appel d`offre pour materiel de construction

APPEL D’OFFRE POUR MATERIEL DE CONSTRUCTION
Fourniture de Matériaux pour la Construction des Abris à Grand-Goâve (HTI-1088)
INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, des conditions qui
régissent ce marché, comme étant la seule base de cette procédure d'appel d'offres. Les
soumissionnaires sont réputés avoir examiné attentivement tous les formulaires, instructions,
dispositions contractuelles et spécifications contenus dans ce dossier d'appel.
1
Prestations à fournir
1.1
L'objet du marché est la vente et la livraison par le titulaire des matériaux et matériels specifiés dans
l’Annexe Technique (l’Annexe A).
1.2
Chaque categorie dans l’Annexe Technique est considérée comme un lot, ainsi les candidats peuvent
répondre à l’appel relatif à la livraison d’une categorie (lot), deux ou plusieurs catégories ou l’ensemble.
1.3
Les fournitures doivent répondre aux spécifications techniques stipulées dans le dossier d'appel d'offres
(Annexe B) à tous égards.
1.4
Les matériels doivent être emballés de manière à faciliter la protection et le denombrement des articles.
1.5
Les candidats seront amenés à fournir les quantités des matériels spécifiées ci-dessus, et d’assurer le
transport suivant le calendrier de livraison fixé à l’article 15.2. Les matériels doivent être livrés au dépôt
er
de la Welthungerhilfe situé au centre ville de Petit-Goâve, à 10 angle rue Faustin 1 et du Quai, en Haiti.
Pour certains articles, notamment le sable (lot 3) et les blocs de ciment (lot 4), la livraison doit se faire
dans la zone de projet de la Welthungerhilfe au niveau de la premiere section de Grand-Goâve.
2
Calendrier pour l’Appel d’offre
DATE
Date limite de remise des offres
Lundi, 13 Aout 2012
HEURE
(temps local d’Haïti)
3 :00 p.m.
Ouverture des offres
Mercredi, 15 Aout 2012
9 :30 a.m.
Notification de l'attribution du marché à
l'attributaire
Vendredi, 17 Aout 2012
Signature des contrats
Mardi, 21 Aout 2012
Appel d’offre matériaux pour la construction des abris à Grand Goâve (HTI 1088)
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3
Participation
3.1
La participation à la procédure est ouverte à toutes les personnes physiques ou morales qui sont
établies en République d’Haiti ou dans l'un des pays et territoires au niveau régional, et aussi a tous les
personnes ou sociétés établies et enregistre au niveau international.
3.2
Pour être admis à participer à la présente procédure d'appel d'offres, les soumissionnaires doivent
apporter la preuve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, qu'ils remplissent les conditions juridiques,
techniques et financières requises et qu'ils ont la capacité nécessaire et des ressources suffisantes pour
exécuter le marché. De ce fait ils fourniront :



Copie de la patente de la firme
Quitus fiscal âgé d’au plus 3 (trois) mois
Ainsi que tout les documents indiqué sous article 8 Partie 1.
4
Devise
4.1
Les offres devront être libellées en Gourdes Haïtiens (HTG) ou en Dollars Américains (USD). Des
offres en Dollars Haïtiens ne seront pas acceptées !
5
Lots
5.1
L’appel d’offre est divisé en 8 lots qui sont repartis comme suit :
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Lot 4
Lot 5
Lot 6
Lot 7
Lot 8
Bois
Cornières/ attentes
Sable
Bloc de ciment
Matériel de construction divers
Tôles, fées
Ciments, plywood et autres
Matériels de plomberie
5.2
Chaque lot fait l'objet d'un marché séparé et les quantités indiquées aux différents lots sont divisibles par
livraison. Le soumissionnaire doit obligatoirement offrir l'ensemble des quantités indiquées à chaque lot.
Les offres partielles ne sont en aucun cas prises en considération. Si un soumissionnaire remporte
plusieurs lots, un marché global portant sur l’ensemble de ces lots peut être conclu.
5.3
L'attribution du marché se fera lot par lot, mais le pouvoir adjudicateur peut choisir la solution globale la
plus avantageuse, compte tenu des rabais consentis.
5.4
La Welthungerhilfe tient le droit de changer les quantités ou de faire des modifications limitées des
spécifications techniques.
6
Période de validité
6.1
Chaque soumissionnaire reste lié par son offre pendant une période de 30 jours à compter de la date
limite pour la remise des offres.
6.2
Dans des cas exceptionnels, et avant expiration de la période initiale de validité prévue, le pouvoir
adjudicateur peut demander par écrit aux soumissionnaires à ce que cette période soit prolongée de 10
Appel d’offre matériaux pour la construction des abris à Grand Goâve (HTI 1088)
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jours. Les soumissionnaires qui acceptent cette demande ne sont pas autorisés à modifier leur offre. En
cas de refus, les soumissionnaires cessent de participer à la procédure.
7
Langage et présentation des offres
7.1
Les offres, la correspondance et les documents associés aux offres échangés entre le
soumissionnaire et le pouvoir adjudicateur doivent être rédigés dans la langue de la procédure en
français.
7.2
Les offres doivent être reçues au plus tard à la date limite du 13 Aout 2012 à 3:00 PM (temps local
d’Haïti/ UTC -4). Elles doivent comporter tous les documents spécifiés et être envoyées à une des
adresses suivante:
Bureau de la Welthungerhilfe (Agro-Action Allemande) 52, Rue Mangonèse à côté Hôtel la
Reserve, Pétion-ville, P-au-P, Département Ouest , Haïti
ou
Bureau de la Welthungerhilfe (Agro-Action Allemande) 94, Rue des Roulottes, Ave La Hatte,
Petit-Goâve, Département Ouest , Haïti
7.3
Les offres se conformeront aux conditions suivantes:
Chaque offre devra être présentée en un exemplaire original unique, marqué «original» et 1 (une) copie
signé de la même façon que l'original et portant la mention «copie». La soumission devra être remise
sous double enveloppe scellée. L'enveloppe externe doit comporter:
a) L'adresse indiquée ci-dessus;
b) La référence de la présente procédure d'appel d'offres (« Fourniture de Matériaux pour la
Construction des Abris à Grand-Goâve, HTI-1088 »)
c) La mention « À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres »
7.4
L’offre devra parvenir à un des Bureaux de la Welthungerhilfe listés avant 3:00 PM (temps local d’Haïti/
UTC -4) avec accusé de réception délivrée par porteur contre reçu, qui devra être signé par le
secrétariat de la Welthungerhilfe ou son représentant.
8
Contenu des offres
Chaque offre présentée doit être conforme aux exigences prévues dans le dossier d'appel d'offres et
comprendre notamment:
Partie 1 : Documents d’admissibilité :
-
Copie de la patente de la firme ou de l’entreprise
Quitus fiscal âgé d’au plus 3 (trois) mois
Ce document d'information, signé et estampillé par le soumissionnaire
Le document « Qualification des fournisseurs » (Annexe D), signé et estampillé par le soumissionnaire
Références
Partie 2 : L’offre technique / financière :
-
La
description
détaillée
des
biens
offerts
conformément
techniques, incluant, le cas échéant, une documentation si jugée nécessaire.
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aux
spécifications
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L’offre technique/ financière doit être présentée en conformité avec le modèle fourni (Annexe A : Annexe
Technique et Financière), compléter si nécessaire par des feuillets pour les détails.
Partie 3 : Documentation :
-
Une déclaration du soumissionnaire attestant l’origine des matériels (ou autre moyen de preuve de
l’origine).
-
Autorisation du signataire : un document officiel prouvant que la personne qui signe est habilité à le faire
pour le nom et le compte de l’entité/entreprise.
9
Fixation des prix et contrôle de qualité
9.1
Les soumissionnaires sont réputés s'être assurés, avant le dépôt de leur offre, de l'exactitude et du
caractère complet de celle-ci, d'avoir tenu compte de tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre
complète et correcte du marché et d'avoir inclus tous les frais dans leurs tarifs et leurs prix.
9.2
Les prix unitaires et globaux doivent être calculés sur la base de la livraison au lieu et dans les
conditions indiquées ci-dessus incluses, le prix proposé des materiels (y inclus chargement,
déchargement) du lieu d’achat vers le lieu de livraison.
9.3
Le marché est à prix fermes et non révisables
9.4
Les fournisseurs doivent fournir des échantillons de chaque article qu’ils auront à livrer avant la première
livraison.
9.5
Avant toute livraison l’organisation Welthungerhilfe a le droit de faire un contrôle de vérification des
articles a livrer.
9.6
Le fournisseur doit s’engager a remettre toutes les articles jugés défectueux lors de la livraison.
10
Informations complémentaires avant la date limite de remise des offres
10.1 Le dossier d'appel d'offres doit être suffisamment clair afin d'éviter autant que possible que des
informations complémentaires ne soient réclamées en cours de procédure par les prestataires de
services invités à soumissionner. Dans le cas où la Welthungerhilfe, sur sa propre initiative ou en
réponse à la demande d'un soumissionnaire potentiel, fournit des informations complémentaires sur le
dossier d'appel d'offres, elle communique ces informations par écrit et simultanément à tous les autres
soumissionnaires potentiels.
10.2 Les soumissionnaires peuvent envoyer leurs questions par écrit aux adresses emails suivantes avant la
date limite de remise des offres, en précisant la référence de publication et l'intitulé du marché:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
11
Modification ou retrait des offres
11.1 Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite
pour l'appel d'offres. Aucune offre ne saurait être modifiée après ce délai. Les retraits sont
inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d'appel d'offres.
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11.2 Il ne peut être procédé au retrait d'une offre dans l'intervalle de temps courant entre la date limite de
remise des offres mentionnée à l'article 2 et l'expiration de la période de validité de l'offre.
12
Ouverture des offres
12.1 L'ouverture et le dépouillement des offres ont pour objet de vérifier si les soumissions sont complètes, si
les garanties de soumission ont été fournies, si les documents ont été dûment inclues et si les
soumissions sont, d'une manière générale, en ordre.
12.2 Les offres seront ouvertes en séance interne le 15 Aout 2012 à 9 :30 a.m. au Bureau de la
Welthungerhilfe à Petit Goâve par le comité désigné à cet effet. Un procès-verbal sera rédigé par le
comité et sera disponible sur demande.
12.3 Lors de l'ouverture des offres, les noms des soumissionnaires, le montant des offres, les éventuels
rabais accordés, les avis écrits de modification et de retrait, la présence de la garantie de soumission
requise et toute autre information que le pouvoir adjudicateur estime appropriée peuvent être annoncés.
12.4 Après l'ouverture des offres, aucune information relative au dépouillement, à la clarification, à
l'évaluation et à la comparaison des offres, ainsi qu'aux recommandations concernant l'attribution du
marché, n'est divulguée jusqu'à ce que le marché ait été attribué.
12.5 Toute tentative d'un soumissionnaire visant à influencer le comité d'évaluation dans la procédure
d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres ou visant à obtenir des
informations sur le déroulement de la procédure ou à influencer le pouvoir adjudicateur dans sa décision
relative à l'attribution du marché entraîne le rejet immédiat de son offre.
12.6 Toutes les offres reçues après la date limite de soumission des offres indiquées dans l’avis de marché
ou les présentes instructions seront conservées par le pouvoir adjudicateur. Aucune responsabilité ne
peut être acceptée pour la délivrance tardive des offres. Les offres tardives seront rejetées et ne seront
pas évaluées.
13
Évaluation des offres
13.1 Examen de la conformité administrative des offres
Cette phase a pour objet de vérifier si l'offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier
d'appel d'offres. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions modalités et
spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante.
Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et
ne peut, par la suite, être rendu conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou
restrictions.
13.2 Évaluation technique / financière
À l'issue de l'analyse des offres jugées administrativement conformes, le comité d'évaluation arrêtera un
jugement sur la conformité technique de chaque offre et classera les offres en deux catégories:
conformes et non conformes techniquement.
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Aucun changement au montant ou à la substance de la soumission ne sera sollicité, proposé ou
autorisé, sauf si un changement est nécessaire pour confirmer la correction d'erreurs de calcul
découvertes pendant l'évaluation des soumissions en application de l'article 4. Une telle demande
d'explication ne doit pas fausser la concurrence. Cette classification des offres non conformes devra être
dûment justifiée dans le procès-verbal d'évaluation.
Les soumissions jugées techniquement conformes sont soumises à une vérification visant à déceler
d'éventuelles erreurs arithmétiques dans les calculs et les totaux. Les erreurs sont corrigées par le
comité d'évaluation de la manière suivante:
-
Lorsqu’il y a une divergence entre le montant indiqué en chiffres et celui indiqué en toutes lettres, le
montant en toutes lettres prévaut;
-
Lorsqu’il y a une divergence entre un prix unitaire et le montant total obtenu en multipliant ce prix
unitaire par la quantité, le prix unitaire indiqué prévaut.
-
Les montants ainsi corrigés sont opposables au soumissionnaire. Si ce dernier ne les accepte pas,
son offre est rejetée.
13.3 Principaux critères d'attribution
Pour l’évaluation des offres qui ont été jugées administrativement et techniquement conformes, les
critères pour l’attribution sont
-
14
Prix (y inclus le prix de transport)
Capacité de respecter le délai de livraison (Stabilité financière / Proximité au dépôt)
Signature du contrat
14.1 L'attributaire est informé par écrit que son offre a été retenue (notification de l'attribution du marché).
14.2 L’attributaire peut être invité à fournir une garantie bancaire pour donner preuve de sa situation
financière et économique. La garantie bancaire couvrira le ou les lots pour lesquelles il est adjudicataire.
14.3 Si l'attributaire ne fournit pas ces documents de preuve ou déclarations ou preuves de sa situation
financière et économique, et de sa capacité technique et professionnelle dans un délai de 7 jours de
calendrier à compter de la notification de l'attribution du marché ou s'il s'avère qu'il a fourni de fausses
informations, l'attribution du marché est considérée comme nulle et non avenue. Dans ce cas, le pouvoir
adjudicateur peut attribuer le marché au second moins disant parmi les soumissionnaires ou annuler la
procédure d'appel d'offres.
14.4 Dans un délai de 3 jours après la réception du contrat signé par le pouvoir adjudicateur, l’attributaire doit
signer et à renvoyer le contrat au pouvoir adjudicateur. Dès signature, l’attributaire devient le titulaire du
contrat et le contrat entre en vigueur.
14.5 S’il ne parvient pas à signer et à renvoyer le contrat dans un délai de 5 jours après réception de la
notification, le pouvoir adjudicateur peut considérer l’acceptation de l’offre comme nulle et non avenue,
sans préjudice, des droits à compensation ou des recours dont il dispose du fait de cette incapacité et
sans possibilité de contestation de la part du soumissionnaire retenu à son encontre.
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15
Conditions de livraison, calendrier de livraison et pénalités
15.1 La livraison des articles doit se faire aux lieux suivants :
- pour les lots 1, 2, 5, 6, 7, 8: au dépôt de la Welthungerhilfe, situé à Petit-Goâve, 10 angle rue Faustin
er
1 et du Quai
- pour les lots 3 (sable) et 4 (blocs de ciment) : aux chantiers de la Welthungerhilfe dans différentes
ière
localités dans la 1
section de Grand-Goâve indiqué par un responsable de Welthungerhilfe.
15.2 La livraison des articles doit se faire pendant les jours ouvrables entre 8.00 a.m. et 3.00 p.m. et suivant
le calendrier de livraison ci-dessous.
A noter: les pourcentages se referent à chaque article de chaque lot! (Par example une livraison de 30%
du lot 7 signifié que le fournisseur doit livrer 30% du ciment, 30% de colle, 30% du zincomat, 30% du
plywood preparé 1/4, 30% du plywood brut 1/2 et 30% du thinner)
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Lot 4
Lot 5
Lot 6
Lot 7
Lot 8
Description
Bois
Cornières
Sable
Bloc
de
ciment
Divers
Tôles
Ciments et
autres
Matériels de
Plomberie
27.08.12
30%
40%
20%
30%
50%
50%
30%
17.09.12
08.10.12
30%
60%
20%
22.10.12
19.11.12
40%
08.01.13
20%
20%
40%
20%
30%
50%
Total
100%
100%
100%
100%
30%
50%
20%
20%
100%
100%
100%
40%
30%
30%
100%
15.3 En cas de retard de livraison qui n’est pas due à un cas de force majeure, le fournisseur attributaire doit
payer à Welthungerhilfe pour chaque jour de retard un montant de 0.5% de la valeur totale du contrat
signé. La pénalité sera déduite du montant de la facture, la déduction sera implémentée lors du premier
paiement suite à la livraison retardé. En cas de livraison, par le fournisseur attributaire, de marchandises
non conformes aux spécifications et aux quantités arrêtées dans le contrat, Welthungerhilfe a le droit de
déduire de la facture les pertes dues aux manquements, la déduction sera implémenté lors du premier
paiement suite à la livraison concerné. En cas de non-conformité des marchandises, Welthungerhilfe a
le droit de refuser la marchandise. Le fournisseur est obligé d’informer Welthungerhilfe dès que possible
de tout manquement au risque de devoir payer une pénalité journalière qu’un tel manquement puisse
avoir sur la date de livraison.
16
Conditions de payment
16.1 Les paiements pour chaque lot seront effectués comme suit:
Lot 1 et Lot 4:
20% à la signature du contrat,
ième
40% après la 2
livraison (soit après la livraison de 60% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
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40% après la livraison complète de tous les articles
Lot 2 :
20% à la signature du contrat
ière
20% après la 1 livraison (soit après la livraison de 40% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
60% après la livraison complète de tous les articles
Lot 3 :
20% à la signature du contrat,
ième
20% après la 2
livraison (soit après la livraison de 40% du matériel, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
ième
40% après la 4
livraison (soit après la livraison de 80% du matériel, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2 )
20% après la livraison complète de tout le matériel
Lot 5 et Lot 6:
20% à la signature du contrat,
30% après la 1iére livraison (soit après la livraison de 50% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
50% après la livraison complète de tous les articles
Lot 7 :
20% à la signature du contrat,
ière
10% après la 1 livraison (soit après la livraison de 30% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
ième
30% après la 2
livraison (soit après la livraison de 60% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
40% après la livraison complète de tous les articles
Lot 8:
20% à la signature du contrat,
ière
20% après la 1 livraison (soit après la livraison de 40% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
ième
30% après la 2
livraison (soit après la livraison de 70% de la marchandise, prenant en compte les
stipulations dans l’article 15.2)
30% après la livraison complète de tous les articles
16.2 Tous les paiements seront effectués à Port-au-Prince ou à Petit Goâve après l’acceptation de la
livraison par l’équipe de contrôle de Welthungerhilfe à Petit-Goâve par chèque et par la présentation à
Welthungerhilfe d'une facture valide et dûment rempli avec bordereau de livraison signé
17
Clauses déontologiques
17.1 Toute tentative d'un candidat ou d'un soumissionnaire visant à se procurer des informations
confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité ou le
pouvoir adjudicateur au cours de la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison
des offres entraîne le rejet de sa candidature ou de son.
17.2 Le titulaire doit agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal, conformément au
code de déontologie de sa profession. Il s'abstient de faire des déclarations publiques concernant le
projet ou les services sans l'approbation préalable du pouvoir adjudicateur. Il n'engage le pouvoir
adjudicateur d'aucune manière sans son consentement préalable et écrit.
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17.3 Le titulaire et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la durée du marché et
après son achèvement. Tous les rapports et documents reçus ou établis par le titulaire dans le cadre de
l'exécution du marché sont confidentiels.
17.4 Toute offre sera rejetée ou tout contrat annulé dès lors qu'il sera avéré que l'attribution du contrat ou sa
mise en œuvre aura donné lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires.
18
Annulation de la procédure d'appel d'offres
18.1 En cas d'annulation de l’appel d'offres, les soumissionnaires seront avertis de l'annulation par la
Welthungerhilfe. Lorsque l'appel d'offres est annulé avant la séance d’ouverture des offres, les
enveloppes non ouvertes et scellées sont retournées aux soumissionnaires.
L'annulation peut intervenir dans les cas suivants:
 lorsque l'appel d'offres est infructueux, c'est-à-dire lorsque aucune offre méritant d'être retenue
sur le plan qualitatif et/ou financier n'a été reçue ou lorsqu'il n'y a pas eu de réponse;
 lorsque les éléments techniques ou économiques du projet ont été fondamentalement modifiés;
 lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en
œuvre normale du projet;
 lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources financières
disponibles;
 lorsqu'il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence
loyale.

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Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu de verser des dommages-intérêts, incluant sans
restriction des dommages-intérêts pour manque à gagner, liés à l'annulation d'un appel d'offres, quand
bien même le pouvoir adjudicateur aurait été informé de la possibilité de dommages-intérêts. La
publication d'un avis d'appel d'offres n'engage nullement le pouvoir adjudicateur à mettre en œuvre le
programme ou le projet annoncé.
Voies de recours
Si un soumissionnaire s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure de
sélection ou de passation de marché, il en réfère directement à la Welthungerhilfe. Le pouvoir adjudicateur doit
répondre dans un délai de 05 jours à compter de la date de réception de la plainte.
Nom et désignation …………………………………………………………………………………..
Nom de l’entreprise et adresse……………………………………………………………………….
Signature, date, sceau…………………………………………………………………………………
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