublic.org/telech
Sélectionnez « Adobe Acrobat ».
Une fois sur le site, l’écran ci-contre
s’affiche :
La meilleure version est automatiquement
proposée en fonction de votre système. Nous
vous conseillons par ailleurs de décocher
toutes les cases du type « Barre d’outils » et
autres logiciels avant de cliquer sur
« télécharger …».
Un avertissement apparaîtra vraisemblablement en haut de la
fenêtre de votre navigateur (voir figure ci-contre). Pour installer
le programme vous devez cliquer sur le ruban contenant le
message, puis choisir « Installer le contrôle ActiveX » dans le
menu qui s’affiche.
La fenêtre ci - dessous apparaît alors, cliquez simplement sur le
bouton « Installer ». Le téléchargement démarre alors, une barre
de progression vous informe de son avancement.
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
L’assistant d’installation démarre, suivez les instructions qui s'affichent à l'écran. La
procédure est en français. Vous pouvez accepter sans difficulté les choix par défaut…
Saisir des informations dans les formulaires
Lors de l’ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d’apparaître.
Consultez le chapitre « Messages au démarrage du formulaire » à la fin de cette
brochure.
Pour un meilleur confort de saisie, il est conseillé d’agrandir au maximum la
fenêtre qui contient le document, pour cela, cliquez sur le bouton
« Agrandir ».
Par ailleurs, vous pouvez ajuster le zoom de la page, disponible
dans la barre d’outils
Si vous êtes confronté(e) à une saisie de date, un « assistant –
calendrier » est souvent disponible, activez - le en cliquant sur la
flèche :
Par défaut, c’est la date du jour qui est sélectionnée.
Les boutons < et > permettent de se déplacer de mois en mois, pour
sélectionner une date, il suffit de cliquer sur le jour.
La touche tabulation
permet de se déplacer de rubrique en rubrique.
Lorsqu’un champ contient une valeur calculée, vous pouvez valider cette valeur avec
la touche « Entrée ». Les autres champs dépendants de cette valeur sont alors
recalculés automatiquement.
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
Certaines rubriques sont obligatoires, vous ne pouvez traiter le formulaire (voir
chapitre « Postage, enregistrement, impression des formulaires ») si vous ne garnissez
pas à minima ces zones. Nota : par défaut ces rubriques sont encadrées en rouge si
vous cliquez sur le bouton « Mettre les champs en surbrillance ».
Postage, enregistrement, impression des formulaires
Après avoir rempli le formulaire, il est possible de l’enregistrer, de l’imprimer, et
enfin de l’envoyer par mail. Il est important de ne pas fermer le formulaire tant que
vous n’avez pas réalisé toutes les opérations, car vous perdriez alors votre saisie !
Lors de l’ouverture du formulaire, de nombreux messages peuvent apparaître à l’écran.
Consultez le chapitre « Messages au démarrage du formulaire » pour en savoir plus.
Exécutez les opérations ci - dessous si possible dans l’ordre.
Enregistrer le formulaire
Cliquez sur le bouton « Imprimer - Enregistrer –
Envoyer », une boîte de dialogue apparaît,
sélectionnez alors l’option « Messagerie
Internet » puis le bouton « OK ».
Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le
bouton « Bureau », puis « Enregistrer » (voir
figure ci – dessous).
Ne changez pas le nom du fichier, il s’agit d’un
fichier de type XML, ce fichier n’est pas
exploitable
directement,
il
subira
un
traitement chez le destinataire. Il est pourtant
important que vous le conserviez sur votre
disque dur au cas où l’édition papier et/ou
l’envoi par mail ne donneraient pas les
résultats escomptés.
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
Imprimer le formulaire
Attention, la fonction d’impression n’est pas toujours possible. Utilisez la même
procédure que pour l’enregistrement, mais sélectionnez « Imprimer ». Une boîte de
dialogue d’impression s’affiche. Sélectionnez éventuellement l’imprimante sur laquelle
vous souhaitez éditer. D’une manière générale, n’imprimez qu’en cas d’absolue
nécessité.
Nota dans certains cas, vous pouvez utiliser l’icône
.
Poster le formulaire
o
CAS N°1 : vous utilisez un logiciel de messagerie ( 1 ) et celui – ci est
correctement configuré.
Cliquez sur le bouton « Imprimer - Enregistrer – Envoyer ». Une boîte de dialogue
apparaît, sélectionnez alors l’option
puis bouton « OK ».
Un nouveau message est généré à
partir de votre messagerie par défaut
(le destinataire et une pièce jointe
sont déjà programmés).
Saisissez un éventuel message dans le
corps
(facultatif),
puis
cliquez
simplement sur le bouton permettant
d’envoyer …
LA
FIGURE
PEUT
LEGEREMENT
DIFFERER DE VOTRE CONFIGURATION,
SI VOUS UTILISEZ UN AUTRE TYPE DE
MESSAGERIE, VOUS DEVEZ ADAPTER
LA PROCEDURE AUX EXIGENCES DE
CETTE DERNIERE.
o
CAS N°2 : vous vous connectez à un site Web pour envoyer et
recevoir vos messages.
Suivez la procédure décrite plus haut dans le chapitre « Enregistrer le formulaire ».
Connectez – vous ensuite au serveur de votre messagerie. Créez un nouveau message
pour la personne chargée du traitement du formulaire.
Employez alors la fonction « pièces jointes », il vous suffira de joindre le fichier XML
précédemment enregistré sur votre disque…
1 Outlook Express, Outlook, Thunderbird, Evolution, Eudora, ETC
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
Messages au démarrage du formulaire
Lors de l’ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d’apparaître. En
voici quelques exemples ainsi que la conduite à tenir …
Remplissage automatique de formulaires
La fonction de remplissage automatique permet de mémoriser les informations saisies
dans les rubriques afin de vous éviter d’avoir à les inscrire à nouveau en cas de
répétition. Si vous utilisez votre ordinateur habituel, il est conseillé d’activer cette
fonction …
Avertissement de formulaire dynamique
Ce message vous prévient qu’il est possible d’envoyer le contenu du formulaire par
mail. Contrairement à ce qui est affirmé dans le message, il est possible d’enregistrer
le contenu du formulaire (consultez le chapitre « Enregistrer le formulaire »)
Cas de version trop ancienne d’Acrobat Reader.
Réalisation : alpi
Utilisation des formulaires dynamiques
Ces messages peuvent apparaître si vous ne disposez pas au minimum de la version 7
d’Acrobat Reader. Mettez à jour votre logiciel comme précisé plus haut.
En cas de difficulté, vous pouvez demander conseil à l’adresse suivante :
[email protected].
Réalisation : alpi