Migration des mandats existants sur base du fichier

Financial S
upp
ly C
hai
n
SEPA
Migration des mandats existants
sur base du fichier de la Banque
Nationale de Belgique
version mars 2014
ing.be/sepa
Contexte
1
Acquisition
1
Formats
1
La migration des mandats DOM80
2
Le fichier de migration de la BNB
2
La référence du mandat de domiciliation européenne et la migration du mandat DOM802
Les mandats migrés
Trucs et astuces
5
6
Numéros de mandat DOM80 - doublons
6
Mandats B2B
6
Jeu de caractères
6
Accessibilité des banques
7
Mandats inactifs
7
Processus de migration
8
Fin de migration
8
Structure du fichier de migration de la BNB
9
Contexte
Depuis septembre 2009, les banques qui offrent à leurs
clients la possibilité d’ouvrir un mandat de domiciliation
belge (DOM80) doivent faire parvenir à la Banque
Nationale de Belgique (BNB), le 10 de chaque mois, une
liste reprenant les données électroniques de tous les
mandats existants.
Cette liste contient les numéros de mandats des
domiciliations DOM80, l’IBAN et le BIC ainsi que le nom
et l’adresse du débiteur.
La BNB garde ces mandats DOM80 dans un fichier central
de migration. Quand un mandat de domiciliation est migré
en une domiciliation européenne SEPA (SDD), la banque
va retirer ce mandat de sa liste, et par conséquent, il va
disparaître du fichier de migration de la BNB.
Les banques qui traitent les domiciliations domestiques
se sont engagées à transmettre ces données chaque mois
à la Banque Nationale.
Acquisition
Si vous êtes créancier et que vous désirez migrer vers la
domiciliation européenne SEPA, vous pouvez acquérir par
votre banque un extrait du fichier de migration de la BNB
comprenant la liste de vos clients débiteurs DOM80.
ING demandera pour vous les informations à la BNB, sur base
de votre numéro d’identifiant de créancier DOM80. ING vous
renverra ensuite le fichier.
Les demandes introduites à la BNB sont effectuées exclusivement
par la banque et vous ne pouvez jamais, en tant que créancier,
le demander vous-même directement à la BNB.
ING vous enverra le fichier par email (pour autant que le
fichier zippé n’excède pas 15 MB - maximum 5 emails) ou
sur un CD et par poste (si le fichier zippé excède 15 MB).
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi venir chercher le
CD en mains propres au centre opérationnel de Gand ou
de Bruxelles.
La manière la plus efficace d’obtenir ce fichier avec la liste
des mandats est de le demander en même temps que vous
faites la demande pour devenir créancier SEPA chez ING.
Si vous désirez l’obtenir par la suite, veuillez contacter
votre chargé de relation commerciale.
Formats
Quand ING reçoit le fichier de migration de la Banque
Nationale de Belgique, il lui parvient en format CIRI sans
retours à la ligne (possibilité de le recevoir avec les retours
à la ligne sur simple demande).
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 1
Ce fichier pourra être facilement lu grâce à des logiciels du
type Microsoft Notepad ou Excel.
Une version Access (.mdb) ou Excel (.csv) est disponible sur
demande (dépend de la taille du fichier).
La migration des mandats DOM80
Certaines actions doivent être entreprises afin de migrer vos
mandats DOM80 en mandats de domiciliation européenne
SEPA. Veuillez trouver ci-dessous quelques conseils.
La référence du mandat de domiciliation
européenne SEPA et la migration du
mandat DOM80
Le fichier de migration de la BNB
La référence d’un mandat de domiciliation européenne SEPA
est l’élément-clé pour initier une domiciliation sur base des
informations du mandat qui a été signé par le débiteur. Vous,
en tant que créancier, pouvez choisir n’importe quelle référence
de mandat de domiciliation européenne SEPA que vous souhaitez,
à condition qu’elle n’excède pas 35 caractères. De plus, cette
référence doit être unique pour chaque mandat et pour chaque
créancier. Le numéro de compte de domiciliation DOM80 peut être
utilisé comme référence de mandat de domiciliation européenne
SEPA lors de la migration des mandats mais ce n’est pas obligatoire.
Le but de la création du fichier central de migration de la
BNB est de simplifier le processus de migration des mandats
DOM80 existants en mandats de domiciliation européenne
SEPA en vous donnant :
• un aperçu de tous vos mandats DOM80 existants
(données électroniques);
•
le numéro de mandat de domiciliation DOM80, nom
et adresse du débiteur;
•
le BBAN converti en IBAN;
•
le BIC (Bank Identification Code) adéquat;
•
le numéro de contrat lié à ces domiciliations (référence
ou numéro d’abonnement) si ces informations sont
disponibles et ont été communiquées par la banque
du débiteur.
Ce fichier peut être directement importé vers votre système
de comptabilité ou ‘customer management system’, selon
ses capacités.
Si ce n’est pas possible, votre système comptable va devoir
être reconfiguré ou des changements vont devoir être
apportés au format du fichier.
Veuillez contacter votre fournisseur ERP ou département
informatique pour plus d’information concernant les
options qui sont disponibles pour l’importation de fichiers
vers votre système.
Votre système devrait non seulement importer les données
du fichier mais doit aussi permettre l’exécution, les
modifications et le stockage des données.
Il faut faire attention aux éléments tels que la longueur
des codes (IBAN belge = 16 caractères contrairement aux
12 caractères du BBAN belge) et au nouveau BIC (maximum
11 caractères).
Veuillez contacter votre fournisseur ERP ou département
informatique pour plus d’information concernant les
options qui sont disponibles pour l’exécution et le stockage
des données.
1
Bien que le choix vous revienne, nous vous conseillons de
garder la référence du mandat de domiciliation européenne
SEPA aussi simple et logique que possible. Il est évident
que votre système comptable doit être compatible avec
votre choix (possibilité de stocker la référence du mandat
de domiciliation européenne SEPA) et que la migration du
mandat DOM80 en mandat de domiciliation européenne SEPA
soit techniquement possible. La migration doit être effectuée
en émettant un nombre d’instructions spécifiques lors de la
création de l’encaissement initial. Le mandat sera migré dès
que le premier encaissement sera exécuté.
Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans
notre brochure « Guide de référence pour la Belgique relatif au
format XML de la domiciliation européenne ». Veuillez contacter
votre fournisseur ERP ou département informatique pour plus
d’information concernant les options sur la référence de mandat
de domiciliation européenne SEPA et sur la migration.
Remarques :
Si vous utilisez (en tant que créancier) un logiciel avec un
service de conversion, il y a 2 possibilités :
•
Vous avez le choix entre soit continuer avec le numéro de
mandat DOM80 ou soit utiliser une nouvelle référence
pour le mandat de domiciliation européenne1.
•
Vous n’avez pas le choix : le logiciel convertit les fichiers
DOM80 en fichiers XML pour la domiciliation européenne
SEPA. Dans ce cas, la référence du mandat de domiciliation
européenne SEPA n’apparaitra pas à l’écran. Vous
continuerez à travailler avec le numéro du mandat en
format DOM80, qui a seulement 12 caractères. Le logiciel
de conversion fait la connexion entre le numéro de mandat
DOM80 et la nouvelle référence du mandat de domiciliation
européenne SEPA qui est gérée dans la base de données.
Si vous choisissez d’utiliser le numéro de mandat de la domiciliation DOM80 en tant que référence du mandat de domiciliation européenne SEPA, il faut prendre en considération
le fait qu’un doublon puisse exister.
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 2
Création du premier fichier XML pour
migrer les mandats DOM80
Dans le cas d’une migration de mandat DOM80 en mandat
de domiciliation européenne SEPA, la valeur “FRST” est
obligatoire pour le premier encaissement dans la balise
“Sequence Type”. Cette balise se situe au niveau du <PmtInf>
(niveau du batch) et, par conséquent, est valable pour tout
le batch.
La balise <MandateRelatedInformation> se situe au niveau
transactionnel <DrctDbtTxInf>, et se définit comme: “un
ensemble d’éléments utilisés pour diffuser des informations
plus détaillées sur un mandat de domiciliation que le
créancier et le débiteur ont signé”.
Nous vous conseillons de grouper tous les mandats DOM80
que vous souhaitez migrer dans un seul batch (lot) / <PmtInf>
et de grouper les encaissements des mandats qui ont déjà été
migrés en SEPA (avec la valeur “RCUR” pour la balise “Sequence
Type”) dans un autre batch / <PmtInf> du même fichier XML.
Etant donné qu’il est possible que la banque du débiteur
ne puisse pas débiter le compte du débiteur dans les 5 jours
ouvrables qui suivent la date d’exécution (2 jours ouvrables
dans le cadre du schéma B2B), nous vous conseillons d’attendre
au minimum 2 jours ouvrables après la réception du premier
encaissement avant d’envoyer une instruction récurrente
(RCUR) pour les mandats nouvellement créés ou migrés (FRST).
Example:
<MndtRltdInf>
Index
Nom
Balise XML (Tag)
Récurrence
Format
2.48
MandateIdentification
<MndtId>
[1..1]
Text
2.49
DateOfSignature
<DtOfSgntr>
[1..1]
Date
2.50
AmendmentIndicator
<AmdmntInd>
[0..1]
Boolean
2.51
AmendmentInformationDetails
<AmdmntInfDtls>
[0..1]
TAG
2.62
ElectronicSignature
<ElctrncSgntr>
[0..1]
Text
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 3
Si vous créez vos fichiers XML vous-mêmes, lors de la
préparation du premier encaissement (cfr. Sequence Type
= FRST), plusieurs règles doivent être respectées pour la
balise « Mandate Related Information » <MndtRltdInf> :
•
Les balises « Mandate Identification » et « Date of
Signature » sont toujours obligatoires pour les
encaissements. En cas de mandat DOM80 migré, vous
devez indiquer la date de la migration dans « Date of
Signature ».
•
Vous devez indiquer la valeur “True” dans la balise
« Amendment Indicator »
• La balise « Amendment Information Details » se
définit comme: “la liste des éléments d’un mandat de
domiciliation qui ont été modifiés” et est obligatoire si
des aspects du mandat ont été modifiés (=> amendment
indicator = True).
<AmdmntInfDtls>
Index
Nom
Balise XML (Tag)
Récurrence
Format
2.52
OriginalMandateIdentification
<OrgnlMndtId>
[0..1]
Text
2.53
OriginalCreditorSchemeIdentification
<OrgnlCdtrSchmeId>
[0..1]
TAG
2.57
OriginalDebtorAccount
<OrgnlDbtrAcct>
[0..1]
TAG
2.58
OriginalDebtorAgent
<OrgnlDbtrAgt>
[0..1]
TAG
•
En cas de mandat DOM80 migré, vous devez
indiquer :
-
“DOM80” suivi de la référence d’origine de la
domiciliation dans la balise « Original Mandate ID »
Exemple :
-
Dans la balise « Original
CreditorSchemeIdentification » :
> Dans la balise « Identification » : indiquez
d’abord “DOM80” suivi du numéro “Creditor Scheme Identification” d’origine
que vous aviez l’habitude d’utiliser pour
DOM80 (votre Creditor Id).
> Dans la balise « SchemeName » sous “Other”
vous devez indiquer “SEPA” dans la balise
“Proprietary”;
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 4
Exemple :
Les mandats migrés
Un mandat DOM80 n’est seulement migré (en un mandat
de domiciliation européenne SEPA Core) que quand la
banque du débiteur a encaissé pour la première fois un
montant du compte du débiteur.
Immédiatement après cet encaissement, la banque du
débiteur va désactiver le mandat DOM80 et le considérer
comme étant migré. Dès cet instant, le mandat DOM80
ne pourra plus être utilisé ni ne pourra plus être réactivé
dans le futur.
La migration d’un mandat DOM80 en un mandat de
domiciliation européenne SEPA est finale et irréversible!
Le mandat DOM80 migré n’est plus présent dans la liste
qui est envoyée à la Banque Nationale de Belgique tous
les mois, et par conséquent, disparaît du fichier central de
migration.
D’une part, il n’y a pas de limite dans le temps concernant
la validité d’un mandat DOM80, sauf si:
•
il a été explicitement révoqué par une des parties
(‘revocation’).
• le mandat DOM80 a été migré en un mandat de
domiciliation européenne SEPA.
D’autre part, un mandat de domiciliation européenne SEPA
n’est plus valable 36 mois après le dernier encaissement.
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 5
Trucs et astuces
Numéros de mandat DOM80 - doublons
Avant d’effectuer le processus de migration, vous devez
vérifier s’il n’y a pas de doublons parmi les références de
mandat DOM80 dans la liste de la BNB. Si tel était le cas,
vous devriez vous assurer que le système comptable de votre
entreprise puisse les détecter. Si votre système comptable ne
détecte pas les doublons, vous devez trouver une solution
avant d’entamer la migration.
Vos pouvez distinguer les doublons des mandats par le
champ “Mandate reference” qui a été ajouté au fichier de
migration de la BNB.
Il est possible que ce champ de 6 caractères contienne
seulement des zéros, même si un numéro de mandat de
DOM80 apparait plusieurs fois dans la liste. Dans ce cas, nous
vous conseillons d’utiliser le champ “Reference or subscriber
number” pour pouvoir distinguer les doublons. Ce nombre
est la référence du contrat entre le débiteur et vous-même
(le créancier), qui concerne le mandat de domiciliation.
Si ce champ devait également être vide, les doublons
pourraient se distinguer par le champ “Date original direct
debit mandate was opened”.
Mandats B2B
Un mandat DOM80 existant ne peut être migré qu’en un
mandat de domiciliation européenne SEPA du schéma Core.
Le schéma SEPA B2B est nouveau; il a des règles spécifiques
et il n’est pas compatible avec le système DOM80. De ce
fait, un nouveau mandat doit toujours être signé, ce qui
signifie que la migration n’est pas possible.
Il va sans dire que le fichier de migration de la BNB ne peut
pas être utilisé pour la création de nouveaux mandats B2B.
Cependant, il contient toutes les informations nécessaires
pour pré-remplir un mandat B2B.
Jeu de caractères
Les caractères autorisés dans les messages XML (ISO 20022)
sont ceux de la norme UTF-8. Il faut se restreindre aux
caractères suivants:
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 6
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
0123456789
/ -?: ()., ‘ +
Espace
Les règles concernant le jeu de caractères à utiliser dans les
listes ou dans le fichier de migration de la BNB n’ont pas
été imposées par les banques ou par la BNB.
Par conséquent, les champs alphanumériques présents dans
le fichier de migration de la BNB peuvent contenir des
caractères qui ne sont pas acceptés.
Cela peut créer des problèmes dans les canaux de paiements
utilisés pour acheminer les instructions de domiciliation
européenne SEPA.
ISABEL6 : ‘fatal error’ - indique que le fichier a été rejeté
complètement.
Le service SwiftNet Fileact : ne valide pas le jeu de
caractères.
Le service FTP d’ING : ne valide pas le jeu de caractères.
ING n’autorise pas l’utilisation d’autres jeux de caractères
afin d’éviter que l’information ne soit pas transmise au
bénéficiaire final ou d’éviter un rejet de la transaction ou
du fichier complet.
Il est recommandé que le fichier de migration de la BNB soit
vérifié à l’avance au niveau des caractères ‘interdits’ et de vérifier
si le logiciel comptable assurera une conversion si nécessaire.
Sinon, ces caractères ‘interdits’ devront être enlevés ou
remplacés avant le processus de migration.
Nous vous conseillons d’utiliser uniquement des chiffres,
et si nécessaire des lettres majuscules, pour vos références
de mandat de domiciliation européenne SEPA. Vous devez
aussi prendre en considération que les lettres majuscules et
minuscules sont considérées comme des caractères différents.
Accessibilité des banques
Depuis le 1er novembre 2009, les banques de la zone Euro
sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne
SEPA Core (comme stipulé dans une loi européenne). Cela
signifie que les banques offrent les services nécessaires
pour exécuter vos instructions de domiciliation européenne
SEPA Core.
Le schéma SEPA B2B n’a pas de telles exigences; c’est
facultatif.
En Belgique, toutes les banques sont joignables dans
le schéma de domiciliation européenne SEPA Core.. De
plus, vous ne rencontrerez aucun problème lors de votre
migration si vous avez utilisé le fichier de migration de la
BNB.
Par contre, il vous faudra porter plus d’attention si vous
désirez utiliser le fichier de migration de la BNB pour créer
vos mandats B2B :
•
Presque toutes les banques belges sont joignables dans
le schéma de domiciliation européenne SEPA B2B.
•
Si une banque n’est pas joignable, cela n’a pas de sens
de faire signer un mandat B2B à votre client débiteur; la
banque ne sera de toute façon pas en mesure d’exécuter
vos instructions de domiciliation européenne SEPA.
Vous devrez trouver une autre solution avec le débiteur
(comme par exemple des mandats Core au lieu de B2B).
Vous trouverez la liste des banques accessibles sur le site
internet de l’EBA, via le lien ci-dessous :
https://www.ebaclearing.eu/SDD-Services-ParticipantsN=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx
A l’aide du BIC de la banque du débiteur, vous saurez si
la banque est joignable ou pas. Il existe une liste pour le
schéma Core et une liste pour le schéma B2B.
Mandats inactifs
Le fichier de migration de la BNB contient toutes les données
électroniques des mandats DOM80 du créancier.
On peut également y trouver des mandats DOM80 inactifs.
Par expérience, nous constatons que – même si le contrat
a pris fin entre le créancier et le débiteur – la banque du
débiteur n’a pas toujours été informée qu’un mandat
DOM80 a été désactivé.
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 7
Les conséquences peuvent être importantes pour vous (en
tant que créancier) lorsque ces mandats DOM80 inactifs ne
sont pas retirés avant d’entamer le processus de migration :
•
ils seront migrés comme mandats de domiciliation
européenne SEPA ‘actifs’;
•
votre fournisseur ERP peut vous facturer sur base d’un
nombre déterminé de mandats, et vous paierez pour
les mandats dont vous n’avez pas besoin;
•
il est possible que vous exécutiez des instructions de
domiciliation européenne SEPA sur base de mandats
inactifs, engendrant des problèmes de relation avec
les clients, demandes de remboursement, etc.
ING vous conseille dès lors de vérifier si le fichier de migration
de la BNB contient des mandats DOM80 inactifs avant
d’entamer votre processus de migration, et d’enlever tout
ce qui ne correspond pas avec votre base de données clients.
Vous pouvez vérifier ceci à l’aide de votre logiciel de
comptabilité.
C’est peut-être aussi une opportunité de revérifier certaines
données; l’information contenue dans le fichier de migration
de la BNB représente l’information la plus récente qui est
disponible pour les banques, et cela vaudrait la peine de les
comparer avec les informations qui sont dans vos systèmes.
En faisant ces contrôles (par champs alphanumériques
tels que nom et adresse), assurez-vous que ce ne soit pas
sensible aux lettres majuscules/minuscules. L’information
est encodée dans le fichier de migration de la BNB en un
mélange de lettres majuscules et minuscules – cela dépend
de la manière dont cela a été transmis par les banques.
Processus de migration
Comme indiqué précédemment, les mandats migrés ne se
trouvent pas dans les listes et ne sont plus inclus dans le
fichier de migration de la BNB.
Par conséquent, le fichier de migration de la BNB deviendra
de plus en plus petit chaque mois. Vous pouvez ainsi assurer
le suivi de la migration.
Il faut aussi savoir que quand de nouveaux mandats DOM80
sont créés pendant la période de migration, ils sont inclus
dans le fichier de migration de la BNB. Quand cela arrive,
la réduction du nombre de mandats DOM80 dans le fichier
n’est pas égal au nombre de mandats migrés.
Il peut aussi arriver que les petites banques ne remettent
pas leur liste à temps à la BNB. Par conséquent, les mandats
DOM80 de ces banques ne sont pas listés dans le fichier de
migration de la BNB pour le mois en cours (sans avoir été
migrés en mandats de domiciliation européenne SEPA)!
Fin de la migration
Quand la migration de vos mandats DOM80 est terminée,
veuillez le notifier à ING.
Si vous remarquez que certaines banques, même quand
vous aurez complètement migré vers SEPA, continuent de
créer des mandats dans l’ancien système DOM80, n’hésitez
pas à contacter ING.
ING peut bloquer la création de mandats DOM80 dans ses
propres agences.
De plus, ING peut lancer une procédure pour informer
toutes les banques belges, en collaboration avec la BNB,
que votre migration est terminée. Le but est d’en informer
toutes les banques belges, pour qu’elles puissent prendre les
mesures nécessaires pour bloquer la création de nouveaux
mandats DOM80.
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 8
Structure du fichier de migration de la BNB
Le fichier de migration se compose d’un « header record » (record identifier = 0) et de plusieurs enregistrements de
données « data records » (record identifier = 1). Il est structuré comme suit :
Header record
Position
Caractères
#
Type
Description
AN = Alphanumerical
N = Numerical
1
1
N
Record identifier = 0
2-4
3
AN
Code d’application EDD
5
1
N
Type de fichier = 2 (téléchargement)
6-8
3
N
Code protocole de la banque destinataire
9 - 11
3
AN
Code protocole du (sous)-adhérent ou espace (blanc)
12 - 19
8
N
Date de création du fichier (JJMMAAAA)
20 - 23
4
N
Numéro de référence du fichier
24 - 27
4
N
Nombre total de fichiers
28 - 35
8
N
Nombre d’enregistrements de données (data records)
36 - 46
11
N
Numéro d’identifiant du créancier
47 - 205
159
AN
Espace (blanc)
Data record
Position
Caractères
#
Type
Description
AN = Alphanumerical
N = Numerical
1
1
N
Record identifier = 1
2-9
8
N
Numéro de référence de l’enregistrement (record reference number)
10 - 28
19
AN
Référence ou numéro d’abonnement (reference or subscriber number)
29 - 44
16
AN
Données IBAN du débiteur (payeur)
45 - 56
12
N
Numéro du mandat de domiciliation DOM80 ou numéro de compte
du débiteur
57 - 62
6
N
Référence du mandat ou zéros (Mandate reference or zeros)
63 - 70
8
N
Date à laquelle le mandat de domiciliation originel a été ouvert
JJMMAAAA (date original direct debit mandate was opened
DDMMYYYY)
71 - 105
35
AN
Nom du débiteur (payeur)
106 - 140
35
AN
Adresse du débiteur
141 - 150
10
N
Code postal du débiteur
151 - 175
25
AN
Ville et pays du débiteur
176 - 186
11
AN
BIC de la banque du débiteur (8+XXX ou blancs)
187 - 197
11
N
Numéro d ‘identification DOM80 du créancier
198 - 205
8
N
Date du téléchargement le plus récent (à compléter par la BNB)
Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 9
ING Belgique SA – Banque – avenue Marnix 24, B-1000 Bruxelles – RPM Bruxelles – TVA : BE 0403.200.393 – BIC : BBRUBEBB – IBAN : BE45 3109 1560 2789.
Éditeur responsable : Inge Ampe – Cours Saint-Michel 60, B-1040 Bruxelles – 705117F – 03/14 © Editing Team & Graphic Studio – Marketing ING Belgium