reims - Cap Evénement

Transcription

CONVENTION ANNUELLE
REIMS
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CONVENTION ANNUELLE
Lieu : REIMS
Base : 200 personnes
Reims Champagne Congrès
12, boulevard Général Leclerc - Reims
En plein centre, à proximité des hôtels, restaurants et commerces, à 3 minutes à pied de la gare SNCF, à 15 minutes de
l’aéroport Reims Champagne, Reims Champagne Congrès met à disposition des congressistes venus du monde entier un
établissement avant-gardiste de 15000m2. Imaginé par l’architecte Claude Vasconi, il se présente comme un vaisseau
élancé, amarré au bord du canal, le long de l’autoroute de l’Est (axe Paris Strasbourg, sortie Reims Centre). Cet outil
performant permet à la ville de Reims de répondre à la demande croissante du tourisme d’affaires et d’accueillir des
manifestations d’envergure nationale et internationale. Reims Champagne Congrès dispose, par ailleurs, d’un
environnement privilégié, un parc boisé et classé de 5 hectares, l’historique et l’enchanteur jardin de la Patte d’Oie.
Une situation attractive
A 1h00 de Paris par l’autoroute et à 33 minutes de Roissy avec le futur TGV Est, à la croisée des autoroutes A4 et A26, près
de la gare. D’accès simple et rapide.
Reims, tous les atouts d’une ville de congrès
Son champagne avec ses dîners enchanteurs dans les caves, sa gastronomie de renom, sa capacité hôtelière, ses
nombreuses festivités, ses structures culturelles de qualité et son Patrimoine Mondial classé par l’UNESCO sont des atouts
majeurs pour le tourisme d’affaires.
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Un espace fonctionnel et à la pointe de la technologie
4 niveaux sur 15000m2. La salle Royale : un amphithéâtre de 720 places. La salle Clovis de 350 places. 12 salles de
conférences et de commissions. 1 hall d’exposition de 2500 m2. 2 espaces de restauration : le Millésime et le Bouchon d'une
capacité totale de 1 000 couverts. Un parking souterrain de 250 places.
Espace de communication, Reims Champagne Congrès est doté des techniques les plus performantes en matière de
multimédia : traduction simultanée, communication audiovisuelle entre les différents lieux, équipements perfectionnés.
Une réussite architecturale
Fonctionnel et contemporain, avec 2 100 m² de verrière, Reims Champagne Congrès est un bâtiment de lumière et de
transparence ouvert sur la ville.
PROPOSITION DE DEROULEMENT DU SEMINAIRE
J-1
16H30
Accueil des participants dans les différents hôtels
Attribution des chambres
18H00
RV CHEZ PIPER HEIDSIECK
Accueil musical
18H30
Visite des Caves avec le petit train par groupe
Cocktail 8 pièces avec dégustation de champagne
20H30 Dîner dans les caves
22H30
Ouverture de la Soirée Casino, vente aux enchères et animation musicale
01H00
Fin de la soirée Casino
Jour J
09H00
Accueil – Café d’accueil au Centre des Congrès pour les participants qui viendront directement de Paris
09H30
Démarrage de la convention
10H45
Pause café
11H00
Convention
12H30
Déjeuner assis au restaurant « Le Millésime »
14H00
Briefing
14H30
Départ du Rallye Pédestre dans Reims
18H30
Fin de la convention et retour sur Paris
DETAIL DE LA PRESTATION
1. CENTRE DES CONGRES DE REIMS
A) L’ACCUEIL

2 hôtesses d’accueil

2 hôtesses pour le vestiaire
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Signalétique

Badges des participants

Bureau organisateur avec fax et téléphone mis à disposition

Parking extérieur pour 38 voitures et 16 autocars + parking souterrain de 228 places

Bagagerie
B) LOCATION DE L’AMPHITHEATRE

Capacité :
¾
350 fauteuils en cuir avec tablette écritoire escamotable

Accès visiteurs
¾
Entrée principale au niveau 2 (côté cour)
¾
Entrée au niveau 2 par la circulation des salles de commissions (côté jardin)

Salle climatisée

Dimensions de la scène
¾
Parquet recouvert de moquette
¾
Superficie 75 m2
¾
Ouverture 10,40 m x 6,30 m
¾
Hauteur 0,80 m
¾
Profondeur : 8,30 m

Machinerie
¾
3 porteuses cintrées fixes
¾
hauteur sous perches : 6,30 m

Monte-charges
¾
Accès depuis niveau 0 (parking extérieur) et 1 (Grande Nef)
¾
Dimensions : 1,27 m x 2,58 m x 2,10 m
¾
Charge maximum : 1600 kg

Personnel technique
¾
Assistance d’1 technicien son et lumière

Equipements prévus pour l’amphithéâtre
¾
Régie : audiovisuelle complète
¾
Lumière : 30 circuits de 3 et 5 Kw
¾
Son : diffusion JBL (2 enceintes latérales)
¾
Projection : écran motorisé de 7 m x 6,15 m, distance de projection 26 m
¾
Innervation audio-vidéo-intercom-PC en salle, sur scène et par le Noda
¾
Tribune modulable de 3 à 8 intervenants
¾
1 pupitre orateur équipe de deux micros « col de cygne »
¾
2 micros HF
¾
1 Barco 9200
¾
Interface informatique
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Décoration scénique : deux massifs plantes vertes de part et d’autre de l’écran
¾
1 Gobo personnalisé

Equipements et prestations sur demande
¾
Lecture et enregistrement audio et vidéo tous formats
o
Mobilier scénique : pupitre bois noir ou plexi fumé équipé audio, tribunes modulaires, fauteuils tissu noir, tables
basses rectangulaires noires avec fauteurs en cuir noir, eaux minérales pour intervenants
¾
Vidéo transmission par satellite
¾
Visioconférence par réseau Numéris
¾
Retransmission image et son dans l’ensemble des espaces du bâtiment via le Nodal
¾
Plateau multi caméras analogique ou numérique
¾
Ecran(s) 4mx 3 m face
¾
1 Technicien video
C) LA RESTAURATION AU CENTRE DES CONGRES
FOYER BAR
Accueil café, jus de fruits, viennoiseries pour les participants arrivant directement de Paris (estimation 20 personnes)
1 pot sans alcool à la fin du rallye (jus de fruit, café, sodas)
ESPACE RESTAURANT « LE MILLESIME »

Surface 500 m2

Espace climatisé

Hauteur sous plafond : de 5 m à 8 m

Mobilier permanent : 38 tables rondes de 8 à 10 couverts

Office-relais avec 2 monte-plats en liaison directe avec les cuisines traiteurs

Lumière naturelle par larges baies et verrières ouvrant sur le Parc de la Patte d’Oie

Eclairage plafond

Sonorisation générale par diffusion murale

Revêtement sol : tapis aiguilleté de couleur bleue
Déjeuner composé d’un apéritif, 1 entrée, 1 plat, fromage, dessert, café, eaux minérales et vin inclus
2. LES CAVES DE CHAMPAGNE PIPER-HEIDSIECK
SOIREE DE GALA
•
ACCUEIL SUR LE SITE – APERITIF COCKTAIL 8 PIECES
•
LA VISITE DES CAVES DE CHAMPAGNE PIPER-HEIDSIECK
Installée à Reims depuis 1785, la Maison de Champagne PIPER-HEIDSIECK a décidé de vous faire découvrir ses secrets.
Votre visite commencera par la découverte des caves ; vous voyagerez en nacelles automatiques confortables. Vous
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découvrirez les mystères de la création du champagne dans un décor où la craie sculptée des galeries prend vie dans une
explosion de lumière.
Votre voyage se poursuivra dans le bar de dégustation où vous apprécierez le raffinement des secrets qui vous ont été
révélés, en savourant une flûte de champagne PIPER-HEIDSIECK
•
DINER PRESTIGE DANS LE CAVEAU MARIE-ANTOINETTE
•
L’ANIMATION MUSICALE
Orchestre de Jazz
•
LA SOIREE CASINO
En fin de repas, à l’annonce de l’ouverture du Casino, les hôtesses de banque échangent le billet de 1000 francs reçu par
chaque invité contre des plaques et des jetons. Les invités se dirigent alors vers les tables, les jeux peuvent commencer.
Pendant une heure et demi, vos invités vont jouer, s’amuser et tricher parfois, en découvrant l’atmosphère passionnée des
casinos de LAS VEGAS ; Les croupiers vous feront passer une soirée inoubliable où l’Enfer du Jeu sera au rendez-vous.
LA VENTE AUX ENCHERES
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A la fin des jeux, les jetons et les plaques sont échangés avec des billets et l’animateur devenu commissaire-priseur lance
une Vente aux Enchères Surprise humoristique qui permet aux joueurs chanceux d’échanger leurs « gains » de la soirée
contre des cadeaux originaux de valeurs diverses.
Prestations incluses dans cette soirée :

Accueil

La visite guidée des caves

La location du caveau Marie-Antoinette

Le vestiaire par une hôtesse

Service des vins par des sommeliers en tenue champenoise

Impression des supports de menus

Chandeliers, bougies et décoration florale des tables

L’installation et le nappage de tables de 8 personnes

Apéritif servi en Jéroboam et cocktail 8 pièces

Menu composé d’une entrée, 1 plat principal, fromage et dessert
Champagne à discrétion (Cuvée Brut Millésimé 95, et Rosé au dessert)
vin rouge au fromage, eaux minérales, café

Animation musicale (orchestre de jazz)

Soirée Casino avec vente aux enchères

Photographe
3. L’HEBERGEMENT
Nous disposons à ce jour de 200 chambres single + petits déjeuners pré-réservées dans 5 hôtels différents du centre de
Reims, suivant leurs disponibilités en catégorie **, ***, et **** étoiles selon la répartition suivante :
•
25 chambres en hôtel **
•
175 chambres en hôtel ***
4. PRESTATION CAP EVENEMENT
•
Proposition et pré-visite des sites à Reims
•
Préparation de la convention
•
Accompagnement et coordination sur place les 10 ET 11 JUIN 2002
•
Gestion des réservations d’hôtels
o
Etablissement d’un « kit » de la convention pour chaque participant (accès, programme, hôtel, plan
5. L’ANIMATION
RALLYE PEDESTRE A REIMS
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Cet après-midi sera pour les participants l’occasion de découvrir ou redécouvrir Reims, Cité des Sacres et ses multiples
facettes : ses superbes monuments, ses célèbres maisons de Champagne, le charme de son centre ville.
C’est au cours d’un rallye pédestre qu’ils devront résoudre des énigmes en parcourant Reims, 5 ou 6 étapes ou des
personnages leur permettront d’y parvenir.
Au moment du café, vers 14 heures, un briefing aura lieu, suivi d’une annonce de la constitution des équipes.
Les participants seront répartis en 25 équipes de 8 personnes (à affiner en fonction du nombre définitif), et se verront
remettre un road-book incluant plan de ville, tickets de bus, quizz « trivial pursuit » et toute une série d’énigmes et ou
épreuves du type :
QUELQUES EXEMPLES D’ETAPES
CHAMPAGNE : plonger dans le monde souterrain d’une maison de champagne et répondre à certaines questions autour
d’une flûte de champagne.
CATHEDRALE : trouver des indices dans ce superbe monument historique si riche en histoire.
ENIGME : un moine bien étrange, Dom Balthazar, à trouver dans Reims à un endroit pré-déterminé et qui invitera les
participants à résoudre une énigme posée par ses soins.
DEGUSTATION : trouver l’inspiration dans un nouveau mot à trouver, en dégustant à
L’aveugle quelques biscuits autant étranges que délicieux dans un site original ou
Prestigieux, qui ouvrira spécialement ses portes pour vous.
CULTURE : une étape dans un célèbre musée de Reims : le Palais du Tau.
La Marquise du Trésor du Tau attendra les participants du rallye et leur fera découvrir quelques-unes des merveilles
exposées, en achevant sa présentation par la pose d’une énigme.
QUIZZ: rendez-vous dans un café branché pour une étape Quizz. Chaque équipe devra répondre à un quizz de 20
questions se rapportant à la culture générale et à l’actualité, mais pouvant très bien inclure quelques questions relatives à la
société.
UN POEME : un poème à rédiger devant inclure des mots pré-établis, dont certains concernent le monde du champagne
(remueur, chardonnay, prise de mousse etc…) et d’autres pouvant concerner la société. Plus les mots seront bizarres, plus
le poème sera amusant.
Vers 18H00 Fin du rallye – rendez vous au Centre des Congrès pour la remise des road-books aux animateurs. Pot de
départ et rentrée sur Paris
Compte tenu du temps nécessaire à la correction des road-books, pour éviter de quitter Reims trop tard, l’annonce officielle
des résultats pourra se faire le lendemain par mail.
LES MOYENS MIS EN ŒUVRE

2 jours de repérage pour la préparation du rallye sur le terrain

Briefing et road-book en quadrichromie, personnalisé aux couleurs de l’entreprise fourni à chaque équipe

Tickets de bus pour les participants pour permettre les déplacements d’un itinéraire à l’autre.

Les entrées pour les bâtiments (musées, caves etc..)

Une équipe de 20 animateurs et comédiens encadreront les participants au rallye. Ces animateurs guident les
groupes, animent les ateliers, ou racontent les légendes en accord avec les lieux visités.
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Une équipe d’assistance pour aider une équipe égarée dans la ville grâce à un numéro de secours.
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