demandes d`immobilisations
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demandes d`immobilisations
GUIDE D'UTILISATION DU MODULE "RÉQUISITIONS" DANS COBA Novembre 2012 AVANT DE COMMENCER… avoir un code qui vous permette d'utiliser le système informatique du Collège Nom d'utilisateur: initiales nom/prénom + 0 + # d'employé (Ex: Laetitia Deltour: dl025860) Mot de passe: XXXXXXX -Ce code est le même que celui que vous utilisez pour ouvrir votre ordinateur. -Si vous n'avez pas ce code, veuillez vous adresser au service informatique au poste 2185. avoir accès au système Coba Finance et aux codes budgétaires qui vous concernent -Si vous n'avez pas accès à Coba Finance, veuillez vous adresser à Mme Johanne Desaulniers au service de la comptabilité au poste 2146. DÉFINITIONS -Une réquisition (ou demande d'achat) est un formulaire descriptif, que l'on transmet au Service de l'Approvisionnement ou aux magasins du Collège, afin de leur faire connaître un besoin pour un produit et/ou un service. Ce document décrit les spécifications du produit/service, la quantité requise, le prix budgétaire, le nom et département/service du demandeur, la date et le lieu de livraison souhaités, etc… Il servira à formuler la demande de soumission et/ou le bon de commande pour un fournisseur externe. -Il y a deux types de réquisition: réquisition externe R12 Ce type de réquisition est utilisé pour des achats externes au Collège (bons de commande envoyés à des fournisseurs externes). réquisition interne M12 Ce type de réquisition est utilisé pour des achats internes, adressés aux magasins du Collège (magasin central, magasin de chimie, etc...). Pour connaître les items disponibles, consulter les catalogues en ligne sur l'intranet du Collège (Approvisionnement) ou contacter les magasins appropriés qui vous renseigneront. RÉQUISITION EXTERNE R12 SE RENDRE AU MODULE RÉQUISITIONS Menu : Finance > Comptes à payer > Réquisitions Un premier écran s'affiche et doit être fermé. Cliquer Choisir le format d'affichage de la fenêtre (par # de réquisition, demandeur, etc…) Choisir l'année financière concernée par la réquisition Modifier une réquisition Ajouter une réquisition Rechercher une réquisition Supprimer une réquisition Copier une réquisition Une réquisition 'versée' (approuvée par le supérieur) ne pourra être modifiée et/ou supprimée. AJOUTER UNE RÉQUISITION Choisir l'Année financière dans laquelle la réquisition doit être imputée. Cliquer sur Ajouter pour créer une nouvelle réquisition. OU Se positionner sur une réquisition déjà existante, similaire à celle que l'on veut créer, et cliquer sur Copier pour utiliser les paramètres de celle-ci pour une rapidité d'exécution. Pour copier une réquisition, aller directement à la section Copier une réquisition. Lien avec une demande d'immobilisation Si la réquisition est en lien avec une demande d'immobilisation retenue, cliquer sur Liens dem. Immo. et inscrire le numéro de la demande d'immobilisation. Si la réquisition est indépendante des demandes d'immobilisation, ignorer ce bouton. Pour inscrire le # de demande d'immobilisation, cliquer sur Ajouter. Inscrire le # du Département/Service et le No de demande d'immobilisation qui est en lien avec la présente réquisition d'achat. Cliquer sur OK puis sur Fermer pour continuer la rédaction de la réquisition. Les informations entrées dans la demande d'immobilisation seront automatiquement transférées dans la réquisition. Il est toutefois important de vérifier l'exactitude de l'ensemble de ces informations et ce dans les différents onglets. Modifier les informations au besoin. Onglet Généralités Inscrire le Poste Budgétaire. Le Statut doit être laissé à «En rédaction» pendant la rédaction de la réquisition. Lorsque la rédaction sera terminée, il faudra venir le modifier pour «Rédaction complétée.» Choisir le fournisseur parmi les fournisseurs du Collège. Si le fournisseur n'est pas un fournisseur du Collège, laisser le champ libre et indiquer son nom dans les fournisseurs suggérés et/ou les commentaires (onglet «demandeur»). Donner à la réquisition un titre qui décrit le besoin (Description sommaire du besoin). Indiquer la Date requise pour le besoin. Rechercher et sélectionner un fournisseur du Collège Rechercher Affichage>Tri>Descripteur Rechercher par type de tri 'Descripteur'. Cliquer sur OK. Ex: pour 'Meubles Domon', faire la recherche avec le mot le plus spécifique soit 'Domon'. La recherche ne fonctionnera pas avec plusieurs mots et/ou un mot trop généraliste tel que 'Meubles'. En effet, beaucoup de fournisseurs peuvent inclure 'Meubles' dans leur dénomination. Le système donnerait alors trop de résultats si ce mot-là était utilisé. Le système affiche le ou les résultat(s) trouvé(s). Cliquer sur le fournisseur à sélectionner. Onglet Demandeur Indiquer le nom du demandeur (personne pour laquelle le matériel est requis), son département et son poste téléphonique. Inscrire tout Commentaire pertinent à cette réquisition. Ex: Nom et contact du fournisseur s'il s'agit d'un nouveau fournisseur, # de soumission, lien internet pour la référence au produit etc… Il est souhaitable d'ajouter une suggestion de fournisseurs pour la marchandise souhaitée autres que le fournisseur principal indiqué dans l'onglet «généralités». Onglet Expédition Indiquer la bâtisse, le # de local et le département où la marchandise doit être livrée. Onglet Items Pour inscrire l'item requis, cliquer sur Ajouter. Onglet Items > Sous-onglet Demandeur Donner une description de la marchandise à commander. Certains items sont régulièrement commandés au Collège et sont répertoriés dans le catalogue du Collège. Si vous connaissez le # de catalogue du Collège, indiquez-le dans le champ approprié. La description et le prix payé lors de la dernière commande s'afficheront automatiquement. Indiquer le # de catalogue (ou de produit) du fournisseur. Au besoin, sélectionner l'unité de mesure (boîte, caisse, jours etc…) Indiquer la quantité désirée ainsi que le prix unitaire avant taxes. Cliquer sur OK pour sauvegarder l'item. S'assurer que le poste budgétaire soit le même que celui entré dans l'onglet 'Généralités' à moins que la réquisition comporte plusieurs items allant sur des postes budgétaires différents. Dans ce cas, s'assurer que chaque item a le bon poste budgétaire dans le sousonglet 'demandeur' de l'onglet 'item'. Pour modifier un item, doublecliquer sur l'item à modifier ou sélectionner la ligne de l'item à modifier et cliquer sur Modifier. Modifier ensuite l'item. Pour supprimer un item, sélectionner l'item à supprimer et cliquer sur Supprimer. Pour ajouter d'autres items, cliquer sur Ajouter et recommencer le même processus que pour l'item 1. Lorsque la rédaction de la réquisition est terminée, il faut changer son statut pour «Rédaction complétée». Une fois le statut à «Rédaction complétée», votre supérieur verra apparaître votre réquisition dans sa liste de réquisitions à verser et sera en mesure de la verser. Une fois versée, la réquisition apparaîtra dans la liste des réquisitions à traiter du service de l'approvisionnement. Important -Une fois le statut de la réquisition changé à «rédaction complétée», la réquisition ne peut plus être modifiée. Sil y a modification à faire, vous devrez supprimer votre réquisition et la recommencer. Lorsque la réquisition est versée, la réquisition ne peut plus être supprimée. S'il y a modification à faire, vous devrez communiquer avec le service de l'approvisionnement. Si la réquisition doit tout simplement être supprimée, il faudra alors l'inverser et seul votre supérieur ou le service de l'approvisionnement est capable de faire cette opération. -Il est important de changer le statut de la réquisition à «Rédaction complétée» pour que votre supérieur puisse la verser. Si le statut n'est pas à «Rédaction complétée», votre supérieur ne verra pas apparaître cette réquisition dans sa liste de réquisition à verser et n'aura donc aucune possibilité de connaître son existence à part si vous le lui mentionnez. SUIVI D'UNE RÉQUISITION Lorsque la réquisition est versée par votre supérieur, son nom et la date d'approbation apparaissent. Lorsque la réquisition a été attribuée à un acheteur (confirmée par), le nom de l'acheteur et la date à laquelle la réquisition a été attribuée apparaissent. Il est possible de voir à quel bon de commande est liée la réquisition en allant sur chaque item de la réquisition. Consulter un bon de commande Menu: Finances>Comptes à payer>Bons de commande En consultant le bon de commande, il est possible de voir la date de livraison prévue et bien d'autres informations (fournisseur, commentaires de l'acheteur, etc…). L'acheteur peut être consulté au besoin. COPIER UNE RÉQUISITION IMPORTANT – Copier une réquisition permet d'accélérer la rédaction d'une nouvelle réquisition en se servant des données d'une réquisition existante, Il est toutefois important de vérifier la pertinence de l'ensemble de l'information copiée. Choisir l'Année financière dans laquelle se trouve la réquisition à copier. Se positionner sur la ligne de la réquisition à copier et cliquer sur Copier. Choisir l'Année financière courante dans laquelle la nouvelle réquisition doit être copiée. Cliquer sur OK. Prendre en note le # de la nouvelle réquisition et cliquer sur Fermer. Attention: La copie d'une réquisition permet d'utiliser des données utilisées sur une réquisition existante pour en créer une nouvelle et ce plus rapidement mais il est important de vérifier l'exactitude de l'ensemble de ces informations et ce dans les différents onglets. Modifier les informations au besoin. À partir des différents onglets, vérifier l'exactitude des informations. (Voir la section «Ajouter une réquisition» pour les champs nécessaires.) Une fois la réquisition complétée, modifier le statut pour «Rédaction complétée» et cliquer sur OK. RÉQUISITION INTERNE M12 SE RENDRE AU MODULE RÉQUISITIONS INTERNES Menu : Finance > Stock > Réquisitions internes Cliquer sur Ajouter. Sélectionner le code du magasin et cliquer sur OK. Onglet Généralités Indiquer le poste budgétaire. Le Statut doit être laissé à «En rédaction» pendant la rédaction de la réquisition. Lorsque la rédaction sera terminée, il faudra venir le modifier pour «Rédaction complétée.» Donner à la réquisition un titre qui décrit le besoin (Description sommaire du besoin). Indiquer la date requise pour le besoin. Indiquer la bâtisse. Indiquer le local de livraison. Indiquer le département requérant. Indiquer le nom du demandeur et son poste. Onglet Items Ajouter un item. Sélectionner le # de catalogue approprié. La description de l'item s'affichera automatiquement. La nature de dépense du catalogue de produit doit être identique à celle du poste budgétaire (poste demandeur). Indiquer la quantité commandée. Le prix de l'item s'affichera automatiquement. Cliquer sur OK. Changer le statut à «rédaction complétée». Cliquer sur OK.