Réception et livraison de marchandise

Transcription

SERVICE DES
FINANCES
Équipe de formation
Réception et
livraison de
marchandise
PeopleSoft version 8.9
Juillet 2009
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION .........................................................................................................................................1
LES INTERVENANTS .................................................................................................................................1
RECEPTION D’UNE MARCHANDISE ....................................................................................................2
ACCEDER AU FORMULAIRE ..........................................................................................................................2
SAISIE OU VALIDATION DE L’ENTITE ............................................................................................................2
SELECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE ..........................................................................................3
Champ de recherche de la page « Sélection bon de commande » .........................................................3
Résultat de la recherche.........................................................................................................................4
SELECTION DES ARTICLES REÇUS.................................................................................................................6
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage ...............................................................7
Saisie des quantités reçues, acceptées ...................................................................................................9
Saisie des quantités rejetées .................................................................................................................10
Les autres liens de la page ...................................................................................................................15
LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE ...................................................................................................16
SAISIR UNE RECEPTION DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE ...........................................19
ACCEDER AU FORMULAIRE ........................................................................................................................19
SAISIE OU VALIDATION DE L’ENTITE ..........................................................................................................19
SELECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE ........................................................................................20
SELECTION DES ARTICLES REÇUS...............................................................................................................21
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage .............................................................22
Saisie des quantités reçues, acceptées et rejetées ................................................................................23
SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE ............................................24
ACCEDER AU FORMULAIRE ........................................................................................................................24
RECEPTION PARTIELLE D’UNE MARCHANDISE ..........................................................................25
RÉCEPTION DE LA QUANTITE RESIDUELLE D’UNE COMMANDE ..........................................26
CONSULTATION DE LA RECEPTION D’UNE MARCHANDISE ....................................................27
CONSULTATION DE LA LIVRAISON ..................................................................................................34
ANNULATION D’UN DOCUMENT DE RECEPTION .........................................................................36
ANNULATION D’UNE LIGNE DE RECEPTION .................................................................................38
PARTICULARITÉS ...................................................................................................................................40
RECEPTION D’UNE COMMANDE OUVERTE ..................................................................................................40
RETOUR DE MARCHANDISES ......................................................................................................................43
ANNEXE 1 - L’AIDE-MÉMOIRE– RECEPTION ET LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE .......44
i
INTRODUCTION
Le module « Réception des marchandises » de PeopleSoft est actuellement utilisé à
l’Université Laval uniquement pour les opérations suivantes :
•
enregistrer la réception partielle ou complète d’un bon de commande;
•
enregistrer la livraison de la marchandise reçue;
•
annuler la réception partielle ou complète d’un bon de commande;
•
consulter la réception et la livraison d’un bon de commande.
LES INTERVENANTS
Les informations saisies dans le processus de réception proviennent de plusieurs
intervenants :
•
l’utilisateur du système qui saisit la demande d’achat pour le demandeur;
•
l’acheteur qui en fait un bon de commande;
•
le fournisseur qui expédie, facture et parfois transporte la marchandise
commandée;
•
s’il y a lieu, le transporteur avec lequel le fournisseur fait affaire;
•
le receveur qui enregistre la réception de la marchandise et la livre au demandeur;
•
le payeur qui achemine au fournisseur le paiement de la commande.
Pour que l’ensemble du processus se fasse harmonieusement, les données saisies lors de
la réception doivent être adéquates.
1
RECEPTION D’UNE MARCHANDISE
Accéder au formulaire
Pour accéder au formulaire, cliquez sur le lien Saisie réception sur la page « Accueil
utilisateur » ou ciblez le menu hiérarchique suivant :
∇ Gestion approvisionnements
∇ Réceptions
- Ajout/màj réceptions
Saisie ou validation de l’entité
Par défaut, nous obtenons la page permettant d’accéder à un formulaire vierge de
réception.
Si la marchandise commandée est pour l’entité UL, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Si le numéro du bon de commande commence par 9000, il s’agit de marchandises
destinées à l’entité AU. Remplacer alors UL par AU et faites
.
2
Sélection des lignes du bon de commande
La page « Sélection bon commande » s’affiche. Cette page vous permet de rechercher les
lignes d’un bon de commande selon plusieurs critères.
Dans la plupart des cas, nous avons en main le numéro du bon de commande qui est
inscrit sur le bon d’emballage que le fournisseur a joint à l’envoi. C’est ce qu’il faut
inscrire dans le champ « Code ».
Assurez-vous que les champs « Destin et Date » sont à blanc, puis lancer la recherche à
. Notez que par défaut, les cases « Extraire échéanciers BC
l’aide du bouton
ouv » et « Qté commandée » sont cochées.
Champ de recherche de la page « Sélection bon de commande »
Pour une raison quelconque il se peut que vous ayez à effectuer une recherche sans
pouvoir utiliser le numéro du bon de commande, par exemple en cas d’erreur sur celui-ci.
Utilisez les champs conjointement avec d’autres critères pour élargir ou limiter la
recherche.
Entité GAPP :
correspond à l’entité UL ou AU.
Code :
champ de saisie du no. de bon de commande qui apparaît sur
le bon d’emballage.
Auj.+ / - :
permet de préciser, comme critère de recherche, un nombre
de jours avant et après la date de réception (date du jour); ce
critère est utilisé conjointement avec d’autres critères pour
rechercher les bons de commande dont la date se situe à
l’intérieur d’une période donnée.
Destin. :
permet de limiter la recherche à une réception de
marchandise donnée (ex. 11199 : réception du pavillon
Vachon).
3
Article UL :
permet d’effectuer la recherche en fonction d’un article
inscrit au catalogue UL.
Fournisseur :
permet d’effectuer la recherche à partir d’un numéro de
fournisseur.
Art. fournisseur :
permet de faire la recherche à partir du numéro d’un article
dans le catalogue du fournisseur.
Extraire échéanciers BC ouv. :
limite l’affichage aux lignes de commande non
reçues entièrement. S’il faut décocher cet élément pour faire
afficher la ligne, on peut supposer qu’il s’agit d’une double
expédition.
Auc. qté comm. :
non utilisé.
Qté commandée :
lorsque cette case est activée, on obtient la quantité
commandée sans tenir compte des livraisons précédentes.
Quantité résiduelle BC :
lorsqu’activée, cette case nous permet de voir la quantité à
venir en tenant compte des livraisons précédentes.
Les champs No. ligne, Ordre exéc, Art. fabr., Mode expédition et Fabricant ne sont pas
utilisés.
Résultat de la recherche
Les lignes du bon de commande qui n’ont pas encore été reçues en entier sont listées
au bas de la page, sous la rubrique « Enregistrements extraits ». Utiliser le lien Afficher
tout pour voir toutes les lignes.
4
Dans cet exemple, le bon de commande contient 14 lignes. Le lien « Afficher tout »
permet de voir l’ensemble des lignes du bon de commande.
Suite de l’écran
Si vous cliquez sur un des liens de la colonne « Description » vous obtiendrez la
description de l’article saisie sur la demande d’achat.
Cliquer sur le bouton
commande ».
pour retourner à l’écran « Sélection bon
5
Pour accéder à l’ensemble de l’information disponible sur une ligne d’un bon de
commande, soit vous cliquez tour à tour sur chacun des trois onglets « Enregistrements
sélectionnés », « Expédition reliée » ou « Données détaillées », soit vous faites afficher
toute l’information sur une seule longue ligne en cliquant sur le bouton
, « affichage
toutes colonnes ».
Sélection des articles reçus
Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien
Sélectionner tout pour tout sélectionner. Vous utiliserez le bon d’emballage qui
accompagne la marchandise pour savoir quels articles sélectionner.
6
Notez que le lien Supprimer tout permet d’annuler toute sélection faite précédemment.
•
pour mettre à jour l’écran puis sur
pour poursuivre la saisie des informations.
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage
Nous obtenons la page principale de saisie, la page « Réception ». Cette page nous
permettra d’inscrire les informations concernant le connaissement et le bon d’emballage
grâce au lien Détails en-tête. Cette page nous donne aussi accès à l’information
suivante :
•
commentaires d’en-tête et de lignes du bon de commande qui sont destinés à la
réception ;
•
différents onglets permettent d’avoir accès à des données supplémentaires sur le
bon de commande ;
•
lien « Ajout commentaires » qui permet d’ajouter un commentaire lors de la
réception;
•
l’icône « Détail »
•
Sélectionner le lien Détails en-tête afin de saisir l’information contenue sur le
connaissement et sur le bon d’emballage.
pour obtenir les détails sur l’état de la réception.
7
Suite de l’écran
•
Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour, laquelle
s’affiche par défaut.
•
Saisir le numéro du connaissement s’il y a lieu.
•
Saisir le numéro du bon d’emballage (bon de livraison).
Les numéros du bon d’emballage et du connaissement saisis dans l’en-tête sont copiés sur
toutes les lignes faisant l’objet de la réception. Les autres champs ne sont pas utilisés
pour l’instant.
Note : Le connaissement est le document que le transporteur nous fait signer ou qu’il a
apposé sur le colis.
•
Cliquer
pour revenir à la page de saisie des lignes de réception.
8
Remarque : le code de l’utilisateur qui fait venir à l’écran le formulaire de
réception de marchandise, apparaîtra dans le coin supérieur droit de
la page.
Saisie des quantités reçues, acceptées
Par défaut, les champs « Qté reçue » et « Qté acceptée » affichent les mêmes valeurs
que la quantité commandée. Vous devez ajuster la quantité selon ce que vous
recevez.
•
Saisir la quantité reçue si elle est différente de la quantité commandée, voir
exemple ci-dessous.
•
Mettre à jour le champ « Qté acceptée » en cliquant sur le bouton
•
Si l’unité de mesure provenant du bon de commande est CO, corrigez-la en
indiquant UCO. Voir la section « Particularités – Réception d’une commande
ouverte » pour de plus amples informations.
.
Exemple : supposons que nous n’avons reçu qu’un
caisson au lieu de trois.
9
Saisie des quantités rejetées
Si une partie de la marchandise doit être retournée, il faudra l’indiquer dans l’onglet
« Données détaillées »; la quantité acceptée sera alors automatiquement réajustée.
Par exemple, si 2 des 3 boîtes reçues sont endommagées et qu’on doive les retourner pour
remplacement, il faudra saisir l’information dans la page « Données détaillées ». La
quantité reçue s’ajustera automatiquement à 1.
La saisie de la réception est maintenant complète.
•
Utiliser le bouton
afin d’obtenir un numéro de réception. Vous
remarquez que le statut du document est maintenant « Reçue », un numéro de
réception a été attribué et chacune des lignes a le statut « R ».
10
Sous l’icône « Détails »
vous trouverez les détails de l’état de la réception concernant
la ligne ciblée.
• Cliquer sur l’icône
• Cliquer sur le lien « Développer tout »
Suite de l’écran
11
Suite de l’écran
12
Les autres onglets de la page
Onglet « Liens/statuts »
En plus de l’information sous chacune des colonnes, les deux icônes suivants donnent
l’information sur les répartitions comptables et les commentaires de ligne lorsqu’il y en a
de disponible, selon ce que l’usager aura indiqué lors de la saisie de la demande d’achat.
Icône « Répartition »
•
Cliquer sur l’icône « Détail répartition BC »
Vous obtiendrez de l’information sur le demandeur, sur l’acheteur et sur le numéro de la
demande d’achat.
• Cliquer sur le bouton
13
Icône « Interrogation rattachement »
Cet icône n’est pas utilisé.
Sous l’onglet « Données champs structure » vous obtiendrez la combinaison comptable
utilisée pour chacune des lignes de la demande.
•
Icône « Commentaires ligne réception ».
Utilisez cette boîte de commentaires si vous désirez ajouter un commentaire de
réception..
Onglet « Articles/données fabr. »
Sous cet onglet vous trouverez le numéro d’article du fournisseur indiqué lors de la saisie
de la demande d’achat.
Onglet « Entrée facultative »
Vous obtiendrez de l’information sur l’utilisateur qui a saisi la réception de la
marchandise, le numéro de connaissement et le bon de livraison.
14
Onglet « Données source »
Vous obtiendrez de l’information sur le numéro et le montant du BC.
•
•
Cliquer sur l’icône
« Commentaire BC » afin de vérifier si des commentaires
d’en-tête ou de ligne ont été saisis sur le document source (demande d’achat) et
transmis soit au fournisseur ou à la réception des marchandises.
Si le message suivant apparaît, c’est qu’il n’y a aucun commentaire d’en-tête de
disponible.
Note : en tout temps vous pouvez cliquer sur le bouton
colonnes » pour l’affichage de tous les onglets.
« affichage toutes
Les autres liens de la page
Sélection BC :
Statut document :
Activités :
cliquer sur ce lien pour retourner à la page « Sélection bon de
commande ».
permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande
d’achat ou sur le bon de commande. Ce lien sera documenté en vue
de la formation sur le « Le suivi des transactions ».
ce lien n’est pas utilisé.
15
LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE
Sans quitter le groupe d’onglets de saisie de la réception, vous pouvez obtenir le
document de saisie de la livraison d’une marchandise en accédant au menu, en cliquant
sur le lien « Mise à jour données livraison ».
∇ Réceptions
-Mise à jour données livraison
Les actions à faire dans cette page
•
Sélectionner
•
Cocher la case « Livré » pour chaque article reçu.
•
Indiquer la date de livraison, champ « Date ».
•
Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ « Livré à ».
•
Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception.
•
Cliquer sur
pour voir tous les articles à livrer.
.
16
•
Enregistrez la livraison à l’aide du bouton
.
Les onglets « Commentaires emplacement » et « Commentaires expédition » ne sont pas
utilisés actuellement.
Si vous avez quitté le formulaire de réception de marchandise, accédez au menu de la
livraison, de la façon suivante :
∇ Réceptions
•
Inscrire le numéro de réception dans le champ « No réception » ou faire la
recherche à partir du bon de commande.
17
•
Cliquez sur
•
Compléter ensuite la livraison comme précédemment.
.
18
SAISIR UNE RECEPTION DE MARCHANDISE, ETAPE PAR
ETAPE
Pour accéder au formulaire, cliquez sur le lien Saisie réception de la page « Accueil
utilisateur » ou ciblez le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
Saisie ou validation de l’entité
•
Valider ou changer la valeur de l’entité.
•
Lancer la recherche à l’aide du bouton
.
19
Sélection des lignes du bon de commande
La page « Sélection bon commande » s’affiche.
•
Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage que le
fournisseur a joint à l’envoi.
•
Vérifier que les champs « Destin. » et « Date » sont à blanc.
•
.
20
Sélection des articles reçus
•
Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le
lien « Sélectionner tout ».
•
•
Puis sur
.
.
21
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage
• Sélectionner le lien Détails en-tête.
• Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour.
• Saisir le numéro du connaissement s’il y a lieu.
• Saisir le numéro du bon d’emballage (bon de livraison).
22
• Cliquer sur
.
Saisie des quantités reçues, acceptées et rejetées
•
Saisir la quantité reçue.
•
Mettre à jour le champ « Qté acceptée » en cliquant sur le bouton
•
Si l’unité de mesure provenant du bon de commande est CO, corrigez-la en
indiquant UCO. Voir la section « Particularités – Réception d’une commande
ouverte » pour de plus amples informations.
.
23
SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE
Pour accéder au formulaire de livraison, cliquez sur le lien Livraison de la page
« Accueil utilisateur », ou ciblez le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
•
Sélectionner
•
Cocher la case « Livré » pour chaque article reçu.
•
Indiquer la date de livraison, champ « Date ».
•
Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ « Livré à ».
•
Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception.
•
Cliquer sur
pour voir tous les articles à livrer.
.
24
RECEPTION PARTIELLE D’UNE MARCHANDISE
Accéder au menu de saisie d’une réception et effectuer les étapes suivantes :
•
Saisir ou valider l’entité.
•
Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage.
•
Sélectionner les lignes du bon de commande apparaissant sur le bon
d’emballage.
•
Dans la page « Détails en-tête », saisir la date de réception, le numéro du
connaissement et le numéro du bon d’emballage.
•
Inscrire les quantités reçues (ici, une boîte de chaque article).
•
Mettre à jour l’information à l’aide du bouton
•
Enregistrer la réception à l’aide du bouton
•
Faire la saisie de la livraison.
.
.
25
RÉCEPTION DE LA QUANTITE RESIDUELLE D’UNE COMMANDE
Accéder au menu de saisie d’une réception et effectuer les étapes suivantes :
•
•
Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage.
•
Sélectionner la case « Qté résiduelle BC ».
•
Cocher la ou les lignes à recevoir.
•
Mettre l’écran à jour, à l’aide du bouton
•
Compléter la réception et la livraison comme précédemment.
9
9
et cliquer sur
.
26
CONSULTATION DE LA RECEPTION D’UNE MARCHANDISE
La consultation du document de réception de marchandise et de sa livraison est un
élément important du suivi d’un achat par bon de commande.
Pour accéder à l’écran de consultation, cliquer sur le lien Consultation réception de la
page « Accueil utilisateur », ou ciblez le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
∇ Consultation données réception
- Réceptions
•
Demander votre dossier en utilisant le numéro de bon de commande ou le numéro
de réception que vous désirez consulter.
Note : Vous pouvez effectuer votre recherche en combinant de nombreux critères : no. de
réception, no. de connaissement, no. de bon de commande, lieu de destination de
marchandise, fournisseur et date de réception. Le choix de ces critères
déterminera l’étendue de la recherche d’information.
27
•
. Vous obtenez la liste de
toutes les lignes de réception qui ont été saisies pour ce bon de commande.
Suite
Pour afficher l’information détaillée d’une réception particulière, il suffit de la
sélectionner dans la liste; l’exemple ci-dessous utilise le document de réception no.
0000406905.
L’information est répartie sur trois onglets qu’on peut consulter à tour de rôle: « Lignes
réception », « Données détaillées ligne » et « Entrée facultative ».
Il peut s’avérer plus commode de faire afficher toute l’information sur une seule page en
« Afficher toutes les colonnes ». Voir l’exemple qui suit.
utilisant le bouton
28
Suite des lignes
Le lien Détails en-tête affiche certaines informations provenant du bon de commande
(fournisseur et destination); l’information saisie par le commis receveur lors de la
réception de la marchandise (date de la réception, bon de livraison et connaissement),
ainsi que l’IDUL de l’utilisateur qui a reçu ou annulé la marchandise.
•
Cliquer sur
pour retourner à la page « Réceptions ».
D’autres liens permettent d’obtenir un supplément d’information sur chacune des lignes;
pour que ces liens soient actifs, il suffit de cocher la ligne à consulter. Ici, nous allons
cocher la ligne 2.
29
Le lien Statut document permet de consulter les informations inscrites soit sur la
demande d’achat ou sur le bon de commande. Ce lien sera documenté en vue de la
formation sur « Le suivi des transactions ».
Trois liens peuvent présenter un intérêt : ce sont les liens Détails ligne, Statut ligne et
Répartition.
Les liens Commentaires en-tête et Commentaires ligne ne sont pas accessibles. C’est
qu’aucun commentaire d’en-tête ou de ligne n’a été indiqué pour la deuxième ligne, ligne
sélectionnée, lors de la réception de marchandise..
30
Détails ligne
31
Statut ligne
Répartition
Pour afficher toute l’information sur une seule page, utiliser le bouton
.
Le lien Détails répartition BC devient actif lorsque la « Ligne compte » est cochée. On y
trouve le numéro du bon de commande et le numéro de la demande d’achat.
32
33
CONSULTATION DE LA LIVRAISON
Sans quitter l’écran de consultation de la réception, ciblez le menu :
∇ Réceptions
- Mise à jour données livraison
L’information concernant la livraison est présentée sur trois onglets ou pages. Les pages
« Commentaire emplacement » et « Commentaire expédition » ne contiennent de
l’information que si un commentaire standard a été défini pour cette destination ou cet
emplacement.
La page principale « Emplacement » nous indique quand et à qui a été remis la
marchandise. Pour obtenir cette information pour toutes les lignes reçues, cliquez sur
Afficher tout du tableau « Lignes réception ».
34
Toutes les lignes du document de réception s’affichent. Vous pouvez alors vous déplacer
dans le document à l’aide de la barre verticale de défilement.
35
ANNULATION D’UN DOCUMENT DE RECEPTION
Il est possible d’annuler une réception complète. Vous devez accéder au document de
réception en ciblant le menu suivant :
∇ Réceptions
- Recherche valeurs
•
Demander votre dossier en inscrivant le numéro de réception ou le numéro de
bon de commande dans le champ approprié.
•
Lancer la recherche avec le bouton
.
36
•
à l’en-tête de la demande.
Vous obtiendrez le message suivant :
•
Répondre « oui » au message; le statut de réception passera de « Reçue » à
« Annulée » et le statut pour chacune des lignes passera de « R » pour reçue à
« X » pour annulée. Le document sera automatiquement annulé et enregistré.
Remarque : L’annulation de la réception d’une commande ouvre à nouveau les
échéanciers du bon de commande lesquels deviennent disponibles pour
une réception ultérieure.
37
ANNULATION D’UNE LIGNE DE RECEPTION
Il est aussi possible d’annuler une ou des lignes d’une réception. Pour ce faire, vous
devez accéder au document de réception en utilisant le menu hiérarchique suivant.
∇ Réceptions
- Recherche valeurs
•
Faire la recherche soit en inscrivant le numéro de réception, soit à partir du
numéro de bon de commande ou du numéro de réception.
•
.
La réception de la commande comporte 12 lignes. Nous allons annuler la deuxième ligne.
38
•
vis-à-vis la deuxième ligne .
Vous obtiendrez le message suivant :
•
Répondre « oui » au message; le statut de réception de la ligne sélectionnée
passera de « R » pour « Reçue » à « X » pour « Annulée » et certains champs de
la ligne ne seront plus actifs.
•
Enregistrer l’action en cliquant sur
•
Procéder de la même façon pour annuler une autre ligne.
.
Remarque :
L’annulation de la ligne de la réception ouvre à nouveau l’échéancier correspondant du
bon de commande le rendant disponible pour une réception ultérieure.
39
PARTICULARITÉS
Réception d’une commande ouverte
∇ Réceptions
•
•
Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage ; les champs
« Destin » et « Date » doivent être à blanc.
•
Lancer la recherche, cliquer sur le bouton
Cocher la ligne à recevoir et faire
.
.
40
•
Remplacer la valeur « CO » du champ « UDM réc. » par la valeur « UCO ».
•
Sélectionner le lien Détails en-tête.
•
Saisir la date de réception, le numéro du bon d’emballage et le numéro du
connaissement (s’il y en a un). Cliquer le bouton OK.
•
Enregistrer
.
Sans quitter l’écran de saisie « Réception », accéder au menu pour la saisie de la
livraison :
41
∇ Réceptions
42
Retour de marchandises
Lorsque la marchandise a été livrée au demandeur, si ce dernier doit la retourner, il doit
d’abord contacter le fournisseur afin d’obtenir de celui-ci un numéro d’autorisation de
retour de marchandise.
Le demandeur complète ensuite le formulaire SA-8 « Retour de marchandises » en
indiquant la raison du retour. Les copies 2 et 3 doivent être retournées au Service des
finances, division des approvisionnements.
Sur le colis, on doit indiquer le numéro d’autorisation du fournisseur.
Pour l’instant, vous n’avez pas d’action à poser dans le module de réception des
marchandises de PeopleSoft lorsque vous effectuez des retours de marchandises.
43
ANNEXE 1 - L’AIDE-MÉMOIRE– Réception et livraison d’une
marchandise
SAISIE D’UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE
Cliquez sur le lien Saisie réception à la page d’accueil « Accueil utilisateur » ou ciblez le
menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
1. Saisie ou validation de l’ENTITÉ
2. Sélection du bon de commande
• Saisir le no du bon de commande
• Vérifier que les champs « Destination et Date » sont à blanc
• Faire afficher les lignes du bon de commande à l’aide du bouton
• Sélectionner les lignes à recevoir puis faites
• Vérifier les quantités reçues et les modifier si nécessaire
• Vérifier la valeur de l’UDM et la modifier si nécessaire
3. Détails en-tête
• Saisir la date de réception
• Saisir le numéro du connaissement
• Saisir le numéro du bon d’emballage (Bon de livraison)
4. Enregistrer la réception
SAISIE D’UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE
Cliquez sur le lien Livraison à la page d’accueil « Accueil utilisateur » ou ciblez le menu
hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
•
•
•
•
•
Faire afficher toutes les lignes de la réception « Afficher tout »
Dans la 1ère ligne, cocher la case « Livré »
Saisir la date de livraison dans le champs « Date »
Saisir le nom de la personne à qui on remet le colis dans le champ « Livré à »
Effectuer la même opération sur toutes les lignes
• Enregistrer
44
INDEX
A
I
accéder au formulaire, comment ........................ 2
acheteur, information sur l’ .............................. 13
afficher les lignes du BC .................................... 5
intervenants dans le processus de réception........1
B
bon de livraison .................................................. 8
bon d'emballage, définition ................................ 7
C
champ code dans "sélection BC" ........................ 3
commentaire indiqué sur le BC, consultation du
..................................................................... 15
commentaire ligne réception, consultation du ..14
connaissement, définition de .............................. 7
consultation à partir des liens ........................... 30
D
demandeur, information sur le .......................... 13
E
entité AU, bon de commande dans l' .................. 2
N
numéro de l'article, consultation du ..................14
P
page « Sélection bon de commande », définition
des champs .....................................................3
personne qui a saisi la réception, IDUL de la .....9
processus, informations saisies dans le ...............1
Q
quantité résiduelle, utilisation de l'option .........26
R
retour de marchandise, formulaire de ...............43
S
sélection du bon de commande ...........................3
U
unité de mesure, commande ouverte.................41
45

Réception et livraison de marchandise

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