Présentation générale de l`organisation Du 24 au 30 Août

Présentation générale de l’organisation
Du 24 au 30 Août 2009
Stade Jean Bouin
Gymnase Delaune
avenue Charles Floquet
93150 Le Blanc-Mesnil
tél : 06-73-61-09-82
Le rôle du CEPA [Comité Européen de Patinage Artistique]
-Reçoit les engagements
-Elabore et diffuse la liste des engagés
-Rédige et diffuse le planning de la compétition
-Convoque les juges et les calculateurs officiels
-Préside les jury lors des compétitions.
-Fournit les récompenses pour les médaillés
Le rôle du COCE 2009 [Comité d’Organisation Championnats d’Europe 2009]
-Elabore et diffuse le dossier d’information pour les Fédérations et les officiels comprenant :
Lieux et Caractéristiques de la piste
Services proposés par le Comité d’Organisation [Navettes / Restauration / Réservation Hôtels]
Liste des Hôtels
Liste des Restaurants
-Prévoit l’aménagement de la salle
-Assure la promotion de l’événement (Affiches etc ...)
-Met en œuvre l’organisation pratique de la compétition (Sono, micro, billetterie, accréditation)
-Propose un service de navettes entre piste et hôtel
-Propose un service de restauration sur site
-Assure l’organisation des cérémonies protocolaires
1.
L’Aménagement de la salle
Couloir sous les gradins :
-La billetterie
-Les Stands
Stand de promotion FFRS
Stand de Fleurs
Stand de Chocolats et confiseries
Stand du photographe (Raniero Corbeletti)
Stand de Cocktails
Stand Star-light
-Télé avec retransmission des images pistes
-Le Bar [avec mange debout, fauteuil]
Couloir au-dessus des gradins :
-Les Stands
Stand « Point multimédia »
Stand de produits dérivés et de matériel (Cispeo)
-Calculateurs
Scène :
-Ecran Géant & Vidéo projecteur
-Aménagement en salle de réunion via petits gradins, tables et chaises + Loge CEPA
Gradins :
-Réservation d’une partie des gradins aux officiels : Juges, membres CEPA et
Calculateurs
Niveau Piste :
-Les gradins [1 seul rang côté = 500 places assises]
-La piste [délimitée 42m/22m par tapis et séparateur]
-Rideau de décoration côté vestiaire.
-Podium et 8 Tables de juges disposées devant le rideau
-Secrétariat [dans un des BOX de rangement matériel, derrière les juges]
-Sonorisation [dans un des BOX de rangement matériel, derrière les juges]
-Kiss & Cry [largeur opposée à la scène]
-Podium [à côté du Kiss and Cry]
Extérieur :
-Zone échauffement [stade d’athlétisme]
-buffet cérémonies [sous Barnum]
Club House Rugby :
-La Loge juges et calculateurs [avec rafraichissement]
Cantine Ecole Primaire :
-Salle de restaurant
Contrôle des tickets à l’entrée puis buffet à volonté
-Banquet final
Buffet et animation musicale à l’issue de la cérémonie de clôture et jusqu’à 1h
du matin le Samedi soir
2.
Concept de l’organisation
Confort Délégations
1 Interprète pour chaque délégation
1 Dossier de bienvenue
1 Service de Navettes [Piste – Hôtel]
1 Service de Restauration sur place
1 Buffet de bienvenue
1 Banquet final
Carton et confection chocolats bienvenue dans les chambres
Vente de DVD
Vente de Photo
Vente d’un programme
Confort Sportifs
Boissons à volonté dans les vestiaires [Eau / Boissons sportives]
Point Multimédia en accès libre pour les personnes « badgées »
Un Kiss and Cry avec hôtesses et rafraichissement
Téléviseur avec affichage des notes sur table basse devant le Kiss and Cry
Carton et confection chocolats bienvenue dans les chambres
Confort Officiels
2 Responsables des officiels en permanence pour gérer navettes/visites
1 Hôtesse chargée des officiels [Boissons / Collations]
Carton et confection chocolats bienvenue dans les chambres
Une visite dans Paris programmée sur une demi-journée
Confort communication pré-compétition
1 Plaquette de présentation
1 Dossier d’information [Information book]
1 Site internet : www.euro-2009.com
1 Affiche
Confort Spectateurs
Affichage électronique des notes sur Ecran Géant
Décoration de la salle
Confort pour tous
Stands divers
Vente d’un programme
Sonorisation de qualité
Le Côté Professionnel
Des cartes Pass format CB
Des badges personnels avec photo
L’Equipement « STAFF » du comité d’organisation
Des cérémonies protocolaires rigoureuses
Un affichage électronique des notes avec classement instantané
Les Hôtesses
Les Interprètes
Un gala des champions
3.
L’Organigramme
Bureau
Patrick BOURON
Vice-président
Marie-Christine PACOURET
Vice-présidente
[Communication – Installations Techniques]
[Ressources Humaines]
Arnaud MERCIER
Président
Valérie BOURON
Trésorière Générale
Danielle PICARD
Secrétaire Générale
[Coordination]
[Accueil]
[Intendance – Trésorerie - Facturation]
Florence BEUF
Vice-présidente
Chadia BITOUT
Vice-présidente
[Relations Municipalité - Restauration]
[Secrétariat - Calculateurs]
Les Responsables de secteur
Djamel HIDOUCHE
SONORISATION
Johana BEUF
INTERPRETES
Marie-Noëlle DASSO
BAR
Monia NAJI
MICRO
[& partenariat local]
Guillaume WATTRE
OFFICIELS
Nadine DANGER
STANDS
Dominique DASSO
SECURITE
Mathieu FOUCHARD
HOTEL - NAVETTES
Thomas INGLEBERT
INTERNET
Lucie PRIN
Stéphanie CLAUD
HOTESSES / KISS & CRY
Isabelle CONTANT
ACCREDITATIONS
DECORATION / ENTRETIEN
4.
Fiches de postes simplifiées
Arnaud MERCIER
Président
[Coordination]
Organisation
Identifier le site de la compétition
Concevoir l’aménagement de la salle et lister les besoins
Rencontrer les responsables locaux afin d’établir un cahier des charges
Valider l’organigramme proposé et le diffuser
Démarcher les prestataires pour mettre en place cette organisation
Prévoir un buffet des officiels à l’issue de la cérémonie d’ouverture
Prévoir un banquet final à l’issue de la compétition
Image / Promotion
Conception du logo
Conception de l’affiche
Conception du programme de la compétition en vente au stand
Faire réaliser des produits dérivés à vendre sur le stand
Information / Communication
Conception du document d’information destiné aux nations et diffusion
Diffuser le planning de la compétition
Assurer les relations avec la délégations nationales et le CEPA
Assurer le secrétariat de pré-compétition
Adresser les invitations aux instances territoriales et fédérales
Aspects financiers
Concevoir le budget prévisionnel
Ordonner les dépenses après consultation des membres du bureau
Hôtels
Centraliser les réservations d’hôtel des différentes délégations
Effectuer la réservation auprès de l’hôtel pour tous les officiels
Navettes
Mettre en place un service de navettes entre les hôtels officiels et la piste
Assurer le transport des délégations des aéroports vers leurs hôtels
Etablir un agenda des arrivées des officiels et le communiqué au responsable
Logistique
Fournir pour le secrétariat : ordinateur, imprimante, photocopieur
Fournir pour les juges : 7 classeurs de notes de secours
Micro
Vérifier les textes de l’équipe de speaker
Sono
Organiser une réunion avec l’équipe sono afin d’expliquer le fonctionnement
Cérémonie
Rédiger les textes et le protocole des cérémonies d’ouverture et de clôture
Préparer une chorégraphie pour la cérémonie de clôture
Programmer les répétitions générales
Relais municipalité
Programmer une réunion de travail avec la Municipalité pour arrêter le cahier des
charges de la manifestation et l’aménagement de la salle.
Aménagement de la salle
Superviser l’aménagement de la salle selon le plan détaillé préparé.
Décoration de la salle
Prévoir de placer les affiches personnalisées Pôle et Epam sur le site de la
compétition.
Impression Grand Format 3/4m de l’affiche de la manifestation pour disposer sur le
rideau opposé
Secours
Prévoir une trousse à Pharmacie complète
Installer dans l’infirmerie tout le nécessaire pour recevoir un éventuel blessé
Marie-Christine PACOURET
Ressources Humaines
Définir les postes et lister les missions
Concevoir et proposer l’organigramme
Rechercher des bénévoles
Répartir les bénévoles par poste
Etablir un planning des permanences
Faire l’inventaire des besoins pour l’équipement STAFF
Effectuer la commande d’Equipement STAFF
Distribuer l’Equipement STAFF
S’assurer du port du badge par tous les bénévoles
S’assurer du port de l’équipement STAFF par tous les bénévoles
Récupération des badges et des chemises « staff »
Organiser une réunion poste par poste afin d’expliquer les missions aux bénévoles.
Vérifier la disponibilité des patineurs pour les cérémonies et répétitions
Organisation générale
Résoudre tous les problèmes d’ordre logistique pendant toute la compétition.
Logistique
Concevoir : cartes pass, tickets d’entrée, repas & soirée, pass vidéo, bracelets
Affichage : uniquement plastifié et scotch double face
Concevoir les bons de commande DVD
Casiers pour les nations au secrétariat
Pancartes pour les nations présentes
Organisation générale
Direction des équipes de bénévoles
Superviser les secteurs :
Restaurant – Bar – Sécurité – Stands – Accréditation – Décoration / Entretien – Micro – Sono
Mise aux normes piste avant la compétition (plaques et crochets scotchés et à plat)
Répartir les tâches des bénévoles lors des journées d’installation
Vestiaires
Proposer répartition des nations dans les vestiaires pour affichage
Décoration
Lettres : « CHAMPIONNATS D’EUROPE CADET - JEUNESSE 2009 ».
Accueil / VIP
Buffet VIP / Chefs de délégations à l’issue de la cérémonie d’ouverture
Buffet Soirée Finale
Aménagement d’un coin « officiels » dans la cantine scolaire
Distribution dans chaque chambre d’hôtel d’1 lettre + confection chocolats
Aménagement de la salle
Aménagement de la salle selon le plan détaillé préparé.
Approvisionnement des vestiaires en bouteilles d’eau
Patrick BOURON
Vice-président
[Communication – Installations Techniques]
Organisation générale
Superviser les secteurs :
Point multimédia - Production DVD – Installations technique - Communication
[affichage électronique – sono – lumières – tracés imposées]
Sponsoring / partenariat
Rechercher des sponsors privés
-Soutien financier
-Soutien logistique [Talkies – Walkies / Véhicules / Nintendo DS / Ordinateurs]
Couverture médiatique / Communication
Conception Plaquette Partenaires
Réalisation d’un DVD promotionnel
Site Internet officiel : superviser la partie « partenaires »
S’assurer de la couverture médiatique, presse locale et régionale, télévisions, radio
affichage dans la ville
Assurer la diffusion des affiches de la compétition par les services de la ville et chez
les commerçants partenaires, les hôtels officiels, dans les différentes installations
sportives de la ville, au service des sports, à la mairie
Image / Promotion
Aide Conception : logo – affiche - programme de la compétition en vente au stand
VIDEO :
Réaliser les plans de l'installation Video et lister le matériel nécessaire pour
- Filmer et enregistrer les compétitions (pour les juges et la vente de DVD)
- Projeter en temps réel les images sur un écran géant
- Interconnecter le système de notation et la régis vidéo
Rechercher des fournisseurs et présentation des devis pour validation
Lister le nombre de bénévoles nécessaires pour assurer installation et prises de vues
Etudier la mise en place du système de notation permettant :
- la saisie des notes par chaque juge (sur DS ou ordinateur)
- projection notes sur écran par-dessus image patineur et entraîneur
Liste et trouver le matériel nécessaire pour système de notation (Ds ou Ordinateurs)
Définir les procédures d'installation et notices d'utilisation (pour juges et calculateurs)
DVD
Proposer un fonctionnement pour les commandes et les livraisons de DVD.
Réaliser les DVD de la compétition
Permanence compétition
Assurer une permanence pendant toute la durée de la compétition afin de
solutionner le plus rapidement possible tout problème d’ordre technique sur les
moyens son, lumière et écran géant.
Démontage
Assurer le démontage de tous les moyens son et lumière à l’issue de la compétition
Transport
Lister le matériel Epam nécessaire
S’assurer du transport de ce matériel et de l’installation (Podium, Tables de juge,
nappes de juge, Pancartes pour les nations présentes, Casiers pour les nations,
éclairage).
Pré-installation / logistique
Vérifier l’état du matériel éclairage et pourvoir si besoin à sa remise en état
Prévoir l’installation d’un panneau d’affichage
Effectuer un pré branchement et des tests afin d’étudier une mise en place
extrêmement rapide des éclairages Samedi à l’issue des compétitions et avant la
cérémonie de clôture
Stocker ensuite les éclairages dans une des réserves du gymnase
Installation
Dès la fin de la compétition du Samedi, mettre en place les éclairages qui doivent
être opérationnels en moins de 30 minutes à l’aide de bénévoles
Soirée finale
Installer les éclairages nécessaires au bon déroulement du banquet final (Animation
musicale, buffet)
La salle doit être prête avant la fin des compétitions afin de pouvoir ensuite se
concentrer sur l’installation des éclairages pour le numéro de clôture
Dès la fin de la cérémonie de clôture, monter dans le « salon d’honneur » pour lancer
la musique et préparer l’accueil des patineurs
Chadia BITOUT
Relais municipalité
Assister à la réunion de travail avec la Municipalité pour arrêter le cahier des charges
de la manifestation.
Assurer le relais quotidien entre le Comité d’Organisation et la municipalité
Trouver service de secours présent sur toute la compétition (Croix rouge...)
Couverture médiatique / Communication
Affichage dans la ville : [panneaux, commerçants partenaires, hôtels officiels,
installations sportives de la ville, service des sports, mairie]
Restauration
Trouver un traiteur capable de mettre en place une restauration adaptée
Concevoir l’aménagement de la cantine scolaire
Concevoir le fonctionnement du restaurant de compétition
Etudier les différentes possibilités de restauration et présentation pour validation
Gérer le fonctionnement du restaurant pendant la compétition :
A 10h : ajustement des repas du soir - A 16h : ajustement pour les repas du
lendemain midi & : en informer le traiteur.
Faire imprimer chaque jour 20 menus à placer sur les assiettes des officiels.
Faire valider la conception graphique du menu par le Président du CO
Florence BEUF
Vice-présidente
[Secrétariat - Calculateurs]
Information / Communication
Assurer les relations avec la FFRS, le CNPA, la Ligue, le CRPA et le CDRS 93
Aspects financiers
Effectuer les demandes de subvention : FFRS – CNPA – LIGUE – CG 93
Effectuer le bilan financier de la compétition
Logistique
Fournir pour le secrétariat : ordinateur, imprimante, photocopieur
Demander et se procurer les banderoles FFRS – CNPA – LIGUE – CRPA – CDRS
93 – CG 93 – Région Ile de France
Cérémonies
Appel aux clubs Franciliens pour patineurs « porte-drapeaux »
Communiquer la liste des patineurs à Arnaud
Secrétariat
Préparer un système de pré-affichage Ordre de passage / Résultats
Rédiger/imprimer chaque communiqué à la demande du bureau ou du CEPA
Demander systématiquement à chaque interprètes de venir traduire
S’assurer de la présence au secrétariat du matériel nécessaire : Papier,
Stylos, Fluo, Punaises, scotch, Ciseaux, et divers fournitures de Bureau.
Danielle PICARD
Secrétariat de pré compétition
Gestion des tickets d’entrée – pass – bracelets
Gestion des Tickets repas
Dossier de bienvenue comprenant
-Lettre d’accueil
-Planning de la compétition
-Liste des engagés
-Plan du Blanc-Mesnil [voir Monia]
-Plan de Paris,
-Formulaire de réservation des repas,
-Lettre d’information sur la soirée du Samedi soir
-Invitation à chaque délégué au buffet de bienvenue
-Tickets repas qui auraient été réservé contre paiement
-Lettre de convocation pour l’accréditation.
(Les badges seront remis en salle d’accréditation)
(La lettre de bienvenue sera traduite dans toutes les langues possibles par les
interprètes.)
Préparer un dossier de bienvenue pour chaque membre du CEPA, chaque juge,
chaque calculateur comprenant les mêmes éléments que les délégués des nations +
les tickets repas pour chaque repas. Intégrer la lettre dans la langue de chaque
officiel.
Préparer un registre des ventes pour les tickets repas, pour les tickets d’entrée,
pour les programmes, PASS VIDEO, etc.
Préparer sur le modèle des feuilles d’affichage, un document plastifié faisant
apparaître les différents tarifs des produits en vente à l’accueil.
Préparer un document destiné à l’affichage et à ajouter aux dossiers de bienvenue
en Français et en Anglais précisant bien que l’utilisation de caméra vidéo est
réglementé et autorisé uniquement après obtention du Pass vidéo.
Souvenirs / Cadeaux
Prévoir un cadeau nominatif pour chaque officiel
Organiser la remise des cadeaux aux officiels lors de la cérémonie d’ouverture avec
les hôtesses disponibles à ce moment là ou, le cas échéant, par les bénévoles
Accueil
Assurer l’accueil et diriger l’équipe de bénévoles à l’accueil
Assurer la vente des tickets d’entrée, cartes pass, des tickets repas, des pass vidéo,
des programmes et renseigner les gens sur le déroulement de la compétition
Surveiller la présence systématique d’un membre de l’équipe de sécurité pour filtrer
les entrées et, le cas échéant, assurer par les bénévoles de l’accueil le contrôle des
entrées.
Faire l’inventaire le matin à 10h des repas du soir et en informer la responsable de la
restauration pour l’ajustement auprès du traiteur
Faire l’inventaire le soir à 16h des repas du lendemain midi et en informer la
responsable de la restauration pour l’ajustement auprès du traiteur
Récupérer les CD de toutes les délégations et les remettre à la sono pour
classement
Remise des récompenses
Préparer la table portant les coupes et les médailles pour les cérémonies
Valérie BOURON
Comptabilité / Intendance
Ordonner les dépenses pendant la compétition
Centraliser les recettes chaque jour
Effectuer les remboursements pour les membres du comité d’organisation
Récupérer les justificatifs et effectuer le bilan de l’ensemble de ces dépenses
Effectuer les remboursements des officiels et récupération des justificatifs
Photocopier les pièces comptables (justificatifs)
Communiquer tous les éléments comptable à Florence Beuf pour élaboration avec
elle du bilan financier de la compétition.
Facturer les nations [Navettes aéroports – autres services]
S’assurer des règlements à l’aide des interprètes.
Guillaume WATTRE
OFFICIELS
Déplacements aéroports / hôtels
Assurer et planifier le transport des officiels des aéroports vers les hôtels et des
hôtels vers les aéroports selon le planning préparé par le Président du CO.
Navettes
Concevoir planning des navettes pour les officiels [HOTEL/PISTE] à valider par le
Président du CO.
Assurer et planifier à l’aide d’autres bénévoles ces navettes.
Dossier de bienvenue
Récupérer auprès de la responsable accueil les dossiers de bienvenue pour les
officiels et le compléter d’une lettre vous présentant en qualité de responsable des
officiels et interlocuteur du comité d’organisation pour tous renseignements d’ordre
pratique. Lettre à traduire dans toutes les langues utiles par nos interprètes.
Remettre à chaque officiel, dès son arrivée à l’aéroport, son dossier de bienvenue
Planning des officiels
Rédiger un planning des officiels faisant apparaître :
-Départ piste (avec navette Officiels)
-Heures de repas
-Retour hôtel (avec navettes Officiels)
-Heure de rendez-vous à l’accréditation
-Visite du gymnase (afin de repérer les lieux)
-Sorties / visite de paris (sur inscription)
Sortie / Visite
Assurer 1 ou 2 visite de Paris pour tous les officiels qui le souhaitent sur inscription
Programmation de la visite par Mme Monia Naji
Loge / visite des lieux
Programmer une visite du gymnase afin de situer Restaurant, loge des officiels, loge
du CEPA, buvette, salle de réunion (accréditations + réunions).
Vérifier l’approvisionnement de la loge en boissons, gâteaux et divers confiseries.
En cas de besoin demander un réapprovisionnement à la Responsable du Bar.
Djamel HIDOUCHE
SONORISATION
Concevoir un système de classement pour les CD
Récupérer les CD auprès de l’accueil
Mettre en place un système simple de restitution des CD
Récupérer les CD des danses imposées auprès du Président du CO
Classer les CD et vérifier que rien ne manque
Etablir la liste des CD manquants et la remettre aux interprètes afin qu’elles puissent
les réclamer au chef de délégation
Vérifier la présence des bénévoles prévus à la sonorisation et pourvoir à leur
remplacement par d’autre en cas de retard ou d’absence
Organiser une petite réunion d’explication du fonctionnement de la sonorisation et de
l’accueil
a. Classement des CD dans l’ordre de passage donné par les calculateurs
b. Attendre que le patineur soit en place avant de lancer la musique
c. Etre bien certain que la musique soit terminée avant d’arrêter le CD
d. Etre capable de régler le volume en fonction du volume d’enregistrement du CD
Pour les danses imposées :
Il y a en général 3 musiques pour chaque danse
Echauffement de compétition = Musique n°1
1° patineur = Musique n°2
2° patineur = Musique n°3
3° patineur = Musique n°1 etc ...
En compétition, lorsque le juge arbitre lève la main en direction de la sono,
cela signifie que le son peut être coupé en fondu car le patineur a terminé sa
prestation.
A l’issue des compétitions, reclasser progressivement les CD par nation afin
de gagner du temps lors de la distribution à la fin de la compétition à l’accueil
Remise des récompenses
Avant toute remise de récompense, la musique (à définir) sera le signal pour
demander aux hôtesses et aux officiels de se mettre en place
Une fois les hôtesses et les officiels en place, la musique sera coupée en fondu et
les patineurs appelés tour à tous sur le podium et récompensés
Une fois toutes les récompenses remises, le speaker devra annoncer l’hymne
national du patineur classé premier – il faudra lancer l’hymne
Jingle
Entre chaque entraînement et en début et fin de chaque compétition, lancer le Jingle
officiel
Monia NAJI
MICRO
[& partenariat local]
MICRO
Vérifier la présence des bénévoles au micro selon le planning défini
Expliquer aux bénévoles chargés du micro les missions de ce poste
Préparer les textes concernant l’annonce des entraînements, des passages en
musique, des compétitions et les faire valider par le Président du CO
Lire les notes en Français de la manière suivante :
Note Technique pour / Technical merit for : Pierre Mériel – France :
Lire les notes en Français sans préciser « juge n°1 etc ... »,
Note Artistique / Artistic impression :
Lire les notes en Français sans préciser « juge n°1 etc ... »,
Se procurer les ordres de passage auprès des calculateurs
Couverture médiatique / Communication
Demander au service communication de la ville de nous fournir environ 45 plans de
la ville ou guide du Blanc Mesnil et 45 pochettes pour remettre aux nations, juges,
calculateurs, membres du CEPA : (badges, plan de la ville, programme de la
compétition etc. …)
Sponsoring / Partenariat local
Demander les documents utiles au Président du CO
Rechercher des commerçants intéressés pour tenir un stand [50€ / jour]
Pendant la compétition, s’assurer de l’accueil des différents partenaires bénéficiant
d’un stand et répondre à leurs besoins
Négocier confection chocolats gratuites pour accueil dans les chambres d’hôtel et de
bouquets de fleurs à remettre aux médaillés
Assurer la relation entre les stands et le comité d’organisation pendant la durée de la
compétition. Répondre à la demande des stands
Dominique DASSO
SECURITE
Coordonner l’équipe de sécurité et sécuriser tous les points sensibles
Contrôle des badges « entrée sportifs »
Contrôle des tickets « entrée spectateurs » ou « bracelets »
Contrôle de l’accès vestiaire depuis la piste. (Attention, les personnes munies de
tickets qui ne doivent pas pouvoir accéder aux vestiaires)
Prévoir contrôle sur entrées : spectateurs, sportifs et de l’intérieur vers les vestiaires
Perte ou oubli de badge : conduire en salle d’accréditation pour nouveau badge
Attention, les personnes munies de tickets ne peuvent pas venir en bord de piste.
Seuls les entraîneurs badgés peuvent accompagner leurs patineurs.
Les personnes qui filmeront dans l’enceinte du gymnase devront posséder un Pass
vidéo. Dans le cas contraire les interprètes seront à la disposition de l’équipe de
sécurité pour expliquer aux contrevenants qu’ils doivent pour pouvoir filmer se
procurer le Pass vidéo en vente à l’accueil
Lucie PRIN
DECORATION / ENTRETIEN
Décoration
Imaginer la décoration de la salle et proposer une organisation au Président du CO.
Coordonner l’installation des décorations.
Entretien
Veiller au maintient du gymnase en bon état de propreté chaque soir.
Johana BEUF
INTERPRETES
Interprètes
Trouver 6 à 7 Interprètes (Anglais, Espagnol, Italien, Allemand, Portugais, Slovaine)
Organiser réunion avec Interprètes pour expliquer fonctionnement compétition
Définir le rôle des Interprètes à travers une lettre de mission à ces dernières
Coordonner leurs interventions (traductions, accompagnement, hôtel, visites)
Mathieu FOUCHARD
HOTEL - NAVETTES
HOTEL
Accueillir les délégations et les aider à s’installer dans le Parc Hôtelier
Vérifier les réservations avec les hôtels
Vérifier la facturation du CO aux délégations et les règlements
Récupérer les règlements dès le début du séjour le cas échéant
Etre le relais du Comité d’organisation avec les hôtels
-avec les interprètes si besoin
-avec la trésorière générale si besoin
NAVETTES
S’assurer du respect du planning des navettes Piste – Hôtel
Etre l’interlocuteur des délégations et de la société de bus concernant les navettes piste –
hôtel
TRANSPORT VERS HOTEL / AEROPORT
Coordonner les déplacements des délégations des aéroports vers les hôtels à l’aller
Coordonner les déplacements des délégations des hôtels vers les aéroports au retour
Stéphanie CLAUD
HOTESSES / KISS & CRY
Achats
Faire l’inventaire de l’équipement vestimentaire adapté
Faire une proposition d’équipement vestimentaire au Président du CO pour toutes les
hôtesses
Pourvoir aux achats avec la responsable de la restauration rapide du nécessaire
pour servir les officiels
Loges CEPA / Officiels
Vérifier approvisionnement des loges CEPA et officiels en boissons fraîches,
gâteaux, bonbons, chips avec le responsable des officiels.
Kiss and Cry
Assurer l’approvisionnement permanent en eau du Kiss and Cry
Jeter à chaque utilisation les gobelets utilisés par les patineurs au Kiss and Cry.
Placer une hôtesse chargée de demander aux patineurs et aux entraîneurs d’aller au
Kiss and Cry pour la vidéo et l’affichage sur l’écran géant des notes
Hôtesse
Etablir et vérifier le planning de permanence des hôtesses aux différents postes
Organiser le passage d’hôtesses auprès des juges (sur les échauffements officiel) :
Début de compétition = un plateau de Café + sucre + viennoiseries
Après 1h = un plateau de boissons fraîches + crêpes ou gâteaux
Après 2h = une petite confection de bonbons ou chocolats pour chaque juge
Puis alterner toutes les 1 heures 30 – répondre à la demande sur commande
Organiser (mêmes conditions) un passage des hôtesses auprès des calculateurs
Placer des hôtesses au service du secrétariat pour l’affichage et des vice-présidentes
du comité d’organisation pour toutes tâches indéfinies pour lesquelles elles
pourraient être utiles.
Remise des récompenses
Définir le protocole de remise des récompenses avec le Président du CO
Manager les Hôtesses selon les directives données lors de la répétition générale 6
hôtesses : 3 porteront les médailles : Or/Argent/Bronze - 3 les bouquets de fleurs
Les 6 hôtesses se mettront en place sur la musique (à définir) suivies par les 4
membres de CEPA, avant que les patineurs soient appelés sur le podium
Elles s’avanceront tout à tour pour remettre la récompense sur un coussin à l’officiel
qui sera chargé de remettre la récompense au patineur médaillé
Ensuite les 3 hôtesses porteuses de bouquets de fleurs remettront simultanément les
3 bouquets aux 3 premiers patineurs
Marie-Noëlle DASSO
BAR
Restauration rapide / bar
Superviser directement le fonctionnement du bar et s’assurer d’un choix vaste et
d’une présentation professionnelle
Prévoir l’aménagement du bar (présentation et affichage des prix)
Prévoir fond de caisse – Caisse enregistreuse
Lister les besoins régulièrement selon estimation des ventes
Vérifier la présence de l’équipe de bénévole sollicitée
Organiser et coordonner le fonctionnement du bar
Bien veiller à ce que l’ouverture soit mise en place tôt le matin
Nadine DANGER
STANDS
Préparation
Prévoir l’aménagement du stand Cispeo et du stand « EURO 2009 »
Prévoir : Nappes, Présentoirs, Affiches, Prix, catalogues Cispeo
Prévoir l’exposition de tout le stock Cispeo / Concevoir les factures vierges
Installation / stand / démontage
Assurer le transport du matériel
Assurer la mise en place du stand
Tenir le stand et renseigner les clients
Assurer le démontage du stand à l’issue de la compétition
Prévoir fond de caisse
Thomas INGLEBERT
INTERNET
Information / Communication
Concevoir le plan du site Internet de la compétition
Créer un nom de domaine
Alimenter le site des informations reçues du comité d’organisation.
Alimenter le site Internet des résultats, des photos et des vidéo de la compétition.
Communiquer sur l’événement auprès de la Presse on-line (l’internaute etc...)
Point internet
Concevoir le fonctionnement du point multimédia
Lister les besoins du point multimédia et les communiquer à Patrick Bouron
Installer le point multimédia
Assurer le bon fonctionnement du point multimédia
Affichage électronique des notes
Mettre en place le système d’affichage électronique avec Patrick Bouron
Isabelle CONTANT
ACCREDITATIONS
[Costumes – Nappes]
Nappage
Prévoir des nappes bleu marine et blanches pour les 8 tables de juge, les 2 tables
calculateurs, 3 tables sono, 2 tables buffet cérémonie
Prévoir de coudre les chiffres 1, 2, 3 ... 7 sur chaque nappe destinée aux tables de
juge. Coudre « JUGE ARBITRE » sur la 8° table
Costumes
Prévoir de distribuer les costumes lors de la répétition générale
a. Costumes pour les patineurs qui feront les cérémonies
b. Costumes pour les patineurs qui feront le numéro de clôture
Accréditation
Concevoir modèle badge et le faire valider par le Président du comité d’organisation
Préparer à l’aide de la liste des engagés les badges nominatifs pour tous les
patineurs, entraîneurs, délégués, juges, calculateurs, membres du CEPA et
membres du comité d’organisation
Récupérer avant la compétition le maximum de photos afin de pouvoir préparer
d’avance un certain nombre de badges
Selon le planning d’accréditation fourni par le bureau du comité d’organisation,
accueillir les délégations et prendre chaque membre des équipes en photo
Réaliser les badges nominatifs avec photo pour le début d’après midi et les remettre
à chaque délégation par l’intermédiaire de l’interprète chargée de la délégation
Etre en mesure de refaire un badge sur demande pour toute personne ayant oublié
ou perdu le sien en moins de 5 minutes
LE COMITE D’ORGANISATION
Document préparé par Arnaud Mercier pour la coupe d’Europe 2006
Révisé et corrigé par le comité d’organisation EURO 2009 le 13 Mars 2009
PS : les personnes souhaitant utiliser ce document pour d’autres organisations
seront aimables d’en informer le comité d’organisation par correction.