Politique de protection de la vie privée

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Le 26 mars 2013
Politique de protection de la vie privée
Metrolinx apprécie et respecte votre vie privée. Metrolinx a développé et s'en tiendra à la présente Politique de la vie
privée afin de remplir son engagement envers votre vie privée et ses obligations en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, c.F.31 (« LAIPVP »). Metrolinx peut changer la présente
Politique de la vie privée et en afficher une révision dans ce site Web. Veuillez consulter ce site régulièrement pour voir s’il y
a eu des changements.
1.0 Définitions
Dans cette politique :
« Information personnelle » signifie de l'information consignée ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend
notamment :
(a) De l'information reliée à la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle ou
l'état matrimonial ou familial du particulier;
(b) De l'information reliée à l'éducation ou au sujet des antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou
d'emploi du particulier, ou de l'information reliée aux transactions financières dans lesquelles le particulier a été impliqué;
(c) Tout chiffre, symbole d'identification ou autre particularité assigné au
particulier;
(d) L'adresse, le numéro de téléphone, les empreintes digitales et le type sanguin du particulier;
(e) Les opinions ou les vues personnelles du particulier, sauf si celles-ci se rapportent à un autre particulier;
(f) La correspondance de nature confidentielle et privée implicite et explicite envoyée par le particulier à un
établissement et les réponses à cette correspondance qui révéleront le contenu de la correspondance originale;
(g) Les vues et les opinions d'un autre particulier au sujet du particulier en question; et
(h) Le nom du particulier au cas où il se trouve avec d'autres informations personnelles se rapportant au particulier
ou au cas où la divulgation du nom pourrait révéler d'autres informations personnelles au sujet du particulier
« Dossier » signifie tout classement d'information enregistré de manière quelconque, sous forme imprimée, sur film,
électroniquement ou autre. S’entend notamment :
(a) De la correspondance, un mémorandum, un livre, un plan, une carte, un dessin, un schéma, une œuvre illustrée
ou graphique, une photo, un film, un microfilm, un enregistrement sonore, une bande vidéo, un document informatisé,
tout autre matériel documentaire, quelque soit leur forme physique ou leurs caractéristiques, et toute copie de ces
derniers; et
(b) Sous réserve des règlements, du document qui n’a pas pris forme mais qui peut être constitué au moyen de
matériel et de logiciel informatiques ou d’autre matériel de stockage de données, ainsi que des connaissances
techniques normalement utilisés par une institution, à partir de documents lisibles par machine que celle-ci a en sa
possession.
20 Bay Street, Suite 600
Toronto, Ontario, Canada M5J
2W3
20, rue Bay, bureau 600
Toronto, Ontario, Canada M5J
2W3
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2.0 Obligation
Selon la LAIPVP, Metrolinx doit protéger l'information personnelle sous sa garde et/ou son autorité. Metrolinx a
désigné un coordonnateur du service d'accès à l'information qui sera responsable de la conformité. La présente
Politique de la vie privée ainsi que la collecte et l'usage par Metrolinx de l'information personnelle seront en tout temps
conforme à et sous réserve de la LAIPV.
3.0 Motifs
Metrolinx utilisera l'information personnelle recueillie aux fins suivantes :
(a) Pour communiquer avec vous;
(b) Pour vous procurer de l'information concernant des produits actuels ou nouveaux, des services
ou des événements à venir;
(c) Pour la planification et la mise en œuvre d’expansions de services;
(d) Pour évaluer les réactions des clients, y compris les vôtres et des communautés locales au sujet de questions les
touchant à la suite d’initiatives particulières de Metrolinx;
(e) Pour mieux comprendre les besoins de ses clients, et vos propres besoins, en matière de produits et de services
offerts ou à offrir par Metrolinx ou par les partenaires de transport municipal de Metrolinx;
(f) Pour analyser les résultats fonctionnels commerciaux;
(g) Pour assurer la conformité à la Politique de la vie privée ainsi qu'aux modalités et conditions du site
Web;
(h) Pour protéger les biens de Metrolinx;
(i) Pour les procédures de vérification interne;
(j) Pour les besoins de recherche, statistiques et actuariels; ou
(k) Tel que requis ou autrement autorisé par la loi
Metrolinx peut également utiliser votre information personnelle afin de créer de l'information globale qui ne vous
identifie pas personnellement ou qui ne permet pas que vous soyez contacté. Une telle information globale a pour
but de démontrer le comportement du consommateur dans son ensemble. Par exemple, l'information globale peut
servir à déterminer le nombre de consommateurs vivant dans une certaine région.
L'information globale qui sert à planifier, développer, mettre en œuvre, commercialiser et promouvoir les services
de Metrolinx peut être divulguée aux tiers.
Si la compagnie Metrolinx désire utiliser et/ou divulguer votre information personnelle à d'autres fins que celles qui
sont exprimées dans la présente Politique de la vie privée, elle doit le faire en conformité avec la LAIPVP.
4.0 Consentement
En matière de collecte, d'utilisation ou de divulgation de l'information personnelle, une personne peut accorder son
consentement de diverses manières. Lorsque vous faites affaire avec Metrolinx, que vous demandez des
renseignements ou participez aux initiatives de service et de recherche auprès de la clientèle, la compagnie
Metrolinx vous demande de fournir de l'information qu'elle utilise pour vous procurer divers services, pour aider à
investiguer des réclamations, ou autrement pour les fins citées ci-dessus. En fournissant cette information, vous
accordez également à Metrolinx votre consentement implicite à utiliser cette information qui servira à vous procurer
divers services et/ou à évaluer des demandes reliées à diverses prestations. Les particuliers peuvent consentir de
plusieurs manières, comme par exemple :
a) Un formulaire de demande peut être utilisé pour obtenir le consentement, collecter des renseignements et
informer le particulier de l’utilisation qui sera faite des renseignements. En remplissant et signant ce formulaire, le
particulier donne son consentement à la collecte et aux utilisations précisées;
b) Une case à cocher peut être utilisée pour permettre aux particuliers d'exiger que leurs noms et adresses ne
soient pas divulgués à d'autres organisations. Il est présumé que les particuliers qui omettent de cocher la case
consentent que cette information soit transférée aux tiers;
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c) Un consentement verbal peut être accordé lorsque l'information est recueillie par téléphone; ou
d) Un consentement peut être accordé au moment où les particuliers utilisent un produit ou un service ou
participent à une activité telle qu'une enquête.
Metrolinx peut recueillir, utiliser ou divulguer de l'information personnelle à votre insu et sans votre consentement
conformément à la LAIPVP.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et de la
nécessité de maintenir l'intégrité des statistiques et données requises pour l'exécution des affaires de Metrolinx.
Toutefois, un retrait de consentement peut affecter la capacité de Metrolinx de répondre à vos demandes, le cas
échéant, ou de vous procurer l'information que vous recherchez.
5.0 Limite de la collecte d'information
La collecte d'information personnelle par Metrolinx est limitée aux éléments nécessaires et aux fins identifiées dans
la LAIPVP ainsi que dans l'article 2.0 ci-dessus. Toute l'information personnelle est recueillie par Metrolinx de
manière équitable et légale sous l'autorité de loi de Metrolinx, soit la Loi sur Metrolinx de 2006, telle que modifiée de
temps à autre.
6.0 Limite de la collecte, de la divulgation et de la rétention de l'information
L'information personnelle ne peut être utilisée ou divulguée que de manière conforme à la LAIPVP. Sans votre
consentement, Metrolinx ne pourra vendre, échanger ou partager avec un tiers quelconque votre information
personnelle à d'autres fins que celles pour lesquelles elle a été recueillie ou à une fin compatible avec de telles fins.
Cependant, Metrolinx peut divulguer votre information personnelle aux tiers sans votre consentement subséquent et
dans des circonstances selon lesquelles :
a) Metrolinx détient votre consentement antérieur à une telle divulgation, y compris pour les fins énumérées dans la
présente Politique de la vie privée;
b) La divulgation à une tierce personne, y compris un entrepreneur, une filiale, et/ou un partenaire de transport
municipal de Metrolinx est nécessaire dans le but de vous procurer des services; ou
c) Il est permis ou requis par la loi ou conformément à une ordonnance de la cour. L'information personnelle sera
retenue conformément aux règlements administratifs de rétention applicables de Metrolinx ou aussi longtemps que
nécessaire pour pouvoir combler ces fins.
7.0 Analytique Web et fichiers-témoins
Les fichiers-témoins sont généralement utilisés pour permettre aux utilisateurs de se déplacer plus aisément dans
un site Web. Selon votre choix, les fichiers-témoins peuvent être utilisés pour le « rappel » d'une certaine
information personnelle telle que votre mot de passe, afin d'entrer dans le système et de naviguer sur le site Web
de Metrolinx plus facilement et plus rapidement. Ces genres de fichiers-témoins doivent être sauvegardés sur le
disque dur de votre ordinateur. Les fichiers-témoins utilisés par Metrolinx sont encodés pour en empêcher la lecture
de l'information par nulle autre entité que Metrolinx. Metrolinx peut utiliser les fichiers-témoins de session pour
soutenir les commentaires/discussion en ligne, pour les formulaires et l'inscription. Ces fichiers-témoins sont utilisés
uniquement durant votre session en ligne et expirent lorsque votre fureteur est fermé.
De plus, lorsque vous explorez ou téléchargez de l'information du site Web Metrolinx, nos serveurs recueillent
automatiquement des quantités limitées d'information standard à des fins statistiques et de contrôle de l'audience.
L'information est analysée pour examiner les tendances, le rendement et les façons d'améliorer nos sites. Cette
information comprend :
(a) Les adresses de protocole Internet (IP);
(b) Les systèmes d'exploitation et les types et versions de fureteurs utilisés pour
accéder aux sites;
(c) Les dates et les heures durant lesquelles les utilisateurs accèdent nos sites;
(d) Les fournisseurs de service Internet utilisés par les visiteurs;
(e) Les pages visitées;
(f) Les mots-clés inscrits par les utilisateurs dans notre moteur de recherche; et
(g) Les noms et les grandeurs de fichiers requis.
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En général, Metrolinx ne tente pas de lier cette information avec l'identité des particuliers qui visitent notre site. Si
nous détectons une tentative d'endommager notre site, nous prendrons les mesures nécessaire.
8.0 Exactitude
L'information personnelle sera aussi précise, complète et à jour qu'il est nécessaire pour les fins auxquelles elle doit
être utilisée tel qu'énoncé dans la LAIPVP et dans l'article 2.0 ci-dessus.
9.0 Mesures de protection
Toute l'information personnelle recueillie par Metrolinx sera protégée à l'aide de mesures de protection appropriées
contre la perte, le vol et l'accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification. Les
méthodes de protection peuvent comprendre :
(a) Des mesures physiques, par exemple, le verrouillage des classeurs et l'accès restreint aux bureaux;
(b) Des mesures organisationnelles, par exemple, les autorisations sécuritaires, et l'accès limité et sélectif;
(c) Des mesures technologiques, par exemple, l'usage des mots de passe et de l'encodage;
(d) Des ententes, entre Metrolinx et quelconque de ses fournisseurs de service externes, qui exigent que toute
information qui leur est fournie par Metrolinx ou qui a été recueillie et utilisée par eux au nom de Metrolinx soit en
conformité avec la LAIPVP.
10.0 Transparence
Metrolinx s'engage à assurer que de l'information spécifique soit fournie au sujet de ses politiques et de ses
pratiques en matière de gestion de l'information. Pour plus d'information, veuillez contacter le coordonnateur de
e
l'accès à l'information au 20 rue Bay, 6 étage, Toronto, Ontario M5J 2W3, (416) 869-3600 ou 1-888-438-6646.
L'information mise à votre disposition comprend :
(a) Le nom ou titre et l'adresse de la personne qui est responsable des politiques et des pratiques de Metrolinx et à
laquelle des plaintes ou des requêtes doivent être adressées;
(b) Le moyen détenu par Metrolinx d'accéder à votre information personnelle;
(c) Une description du type d'information personnelle détenu par Metrolinx ainsi qu'une description générale de
son utilisation;
(d) Une copie de toute brochure ou autre information expliquant toute politique, toute norme ou tout code de
Metrolinx; et
(e) L’information personnelle qui est mise à la disposition d'autres sociétés affiliées de Metrolinx (par ex. : les
filiales)
11.0 Accès des particuliers
En faisant une demande par écrit, un particulier peut avoir accès à son information personnelle détenue par
Metrolinx. Un particulier peut être tenu de donner des renseignements suffisants permettant à Metrolinx de
proprement fournir un compte-rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de l'information personnelle.
L'information fournie sera utilisée à cette fin uniquement. Toutes les demandes seront traitées conformément à la
LAIPVP.
Metrolinx peut imputer des frais à un particulier désirant avoir accès à son information en conformité avec la
LAIPVP. Si un particulier réussit à démontrer le manque de précision et le caractère incomplet de l'information
personnelle, Metrolinx se chargera de modifier l'information tel qu'exigé, tant que l'intérêt de Metrolinx en matière
de confidentialité et de sécurité ne soit pas compromis. Selon la nature de l'information contestée, la modification
comprend la correction, l'élimination ou l'addition d'information. Le cas échéant, l'information modifiée sera
transmise à des tiers ayant accès à l'information en question.
12.0 Contestation de la conformité
Si un particulier est d'avis que Metrolinx ne se conforme pas aux principes énumérés dans la LAIPVP, il doit
contacter le coordonnateur de l'accès à l'information qui se chargera de faire une enquête à ce sujet. Toutes les
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plaintes seront investiguées par Metrolinx. Lorsqu'une plainte se trouve justifiée, Metrolinx peut prendre les
mesures nécessaires y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques. Toutes questions
ou inquiétudes touchant à la confidentialité/vie privée doivent être adressées au coordonnateur de l'accès à
l'information :
e
Metrolinx, 20 rue Bay, 6 étage, Toronto, Ontario, M5J 2W 3 (416) 869-3600 1-888-438-6646