Présentation AG 2015 - Blog de l`Office de Tourisme des Vallées d`Ax

Assemblée Générale de
l’Office de tourisme
des Vallées d’Ax
Mardi 30 juin 2015
Aston
Assemblée Générale de
l’Office de tourisme
des Vallées d’Ax
1. Rapport moral
2. Compte rendu d’activité 2014
3. Comptes annuels 2014
4. Plan d’actions 2015
5. Budget prévisionnel2015
6. Cotisations 2016
7. Questions diverses
1. RAPPORT MORAL
Laurent BOQUET
PRESIDENT
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
Personnel - Organisation
Changement de direction
Départ de Pierre Bertrand
arrivée de Sylvie Couderc
au 1er septembre 2014
1ère action: social  entretiens individuels
 mise à jour des fiches de poste
 modification de l’organigramme
1er bureau OT – 30 octobre 2014  Etat des lieux et plan d’actions
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
Organigramme
Marketing / NTIC
____
Conseil en séjour
Assistante Réservation et hébergement
Sylvia Freyche
Agent de réservation
(Temps partiel)
Fabienne Bonrepaux
---Assistante Production Commercialisation
(montages de produits - accueil groupe congrès)
Aurélia Durrieu
---Animateur Numérique
Renfort congrès
Camille Piombo
---Webmaster
poste partagé
Isabelle Romero
Responsable
administration
----
____
Responsable de service
Sylvie Ferrer
____
Myriam Faoro
Céline Perpère
poste partagé
Isabelle Romero
Yannick Riout
Direction
Directrice générale
Sylvie Couderc
---Assistante de direction
Agnès Morange
___
poste partagé
Editions
Yannick Riout
(Temps partiel)
Lucile Beguery
Annie Naudy
2 renforts été
Visites carrière
guides
Frédérique Boiste
Annie Gautier (2014)
Carole Aliot (2015)
Maire-Jo Perry
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
L’activité du service conseil séjour
REPARTITION DES CONTACTS PAR POINT D'INFORMATIONS
TOURISTIQUE EN 2014
AX
69% ouvert 356
jours/an
Luzenac
6% ouvert 280
jours/an
Les Cabannes
15% ouvert 135
jours/an
Bonascre
10% ouvert 124
jours/an
23 371 contacts au comptoir (24 000 en moyenne/an)
43 306 visiteurs en 2014 (44 000 en moyenne/an)
23 706 actes de renseignements par téléphone, courriers et mails
(25 000 en moyenne/an)
194 671 visiteurs sur le site internet de l’office de
tourisme (150 000 en moyenne/an)
30% de ces internautes utilisent le site mobile
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
La communication
13,7 % des dépenses totales (9,5% en 2013)
Editions
46%
Insertions presse
16%
6,3% des dépenses totales
2% des dépenses totales
Numérique 0%
Camille Piombo embauché
Développement internet
Ecrans (investissements
CCVAX)
Salons Animations
commerciales
4%
0,5% des dépenses totales
Divers - PER
34%
5% des dépenses totales
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
NTIC
Animateur du numérique
- Développement et animation des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Youtube)
- Amélioration du site mobile et écrans internet de séjour
- Déploiement des écrans d’affichage numérique au point info d’Ax et Luzenac
- Évolution des outils numériques de l’OTVAX
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
La production
Produits groupes
Produits packagés
Clientèles individuelles
été et hiver
Autocaristes
Scolaires
Clubs, associations
30 produits complexes
(Diffusion papier et
internet)
12 groupes
CA: 47 000€
Location en linéaire
CE APAS ONEMA
Bons plans
- Site web
- Brochures
- Page facebook
Brochures papier:
ADT 09: parutions presses,
Magazine Spécial Décathlon
Brochure CE Airbus
Agences de voyages
Sites web :
OTVA, ADT09, CPT, Stations Vertes, Ski France, stations de ski
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
CONGRES 2014
Ludovia 2014
Du lundi 25 août à 10h au mercredi 27 août à 18h
•
•
•
2,5 jours de rencontres entre le monde enseignant et les nouvelles technologies
Plus de 500 participants dont 195 logés dans 8 structures d’hébergement
454 nuitées pour 3 nuits
Les retombées économiques ont concerné:
- Les services (location de salles, wifi, électricité, stands, personnel technique): 37,5%
- La surveillance des stands: 1%
- La restauration et les pauses café: 27,5%
- L’hébergement: 31%
- Le transport: 0,5%
- Les activités (Bains du Couloubret): 2%
- Partenariats: 0,5%
Chiffre
d’affaires
80 273€
Equipe OT:
- Aurélia Durrieu assistée de Camille Piombo
en 2,5 jours
Commission OTVA
9 040 €
AG SNGM
55 personnes hébergées – nov 2014
CA: 8 023€
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
La réservation
Centrale réseau Ariège Pyrénées
Contrats +3,1%
Volume d’affaires +5%
Panier Moyen +2%
1.35M€
contre
1.29M€ en 2013
Chiffre d’Affaires réalisé par le réseau sur tout le département
310 660€ contre 335 393€ en 2013
Chiffre d’Affaires réalisé par le réseau sur les Vallées d’AX
12 965€ (2013: 25 580€)
Vente en ligne site de l’office de tourisme
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
La commercialisation
o Animations commerciales
Restaurant d’entreprises
o Salon grand public à Toulouse mars 2014
Autre action: Forum pour l’emploi à Ax les Thermes
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
La carrière de talc de Trimouns
Le personnel
Marie-Jo PERRY
Annie GAUTIER Frédérique BOISTE
Les dates et horaires
du lundi au vendredi du 12 mai au 10 octobre
Mai, juin, sept et oct  1 visite à 16h
Juillet et août  5 visites/ jour
Les tarifs
Adulte 8€, enfant (6-20 ans) 5,20 €, Groupes : 6,30€/adulte et 3,80€/enfant
La communication
30 000 dépliants distribués dans les Vallées d’Ax, l’Ariège et les départements voisins
Insertions dans Ariège en poche et sur le plan guide d’Ax les Thermes
Eductours organisés par l’ADTAP et par le CDDP
Partenariats divers
BILAN 2014: 6 857 visiteurs,
soit 714 visiteurs de plus qu’en 2013
Météo plus favorable qu’en 2013
Le solde positif est d’environ 12 311,67€
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
L’observatoire du tourisme
Enquêtes de conjoncture :
mensuelles,
saisonnières et
annuelles
Enquêtes de conjecture :
Hebdomadaires pendant la saison d’hiver,
taux d’occupation prévisionnel
de chaque secteur d’hébergement
par quinzaine
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
Transport
Fréquentation
479
Fonctionnement:
Du 7 juillet au 26
septembre 2014
Passagers
-23% vs 2013
+34% vs 2011
3 circuits:
La vallée d’Orlu
La Corniche
Découvertes
souterraines
Communication:
Budget : 14 854€TTC
Flyers, affichettes,
panneaux d’arrêt de bus,
adhésifs pour les vitres
des autobus
- Les Vallées d’Ax 64%
- Les usagers 4%
- Partenaires 32%
TAD
Sites touristiques, Société des thermes
d’Ax, hébergeurs professionnels
Gestion du Transport A la Demande
À l’année
2. Compte rendu d’activités et de gestion 2014
3. Comptes annuels 2014
Michel Turlan, KPMG
EXPERT COMPTABLE
Carlos Pinto, SECAR
COMMISSAIRE AUX COMPTES
3. Comptes annuels 2014
COMPTE DE RESULTAT
3. Comptes annuels 2014
LES PRODUITS
3. Comptes annuels 2014
EVOLUTION DES PRODUITS
3. Comptes annuels 2014
LES CHARGES
3. Comptes annuels 2014
EVOLUTION DES CHARGES
3. Comptes annuels 2014
3. Comptes annuels 2014
LE RESULTAT COMPTABLE
3. Comptes annuels 2014
LE BILAN
AU 31 DECEMBRE 2014
3. Comptes annuels 2014
L’ACTIF
3. Comptes annuels 2014
LE PASSIF
3. Comptes annuels 2014
4. PLAN D’ACTIONS 2015
Sylvie Couderc
DIRECTRICE
4. Plan d’actions 2015
4. PLAN D’ACTIONS 2015
1. Remobiliser autour de l’OT
en interne
le Bureau
les relations avec la CCVAX
2. Donner de la visibilité à l’OT
Développement des relations publiques
Force de présence
Éductours
3. Classement de l’OT
Classement le 5 juin 2015 catégorie 2
4. Communication
Editions: développer les manques
Site internet (investissement à prioriser)
OT comme relais de l’information
4. Plan d’actions 2015
Le dossier de
classement
-
L’office de tourisme de Pays des Vallées d’Ax classé en
catégorie II pour 5 ans
2 autres offices de tourisme classés catégorie II: Tarascon Vicdessos et Foix Varilhes
LA COMMUNICATION
1. Les éditions :
Guide pratique hiver 2014/2015
Guide pratique été 2015
Guide hébergement 2015
Les Bons Plans
Visites des églises romanes
Le sous-mains « de Promenades en Randonnées »
4. Plan d’actions 2015
LA COMMUNICATION (suite)
2. Refonte du site web (cf diapo suivante)
3. Développer la communication de la carrière de talc de Trimouns (recettes directes
pour l’OT)
4. Salons
le salon du bien être à Paris, la semaine de la montagne à Rouffiac, salon du tourisme et
happy+
5. Photothèque
6. Tour de France 2015
habillage du point information de Les Cabannes Pays de Beille
7. Relations publiques
Accueil de journalistes…
8. Document de présentation de l’office de tourisme
Des missions, une organisation, pourquoi devenir partenaire
9. Insertions presse
4. Plan d’actions 2015
LA COMMUNICATION (suite)
Site Mobile
Réseaux Sociaux
- Langues étrangères Anglais/Espagnol (mars 2015)
- Service de mise en relation avec les hébergeurs depuis le
site mobile et le site d’Ax 3 Domaines
(120 demandes depuis janvier2015)
- Tweets automatiques : météo, animations, articles de
blog
- Développement et animation : ouverture comptes
Instagram et Pinterest
Écrans internet de séjour
Site Web
- Nouvel écran à l’intérieur du point info d’Ax
- Projet d’équipement extérieur/vitrine des points infos
d’Ax et d’Ax 3 Domaines
- Formulaire de pré-réservation sur les séjours bons plans
- Liens vers les versions langues étrangères du site mobile
Refonte du site internet:
janvier
mai
juin
juillet
décembre
- B2F
- Raccourci
- Inconito
4. Plan d’actions 2015
LA COMMUNICATION (suite)
Développement de la communication interne au territoire:
adhérents, institutionnels, abonnés et personnes relais
- Envois d’un programme hebdomadaire des activités, animations et
festivités
- Emailing réguliers sur les informations importantes pour la vallée (RN
20…)
- Création d’une nouvelle rubrique sur le blog (blog-vallees-ax.com) « la vie
de l’association »
4. Plan d’actions 2015
LA PRODUCTION
Cible: les individuels (développement hors saison)
1. Reconduction des « Bons Plans » et autres produits packagés
2. Conception de produits thermaux packagés: séjours santé, séjours
détente, séjours bien-être actif (PER)
Cible: groupes
3. Accueil groupes
4. Organisation LUDOVIA 2015
5. Reconduction du produit visite églises romanes
6. Location en linéaire : CE APAS ONEMA
4. Plan d’actions 2015
LA COMMERCIALISATION
Emailing fichier prospects
Campagne Facebook test sur produits thermaux
Animations commerciales
Restaurants d’entreprises (Toulouse)
Salons grand public (Toulouse)
Galerie commerciale (Rouffiac)
Brochures Bons Plans programme de séjour
Chéquier d’activités des Vallées d’Ax
Contexte: initiative de la Vallée d’Orlu
Clientèle ciblée: familles
Le contenu: 10 à 50% de réductions sur 30 activités et équipements de loisirs avec
quelques gratuités
Objectifs: mettre en avant le panel d’activités sur le territoire et proposer de réels
avantages économiques aux clients
Commercialisation: à l’office de tourisme et certains hébergeurs du territoire
4. Plan d’actions 2015
AXEVAL
Navette touristique du lundi 13 juillet au dimanche 27 septembre
Tarifs inchangés (1 à 2€)
Changements 2015:
départ / arrivée Tarascon
arrêts aux gares et correspondances avec les trains
complémentarité avec le TAD (mercredi et samedi matin)
Sans réservation (individuels)
Ligne 1: Tarascon  Orlu - 2 rotations / semaine
Ligne 3: Orlu  Ussat / Tarascon / Parc de la préhistoire – 1 rotation / semaine
Sur réservation
Ligne 2A: Orlu  Luzenac
Ligne 2B: Tarascon  Luzenac
Nouveaux partenaires:
EDF et Imérys
Trimouns – 2 rotations / semaine
À votre disposition:
Affiches, flyers et logo
4. Plan d’actions 2015
Hébergement
Taxe de séjour: nouvelle réglementation
Chambres d’hôtes: mise en place d’un référentiel pour 2016 par Office de Tourisme de France
4. Plan d’actions 2015
5. BUDGET PREVISIONNEL
2015
Marie-Jo Perry
RESPONSABLE ADMINISTRATIVE
5. Budget prévisionnel 2015
RECETTES
Réalisé
2014
Production
touristique
74 200,00
67 000.00
Trimouns
34 600,00
39 000.00
Ventes
18 037,00
18 750.00
Masse salariale
412 000,00
406 000.00
Subventions
486 256,00
520 419.00
Services Ext
28 244,00
25 180.00
Cotisations
47 658,00
45 500.00
Frais de gestion
54 324,00
56 555.00
Produits divers
27 751,00
8 900.00
Impôts et taxes
13 407,00
12 193.00
Fonds propres
5 824,00
Déplacements – missions
7 842,00
8 270.00
Produits en vente
14 961,00
14 120.00
Communication
90 564,00
74 908.00
Divers
3 744,00
3 500.00
659 686,00
639 726.00
TOTAUX
659 686,00
Prévisionnel
2015
639 726.00
DEPENSES
TOTAUX
Réalisé
2014
Prévisionnel
2015
5. Budget prévisionnel 2015
6. COTISATIONS 2016
HEBERGEMENT
Locatif :
Meublé de tourisme
Résidence de tourisme
Hôtel, Hôtel-restaurant, chambre d’hôtes
Camping, Chalet de camping, Parc
Résidentiel de Loisirs
Hébergement collectifs :
Villages de vacances
Maisons familiales, Maisons d’enfants
Centres de vacances
Gîtes d’étape
Refuges gardés
Agences immobilières
1 = 55€
2 = 81€ + 16.50€ par hébergement
supplémentaire
110€ + 1.70€ par chambre
110€ + 0.90€ par emplacement, par lit
110€ + 0.90€ par lit
110€
360€
6. Cotisations 2016
6. COTISATIONS 2016 (suite)
ACTIVITES
Pleine Nature :
Accompagnateur montagne, Moniteur escalade,
parapente, spéléologie, VTT, canoë-kayak, guide
pêche
-
Prestataires individuels
Structures collectives
Loisirs
Infrastructures touristiques (visites ou
loisirs actifs)
55€
110€
110€ pour un établissement (x par le nombre
d’établissements de nature différente)
180€ pour 2 établissements de même nature
Ecoles de ski
Casino d’Ax les Thermes
Stations de ski
Santé et bien-être :
Société Thermale
Centre de détente thermale
Atelier de santé (diététique, gestes et
postures, réflexologie)
Médical et paramédical (hors cadre
obligatoire d’information)
Culture (patrimoine, guidage, conférencier,
conteur et atelier d’art)
Agriculteurs
360€
895€
0.0240€ par journée ski
Producteurs fermiers, centre de randonnées
équestres, étang de pêche
55€
0.34€ par curiste
0.013€ par entrée
110€
110€
55€
6. Cotisations 2016
6. COTISATIONS 2016 (suite)
COMMERCES ET SERVICES
Commerces
Esthétique
Restaurants (brasserie, bar, discothèque…)
Banques et assurances
artisans
Transports
Membres sympathisants
110€ pour un établissement (x par le
nombre d’établissements de nature
différente)
180€ pour 2 établissements de même
nature
110€ pour un établissement (x par le
nombre d’établissements de nature
différente)
180€ pour 2 établissements de même
nature
360€
55€
110€ pour un établissement (x par le
nombre d’établissements de nature
différente)
180€ pour 2 établissements de même
nature
25€
6. Cotisations 2016
7. QUESTIONS DIVERSES
Modification des statuts
Conseil d’Administration
Bureau
7. Questions diverses