Guide - Demande de permis d`agent de recouvrement

Transcription

Guide - Demande de permis d’agent de recouvrement

GÉNÉRALITÉ
Le but de ce guide est de vous aider à connaître toutes les exigences requises pour l’obtention d’un premier
permis d’agent de recouvrement et pour procéder à son renouvellement.
Vous y retrouverez certaines explications quant aux conditions d’obtention du permis et de son renouvellement et
quant à vos obligations une fois que le permis vous aura été délivré.
L’Office prend pour acquis que vous avez consulté la Loi sur le recouvrement de certaines créances (L.R.Q.,
chapitre R-2.2), ci-après la loi, et le Règlement d’application de la Loi sur le recouvrement de certaines créances
(R.R.Q., 1981, c. R-2.2, r.1), ci-après le règlement d’application, avant de procéder à une demande de permis.
Vous pourrez vous procurer ces documents dans les librairies des Publications du Québec (Tél. : 1 800 4632100) ou sur le site internet de l’Office de la protection du consommateur au www.opc.gouv.qc.ca.
Il est donc très important que vous lisiez entièrement ce guide afin de bien saisir toutes les implications reliées à
la demande d’un permis et à son maintien. En suivant les étapes de ce guide vous serez en mesure de remplir
votre demande. Veuillez prendre note que ce guide n’est transmis qu’à titre indicatif. Le texte de la loi et du
règlement d’application prévaut en tout temps.

MISE EN GARDE
Le fait d’avoir déposé une demande de permis n’autorise pas le commerçant à exercer et à se livrer aux activités
visées par le permis pas plus qu’il n’oblige l’Office de la protection du consommateur à le délivrer. L’exercice
sans permis constitue une infraction et rend le commerçant passible de poursuites pénales et d’amendes.

TRANSMISSION DE LA DEMANDE
Tous les documents doivent être transmis à l’adresse suivante :
Office de la protection du consommateur
Service des permis
400, boul. Jean-Lesage, bureau 450
Québec, (Québec) G1K 8W4

ASSISTANCE
L’Office de la protection du consommateur possède plusieurs bureaux répartis dans diverses régions du Québec.
Le personnel de ces bureaux est en mesure de répondre à vos questions. Toutefois, dès que le traitement de
votre demande sera amorcé au Service des permis, c’est le personnel de ce service qui pilotera votre dossier et
avec qui vous serez appelé à transiger.

DURÉE DU PERMIS
Un permis est délivré pour une durée de deux ans. Un avis de renouvellement est habituellement transmis 90
jours avant l’échéance du permis et, pour des considérations administratives, le commerçant devra expédier tous
ses documents au moins 45 jours avant l’échéance du permis. À défaut de respecter ce délai, le permis
demandé pourrait ne pas être renouvelé à temps.

DÉLAI DU TRAITEMENT D’UNE DEMANDE
Toute demande d’un permis doit être transmise par courrier. La transmission de documents par télécopieur ne
saurait donc, par conséquent, accélérer le traitement d’une demande. Advenant que des renseignements
confidentiels soient transmis par télécopieur, l’Office ne saurait en garantir la confidentialité.
La date de la réception des documents à l’Office est estampillée mécaniquement et c’est cette date qui est
retenue pour l’application du règlement.
Il faut prévoir, dans le cas d’un dossier complet, un délai minimal de 12 jours ouvrables pour la délivrance du
permis. Si la demande est incomplète, son traitement sera suspendu jusqu’à réception de tous les
documents.
Office de la protection du consommateur, 400 boul. Jean-Lesage, bureau 450, Québec (Québec) G1K 8W4
Téléphone (418) 643-1484, télécopieur (418) 646-4891
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Section 1 – Type de demande
1.1 Type de demande
Le terme « Première demande » s’applique :
a)
Lorsqu’un nouveau commerçant désire effectuer des activités de recouvrement de créances tel que défini
par l’article 5 de la loi.
b)
Lorsqu’un commerçant modifie le statut juridique de son entreprise. Dans ce cas, il faut comprendre qu’il
n’existe plus de relation de permis entre l’ancienne et la nouvelle entité juridique. Il faut donc demander un
nouveau permis.
En cas de décès du titulaire d’un permis, après avoir avisé par écrit l’Office de la protection du consommateur, il
sera possible d’obtenir l’autorisation de poursuivre les activités autorisées par le permis jusqu’à son expiration
(voir les articles 30 à 33 du règlement d’application).
Section 2 - Identification personnelle du demandeur
(si personne physique)
Aux fins du présent guide, on entend par demandeur de permis une personne physique, une société ou une
compagnie qui demande un permis ou le renouvellement d’un permis.
2.1 Nom, prénom et adresse personnelle
Si le demandeur est une personne faisant affaire seule, il doit inscrire ses nom, prénom et adresse personnelle.
Si le demandeur est une société ou une personne morale (compagnie), passer au numéro 2.3 car pour une
société ou pour une personne morale (compagnie), le nom du demandeur doit être celui de la société ou de la
compagnie et l’adresse doit être celle de l’établissement où la société ou la compagnie fait des affaires au
Québec. Ces renseignements doivent être inscrits au numéro 3.2.
2.2 Date de naissance
Le demandeur du permis, dans le cas d’une personne physique, doit inscrire sa date de naissance.
Si le demandeur est une société ou une personne morale (compagnie), passer au numéro 2.3.
2.3 Adresse de correspondance
À remplir si vous désirez que la correspondance soit acheminée ailleurs qu’à votre place d’affaires.
2.4 Personne ressource
Le nom d’une personne répondant pour l’entreprise et son numéro de téléphone doivent être identifiés pour des
fins de communication.
Section 3 - Immatriculation légale du commerçant
(Entreprise individuelle, société ou personne morale)
Tout commerçant faisant des affaires au Québec doit être immatriculé auprès du registraire des entreprises
(REQ). Cette obligation découle de l’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des
sociétés et des personnes morales.
Tous les commerçants requérant un permis de l’Office de la protection du consommateur devront déposer une
copie de leur déclaration initiale d’immatriculation obtenue du registraire des entreprises et la copie des
déclarations modificatives s’il y a lieu, et la dernière déclaration annuelle.
Les commerçants auront avantage à s’informer auprès du registraire des entreprises à Québec au numéro de
téléphone 1 888 291-4443.
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Avis à tous les demandeurs de permis
Veuillez prendre note qu’aucun permis de l’Office de la protection du consommateur
ne vous sera délivré tant que l’immatriculation de votre entreprise ne sera pas
officiellement inscrite dans les registres du registraire des entreprises.
3.1 Nom et adresse tel qu’immatriculé auprès du registraire des entreprises (REQ)
Remplir cette section en fonction de votre immatriculation auprès du registraire des entreprises.
3.2 Nom et adresse de l’établissement principal au Québec pour lequel un permis est
demandé
NOM DE L’ENTITÉ JURIDIQUE
Pour une société ou personne morale (compagnie), il faut indiquer le nom complet de l’entreprise tel qu’il
apparaît sur le certificat d’immatriculation obtenu du registraire des entreprises. À noter que le nom immatriculé
auprès du registraire des entreprises doit comporter l’expression “agence de recouvrement” ou “agent de
recouvrement”.
ADRESSE DE L’ÉTABLISSEMENT PRINCIPAL
L’article 22 de la loi stipule :
22. «Un titulaire de permis doit posséder un établissement au Québec. Cet établissement doit être situé dans un immeuble ou une partie
d’immeuble dans lequel le titulaire fait des affaires».
On entend par établissement principal le lieu où le commerçant exerce ses activités, y tient ses registres et où un
consommateur pourrait se présenter. Ce ne peut être l’adresse d’un répondant ou d’un fondé de pouvoir.
Le permis sollicité en est un pour l’exercice ou l’exploitation d’une agence de recouvrement. Il faut donc que l’on
retrouve dans l’établissement au Québec le personnel, le support technique et les installations requises pour
poursuivre les activités de recouvrement au Québec. La loi régit l’activité de recouvrement de créances. Sans
fournir une liste exhaustive des actions posées pour recouvrer une créance, la loi réglemente spécifiquement et
en détail les communications avec le débiteur et les tiers, en interdisant plusieurs pratiques.
La loi réglemente aussi la tenue des registres, comptes, livres et dossiers. La perception des sommes est aussi
réglementée par l’obligation de déposer des argents reçus dans un compte en fiducie, par l’obligation d’émettre
des reçus aux débiteurs et de rendre compte aux créanciers.
La loi régit également certaines des relations entre l’agent de recouvrement et le créancier. Ce sont ces activités
qui sont réglementées et qui doivent se situer à l’établissement.
Le demandeur d’un permis pourra être appelé à démontrer que son établissement au Québec correspond aux
définitions précitées en déposant copie des contrats qu’il offre aux consommateurs, un certificat d’occupation,
une copie du bail ou un compte de taxe émis par la municipalité, le matériel publicitaire ou tout autre document
pertinent.
À noter que l’adresse de l’établissement principal doit être complète, c’est-à-dire comporter un numéro civique,
le nom de la rue, de la municipalité et le code postal.
Le demandeur doit aussi indiquer le numéro de téléphone et de télécopieur de son entreprise au Québec. Il peut
également nous transmettre son adresse de courrier électronique si elle est disponible.
Une case postale ne constitue pas une adresse au sens de la loi et ne sera pas acceptée.
Un commerçant ne pouvant démontrer l’existence d’un établissement au Québec ne pourra obtenir de permis.
3.3 Autre(s) nom(s) utilisé(s) au Québec et qui doit (doivent) apparaître sur votre
permis
Inscrire l’autre (les autres) nom(s) utilisé(s) au Québec qui sont présents dans votre immatriculation légale
obtenue du registraire des entreprises et qui doit (doivent) apparaître sur votre permis. Les noms sous lesquels
vous entendez faire des affaires au Québec seront affichés sur le permis qui vous sera délivré. Vous devez tenir
compte de l’article 21 de la loi qui stipule que le nom utilisé doit comporter l’expression “agence de
recouvrement” ou “agent de recouvrement”.
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3.4 Date du début des activités commerciales au Québec
Il faut préciser ici la date du début des activités commerciales et non pas la date de demande d’un permis.
S’il s’agit d’une entreprise qui démarre et qui dépose une première demande de permis, la date du début des
activités commerciales devrait être la date de l’obtention du permis.
3.5 Nombre d’établissements au Québec, autres que l’établissement principal, visés
par le permis
Le nombre ne doit pas inclure l’établissement principal inscrit à la section 3.2. Ce nombre ne doit tenir compte
que des autres établissements (ou succursales) au Québec rattachés à votre entreprise. Vous devez remplir et
joindre l’annexe A. Si l’espace est insuffisant, veuillez joindre une autre annexe.
3.6 Genre d’entreprise
Cocher la case appropriée. Vous devez compléter cette section en conformité avec votre numéro d’entreprise du
Québec (NEQ).
3.7 Immatriculation
Indiquer le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) qui vous a été alloué par le registraire des entreprises.
Annexer une copie complète de la déclaration initiale d’immatriculation et les copies des déclarations
modificatives. Cocher la case « pièces jointes ».
Lors d'une demande de renouvellement de permis, le demandeur n'a pas à fournir une copie des documents déjà
fournis lors d'une demande antérieure si ceux-ci sont identiques ; il doit cependant annexer une copie des
déclarations modificatives depuis la date du dernier permis émis.
3.8 Acte constitutif (charte)
Cocher la case appropriée et joindre la copie complète de cet acte constitutif (charte). Si l’acte constitutif a été
délivré hors du Canada, il faudra soumettre une traduction certifiée en français si cet acte constitutif (charte) est
dans une langue autre que l’anglais. Annexer une copie de votre acte constitutif et des documents modificatifs.
Cocher la case « pièces jointes ».
Lors d’un renouvellement de permis, annexer une copie des modifications apportées à votre acte constitutif
depuis la date du dernier permis émis.
3.9 Nom et adresse personnelle des personnes liées à l’entreprise
Compléter l’annexe B en fournissant les renseignements requis à savoir les nom, prénom, date de naissance,
fonction, adresse personnelle, téléphone et télécopieur s’il y a lieu, des associés ou des administrateurs. La liste
doit comporter les noms des personnes qui font partie du conseil d’administration et que l’on retrouve sur
l’immatriculation faite par le registraire des entreprises. Si l’espace est insuffisant, veuillez joindre une autre
annexe.
Important
Un titulaire de permis doit aviser le président dans un délai de quinze jours d'un changement d'adresse ou de
nom, d'administrateur dans le cas d'une personne morale, ou d'associé dans le cas d'une société.
Section 4 - Application de la loi
Section à compléter par tout demandeur de permis. La notion de « demandeur » s’applique soit à un individu
pour une entreprise individuelle ou aux associés et aux administrateurs pour une société ou une personne
morale (compagnie). Si le demandeur est une société ou une personne morale, l’un des associés ou des
administrateurs est-il un failli non libéré ? L’un des associés ou des administrateurs a-t-il été déclaré coupable au
cours de trois années précédentes, d’une infraction à une loi ou à un règlement dont l’Office doit surveiller
l’application ou d’un acte criminel punissable par voie de mise en accusation seulement et pour lesquels il n’a
pas obtenu le pardon?
Dans le cas d’une condamnation à une amende imposée, il faudra déposer copie de la preuve que l’amende a
été acquittée (reçu, quittance). Dans le cas d’une amende impayée, le permis pourrait être refusé.
Il est obligatoire de répondre à toutes les questions de la Section 4. Nous vous rappelons qu’en vertu de l’article
14 de la loi le fait de faire une fausse déclaration pourrait amener l’Office à refuser de délivrer le permis ou à le
retirer.
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Section 5 – Cautionnement et droits
Le demandeur doit calculer le coût du permis (droits) et le montant du cautionnement à fournir en se référant à la
grille de calcul jointe au guide.
Le cautionnement prévu est exigé pour garantir, à l’endroit des consommateurs, une certaine protection. Le
cautionnement sert d'abord à l'indemnisation d'une personne qui a obtenu un jugement final dans le cas visé
dans l'article 49 de la loi qui stipule :
49. Une personne manque à une obligation que lui impose la présente loi ou un règlement, la personne qui en
subit un préjudice peut demander des dommages-intérêts.
Par la suite, il sert au paiement de l'amende qui est imposée à celui qui a fourni le cautionnement ou à son
représentant.
5.0 Montant recouvrés
Lors d'une demande de renouvellement de permis, inscrire le total des montants recouvrés au cours du dernier
exercice financier.
5.1 Montant des droits
Inscrire le montant indiqué dans la Grille 1 : «Droits à verser et cautionnement à fournir», pour déterminer le
montant des droits exigés selon votre catégorie de permis.
Les droits à payer doivent être inclus à la demande.
5.2 Type de paiement des droits
Cochez le mode de paiement choisi.
Les coûts à payer doivent être fournis en argent ou par chèque, mandat-poste ou mandat de banque. Inclure un
chèque, mandat-poste ou un mandat de banque daté du même jour que la demande et libellé à l’ordre du
ministre des Finances.
Note : N’envoyez pas d’argent par courrier. Si vous désirez payer en argent, vous devrez déposer votre
demande au bureau de l’Office de la protection du consommateur à Québec et demander un reçu.
Cautionnement
Choisir l’un des modes de cautionnement et compléter les informations requises.
5.3 Type de cautionnement et montant
Montant du cautionnement (Formulaire N-35)
Inscrire le montant du cautionnement indiqué dans la Grille 1 : «Droits à verser et cautionnement à fournir», pour
déterminer le montant du cautionnement applicable à votre catégorie de permis.
Le montant du cautionnement à fournir pour une première année d’opération est établi à 20 000 $. Par la suite, le
cautionnement est déterminé selon le total des montants recouvrés pendant l’exercice financier précédent (voir
article 12 du règlement d’application dans la section « loi et règlement »).
Type de cautionnement
Cochez la case correspondant au type de cautionnement fourni et inscrivez le montant de ce cautionnement.
Le cautionnement doit être fourni selon l’une ou l’autre des formes suivantes :
a)
Police de cautionnement
Le cautionnement doit être fourni au moyen de l’original d’une police individuelle de garantie et être rédigé
selon les termes du formulaire N-35, ou au moyen d’une police collective de garantie et être rédigé selon
les termes de la formule N-36 laquelle pourra être fournie sur demande. Le nom du débiteur principal doit
être le nom complet du commerçant tel qu’immatriculé auprès du registraire des entreprises. Dans le cas
d’une société, le cautionnement doit contenir le nom des associés.
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b)
Obligation au porteur
Le cautionnement fourni au moyen d’une obligation au porteur sera conservé au Bureau des dépôts et
consignations du ministère des Finances. Le commerçant pourra bénéficier des intérêts. Par ailleurs, à
fréquence régulière, une évaluation sera faite de la valeur marchande de l’obligation. Si cette valeur
s’avérait inférieure au cautionnement requis, le commerçant sera appelé à parfaire le cautionnement exigé.
c)
En espèces (argent, chèque visé, mandat-poste ou mandat de banque).
Les cautionnements en espèces (argent, chèque visé, mandat-poste ou mandat de banque) seront
également déposés au Bureau des dépôts et consignations mais ne porteront pas intérêt.
Si le cautionnement est fourni au moyen d’une obligation au porteur ou en espèces vous devez communiquer
avec le service des permis à Québec pour obtenir le formulaire d’engagement N-37 ou N-38.
Un commerçant pourra remplacer son cautionnement en espèces ou au moyen d’une obligation en cours de
durée d’un permis à la seule condition qu’il dépose une police de cautionnement rétroactive au début de l’entrée
en vigueur du cautionnement.
Note : Les cautionnements en obligation et en argent seront conservés trois ans après la cessation des activités
de l’entreprise.
Annulation du cautionnement
Si en cours de durée du permis la compagnie d’assurance ou l’institution financière se portant caution annule le
cautionnement, le détenteur du permis devra, avant la date d’entrée en vigueur de l’annulation, fournir un
nouveau cautionnement, à défaut de quoi son permis pourra être annulé ou suspendu.
5.4 Numéro de police de cautionnement et nom de la caution
Si le cautionnement est fourni au moyen d’une obligation ou en argent continuer à la section 6.
Si le cautionnement est fourni sous forme de police de cautionnement indiquer le numéro complet de la police de
cautionnement ainsi que le nom de la compagnie d’assurance ou l’institution financière qui émet le
cautionnement et non pas le nom du courtier.
Vous devez faire parvenir l’original de la police de cautionnement en même temps que le formulaire de
demande de permis ou de renouvellement de permis.
Attention : Votre police de cautionnement doit être libellée au(x) même(s) nom(s) et adresse que votre
déclaration d’immatriculation auprès du registraire des entreprises.
L’Office ne fournit aucune référence en ce qui concerne les compagnies qui se
portent caution ni ne traite avec les compagnies ou leurs représentants. Les
commerçants seront bien avisés de communiquer avec leur courtier ou leur agent
d’assurance pour l’obtention de leur cautionnement. Si le commerçant préfère obtenir
un cautionnement d’une institution financière, il devra s’assurer que le texte du
cautionnement sera en tous points conforme au texte prévu au règlement
d’application.
À noter que les lettres de crédit bancaires ne sont pas recevables à titre de
cautionnement et que le cautionnement doit être émis par une compagnie autorisée
à se porter caution au Québec. Veuillez vérifier auprès de votre courtier ou agent
d’assurance que cette exigence est bien respectée.
Section 6 – Renseignements relatifs à d’autres permis
Tous les demandeurs de permis doivent répondre aux questions de cette section, à savoir : le demandeur
exerce-t-il, seul ou en société, un autre commerce assujetti à un permis émis en vertu de la Loi sur la protection
du consommateur ? Si oui, préciser le numéro de permis. De plus, le demandeur est-il titulaire d’un permis ou
d’une licence de même catégorie ailleurs qu’au Québec ? Si oui, préciser le numéro de permis et l’endroit où il a
été délivré.
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Section 7 – Renseignements spécifiques
Avant de remplir cette section voir à la fin du présent guide la section « loi et règlement », pour les dispositions
principales relatives à l’agent de recouvrement.
Informations générales
L’agent de recouvrement aura intérêt à consulter la loi pour bien comprendre ses obligations. A titre de rappel,
voici quelques points à retenir :
•
Il est illégal de communiquer avec un débiteur avant de lui avoir fait parvenir un avis de réclamation écrit.
•
La loi interdit à l’agent de recouvrement de communiquer avec le débiteur si celui-ci a fait parvenir à l’agent
un avis écrit lui demandant de ne communiquer que par écrit.
•
Le débiteur est en droit d’exiger de l’agent de recouvrement son numéro de permis et une preuve de
mandat.
•
Si le débiteur accepte qu’un agent de recouvrement communique avec lui verbalement, l’agent ou son
mandataire doit s’identifier correctement (non seulement par le prénom).
•
Il est interdit à l’agent de recouvrement de communiquer avec un débiteur autrement qu’entre 8:00 heures
et 20:00 heures, ni durant les jours fériés. Le dimanche est considéré jour férié.
•
Il est interdit de communiquer avec toute autre personne que le débiteur ceci incluant sa famille proche.
Deux exceptions peuvent s’appliquer soit, si une tierce personne s’est portée garante pour le débiteur,
dans ce cas il est permis de communiquer avec cette personne; l’autre exception est pour tenter de
connaître l’adresse du débiteur, en ce cas la communication n’est permise qu’à cette seule fin.
•
La créance à recouvrer doit correspondre à celle due par le débiteur. Aucun supplément ne peut être
exigé.
•
L’agent de recouvrement doit s’assurer qu’aucun de ses employés pas plus que lui-même n’utilise la
menace, l’intimidation et le harcèlement dans ses démarches avec le débiteur.
•
L’agent de recouvrement doit déposer les sommes perçues des débiteurs dans un compte en fiducie qui a
fait l’objet d’une déclaration à l’Office de la protection du consommateur. Le débiteur peut en tout temps
demander à l’agent de recouvrement de lui rendre des comptes quant aux sommes qu’il a versées.
•
L’agent de recouvrement doit dans les 10 jours de la réception de la demande fournir gratuitement les
renseignements demandés.
•
Sur demande écrite du débiteur, l’agent de recouvrement doit fournir dans les 10 jours de la réception de la
demande les renseignements suivants :
a) la date de la créance à recouvrer;
b) le nom du créancier;
c) l’adresse du lieu où la créance a été contractée
d) la nature de la créance à recouvrer.
7.1
Date de fin de votre exercice financier
Indiquer le jour et le mois de fin de votre exercice financier.
7.2 Nombre de représentants
Nom et adresse des représentants
Inscrire le nombre de représentants et compléter l’annexe C. Vous devez fournir le nom et l’adresse personnelle
des représentants en ajoutant des annexes supplémentaires s’il y a lieu. Certaines entreprises ayant beaucoup
de représentants confectionnent des listes informatiques. L’Office acceptera de telles listes en autant qu’on y
retrouve toutes les informations requises à l’annexe C.
7.3 Déclaration d’un compte en fiducie
Un demandeur de permis d’agent de recouvrement doit obligatoirement ouvrir un compte en fiducie et doit
immédiatement le déclarer à l’Office de la protection du consommateur. Vous devez donc compléter toutes les
informations demandées dans cette partie du formulaire.
Note :
Le représentant autorisé de l’institution financière doit également signer le formulaire prévue à cette fin
(annexe D) et y apposer son sceau, ou estampe, ou tout autre moyen d’identification.
7
Section 8 – Certification
Une demande d’une personne physique doit être signée par elle-même, celle d’une société par l’un des associés
et celle d’une corporation par une personne dûment autorisée. On entend par « dûment autorisée » une
personne faisant partie du conseil d’administration ou toute autre personne autorisée par résolution du conseil
d’administration. Vous devez inclure à votre demande, la résolution du conseil d’administration.
DOCUMENTS REQUIS
Veuillez vous assurer d’inclure les documents suivants dans votre envoi :
•
Formulaire de demande de permis d’agent de recouvrement dûment signé.
•
Photocopie de la déclaration initiale et modificative, s’il y a lieu, de votre immatriculation auprès du registraire
des entreprises.
•
Copie complète de votre acte constitutif.
•
Liste des établissements autres que l’établissement principal (annexe A).
•
Liste des nom, adresse et date de naissance des personnes liées à l’entreprise (associés ou administrateurs)
(annexe B).
•
Liste des nom, adresse de vos représentants s’il y a lieu (annexe C).
•
Déclaration d’ouverture du compte en fiducie dûment complétée par l’institution financière (annexe D);
•
Original de votre police individuelle de cautionnement selon la formule N-35 (ou cautionnement par
police collective de garantie selon la formule N-36) ou dépôt du cautionnement en valeurs.
•
Chèque fait à l’ordre du ministre des Finances pour l’acquittement des droits et daté du même jour que la
demande.
•
Formules d’engagement N-37 et N-38 dans le cas des cautionnements autres que par police individuelle ou
collective de garantie. (Vous devez communiquer avec le service des permis à Québec pour en obtenir une
copie).
POUR LE RENOUVELLEMENT D’UN PERMIS
•
Formulaire de demande de permis d’agent de recouvrement dûment signé.
•
Photocopie de la déclaration annuelle ou modificative, s’il y a lieu, de votre immatriculation auprès du
registraire des entreprises.
•
Liste des établissements autres que l’établissement principal (annexe A).
•
Liste des nom, adresse et date de naissance des personnes liées à l’entreprise (associés ou administrateurs)
(annexe B).
•
Liste des nom, adresse de vos représentants s’il y a lieu (annexe C).
•
Original de votre police individuelle de cautionnement selon la formule N-35 ou avenant de votre police
individuelle modifiant les dates d’échéances dans les cas où le cautionnement est transmis sous forme de
police de cautionnement.
•
Chèque fait à l’ordre du ministre des Finances pour l’acquittement des droits et daté du même jour que la
demande.
•
Formulaires d’engagement N-37 et N-38 dans le cas des cautionnements autres que par police individuelle
ou collective de garantie. (Vous devez communiquer avec le service des permis à Québec pour en obtenir
une copie).
•
États financiers du dernier exercice financier.
Note : Le demandeur doit transmettre les états financiers de l’exercice financier précédent, certifiés par le
comptable externe. Ces documents doivent être accompagnés soit du rapport du vérificateur, d’un commentaire
de l’expert-comptable ou d’un rapport de mission d’examen et porter la signature d’une personne autorisée de
l’entreprise.
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Un avis au lecteur n’est pas accepté. Il est à noter que les états financiers doivent comprendre les éléments
suivants :
a)
un bilan;
b)
un état des bénéfices non répartis;
c)
un état de l’évolution de la situation financière;
d)
un état des résultats.
Les états financiers exigés doivent être fournis dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice financier.
Le titulaire de permis doit annexer aux états financiers les renseignements suivants se rapportant à la période
couverte par les états financiers :
a)
le total des montants recouvrés des débiteurs;
b)
le montant des sommes déposées en fiducie;
c)
le montant des sommes remises aux créanciers;
d)
le montant des sommes remises au ministre des Finances conformément à l’article 41 et la date de ces
remises;
41. Si, à l'expiration d'un délai de 5 mois de la date de la remise prévue à l'article 40, le titulaire de permis ne peut rendre compte au
créancier ni lui faire remise des sommes reçues à cause d'un fait qui dépend uniquement du créancier, ce titulaire de permis doit en
faire remise au ministre des Finances qui les conserve conformément à la Loi sur les dépôts et consignations (L.R.Q., c. D-5).
e)
le montant des sommes payées par la caution ou le titulaire à une personne suite à un recours civil fondé
sur l’article 49 de la loi;
49. Si une personne manque à une obligation que lui impose la présente loi ou un règlement, la personne qui en subit un préjudice
peut demander des dommages-intérêts.
NOTE : Le demandeur notera que ces exigences sont particulières à la réglementation des agents de
recouvrement et ne sont pas nécessairement et automatiquement incluses dans les états financiers-types. Le
demandeur doit donc s’assurer que son comptable externe préparera les états financiers en tenant compte de
ces exigences.
9
SECTION LOI ET RÈGLEMENT
LOI SUR LE RECOUVREMENT DE CERTAINES CRÉANCES (L.R.Q., chapitre R-2.2)
Quelques dispositions relatives au recouvrement de certaines créances
14. Le président peut refuser de délivrer un permis, le suspendre ou l'annuler en raison du fait qu'un demandeur ou un titulaire a fait une
fausse déclaration ou a dénaturé un fait important lors de la demande de permis.
21. Un titulaire de permis doit faire des affaires sous un nom qui comporte l'expression «agence de recouvrement» ou «agent de
recouvrement».
22. Un titulaire de permis doit posséder un établissement au Québec. Cet établissement doit être situé dans un immeuble ou une partie
d'immeuble dans lequel le titulaire fait des affaires.
23. Un titulaire de permis doit tenir les registres, comptes, livres et dossiers prescrits par la présente loi ou par règlement.
24. Un titulaire de permis doit aviser le président dans un délai de quinze jours d'un changement d'adresse ou de nom, d'administrateur dans
le cas d'une personne morale, ou d'associé dans le cas d'une société. Aux fins du présent article une adresse désigne le lieu d'un
établissement, sauf une case postale.
26. Un titulaire de permis qui reçoit une somme d'argent pour le compte d'autrui doit placer cette somme dans un compte en fidéicommis
jusqu'à la remise de cette somme à la personne pour le compte de qui il l'a reçue.
27. Un titulaire de permis doit, à tout moment, avoir un compte en fidéicommis dans une banque, une coopérative de services financiers, une
société de fiducie ou une autre institution autorisée par la Loi sur l'assurance-dépôts (chapitre A-26) à recevoir des dépôts, pour y garder les
sommes d'argent qu'il a reçues pour le compte d'autrui. Dès l'ouverture du compte, il doit informer le président de l'endroit où ce compte en
fidéicommis est tenu ainsi que du numéro de ce compte.
28. Un titulaire de permis doit effectuer dans ses livres ou registres les inscriptions comptables appropriées au sujet des sommes qu'il doit
placer dans un compte en fidéicommis en vertu de l'article 26.
29. Un titulaire de permis doit sur demande d'une personne de qui ou pour qui il a reçu une somme d'argent, lui en rendre compte.
30. Si le titulaire de permis est une personne morale, chaque administrateur est solidairement responsable avec la personne morale des
sommes qui doivent être placées dans un compte en fidéicommis conformément à l'article 26, à moins qu'il ne fasse la preuve de sa bonne
foi.
34. Un titulaire de permis ou son représentant ne peut:
1° communiquer oralement avec un débiteur avant de lui avoir fait parvenir un avis de réclamation, sur support papier, conforme au modèle
prescrit par règlement;
2° communiquer oralement avec un débiteur qui lui a fait parvenir un avis écrit de ne communiquer avec lui que par écrit;
3° communiquer avec l'époux ou le conjoint uni civilement du débiteur ou un membre de sa famille, sauf si une telle personne s'est portée
caution du débiteur ou pour obtenir l'adresse du débiteur et il doit alors s'identifier;
4° communiquer oralement avec le débiteur ou sa caution, avec leur époux ou conjoint uni civilement ou un membre de leur famille, à un
autre moment que de 8 heures à 20 heures les jours non fériés;
5° menacer le débiteur de révéler, à d'autres personnes que celles qui sont parties à l'obligation ou qui pourraient être tenues de l'exécuter,
son défaut de payer, ni le menacer de publier ou faire publier ce défaut ou une inscription défavorable;
6° suggérer qu'à défaut de paiement, des poursuites judiciaires seront intentées;
7° réclamer l'exécution d'une obligation en plus de celle qui est due, notamment à titre de frais de recouvrement ou en considération d'un
délai de paiement;
8° s'engager à assumer les frais judiciaires qui pourraient être encourus en raison du recouvrement d'une créance;
9° fournir un écrit pouvant être adressé par un créancier à son débiteur au nom d'un titulaire de permis ou d'un tiers.
L'avis prévu au paragraphe 2° du premier alinéa est valable pour trois mois à partir de la date où il est envoyé au titulaire de permis et vaut
pour toutes les créances que ce titulaire est chargé de recouvrer du débiteur pour un même créancier.
À l'exception du paragraphe 6° du premier alinéa et malgré le paragraphe 2° de l'article 6, le présent article s'applique également lorsqu'un
agent de recouvrement réclame le paiement d'une créance qu'il a achetée.
Règlement d’application
Quelques dispositions relatives au règlement d’application de la Loi sur le recouvrement de certaines
créances
6. Une demande doit être présentée en utilisant la formule N-34 dont le texte figure en annexe et être accompagnée des documents qui y
sont exigés.
7. Une demande d'une personne physique doit être signée par elle-même, celle d'une société par l'un des associés, et celle d'une
corporation par un administrateur dûment autorisé.
12. Le cautionnement que doit fournir le demandeur s'établit comme suit:
a) 10 000 $ lorsque le total des montants recouvrés pendant l'exercice financier précédent est moindre que 100 000 $;
b) 15 000 $ lorsque le total de ces montants est de 100 000 $ et plus, mais moindre que 150 000 $;
c) 20 000 $ lorsque le total de ces montants est de 150 000 $ et plus, mais moindre que 250 000 $;
d) 25 000 $ lorsque le total de ces montants est de 250 000 $ et plus.
13. Si le demandeur n'a pas exercé l'activité d'agent de recouvrement au cours de l'exercice financier précédent, ou si le total des montants
recouvrés pendant cet exercice ne peut raisonnablement permettre une estimation de la valeur annuelle totale de l'exercice en cours, le
cautionnement est de 20 000 $.
14.1. Au cas d'abandon de la demande ou de refus du président d'émettre ou de renouveler un permis, les droits que doit payer le
demandeur en vertu de l'article 14 sont réduits de moitié.
Le demandeur est réputé avoir abandonné la demande qu'il ne complète pas dans les 3 mois d'une mise en demeure de parfaire.
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15. Si les droits sont payés par chèque, mandat-poste, mandat de banque ou ordre de paiement tiré sur une caisse d'épargne et de crédit, il
doit être fait à l'ordre du ministre des Finances.
16. Le cautionnement doit être fourni:
a) au moyen d'une police individuelle de garantie;
b) au moyen d'une police collective de garantie;
c) en espèces, par chèque visé, mandat-poste, mandat de banque ou ordre de paiement visé tiré sur une caisse d'épargne et de crédit à
l'ordre du ministre des Finances; ou
d) au moyen d'une obligation au porteur réalisable en tout temps, émise ou garantie par le Gouvernement du Canada ou de l'une de ses
provinces et dont la valeur au marché est au moins égale au montant du cautionnement exigible.
19. Si le cautionnement est fourni au moyen d'une police individuelle de garantie, il doit être rédigé selon la formule N-35 dont le texte figure
en annexe.
34. Un titulaire de permis doit remettre un reçu au débiteur pour le compte duquel il reçoit un paiement en espèces.
Un tel reçu doit également être remis, sur demande écrite, à un débiteur dont le paiement a été effectué autrement qu'en espèces.
35. Le reçu prévu à l'article 34 doit mentionner:
a) la date du paiement et la date de l'émission du reçu;
b) le nom du débiteur;
c) le montant reçu et le mode suivant lequel le paiement a été effectué;
d) le nom du créancier et la dette en regard de laquelle le montant a été reçu;
e) le nom de la personne qui a effectué le paiement s'il s'agit d'une personne autre que le débiteur;
f) le nom du titulaire du permis;
g) le solde de la créance à recouvrer.
36. Le reçu prévu à l'article 34 doit être fourni au débiteur dans les 10 jours du paiement en espèces ou, selon le cas, de la réception de la
demande d'un reçu et doit être signé par le titulaire du permis ou son représentant.
37. Toute somme d'argent reçue par un titulaire de permis doit être déposée dans un compte en fiducie dans les 7 jours de la réception.
40. Un titulaire de permis doit rendre compte par écrit au créancier du montant recouvré pour lui et lui remettre la somme perçue, après
déduction des frais de recouvrement, au plus tard le dernier jour du mois qui suit le mois où un montant a été recouvré.
41. Si, à l'expiration d'un délai de 5 mois de la date de la remise prévue à l'article 40, le titulaire de permis ne peut rendre compte au
créancier ni lui faire remise des sommes reçues à cause d'un fait qui dépend uniquement du créancier, ce titulaire de permis doit en faire
remise au ministre des Finances qui les conserve conformément à la Loi sur les dépôts et consignations (L.R.Q., c. D-5).
42. Un titulaire de permis doit, sans frais, rendre compte au débiteur par écrit de l'état de sa dette dans les 10 jours de la réception d'une
demande écrite du débiteur à cet effet en indiquant:
a) la date de la reddition de compte;
b) le nom du créancier;
c) le montant initial de la créance à recouvrer;
d) la date et le montant de chaque versement imputé à cette créance depuis l'avis de réclamation, s'il s'agit d'une première reddition de
compte, ou, selon le cas, depuis la dernière reddition de compte;
e) le solde de la créance;
f) le nom du titulaire du permis.
44. L'avis de réclamation prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l'article 34 de la Loi doit être conforme à la formule N-41 dont le texte
figure en annexe.
FORMULE N-41 (a.44)
AVIS DE RÉCLAMATION
(Loi sur le recouvrement de certaines créances (L.R.Q., c. R-2.2, a. 34)
..................................................
(numéro de permis du titulaire)
Date: ................................................................................................... (date de l'envoi de l'avis de réclamation)
Lieu: .................................................................................................... (lieu de l'envoi de l'avis de réclamation)
............................................................................................................. (nom ou dénomination sociale du titulaire de permis)
............................................................................................................. (adresse du titulaire de permis)
…………….........................................................
(nom du débiteur)
.........……………….............................................
(adresse du débiteur)
.............................................................................................................. (nom du créancier de la créance à recouvrer)
.............................................................................................................. (montant de la créance a recouvrer)
(Libellé de l'avis de réclamation) ....................................................………………………………………………………….......
.....................................................................................................…………………………………………………………..........
.............................................................................................................…………………………………………………………..
Le débiteur aura avantage à connaître la Loi sur le recouvrement de certaines créances et, au besoin, à communiquer
avec l'Office de la protection du consommateur.
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47. Un titulaire de permis doit maintenir un registre où il inscrit eu égard à chaque créance à recouvrer d'un débiteur:
a) le nom et l'adresse du débiteur;
b) le nom et l'adresse du créancier;
c) le montant de la créance à recouvrer;
d) la date de chaque paiement, son montant et le mode suivant lequel il a été effectué;
e) le nom de la personne qui a effectué le paiement s'il s'agit d'une personne autre que le débiteur;
f) le solde de la créance après chaque paiement;
g) la date du mandat prévu à l'article 32 de la Loi ou de l'écrit exigé à l'article 46;
h) la date de l'envoi de l'avis de réclamation prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l'article 34 de la Loi;
i) la date et la nature de tout autre écrit adressé au débiteur;
j) la date de réception de l'avis du débiteur prévu au paragraphe 2 du premier alinéa de l'article 34 de la Loi;
k) la date et la nature de tout autre écrit reçu du débiteur;
l) la date et la nature de tout écrit envoyé à une personne autre que le débiteur, sauf lorsqu'il est adressé au créancier;
m) la date et l'identité de toute personne autre que le créancier, avec qui communique le titulaire ou son représentant autrement que par
écrit;
n) la date de tout reçu remis conformément à l'article 34;
o) la date de toute reddition de compte faite conformément à l'article 42;
p) la date de toute quittance ou de tout reçu prévus à l'article 43; et
q) la date de tout renseignement transmis suivant les articles 52 ou 53.
54. Un titulaire de permis doit, chaque année, fournir au président des états financiers établis de manière à présenter fidèlement la situation
financière de l'entreprise à la date de la fin de son dernier exercice complété, ainsi que les résultats de son exploitation et l'évolution de sa
situation financière pour l'exercice terminé à cette même date.
55. Les états financiers fournis par une corporation doivent comporter:
a) un bilan;
b) un état des bénéfices non répartis;
c) un état de l'évolution de la situation financière; et
d) un état des résultats.
57. Les états financiers fournis en vertu de la présente section doivent être préparés selon les principes comptables généralement reconnus,
par un comptable membre d'un ordre professionnel reconnu par le Code des professions (L.R.Q., c. C-26) et porter la signature d'une
personne autorisée de l'entreprise.
58. Le titulaire de permis doit annexer aux états financiers les renseignements suivants se rapportant à la période couverte par les états
financiers:
a) le total des montants recouvrés des débiteurs;
b) le montant des sommes déposées en fiducie;
c) le montant des sommes remises aux créanciers;
d) le montant des sommes remises au ministre des Finances conformément à l'article 41 et la date de ces remises;
e) le montant des sommes payées par la caution ou le titulaire à une personne suite à un recours civil fondé sur l'article 49 de la Loi.
59. Les états financiers exigés par la présente section doivent être fournis dans les 6 mois qui suivent la fin de l'exercice financier.
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COORDONNÉES DES BUREAUX RÉGIONAUX DE L’OFFICE
DE LA PROTECTION DU CONSOMMARTEUR
Abitibi - Témiscamingue
255, avenue Principale
Rez-de-chaussée 05
Rouyn-Noranda J9X 7G9
Bas –Saint-Laurent
337, rue Moreault
Rimouski G5L 1P4
Capitale Nationale –
Chaudière-Appalaches
400, boul. Jean-Lesage
Bureau 450
Québec G1K 8W4
Côte-Nord
456, rue Arnaud,
Bureau 1.05
Sept- Îles G4R 3B1
Estrie
200, rue Belvédère Nord
Bureau 3.02
Sherbrooke J1H 4A9
Gaspésie –
Îles-de-la-Madeleine
96, montée Sandy Beach
Bureau 1.02
Gaspé G4X 2W4
Laurentides –
Lanaudière
500, boul. des Laurentides
Bureau 1503-B
Saint-Jérôme J7Z 4M2
Centre-du-Québec –
Mauricie
100, rue Laviolette
Rez-de-Chaussée 11
Trois-Rivières G9A 5S9
Montréal – Laval –
Montérégie
5199, rue Sherbrooke Est,
Bureau 3671, aile A
Montréal H1T 3X2
Outaouais
170, rue de l’Hôtel-de-Ville
Bureau 8.300
Hull J8X 4C2
Saguenay –
Lac Saint-Jean
3950, boul. Harvey
Bureau 2.12
Jonquière G7X 8L6
Pour joindre l’Office de la protection du consommateur, vous pouvez maintenant composer l’un des
numéros suivants si c’est pour vous un appel local :
Montréal
(514) 253-6556
Québec
(418) 643-1484
Trois-Rivières
(819) 371-6400
Saguenay
(418) 695-8427
Gatineau
(819) 772-3016
Sherbrooke
(819) 820-3694
Saint-Jérôme
(450) 569-7585
Sinon, vous devez composer le numéro suivant : 1 888 OPC-ALLO (1 888 672-2556).
http://www.opc.gouv.qc.ca
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FORMULE N-35
(a. 19)
CAUTIONNEMENT PAR POLICE INDIVIDUELLE DE GARANTIE
CAUTIONNEMENT Nº ..........
SOMME ....................$
Nous, ......................................................................................................................, ci-après appelé
débiteur principal et nous, .................................................................................................., ci-après appelé
caution, sommes obligés solidairement envers le ministre des Finances du Québec, ci-après appelé
bénéficiaire, pour la somme de ................................................. dollars ( ..................$), monnaie légale du
Canada, au paiement de laquelle nous nous engageons ainsi que nos héritiers, nos exécuteurs, nos
administrateurs, nos successeurs et nos représentants légaux respectifs.
ATTENDU QUE le débiteur principal exerce ou projette d'exercer l'activité d'agent de recouvrement.
ATTENDU QUE l'exercice de cette activité oblige, suivant la Loi sur le recouvrement de certaines
créances (L.R.Q., c. R-2.2), ci-après appelée Loi, le débiteur principal à fournir un cautionnement dans le
but de garantir d'abord le paiement du capital, des intérêts et des frais taxés accordés par tout jugement
final prononcé contre le débiteur principal ou son représentant en vertu de l'article 49 de la Loi et ensuite
le paiement de l'amende et des frais imposés au débiteur principal ou à son représentant en vertu du
chapitre VI de la Loi.
IL EST ENTENDU ET CONVENU QUE le présent cautionnement est valide pour toute la durée du
permis et que la caution ne peut y mettre fin que moyennant un avis écrit d'au moins 3 mois au président
de l'Office de la protection du consommateur.
IL EST ENTENDU ET CONVENU QUE le présent cautionnement continuera d'être en vigueur malgré le
transfert du permis du débiteur principal, effectué conformément à la Loi et au Règlement d'application
de la Loi sur le recouvrement de certaines créances (R.R.Q., 1981, c. R-2.2, r. 1).
IL EST ENTENDU ET CONVENU QUE le débiteur principal et la caution s'engagent solidairement à
payer d'abord le capital, les intérêts et les frais taxés accordés par tout jugement final prononcé contre le
débiteur principal ou son représentant en vertu de l'article 49 de la Loi et ensuite à payer l'amende et les
frais imposés au débiteur principal ou à son représentant en vertu du chapitre VI de la Loi.
IL EST ENTENDU ET CONVENU QUE la responsabilité totale de la caution en vertu du présent
cautionnement ou de tout renouvellement de celui-ci est limitée à la somme mentionnée ci-dessus ou à
toute autre somme qui y sera substituée au moyen d'un avenant ou d'un certificat de continuation.
IL EST ENTENDU ET CONVENU QUE, malgré l'expiration du présent cautionnement, la caution
demeurera obligée en vertu du présent cautionnement à la condition que l'action civile soit intentée dans
le délai prescrit par la Loi, et la poursuite pénale dans le délai prescrit par le Code de procédure pénale
(L.R.Q., c. C-25.1) et que la faute qui fait l'objet du jugement civil ou de la condamnation au pénal ait été
commise à un moment où le présent cautionnement était en vigueur.
EN FOI DE QUOI le débiteur principal a signé les présentes et la caution y a apposé sa signature et son
sceau.
Signé à .....................................................................
SPÉCIMEN
ce .......... jour de ............................................. 20…
________________________________
Témoin
________________________________________
Débiteur principal
Signé à .....................................................................
ce .......... jour de ............................................. 20…
_______________________________
Sceau de la caution
________________________________________
Signature de la personne dûment autorisée
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