La modernisation de l`état civil

Loi du 14 janvier 2013 portant diverses
dispositions
relatives à la réduction de la charge de travail
au sein de la justice
Publiée au Moniteur le 1er mars 2013;
Entrée en vigueur: le 1er septembre 2013;
Objectifs:
•Réduire
•Mise
la charge de travail de l’état civil et préparer son informatisation;
en concordance de la loi avec les pratiques existantes;
•Supprimer
les méthodes de travail et les dispositions légales obsolètes ou superflues;
CONTEXTE: PROJET DE SIMPLIFICATION ET
DE MODERNISATION DE L’ETAT CIVIL
Supervisé par l’Agence de simplification administrative, en collaboration avec des représentants
des organismes concernés (entre autres S.P.F. Justice, Intérieur, communes, Archives de
l’Etat…);

Création de groupes de travail sur des thématiques précises: technique, organisationnel /
juridique, « actes étrangers », etc

Objectifs:
•
Analyse et simplification des procédures de travail existantes (AS IS / TO BE);
•
Informatisation de l’état civil par le biais de la création d’un registre central informatisé;
•
Réduction de la charge de travail des services de l’état civil;
 Certaines modifications pouvaient déjà être réalisées en adaptant le cadre légal;
 Cette loi est une 1ère étape dans le processus de modernisation de l’état civil.
PREPARATION DE L’INFORMATISATION DE
L’ETAT CIVIL

Constat:
L’hétérogénéité des modèles d’actes et la forme protocolaire constituent un frein
à l’informatisation de l’état civil.

Objectif:
« Moderniser la rédaction des actes de l’état civil et les sauvegarder dans un
fichier sous forme dématérialisée, ce qui n’est possible que si toutes les
administrations passent aux actes documentaires et en harmonisent le contenu
et l’ordre des données ».
Article 42 du code civil :

Le Roi a la faculté d’arrêter la forme dans laquelle les actes devront être
obligatoirement établis.

Uniformisation de la forme des actes de l’état civil et passage aux actes
documentaires;

Un Arrêté royal établissant les modèles d’actes devrait bientôt être adopté:
entrée en vigueur prévue pour 2015;

Dates: dorénavant exprimées en chiffres.
ADAPTATION DU CODE CIVIL AUX PRATIQUES
DE TERRAIN

Article 44: suppression de l’obligation de parapher les pièces annexes.

Création de l’article 44/1:

Constat: « Il est de notoriété publique que, dans la pratique, ce n’est pas l’Officier de
l'Etat civil qui établit les actes de l’état civil, mais les collaborateurs. En général, l’Officier
de l'Etat civil n’est même pas présent lors de l’établissement de ceux-ci, hormis lors des
cérémonies de mariage, et il n’est pas rare qu’il signe les actes plusieurs jours après leur
établissement ».

Les officiers de l’Etat civil peuvent donner à un ou plusieurs agents de l'administration
communale une autorisation spéciale écrite afin d'accomplir toutes les tâches liées à
l'établissement des actes d'état civil.

L'autorisation reçue doit être mentionnée dans l’acte avant la signature des agents de
l'administration communale.
L’AUTORISATION SPECIALE

N’est pas obligatoire;

Doit être écrite: l’Officier de l’Etat civil informe le Collège des Bourgmestre et
Echevins des autorisations accordées à des agents de l’état civil;

Spéciale: les actes concernés par cette autorisation doivent être précisés;


Modulable: il est en effet possible:
de désigner un ou plusieurs agents;

de limiter les actes pour lesquels un agent est autorisé;

L’autorisation doit être mentionnée avant la signature de l’acte;

Exception: seul l’Officier de l'Etat civil peut célébrer un mariage.
L’AUTORISATION SPECIALE

L’agent autorisé peut accomplir « toutes les tâches liées à l’établissement des actes
d’état civil »;

Cette disposition s’applique aussi aux actes de nationalité: ces derniers sont en effet
soumis aux dispositions du code civil relatives aux registres de l’état civil;

Un agent autorisé peut donc signer:

les actes de naissance, de décès, de déclaration de mariage, de transcription, de nationalité;

les émargements;

les déclarations de mariage et de nationalité;

tout document prévu dans le cadre de l’établissement d’un acte d’état civil: accusé de réception et
récépissé (mariages, cohabitations légales, nationalité, formulaire de notification des pièces
manquantes …);

les déclarations de nationalité;
RESPONSABILITE DE L’OFFICIER DE L’ETAT
CIVIL

L’autorisation n’exonère pas l’Officier de l'Etat civil de sa responsabilité: il
reste responsable de l’établissement des actes et de leur exactitude;

Il est responsable des actes signés par les agents à qui il a accordé une
autorisation;

Article 52:

Suppression de l’interdiction d’inscrire les actes sur des feuilles volantes;

Reformulation: seules les altérations illicites et les faux dans les actes
engagent la responsabilité de l’Officier de l’Etat civil.
SUPPRESSION DU CONSTAT DES
NAISSANCES ET DES DECES

Article 56: suppression du constat de la naissance par l’Officier de l’Etat civil,
jugée « totalement dépassé »;

L’Officier de l'Etat civil s’assure de la naissance par une attestation d’un
médecin ou d’une accoucheuse.

Ces derniers ne doivent plus être agréés par l’Officier de l'Etat civil.

Rappel: l’accès à la profession d’accoucheuse est règlementé par l’Arrêté
royal du 1er février 1991.
SUPPRESSION DU CONSTAT DE DECES

Article 77: suppression de l’obligation, pour l’Officier de l’Etat civil, de se
« transporter auprès de la personne décédée » pour s’assurer du décès, ou
de déléguer un médecin assermenté.

L’Officier de l'Etat civil s’assure dorénavant du décès par une attestation d’un
médecin.

Attention: maintien d’un médecin assermenté en cas d’incinération; ces
dispositions légales n’ont pas été modifiées.

Article 80 et 82:

suppression de l’obligation de faire parvenir, pour transcription, l’acte de
décès à la commune de domicile du défunt. Le législateur jugeant qu’il s’agit
d’une « formalité superflue sans aucune valeur ajoutée ».

Envoi d’un « modèle 7 »: la commune de domicile met à jour le dossier R.N.
du défunt et des éventuels membres du ménage.

Le S.P.F. Affaires étrangères ne dispose plus de base légale pour demander à l’Officier
de l’Etat civil du domicile du défunt, la transcription d’un acte de décès dressé par une
autorité étrangère;

Article 48: une transcription d’un acte étranger peut être demandée par tout Belge ou son
représentant légal, ou par le Procureur du Roi;

Nouvelle procédure: tout ayant droit peut demander au S.P.F. Affaires étrangères son
aide en vue de l’obtention d’un acte de décès dressé à l’étranger;

Cette demande doit être introduite auprès de l’Officier de l’Etat civil du domicile du défunt;

L’Officier de l’Etat civil vérifie que le demandeur est bien un ayant droit pouvant
demander la transcription de l’acte; et transmet la demande au S.P.F. Affaires
étrangères;

Ce dernier transmettra l’acte pour transcription à l’Officier de l’Etat civil concerné;

Frais: à charge du demandeur;

Toute information relative au décès à l’étranger d’un ressortissant belge sera transmise
au dernier domicile du défunt, à titre d’information.
SUPPRESSION DE DISPOSITIONS OBSOLÈTES

Article 83: relatif à l’exécution de la peine de mort;

Article 84: obligation, pour l’officier de l’Etat civil, de se transporter auprès de
la personne décédée pour s’assurer du décès lorsque ce dernier est survenu
en prison;

Article 85: rappel de l’interdiction de mentionner les causes du décès dans
l’acte, et que celui-ci doit être dressé conformément aux dispositions de
l’article 79  redondant.
AUTRES MODIFICATIONS

Article 38: prévoit la lecture de l’acte aux parties comparantes et non plus aux
témoins  la mention aux témoins a été supprimée car, les témoins étant
assimilés à des parties comparantes, cette mention a été jugée redondante;

Article 39: oubli de supprimer la mention aux témoins…

Article 75: suppression des mots « parents et non parents »: les futurs époux
étant libres de choisir leur(s) témoin(s), le législateur a estimé que ces mots
ne présentaient « aucune valeur ajoutée » et pouvaient donc être abrogés;

MAIS à l’article 76, 9°, l’obligation de préciser si les témoins sont parents ou
alliés des parties, de quel côté et à quel degré, est maintenue.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES

La loi est entrée en vigueur le 1er septembre 2013 sauf:

les articles 2 à 14: relatifs à la mise en place du registre central des contrats
de mariage;

l’article 23, qui modifie l’article 76, 10 ° du code civil:

la mention de la date du contrat de mariage, des nom et résidence du notaire,
et l’indication du régime matrimonial ne devront plus être mentionnés dans
l’acte de mariage;

en attente de la mise en place du registre central des contrats de mariage;

date d’entrée en vigueur de ces dispositions: à déterminer par le Roi et au
plus tard le 1er septembre 2015.
CONCLUSIONS

Cette loi n’est que la 1ère étape de la réforme de l’état civil.

Il devient urgent de mettre en place un registre central informatisé: l’uniformisation des
actes est un pré-requis fondamental.;

Sur le plan international: de nombreux pays développent des actes électroniques:
augmentation des mouvements de population et donc de l’échange des données;


Sur le plan interne:
simplification administrative, tant pour les citoyens que pour les administrations;

incompréhension face à des procédures d’un autre âge;

amélioration de la lutte contre la fraude: mariages de complaisance, reconnaissances
frauduleuses, problématique des actes étrangers…

À terme, réduction des coûts et économies d’échelle.