Manuel Q3 Small Business

M AN UE L
Q3 SMALL BUSINESS
Version de programme dès 2013, dès Windows 98, 7, 8 NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 ou plus élevée
Version du manuel 09.2012
Ce manuel ne peut pas être polycopié ou reproduit dans aucune forme en extrait ou complètement sans l’autorisation de
Q3 Software SA.
Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Windows sont marques déposées enregistrées de la corporation
Microsoft. Q3 Paiements, Q3 Comptabilité, Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Small Business, Q3 Ménage, Q3 Business, Q3
Adresse, Q3 Small Business, Q3 Home Office sont marques de Q3 Software SA. Toutes les autres marques sont propriété
de leurs respectif Titulaire de la marque.
Tous les noms utilisé dans les exemples des produits, procédures, personnes ou événements sont inventé librement.
Tous les ressemblances avec des entreprises, organisations, produits, noms ou événements sont absolument accidentels.
© 2006-2013 by Q3 Software AG, tous les droits réservés.
Sommaire
Introduction
3
À propos de Q3 Small Business .............................................................................................. 3
Au sujet de ce manuel ............................................................................................................. 3
Concept d’utilisation ............................................................................................................... 4
Installation
7
Installer Q3 Small Business ..................................................................................................... 7
Premier lancement du logiciel ................................................................................................ 7
Interfaces à la comptabilité .................................................................................................... 7
Attribution de la licence ......................................................................................................... 8
Protection d‘investition ........................................................................................................... 8
Désinstaller Q3 Small Business ............................................................................................... 8
Concept d'utilisation
10
Cours de Base
10
Abréviations par touches de clavier
10
Tableau des touches de clavier
11
Manuel Q3 Small Business
2
Introduction
À propos de Q3 Small Business
Dans Q3 Small Business, les trois logiciels suivants y sont complètement intégrés:
•
•
•
•
Q3 Factures standard
Q3 Comptabilité standard (uniquement la comptabilité en partie double)
Q3 Salaires standard
Q3 Paiements standard
En plus, la fonctionnalité TVA y est intégrée (qui est soutenue uniquement dans les
versions advanced dans les logiciels susmentionnés).
Au sujet de ce manuel
Ce manuel a pour but de vous aider à vous retrouver facilement et sans soucis dans le
logiciel Q3 Small Business.
U
Vous trouvez des informations de base plus détaillées dans les manuels
manuels pour les logiciels Q3
Factures, Q3 Comptabilité, Q3 Salaires et Q3 Paiements!
Pour des informations de détail, une aide online complète est à votre disposition dans
le logiciel. Vous y accédez à chaque moment par la touche F1.
Comment travailler avec ce manuel
Ce manuel est structuré en chapitres indépendants les uns des autres.
Chapitre 1 Installation
Première installation et attribution de la licence
Chapitre 2 Concept d‘utilisation Comment travailler avec Q3 Small Business
Chapitre 3 Cours de base
Faire la connaissance de Q3 Small Business
comme en jouant
Vous devriez lire les chapitres 1 et 2 avant de commencer à travailler avec Q3 Small
Business. Vous devriez ensuite procéder à l’installation selon le chapitre 2. Le cours de
base du chapitre 3 n’est pas nécessaire pour les utilisateurs chevronnés. La simple
lecture de ce chapitre suffit souvent, sans procéder aux exercices à l’ordinateur.
U
Il est complètement égal dans quel chapitre vous êtes en train de lire: Si quelque chose ne vous
paraît pas clair, ou si vous ne connaissez pas une désignation, utilisez simplement l'aide online. Vous
pouvez y accéder à chaque moment par la touche F1.
Manuel Q3 Small Business
3
Concept d’utilisation
La rapidité d’apprentissage d’un logiciel et son utilisation efficace dépend dans une
large mesure, outre du fonctionnement du programme, de sa conception et de son
design. Pour cette raison, nous avons attaché particulièrement d’attention à ces deux
points.
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Q3 Small Business est un logiciel qui fonctionne sous Windows. Le maniement des éléments
d’utilisation particuliers (menu, champs d’entrée etc.) correspond donc en principe au standard
Windows et n’est pas expliqué en détail dans ce manuel.
L’écran de base
L’écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre des symboles
(petits boutons de commande pour l’accès rapide aux fonctions de menu). L’écran de
base n’a pas de fonction ultérieure: vous travaillerez toujours dans les fenêtres de
travail et les fenêtres de dialogue.
La barre de menus
La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une
fonction différente. Les indications suivantes sont valables pour tous les menus:
•
•
Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche A et la lettre
soulignée (p.e. A+f pour le menu Fichier).
De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier
(hotkeys). Les combinaisons des touches apparaissent dans le menu à droite.
Dans l’appendice de ce manuel vous trouverez un aperçu de tous les menus et
hotkeys (commandes du clavier).
Le menu fichier
… sert à l'accès à un fichier complet (p.e. journal). Les points de menu Fichier sont le
plus souvent liés à la liste dans une fenêtre de travail. En plus, vous pouvez changer
l'application par Fichier+Modules (Ordres, Comptabilité, Salaires, Paiements).
U
Vous pouvez changer l'application encore plus rapidement par clic
sur un bouton de commande bleu auprès du menu!
Le menu editer
... se réfère à des éléments isolés (lots de données) d’un même fichier. Vous
constaterez très vite que vous utiliserez les fonctions du menu Editer le plus souvent
et que vous connaîtrez bientôt les hotkeys correspondantes.
Le menu detail
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... ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte
(p.e. Detail+Propriétés dans la fenêtre Adresses).
Le menu fonction
... contient toutes les fonctions principales de Q3 Small Business(p.e. comtabiliser).
Le menu analyse
... contient toutes les analyses de Q3 Small Business (liste de soldes).
Le menu ?
... mène à l’aide online et à l’enregistrement.
le menu quick
... aide à augmenter l’efficacité du travail. Vous l’ouvrez avec la touche droite de la
souris.
La fenêtre de travail
… sert à l’édition de lots de données dans un fichier (p.e. adresses dans le fichier
d’adresses).
Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données (factures)
momentanément disponibles. Si la liste est active, une barre apparaît sur l’élément
actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans
la liste.
La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données
actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d’entrée pour la saisie
d’un nouveau lot de données ou pour la modification d’un lot de données existant.
Les menus Fichier, Editer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de
travail. Les points de menu actifs diffèrent d’une fenêtre de travail à l’autre.
La fenêtre de dialogue
... sert à saisir des champs qui peuvent être importants pour la prochaine action ou
qui ont un caractère de configuration. La fenêtre de configuration (premier
lancement du programme) est une fenêtre de dialogue typique. La saisie d’un
nouveau lot de données ou la modification d’un lot de données existant dans une
fenêtre de travail est également identique à l’utilisation d’une fenêtre de dialogue.
Nous ne ferons donc aucune différence dans les explications.
Deux éléments d’utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de
dialogue:
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Le choix de champs: Si un champs est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou
vers le bas), il y a un choix à disposition.
¨ ou en cliquant avec la souris, ouvre le choix. Avec E ou en cliquant deux fois
avec la souris, vous choisissez la donnée désirée et fermez le choix.
Le bouton de commande (button):
(button) un bouton de commande peut être rejoint comme
chaque autre champ par la touche T. Le bouton de commande n’est pas un champ
d’entrée, mais un champ d’action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous
déclenchez l’action qui est inscrite sur le bouton.
Comme dans le cas de la fenêtre de travail, les menus sont très importants pour les
fenêtres de dialogue – en premier lieu le menu Editer.
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Installation
Installer Q3 Small Business
Tous les logiciels de Q3 Software SA se trouvent sur le CD Q3 Software. Dès que vous
mettez le CD dans le lecteur CD-ROM, l’ordinateur est préparé pour l’installation d’un
Q3 logiciel.
Choisissez Exécuter dans le menu de lancement
Tapez “d:setup. exe” et confirmez l’introduction avec Ok
Suivez les indications d’installation à l’écran
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“d:” dans le point 2 indique la lettre du lecteur CD-ROM. Remplacez celle-ci par la lettre de
votre lecteur CD-ROM le cas échéant.
Premier lancement du logiciel
Q3 Small Business vous informe qu’il s’agit du premier lancement et vous demande
votre numéro de licence. Vous trouverez ce numéro dans le certificat de licence cijoint.
Dès que vous aurez confirmé le numéro de licence valable avec Ok, Q3 Small Business
initialise les banques de données et ouvre la fenêtre de programme.
Lorsque vous lancez le logiciel pour la première fois, celui-ci vous demande ensuite de
saisir les données de configuration de base suivantes:
•
•
•
Indications de compte (pour les paiements, pour le paiement de factures de
créanciers)
Données de base (apparaissent sur beaucoup d'analyses)
Taxe à la valeur ajoutée (uniquement nécessaire si vous êtes soumis à la TVA)
Vous pouvez modifier et compléter toutes ces indications de configuration plus
tard à chaque instant (menu Fichier+Configuration). Quant à des valeurs de
configuration plus détaillées pour les salaires et la comptabilité générale, vous
devez les saisir seulement lors du premier lancement de module.
Interfaces à la comptabilité
Vous pouvez faire comptabiliser automatiquement des écritures dans la comptabilité
provenant des modules Ordres, Salaires et Paiements. Dans le menu "Fonction", vous
trouvez l'entrée „Comptabiliser dans comptabilité générale“.
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•
•
•
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Module Salaires: une attribution préalable de comptes n'est pas nécessaire
Module Ordres: Une attribution préalable de comptes par facture est possible
(dans la fenêtre „Factures“ en bas à gauche)
Paiements (créanciers): l'attribution préalable de comptes par paiement est
indispensable (dans la
fenêtre Paiements de créanciers en bas à gauche)
Vous pouvez uniquement transférer des paiements de créanciers réglés dans la comptabilité.
Attribution de la licence
Q3 Small Business est équipé d‘un mécanisme d’attribution de licence sophistiqué.
Celui-ci permet l’existence simultanée de tous les logiciels Q3 Software sur le même
CD. Le numéro de licence vous permet d’installer le logiciel acquis comme version
complète. Vous pouvez installer sans problèmes tous les logiciels comme version
démo.
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Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre
numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées.
Conservez bien le numéro de licence ainsi que le numéro supplémentaire. Vous en
aurez besoin lors d’une installation ultérieure de Q3 Small Business sur le même ou
un autre ordinateur.
Si vous perdez votre numéro, vous pouvez le demander par e-mail auprès de
[email protected], à condition que vous soyez faits enregistrer chez nous
Protection d‘investition
S’il existe une version plus actuelle de celle que vous avez acquérie, nous pourrons
vous en informer sans délai grâce à votre enregistrement. Si vous le désirez, nous
vous enverrons ensuite la nouvelle version.
Votre logiciel sera ainsi continuellement mis à jour et vous vous conserverez votre
capacité concurrentielle. Avec votre enregistrement, vous obtiendrez également le
droit d’acquérir des futures Upgrades et Updates.
Désinstaller Q3 Small Business
Si vous vendez votre ordinateur ou si vous l’offrez à quelqu’un, vous êtes tenu à
désinstaller Q3 Small Business. Pour ne pas vous causer des soucis superflus, le
programme SETUP de Q3 Small Business se charge complètement de ce travail.
Assurez-vous que Q3 Small Business n’est pas lancé
Choisissez dans le menu de lancement Windows Réglage+Configuration du système
Choisissez l’inscription ‘Software’
Cherchez dans la liste “Q3 Small Business” et choisissez Ajouter/Enlever
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Suivez ensuite les indications du programme de désinstallation.
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Concept d'utilisation
Dans les manuels pour Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Comptabilité et Q3 Paiements, vous
trouvez un concept d'utilisation détaillé. Veuillez vous servir de ces manuels le cas échéant!
Cours de Base
Dans les manuels pour Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Comptabilité et Q3 Paiements, vous
trouvez un cours de base spécifique au module concerné et facile à comprendre.
Abréviations par touches de clavier
Q3 Software peut être utilisé avec la souris ainsi qu’avec le clavier. Dans cet
appendice, vous trouverez la liste des abréviations par touches de clavier en double.
Retirez un exemplaire du manuel et mettez-le à côté de votre ordinateur quand vous
travaillez.
Ce que vous devez faire (exemple)
A+a
maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a
A+a, a maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a,
lâchez les deux touches et tapez encore une fois la touche a
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Les abréviations par touches de clavier signifient que vous pouvez directement lancer un
traitement déterminé moyennant une combinaison de touches. Si vous connaissez quelquesunes de ces abréviations, vous pourrez travailler considérablement plus vite.
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Tableau des touches de clavier
Ouvrir le menu
Fichier A+f
Travailler avec le fichier actuel, quitter le
programme
Editer
A+e
Travailler avec lot de données actuel
Détail
A+i
Fonctions spéciales dans la fenêtre actuelle
Fonction A+o
Analyse
A+a
Fonctions
Analyses
Déclencher une action
Fichier+Chercher
%
Editer+Choisir
E
Fichier+Poursuivre C+u
Editer+Introduction Ok
C+s
Fichier+Chercher
en arrière
C+r
Editer+Sauvegarder
C+s
Fichier+Aller à …
&
Editer+Retour
™
Fichier+Imprimer
C+p
Editer+Sauveg.+Nouveau C+n
Fichier+Aperçu
"
Editer+Découper
C+x
Editer+Copier
C+c
Editer+Insérer
C+v
Editer+Nouveau
C+n
Editer+Modifier
C+m
Editer+Effacer
C+e
Editer+Annuler
C+z
Editer+Notes
C+t
Fichier+Impression
rapide
§
Fichier+Terminer
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