EASYDORE® : un outil unique pour la gestion quotidienne des

EASYDORE® : un outil unique pour la gestion quotidienne des
budgets et projets recherche
Les grandes fonctions d’EASYDORE®
 Le module « financier » permet de gérer, en lien avec la direction des affaires financières et la
comptabilité générale de l’établissement :
- les budgets recherche obtenus par les équipes avec, pour chaque projet, le suivi du budget
prévisionnel, des dépenses et des recettes, quel que soit le type de financement et d’étude,
- les surcoûts et la facturation des études à promotion externe,
- le financement des structures et des plate-formes ressources
- les affectations des personnels recherche, avec une interface permettant d’impacter
automatiquement les salaires émis par le bureau du personnel sur les budgets d’étude, de programme
ou de structure,
- les échéanciers de contrats et conventions complexes.
 Le module « administratif » couvre la gestion administrative et réglementaire de tous les types
d’études en promotion interne ou externe, de la recherche biomédicale à la recherche
observationnelle, et les programmes d’appui : cohortes, biocollections, structures, registres, contrats
européens, conventions de mise à disposition de personnel, financements divers non liés à une étude
précise…
Les écrans s’adaptent en fonction des types d’étude, et tous les aspects sont traités :
- les conventions avec les promoteurs ou avec les centres,
- la méthodologie de l’étude,
- le suivi réglementaire,
- les médicaments et dispositifs médicaux impliqués dans l’étude,
- le suivi des centres, des cumuls d’inclusions et les dates importantes du projet.
 Le module « investigation » s’adresse au personnel d’investigation principalement.
Il comprend 3 fonctions principales :
- dématérialisation du tableau des procédures et du flow-chart d’une étude, avec identification des
surcoûts
- suivi et saisie des inclusions et des actes réalisés, planification des visites pour les patients
- facturation régulière et automatisée.
Il est pour les investigateurs, les personnels d’investigation et les plateaux techniques, un outil
ergonomique de suivi et de gestion au quotidien avec la planification des patients et le comptage des
inclusions et des actes réalisés.
Pour la direction et la DRCI, il permet le suivi en temps réel de l’activité de recherche, des coûts
engagés et l’optimisation des facturations.
 De nombreuses alarmes permettent aux gestionnaires d’être alertés dans certaines situations :
dates d’échéance liées à des conventions et financements, dates projet (conventions avec industriels
non signées, caducités d’autorisation, etc). Des alarmes personnalisées peuvent aussi être
paramétrées très simplement directement par les utilisateurs.
 Dématérialisation : le logiciel intègre une gestion documentaire autorisant la mise en ligne et le
partage des documents importants de l’étude.
 Interfaces : EASYDORE® est interfacé avec l’annuaire SIR pour la gestion des accès
investigateurs. Il peut aussi importer les salaires en provenance des ressources humaines, et les
données financières des logiciels de commandes/factures des CHU. Enfin, il peut produire des fichiers
d’échange pour mettre à jour sans ressaisie des bases toujours plus nombreuses, en interne ou en
externe (Sigrec, logiCIC, …)
Quel est l’intérêt d’Easydore® ?
EFFICIENCE ET OPTIMISATION
Le logiciel et son requêteur permettent d’automatiser et mettre sous alertes de nombreux
processus de faible valeur ajoutée : gestion du personnel recherche, réponses aux enquêtes,
production de fichiers d’échange pour éviter les doubles saisies….
SECURISATION
Avant la mise en production d’EASYDORE®, la DRCI du CHU de Nantes, comme la plupart des CHU,
utilisait pour ses données financières des fiches Excel, avec des risques d’erreurs, de pertes de
données, et surtout l’impossibilité de requêter sur les données et de sortir des états facilement.
Les données sont aujourd’hui sécurisées sur un serveur et fiabilisées dans une véritable base de
données maintenue par des professionnels.
TRANSPARENCE ET COMMUNICATION
Chaque investigateur (et son personnel recherche, selon les habilitations délivrées) a accès à tout
moment à EASYDORE®, via les mêmes identifiants utilisés pour Sigrec et Sigaps (interface avec
l’annuaire SIR). Il est donc possible pour chaque porteur de projet et son équipe :
- de consulter l’état des dépenses et des recettes des financements obtenus,
- de connaître l’avancement du projet et les intervenants,
- de télécharger les pièces officielles, les documents applicables du protocole ou les
conventions signées.
REPORTING ET PILOTAGE
EASYDORE est muni d’un univers Business Object, requêteur mondialement reconnu et utilisé,
permettant de paramétrer tout type de requête, que les utilisateurs peuvent ensuite rafraîchir en un
clic.
On peut ainsi éditer facilement et rapidement bilans et tableaux de bord personnalisés permettant le
suivi par service ou par pôle d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs, et produire des rapports
automatisés aux financeurs externes.
Un véritable compte de résultat annuel a pu être élaboré. Les réponses aux enquêtes sont aussi très
facilitées par la mise au point de requêtes dédiées.
Au final, Easydore® permet une meilleure visibilité globale des recettes et charges des activités de la
recherche, des flux financiers internes associés ainsi que leur rattachement à un exercice fiscal
donné, contribuant ainsi au développement de la comptabilité analytique et à la fiabilisation des
comptes de ces activités.
Finance /
DAF