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Automatisation du circuit du médicament
Automatisation du circuit du médicament Prof. Pascal BONNABRY Forum romand « Qualité et sécurité des soins à l’hôpital » Lausanne 29 septembre 2011 Lausanne, Une organisation obsolète ? 39% Prescription Stock industrie Stock pharmacie centrale Stock unité de soins 11% Evènement évitable : 6.5% des admissions 38% Administration Bates DW, JAMA 1995;274:29 Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 1 Erreurs de distribution (vraie vie) • Taux d’erreurs = 1 % 24% 56% 20% Comptage Oubli Sélection Gschwind L, HUG, 2006 Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Erreurs de dispensation (expérimental) • Taux d’erreurs = 3 % 20% 6% 74% Erreur de sélection Erreur de répartition Erreur de comptage Garnerin P, Eur J Clin Pharmacol 2007;63:769 Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 2 Technologies de l’information: Quelles attentes ? • Améliorer • La sécurité en réduisant les possibilités d’erreurs et en améliorant la performance des contrôles • L’efficience en améliorant la performance de travail • La traçabilité en facilitant l’enregistrement des logs • La communication en connectant les différentes étapes du processus Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Centralisé ou décentralisé ? • Préparation centralisée des t it traitements t envisageable i bl sii • Peu de changements de prescriptions (soins chroniques) • Proximité entre la pharmacie et les unités de soins • Ne correspond pas aux HUG • Soins aigus majoritaires • Distance entre la pharmacie et de nombreuses unités des soins (hôpital multi-sites) Pascal BONNABRY ex. Sinteco (ex. Annecy) Automatisation, 29 septembre 2011 3 Technologies de l’information: Vision globale Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Prescription informatisée EDI Stock industrie Stock pharmacie centrale Système d’information logistique Distribution avec scanning Pascal BONNABRY Système d’information clinique Stock unité de soins Scanning au lit du patient Automatisation, 29 septembre 2011 Technologies de l’information: Projets aux HUG Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Prescription informatisée EDI Stock industrie Stock pharmacie centrale Système d’information logistique Distribution avec scanning Pascal BONNABRY Système d’information clinique Stock unité de soins Scanning au lit du patient Automatisation, 29 septembre 2011 4 Robotisation de la distribution • Déroulement du projet • • • • Initiation du projet Etude de faisabilité Décision d’acquisition par la direction des HUG Appel d’offre selon la loi sur les marchés publics janvier 2010 1er semestre 2010 1er juillet 2010 2ème semestre 2010 • Cahier des charges technique • Cahier des charges administratif • Adjudication Adj di ti du d marché hé • Projet d’implantation du robot • Mise en exploitation Pascal BONNABRY dé décembre b 2010 20 0 1er semestre 2011 1er juillet 2011 Automatisation, 29 septembre 2011 And the winner is … Rowa (ARX) Pascal BONNABRY Mach 4 (Galexis) Automatisation, 29 septembre 2011 5 Construction du robot • 3 semaines de montage … • Deux robots: 13,66m x 1,60m x 2,75m • Deux bras par robot • 2’255 étagères (34 cm de profondeur) • 53’000 boîtes • Poids total: 18’580 kilos Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Chargement • Manuel 2 x 350 = 700 boîtes/heure avec 45’ de temps de travail Pascal BONNABRY • Automatique (Pro-log) 2 x 120 = 240 boîtes/heure entièrement automatique Automatisation, 29 septembre 2011 6 Délivrance • 10 sorties (+ 1 sortie technique) • Vitesse de pointe: 1’000 boîtes / heure • Vitesse moyenne: 700 boîtes / heure Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Robotisation de la distribution gain de sécurité • Hypothèse: réduction du taux d’erreur de préparation • Réalité: • Taux d’erreur en cours de mesure… • 1ère impression: • Grande fiabilité de la préparation • Risque d’erreur existe: • En cas de problèmes techniques, de dysfonctionnements → doivent être maîtrisés ! • Erreur d’adressage → bulletin de livraison sur la mauvaise caisse Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 7 Robotisation de la distribution gain de sécurité • Analyse prospective des risques (AMDEC) - 35% 600'000 - 50% 500'000 1500 400'000 300'000 1000 200'000 200 000 Scanning 500 100'000 Manuel 0 Manuel Scanning 2000 Robot Coûts (Frs) 2000 Indice e de criticité 700'000 Robot 0 1500 1000 500 Indice de criticité Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Robotisation de la distribution gain d’efficience • Hypothèse: réduction de la charge de travail estimée à 2 ETP • Réalité: • Réduction exacte de la charge de travail en cours de mesure… • 1ère impression: • Volume pris en charge correspond à ce qui était prévu • Le robot peut-être géré par une seule personne • Retour sur investissement • 2 ETP rendus • 3.1 ans si frais de fonctionnement pas pris en compte • 5.4 ans avec les frais de fonctionnement (amortissement, contrat de maintenance) Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 8 Robotisation de la distribution gain de traçabilité • Datamatrix sur l’emballage secondaire Traçabilité • Traçabilité des lots / dates de péremption distribués Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Armoires à pharmacies automatisées • Déroulement du projet • Etude expérimentale 2003 • Mandat d’étude de la direction générale • Etude de faisabilité • Décision par la direction de réaliser un essai pilote et intégration dans le plan stratégique 2011-15 • Préparation Pé ti d de l’l’essaii pilote il t • Essai pilote • Rapport de l’essai pilote rendu à la direction début 2010 1er semestre 2010 juillet 2010 2ème semestre t 2010 2011 décembre 2011 • Décision GO – NO GO Pascal BONNABRY début 2012 ? Automatisation, 29 septembre 2011 9 Armoires automatisées intérêts potentiels • Amélioration de la sécurité de dispensation • Stockage des médicaments dans des tiroirs sécurisés • Préparation des traitements interfacée à la prescription (pas pour le pilote) • Amélioration de la qualité de la logistique • Réduction des fréquences de réapprovisionnement • Gestion des stocks informatisées ¤ commandes automatiques • Professionnalisation de la gestion de stock = personnell dédié à cette activité i i é • Traçabilité complète et simplification de la gestion des stupéfiants Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Fournisseurs Pyxis (CareFusion) Pascal BONNABRY Omnicell (Euraf) Automatisation, 29 septembre 2011 10 Déroulement de l’essai pilote Bloc opératoire (OPERA, seulement stupéfiants) 3 mois i 3 mois moi Pyxis Omnicell Unité de soins Pyxis 3 mois i Omnicell (3-AL, chirurgie digestive) Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Interfaçage informatique • Interfaçage de la prescription pas réaliste é li t pour un pilote il t Armoire à pharmacie automatisée Prescription informatisée Liste des patients Commande automatique Stock pharmacie centrale Pascal BONNABRY Simulé Stock unité de soins Automatisation, 29 septembre 2011 11 Approvisionnement • Remplissage de l’armoire pris en charge par la pharmacie • Paramètres basés sur l’historique des consommations et adaptés • Fréquence: • Bloc opératoire: • Unité de soins: 1x/semaine 3x/semaine • Quelques commandes passées par les soignants • Médicaments non présents dans ll’armoire armoire (incorporés par la suite) • Médicaments manquants (devrait arriver le moins possible) Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Approvisionnement • Remplissage de l’armoire pris i en charge h par la l pharmacie h i Edition d’une liste de réapprovisionnement (= médicaments ayant atteint leur seuil de commande) Pascal BONNABRY Remplissage sécurisé par scanning des emballages Automatisation, 29 septembre 2011 12 Préparation des traitements • Dispensation par le personnel soignant • Chaque infirmière pour ses patients à chaque horaire d’administration • Sur la base de l’échéancier infirmier (imprimé du dossier patient informatisé) Modification M difi ti du processus Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Préparation des traitements • Dispensation par le personnel soignant Login biométrique (empreinte digitale) Pascal BONNABRY Sélection du patient Sélection des médicaments à prélever Prélèvements des médicaments dans les tiroirs qui s’ouvrent Automatisation, 29 septembre 2011 13 Protocole d’évaluation • En cours… • Paramètres logistiques (inventaires, nombre de demandes urgentes, …) • Observation des erreurs (divergences pour les stupéfiants, par rapport à l’échéancier) • Ergonomie pendant le travail (observation) • Satisfaction et préférence (q estionnai e) (questionnaire) • Temps (infirmier, pharmacien, assistante en pharmacie) • Economique (médicaments, temps de travail) Thèse d’Olivia François, HUG Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Armoires automatisées gain de sécurité • Hypothèse: réduction du taux d’erreur de dispensation • Etude expérimentale: 3 sans armoire avec armoire Tauxx erreur [%] 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Du Pasquier C, Riberdy L, HUG, 2003 Pascal BONNABRY Total Omission Sélection Comptage Répartition Automatisation, 29 septembre 2011 14 Armoires automatisées gain d’efficience • Hypothèse: optimisation de la gestion logistique • Premières impressions: • Réduction • du nombre de réapprovisionnements • du nombre de commandes en urgence • Evaluation approfondie nécessaire • Efficience globale du circuit logistique • Balance de temps • Temps épargné par les soignants • Temps de travail nécessaires à la gestion Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Armoires automatisées gain de traçabilité • Traçabilité totale des dispensations • Qui ? Quoi ? Quand ? Pour qui ? • Stupéfiants • Suppression des feuilles de saisie manuelle • Contrôle du stock avant prélèvement • Gest Gestion o des d divergences e ge ces par l’infirmier responsable Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 15 Facteurs de réussite • Projets de très grande ampleur • Structurer le projet (COPIL, groupes de travail) • Avoir un chef de projet très disponible • Ne pas sous-estimer • Le temps nécessaire pour le projet • L’impact sur le fonctionnement Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Facteurs de réussite • Choisir le bon fournisseur … • Impliquer activement • les hiérarchies (leadership) • les collaborateurs directement concernées (vision de terrain) • Avoir des informaticiens compétents et disponibles • Avoir un coordinateur des travaux d’aménagement • Ne pas négliger les aspects de formation • Etre réactif, notamment dans les phases critiques (démarrage) • Evaluer le résultat et ajuster Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 16 Conclusion • L’apport des technologies de l’information dans le circuit du médicament édi t estt une des d mesures pouvantt permettre tt d’ d’améliorer: éli • La sécurité • L’efficience • La traçabilité • Chaque hôpital devrait définir sa stratégie pour le futur • L’implémentation L implémentation est complexe et nécessite un important investissement financier et en temps • L’évaluation est importante pour permettre une amélioration continue basée sur des éléments objectifs Pascal BONNABRY Automatisation, 29 septembre 2011 Merci de votre attention • Robot • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Armoires automatisées Claudio Berton Olivier Borel Ludovic Bouet Brigitte Burtin Laurence Cingria Sonal Desai Olivia François Anne-Sophie Gauthier Picard Bruno Givry Bertrand Hartwig Frédéric Lefrançois Arnaud Lorimier Jean Marie Menu Jean-Marie Sophie Pothier Cosimo Racioppi Michel Tacchino Danielle Tschopp Nathalie Vernaz Les ateliers des HUG La société ARX … Pascal BONNABRY • • • • • • • • • • • • • • • • • Maud Bianchi Christine Chappuis Pierre Chopard Olivia François Sylvie Maroun Jean-Marie Menu Marie-Françoise Métivier Bernard Mugnier Christophe Picot Maria Pineiro Anne Schroecker Michel Tacchino Nathalie Vernaz Le personnel du bloc OPERA et du 3-AL Les sociétés Pyxis / CareFusion Les sociétés Omnicell / Euraf … [email protected] Automatisation, 29 septembre 2011 17
