Fax Mailing

Cahier Technique
Fax mailing en toute
simplicité à partir d’un
document Word
Sage Petites Entreprises
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Documentation technique
Sommaire
I. Création du paramétrage d'édition ................................................................................................... 4
II. Récupération des éléments du modèle Word et mise en forme du paramétrage d'édition ...... 6
III. Configuration du télécopieur .......................................................................................................... 7
IV. Envoi groupé du fax personnalisé ................................................................................................. 8
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Ce document décrit pas à pas la procédure à suivre pour réaliser un envoi groupé de
télécopie, en prenant comme modèle un document Word.
•
Création d'un nouveau paramétrage d'édition.
•
Récupération du contenu d'un document Word dans le paramétrage d'édition.
•
Contrôle et activation de la gestion de la télécopie pour l'envoi de fax.
•
Envoi groupé.
I. Création du paramétrage d'édition
1. Accédez à l'option Paramétrages des éditions du menu Utilitaires.
2. Selon le logiciel utilisé l’accés au paramétrage peut se faire par :
•
Fichier / Mailing Clients.
•
Fichier / Clients / Mailing.
Cliquez sur l'option Nouveau paramétrage.
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3. Étirez verticalement le bloc Mailing de manière à ce que le corps du document Word modèle
puisse loger dans cette zone de la manière suivante :
•
Positionnez le curseur de la souris sur la ligne séparant le bloc Mailing du bloc BP (bas
de page).
•
Cliquez sur le séparateur, faites glissez la souris en maintenant le bouton de la souris
enfoncé.
Vous allez à présent créer les zones de texte qui recevront les contenus du document Word
servant de modèle.
1. Cliquez sur l’icône
pour sélectionner l'outil Texte.
2. Cliquez dans la section Mailing du paramétrage de manière à ajouter un bloc de texte au
niveau du corps de votre paramétrage.
C'est dans ce bloc que vous collerez les informations d'une section donnée du document Word.
3. Répétez l'étape 3 de manière à créer autant de blocs de texte, qu'il existe de "sections"
dans le document Word.
Note :Créez également si nécessaire les zones de texte dans l’en-tête et le pied de
page.
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II. Récupération des éléments du modèle Word
et mise en forme du paramétrage d'édition
Vous allez à présent copier/coller le contenu du document Word section par section, dans les
blocs de texte du paramétrage d'édition créé dans la section précédente de cet assistant.
1. Copiez (Ctrl+C) une section du document Word, et collez-la dans le bloc de texte
correspondant
de votre paramétrage d'édition. Répétez l'opération pour tous les blocs de texte.
2. Vous pouvez également insérer des champs qui seront automatiquement mis à jour dans le
fax-mailing avec les informations propres à chaque client (nom du contact, adresse...).
Pour cela, cliquez sur l'icône
pour sélectionner l'outil Données. Cliquez sur les dossiers
pour développer la liste des champs disponibles. Pour insérer un champ, faites le glisser à
l'endroit où vous souhaitez qu'il s'affiche dans l'édition.
3. Une fois l'ensemble des contenus collés dans le paramétrage d'édition, ajustez la taille et la
position des blocs de texte.
4. Appliquez la mise en forme souhaitée sur le texte de chaque bloc en cliquant sur l'icône
:
5. Une fois le paramétrage d'édition accédez à l'option d'enregistrement du paramétrage via le
menu Paramétrages / Enregistrer sous…
6. Dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran, saisissez le nom que vous souhaitez attribuer à ce
paramétrage et cliquez sur le bouton Valider.
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III. Configuration du télécopieur
Suivez la procédure ci-dessous si vous n'avez pas encore procédé à la configuration de la
télécopie sur Windows.
1. Assurez-vous que le modem est correctement connecté.
2. Dans le menu Démarrer / Panneau de configuration / imprimantes et télécopieurs, faites un
clic droit sur le fax et sélectionnez l'option Propriétés du menu contextuel. Sélectionnez le
périphérique de télécopie que vous utilisez dans l’onglet Suivi.
3. Dans le menu Démarrer / Tous les programmes / Accessoires / Communications / Télécopier,
sélectionnez l'option Envoyer une télécopie et faire un test d’envoi sous Windows.
Si le test est concluant, passez à l'étape suivante, sinon vérifiez le bon fonctionnement de votre
installation.
Paramétrez à présent le gestionnaire de télécopie dans le logiciel :
1. Ouvrez si ce n'est pas encore fait le logiciel.
2. Accédez à la Configuration de la télécopie via le menu Utilitaires / Configuration des
services / Télécopie.
3. Activez le module Microsoft Fax Service comme indiqué dans l’image suivante :
4. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer vos modifications.
Note :Pensez à cocher la case "Utiliser un préfixe", et à saisir le numéro de ce préfixe si
celui-ci est nécessaire pour sortir du réseau téléphonique de votre entreprise.
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IV. Envoi groupé du fax personnalisé
Une fois le paramétrage complété, et la configuration du télécopieur vérifiée, vous pouvez
procéder à l'envoi.
1. Accédez à l'option Mailing disponible par le menu :
•
Fichiers / Clients / Mailing.
•
Fichiers / Editions / Mailing Clients.
2. Dans la zone Critères principaux, sélectionnez les contacts destinataires de cet envoi
groupé.
Pour afficher la liste des clients, cliquez sur la flèche du champ Clients.
Pour sélectionner plusieurs clients :
•
Cliquez sur un contact dans la liste.
•
Appuyez sur la barre espace de votre clavier pour le sélectionner.
•
Répétez cette manipulation pour tous les contacts à sélectionner.
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Un compteur affiché au bas de la liste vous indique le nombre de clients sélectionnés :
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour valider la sélection.
4. Sélectionnez la sortie appropriée : Télécopie :
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5. Sélectionnez dans la zone Document :
-Soit Paramétrage des édition pour envoyer un document crée dans le logiciel (comme vu
précédemment).
-Soit Word pour sélectionner un document crée sous Word avec les champs de fusion.
6. Cliquez sur le bouton Valider pour envoyer les fax.
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CT_FAX_MAILING_1009
7. Une icône de couleur verte signalera la réussite de l'envoi.