capac bruxelles

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
78
ARCHIVES DE
LA CAISSE AUXILIAIRE DE PAIEMENT DES
ALLOCATIONS DE CHÔMAGE (CAPAC)
DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU
TABLEAU DE TRI
2011
par
Romy GOUVERNEUR
Bruxelles
2012
ARCHIVES DE
LA CAISSE AUXILIAIRE DE PAIEMENT DES
ALLOCATIONS DE CHÔMAGE (CAPAC)
DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU
TABLEAU DE TRI
2011
par
Romy GOUVERNEUR
Bruxelles
2012
REMERCIEMENTS
Ce tableau de tri n’aurait pas pu être réalisé sans la collaboration du personnel des différents
services de l’administration centrale de la CAPAC et des bureaux de paiement. Nos
remerciements d’adressent d’abord à l’ensemble des agents, sous la direction de leur
Administrateur et Administrateur-adjoint, Messieurs Vandenbergh et Meerkens. Malgré des
emplois du temps chargés et des conditions de travail difficiles en ces temps de rénovation
des bâtiments de la Rue de Brabant, ceux-ci nous ont reçu et nous ont aidé à récolter tous les
renseignements nécessaires à la préparation, à la conception et à la réalisation du tableau de
tri. Toute ma gratitude s’adresse particulièrement à Monsieur Marcel Claes pour son
engagement et son aide précieuse dans la coordination des aspects pratiques des visites.
Nous tenons ensuite à remercier Monsieur Karel Velle, Archiviste général du Royaume pour
la confiance qu’il nous a accordée; Madame Rolande Depoortere, chef de la section
«Surveillance archivistique, avis et coordination de la collecte et de la sélection» aux
Archives générales du Royaume pour ses conseils avisés et la mission qu’elle nous a confiée
ainsi que Monsieur Sébastien Soyez pour sa disponibilité et sa coopération.
Enfin, nous remercions nos collègues des Archives de l’État à Tournai pour leur soutien tout
au long de la réalisation de ce travail.
5
6
TABLE DES MATIÈRES
REMERCIEMENTS.......................................................................................................................................5
TABLE DES MATIÈRES.................................................................................................................................7
Publications officielles.......................................................................................................................9
Sites web............................................................................................................................................9
Bibliographie......................................................................................................................................9
LISTE DES ABRÉVIATIONS..........................................................................................................................11
INTRODUCTION........................................................................................................................................13
A. Qu’est-ce qu’un tableau de tri ?..................................................................................................13
B. Un outil de management..............................................................................................................13
C. Le contexte de la publication.......................................................................................................13
D. Les étapes de la réalisation..........................................................................................................14
CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL....................................................................................................15
A. Histoire du producteur d’archives...............................................................................................15
B. Compétences et activités du producteur......................................................................................16
C. Organisation et fonctionnement du producteur...........................................................................18
ORGANIGRAMMES....................................................................................................................................25
1. La place de la CAPAC au sein de la sécurité sociale...................................................................25
2. Organisation interne de la CAPAC en 1995................................................................................26
3. Organisation interne de la CAPAC jusque 2007.........................................................................27
4. Organisation interne de la CAPAC depuis 2007 ........................................................................28
5. Localisation des 34 bureaux de paiement ...................................................................................29
PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES...................................................................................31
A. Principes et concepts fondamentaux de l’archivistique..............................................................31
B. Analyse de la production d’archives...........................................................................................31
C. Description des principales séries d’archives..............................................................................35
D. Présentation du concept de sélection...........................................................................................40
7
8
LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
PUBLICATIONS OFFICIELLES
Guide des ministères : Revue des ministères belges, Bruxelles, 1951-…
Moniteur belge, Bruxelles, 1845-…
Rapports annuels de la CAPAC, 2006-2009.[Textes disponibles sur le site officiel de la
CAPAC]
Contrat d’administration entre l’État fédéral belge et la Caisse auxiliaire de paiement des
allocations de chômage, période 2010-2012.
SITES WEB
Banque carrefour de la Sécurité sociale (BCSS) :
http://www.bcss.fgov.be
Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage (CAPAC) :
http://www.capac.fgov.be
Office national de l’emploi (ONEM) :
http://www.onem.fgov.be
Office national de Sécurité sociale (ONSS) :
http://www.onssrszlss.fgov.be
SPF Emploi, travail et concertation sociale
http://www.emploi.Belgique.be
SPF Sécurité sociale :
http://socialsecurity.fgov.be
BIBLIOGRAPHIE
Ph. ANNAERT et M. GUINAND, Le ministère des Affaires économiques (1934-1992), t. 1,
Étude de l’organisation et répertoire des commissions et parastataux, Bruxelles, 1994.
(Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea
Archivistica. Studia 62).
Aperçu de la sécurité sociale en Belgique, Bruxelles, 1999. [Texte intégral disponible sur le
site http : www.socialsecurity.fgov.be]
L. BERNARD, La caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage, dans
Orientations : Droit social – Gestion du personnel, vol 4, n° 1, 1973, p. 9-12.
S. CARNEEL, Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage (CAPAC). Hulpkas
voor werkloosheidsuitkeringen (HVW), dans J.-M YANTE et P.-A. TALLIER, sous la dir. de,
Guide des organismes d’intérêt public en Belgique, t. II, vol. 1 : Notices des parastataux
9
soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant (notices 1 à 159),
Bruxelles, 2008, p. 140-143 (Archives générales du Royaume. Guide 70).
A. CORDY, Les grandes étapes du développement de la législation sociale (1866-1966), dans
Revue belge de la sécurité sociale, juin-juillet 1967, p. 902 et sv.
M. DAMAR et P. DELAUNOIS, Les organismes d’intérêt public en Belgique dans CRISP.
Courrier hebdomadaire, n° 1191-1192, Bruxelles, 1988.
J. LE BRUN, Dictionnaire des services publics relevant de l’État : règles d’organisation et
de fonctionnement, Bruxelles, 1978.
Ph. DEVRIES et N. MIRKOVIC, Les contrats d’administration des institutions publiques de
sécurité sociale. Un outil de gestion pour l’État, dans Revue belge de sécurité sociale, 2005,
n° 3, p. 445-458.
M. MAGREZ, La gestion publique de la sécurité sociale, dans Revue belge de la sécurité
sociale, fév. 1968, n° 2, p. 34-35.
A. PIERSEAUX, L’assurance contre le chômage involontaire en Belgique. Ses origines, ses
buts, son évolution, dans Revue du travail, avril 1968, p. 367-395.
S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques.
Version 1.0 (août 2008), Bruxelles, 2008 (Archives générales du Royaume et Archives de
l’État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Manuale 58).
S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage des e-mails. Version 1.0 (juillet 2008),
Bruxelles, 2008 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces.
Miscellanea archivistica. Manuale 59).
R. TERREZZI, Les Ministères de l’emploi et du travail et de la prévoyance sociale (18951990). 1. Étude structurelle de l’administration centrale et répertoire des organes y attachés,
Bruxelles, 1993 (Archives générales du Royaume. Miscellanea Archivistica. Studia 28).
P. VAN DER VORST, Les institutions publiques de la sécurité sociale (parastataux sociaux)
et la réforme de la fonction publique belge. Modernisation – Responsabilisation. De Nora à
Copernic, dans J.-M YANTE ET P.-A. TALLIER, sous la dir. de, Les parastataux en
Belgique au 20e siècle. Législation. Évolutions récentes/ De parastatalen in Belgïe tijdens de
20de eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, p.
201-241 (Miscellanea Archivistica. Studia 153).
G. VANTHEMSCHE, La sécurité sociale : les origines du système belge. Le passé face à son
présent, Bruxelles, 1994 (Pol.-His ; 15).
J. VERSTRAETEN, La technique du contrat d’administration en vue de responsabiliser les
institutions publiques de sécurité sociale. Vademecum pour les administrateurs, dans Revue
belge de sécurité sociale, 3e trimestre 2001, p.547-567.
V. PIRLOT et F. PLISNIER, Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-21e siècle, Tome I
Partie introductive, dans J.-M YANTE et P.-A TALLIER, sous la dir. de, Guide des
organismes d’intérêt public en Belgique, Bruxelles, 2008 (Archives générales du Royaume.
Guide 70).
10
LISTE DES ABRÉVIATIONS
AGR : Archives générales du Royaume
AM : Arrêté ministériel
AR : Arrêté royal
BCSS : Banque carrefour de la sécurité sociale
BP : Bureaux de paiement
CCB : Comité de concertation de base
CGSLG : Centrale générale des syndicats libéraux de Belgique
CSC : Confédération des syndicats chrétiens
FGTB : Fédération générale du travail en Belgique
IPSS : Institution publique de sécurité sociale
ONEM : Office national de l’emploi
ONPC : Office national du placement et du chômage
ONSS : Office national de la sécurité sociale
OP : Organisme de paiement
SIPPT : Service interne de prévention et de protection du travail
11
12
INTRODUCTION
A. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI ?
La terminologie officielle en vigueur définit un tableau de tri de la manière suivante : c’est la
nomenclature systématique de catégories d’archives produites par un producteur et qui
mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive, autrement dit qui indique
quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés
lorsqu’ils auront perdu toute utilité administrative 1. Grâce au tableau de tri, les agents de la
CAPAC pourront à terme déterminer quels sont les documents d’archives qui peuvent être
détruits et lesquels seront conservés en fonction de leur valeur juridique, scientifique,
historique ou culturelle, et transférés ensuite aux Archives de l’État.
B. UN OUTIL DE MANAGEMENT
Un tableau de tri n’est pas simplement une directive utile au futur transfert des documents
destinés à la conservation vers les Archives générales du Royaume. Il doit avant tout
constituer un outil fondamental dans la bonne gestion de l’information au sein de
l’administration (records management) et donc de gestion des connaissances (knowledge
management) car il fournit une vue d’ensemble des processus de travail et de l’information.
Cet instrument présente de multiples avantages en termes d’efficacité et de réduction des
coûts. En effet, une gestion d’archives non réglementée est une source de dépenses inutiles
non seulement en terme de temps pour l’agent qui souhaite retrouver un document précis mais
également en terme d’argent lors du stockage et de la numérisation excessive de pièces qui ne
sont pas forcément pertinentes. Une saine gestion des archives a pour effet de réduire la masse
d’informations, de faciliter son repérage, d’améliorer la qualité et l’environnement de travail
en évitant les amoncellements de piles de documents qui encombrent les bureaux. De
substantielles économies seront réalisées en terme d’espace, d’équipement et en gain de temps
pour le personnel. De plus, un classement non maîtrisé des archives augmente le risque de
perte ou de destruction de documents potentiellement importants pour le fonctionnement de
l’institution. Le tableau de tri peut ainsi fournir autant d’arguments pertinents pour les
décideurs dans l’attribution de moyens financiers et humains en vue d’assurer une meilleure
gestion du cycle de vie des documents, de leur production à leur conservation.
C. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION
La réalisation de ce travail est une initiative des Archives de l’État. Cette publication s’inscrit
dans un vaste projet qui a pour objectif de fournir des tableaux de tri à l’ensemble des
institutions publiques afin d’encadrer la production des archives des producteurs soumis à la
surveillance de l’Archiviste général du Royaume 2.
Parallèlement à cela, face au considérable accroissement des documents (papiers et
électroniques) produits par la CAPAC au cours de ces dernières décennies, la direction a pris
conscience de la nécessité d’établir un système de gestion des archives à la fois dans les BP
1
R. PETIT, D. VAN OVERSTRAETEN, H. COPPENS et J. NAZET, Terminologie archivistique en
usage aux Archives de l’État en Belgique. I. Gestion des archives, Archives générales du Royaume et
Archives de l’État dans les Provinces, Bruxelles, 1994, p. 46.
2
Loi du 24 juin 1955 relative aux archives (Moniteur Belge du 12 juillet 1955) et modifiée par la loi du
6 mai 2009 portant sur des dispositions diverses (Moniteur Belge du 19 mai 2009).
13
mais surtout au siège central où il n’existe pas de norme d’archivage. Ce souhait est, par
ailleurs, perceptible au travers de l’art. 38 du contrat d’administration pour la période 20102012. En effet, la CAPAC désir améliorer la gestion des documents administratifs relatifs à sa
gestion et à ses activités de support. L’objectif que se fixe l’institution dans ce domaine est
d’assurer une meilleure gestion des flux d’information, du courrier entrant et de son suivi, des
processus de conservation et de sécurisation des documents ainsi que d’assurer une
consultation des documents plus facile et plus directe. L’administration centrale a pour but
d’entreprendre la numérisation de ses archives (hors dossiers administratifs des assurés
sociaux) pour implanter un système de gestion électronique des documents comprenant les
fonctionnalités suivantes : classement, scanning, archivage, partage, diffusion, recherche et
consultation.
Ce tableau de tri et les différents délais de conservation qui seront proposés constituent une
étape importante et indispensable à la future mise en place d’un système d’archivage
électronique au niveau de l’administration centrale de la CAPAC.
D. LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION
La réalisation du présent tableau de tri s’est déroulée en plusieurs étapes.
Notre démarche a débuté le 6 décembre 2010 par une rencontre informelle avec Monsieur
Claes, responsable de la division SGS, au cours de laquelle nous lui exposons les principes et
le fonctionnement d’un tableau de tri. Pour des raisons logistiques, une séance d’information
destinée à l’ensemble des responsables n’a pas pu être mise en place. Toutefois, lors de la
réunion du Conseil de direction en date du 21 février 2011, Monsieur Claes a présenté notre
projet aux chefs de division et a désigné des personnes de contact chargées de l’accueil de
l’archiviste et de l’organisation des visites d’inspection.
Une première enquête écrite a été envoyée par courriel aux différents responsables afin
d’anticiper les interviews lors des visites mais rares sont les personnes à avoir pris la peine
d’y répondre. Au cours des entrevues, à Bruxelles, Charleroi et Namur, entre mars et juin
2011, ce n’est pas moins d’une vingtaine de personnes qui ont été questionnées dans chaque
division, service et cellule.
Sur base des propos recueillis lors de chaque visite, un tableau de tri provisoire de chaque
division a été envoyé aux responsables afin de leur permettre d’effectuer des modifications et
d’apporter des éclaircissements éventuels concernant les délais de conservation. En l’absence
d’une réponse des services concernés, après un délai d’un mois, le tableau de tri était
considéré comme approuvé. La rédaction de la partie introductive s’est faite sur base des
rapports annuels de la CAPAC, des textes légaux, du dossier central conservé aux AGR, de la
bibliographie et des propos recueillis lors des visites sur place.
14
CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL
A. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES
C’est à la fin du XIXe siècle, période marquée par le développement du mouvement ouvrier,
que s’amorce l’assurance chômage suite à la mise en place progressive de syndicats et
d’organismes issus d’initiatives privées. Au début du XX e siècle, qu’ils soient socialistes ou
sociaux-chrétiens, ces syndicats disposent d’un vaste réseau de caisses de chômage prenant en
charge les travailleurs affiliés en leur distribuant des allocations. À cette structure vient se
greffer l’intervention communale du Fonds de chômage, organisme communal de contrôle et
de répartition des secours.
Au lendemain de la première guerre mondiale, le gouvernement instaure le Fonds national de
crise (1921-1935)3 chargé de redistribuer les fonds publics en matière d’assurance-chômage et
de chapeauter le Fonds de chômage qui partage les subsides entre les différentes caisses de
chômage. Alimenté par des subventions de l’État et des contributions volontaires ou
patronales, celui-ci est chargé de l’aide aux chômeurs involontaires affiliés à une caisse de
chômage agréés et qui ne peuvent plus bénéficier des indemnités accordées à leur association.
Il ne touche ni au rôle des syndicats, ni au rôle des communes dans la liquidation des
allocations.
Dans les années 30, désireux de mieux coordonner les mesures prises en matière de chômage,
l’État prend la décision de réduire le nombre d’autorités compétentes en supprimant le Fonds
de chômage intervenant au niveau local pour le remplacer par l’Office du placement et du
chômage (ONPC). Comme son nom l’indique, il intervient dans l’assurance-chômage mais
aussi dans le placement des travailleurs, compétence qui jusque là était assez mal organisée.
En 1935, l’ONPC se substitue au Fonds national de crise4. Durant l’occupation allemande, la
dénomination de l’institution est successivement modifiée. Celle-ci devient en 1940 l’Office
national du placement et du contrôle, remplacé lui-même en 1941 par l’Office national du
travail. Au sortir de la seconde guerre, le soutien aux chômeurs involontaires sera englobé
dans des mesures générales relatives à la sécurité sociale des travailleurs. L’arrêté-loi du 28
décembre 19445 instaurant ce régime, prévoit la création d’un Fonds provisoire de soutien des
chômeurs involontaires (1941-1951) qui remplacera l’ONPC en 1945. Ce fonds est alimenté
par les versements des cotisations des employeurs et des travailleurs ainsi que par les subsides
de l’État. Bien qu’un système complexe de sécurité sociale soit mis en place dès 1944, le
problème du paiement des allocations de chômage reste non résolu lors de l’élaboration du
« pacte social »6.
La loi du 14 juillet 19517 instaure une importante réforme de l’assurance-chômage. En effet,
cette législation prévoit la création d’un organisme officiel de paiement ayant pour objectif de
3
AR du 30 décembre 1920 portant sur la création du Fonds national de crise (Moniteur belge du 1er
janvier 1921).
4
J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, sous la dir. de, Guide des organismes d’intérêt public en Belgique,
t. II, vol. 2 : Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 (notices 160 à 290), Bruxelles,
2008, p. 901-905 (Archives générales du Royaume. Guide 70).
5
A.-L du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs (Moniteur belge du 30
décembre 1944).
6
G. VANTHEMSCHE, La sécurité sociale : les origines du système belge. Le présent face à son
passé, Bruxelles, 1994, p. 73-74 (Pol-His).
7
Moniteur belge du 16 décembre 1951.
15
décharger les communes de l’obligation d’intervenir dans le paiement des allocations aux
non-syndiqués. Ce n’est pourtant qu’à la suite de l’AR du 1 er juillet 19558 que la Caisse
auxiliaire de paiement des allocations de chômage est réellement instaurée. Toutefois, en
attendant la mise sur pied de cette dernière, les chômeurs qui ne font pas partie d’une
organisation de travailleurs agréé pour le paiement des allocations de chômage, continueront à
être payés par l’intermédiaire de l’administration communale de leur domicile au moyen des
sommes que l’ONPC met à leur disposition9.
La CAPAC est alors chargée du paiement des allocations de chômage aux non-syndiqués et
est administrée par l’ONPC devenu l’Office national de l’emploi (ONEM) à partir de 1961.
Actuellement, elle tient le rôle d’un intermédiaire entre l’ONEM et les allocataires sociaux.
En dehors de la CAPAC, trois autres organismes de droit privé, créés par les organisations
syndicales CSC, FGTB et CGSLB liquident des allocations auxquelles leurs affiliés ont droit.
B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR
LES MISSIONS DE LA CAPAC
La CAPAC est investie de plusieurs missions déterminées par l’article 24 de l’AR du 25
novembre 1991 ainsi que par l’AM du 26 novembre 1991 10. La CAPAC se charge de
transmettre aux chômeurs toutes les communications et directives de l’ONEM et de tenir à
leur disposition les formulaires dont l’usage est prescrit. Elle informe l’assuré social de ses
obligations, notamment en matière d’inscription comme demandeur d’emploi, de déclaration
de la situation personnelle et familiale, de déclaration et de contrôle des périodes de chômage
complet. La CAPAC se doit d’introduire le dossier du travailleur au bureau du chômage en se
conformant aux dispositions réglementaires. Elle doit payer aux travailleurs les allocations et
autres prestations qui leurs reviennent, sur la base des indications mentionnées sur la carte
d’allocations visée par l’article 146 de l’A.R. du 24 décembre 199111.
Concrètement, le chômeur introduit d’abord sa demande d’allocation auprès de la CAPAC. Il
incombe à cette dernière de le conseiller gratuitement, de lui fournir toutes les informations
utiles concernant ses droits et ses devoirs à l’égard de l’assurance-chômage et de tenir à sa
disposition les documents nécessaires à sa demande. La CAPAC constitue ensuite un dossier
qu’elle introduit au bureau de chômage de l’ONEM compétent en fonction de la résidence du
chômeur. Si le dossier est incomplet, le service d’admissibilité de l’ONEM le renvoie à la
CAPAC en lui demandant de fournir les informations manquantes. Enfin, lorsqu’il détient
toutes les données, l’ONEM examine si les conditions d’admissibilité et d’octroi sont
remplies et, si c’est le cas, délivre une autorisation de paiement (carte d’allocation C2) sur
laquelle il mentionne le montant journalier auquel le chômeur a droit. La CAPAC
communique alors au bénéficiaire le contenu de cette décision et procède au paiement. Les
allocations sont payées chaque mois à termes échus pour autant que la CAPAC dispose de
cette autorisation de paiement, d’un document de paiement valable remis par l’assuré social
(ex : carte de contrôle, document délivré par l’employeur, etc.) et de la preuve du respect des
autres dispositions réglementaires (ex : inscription comme demandeur d’emploi).
La majorité des paiements effectués chaque mois concerne le dernier mois de chômage écoulé
pour lequel la CAPAC dispose d’une autorisation de paiement et d’un dossier de paiement
complet. Certains paiements sont effectués après le 10 du mois suivant, c’est-à-dire dans le
8
Moniteur belge du 3 juillet 1955.
Art 17 de l’AR du 13 décembre 1951 modifiant l’arrêté du Régent du 26 mai 1945 organique du
Fonds provisoire de soutien des chômeurs involontaires (Moniteur belge du 16 décembre 1951).
10
Moniteur belge du 31 décembre 1991.
11
Moniteur belge du 31 décembre 1991.
9
16
mois d’introduction suivant. Ceci soit parce que la CAPAC ne disposait pas d’un dossier
complet, soit en raison d’un retard dans le processus de paiement.
L’ONEM avance ainsi chaque mois à la CAPAC les moyens financiers qui lui permettront de
payer les chômeurs. La CAPAC et les autres OP (voir plus loin) reçoivent également des
indemnités pour frais d’administration. En outre, le service vérification du bureau de chômage
vérifie si les paiements effectués sont bien réglementaires. Une fois cette vérification
terminée, les paiements effectués par la CAPAC peuvent être approuvés, éliminés (la totalité
du paiement n’est pas acceptée), rejetés (le montant payé est trop élevé), ou faire l’objet d’une
proposition de complément (le montant payé est trop faible). Les paiements rejetés ou
éliminés par l’ONEM doivent alors être récupérés auprès de l’assuré social.
LES DIFFÉRENTS TYPES D’ALLOCATIONS
Afin d’assurer un revenu de remplacement, la CAPAC fait office de relais entre le travailleur
et l’ONEM. Celui-ci est à la tête de la structure administrative de l’assurance-chômage, en
détient les fonds et prend toutes les décisions. La CAPAC se charge du paiement des
allocations aux chômeurs involontaires et à d’autres catégories assimilées, en fonction des
directives de l’ONEM et des moyens mis à sa disposition.
- Allocation de chômage : un travailleur qui perd son emploi et qui satisfait aux conditions
peut bénéficier d’une allocation de chômage. Une personne qui ne peut travailler
provisoirement pour des raisons économiques ou pour cause d’intempéries peut également
demander une allocation. Les travailleurs à temps partiel ont droit, sous certaines conditions, à
une allocation de garantie de revenus.
- Allocation de prépension : les travailleurs qui satisfont aux conditions d’âge et d’ancienneté
et qui ont été licenciés ont droit à une allocation de prépension.
- Allocation d’activation : certaines catégories d’assurés sociaux entrent en ligne de compte
pour l’octroi d’une allocation d’activation. Une partie de leur salaire est versée par la CAPAC
et leurs employeurs bénéficient d’une réduction des cotisations ONSS.
- Compléments : les chômeurs complets ont droit à un complément lorsqu’ils suivent une
formation professionnelle organisée ou subventionnée par le service régional de l’emploi. Les
chômeurs de longue durée et les travailleurs âgés (+ de 50 ans) perçoivent un complément
lorsqu’ils reprennent le travail.
- Allocation de vacances jeunes : les jeunes gens qui commencent à travailler ne peuvent pas
toujours prétendre aux congés payés. Ils peuvent dès lors demander une allocation de
vacances jeunes pour les jours de congé qu’ils prennent.
- Indemnités pour le secteur de la construction : les ouvriers du secteur de la construction
peuvent percevoir plusieurs types d’indemnités suite à un licenciement, pendant les périodes
de chômage temporaire ou durant les périodes de gel. De même, la CAPAC indemnise les
« jours de repos » qui résultent de la diminution du temps de travail et qui sont généralement
pris en fin d’année.
- Allocation de garde pour les accueillants d’enfants : cette allocation compense partiellement
la perte de revenu subie par l’accueillant d’enfant lorsque, par suite de circonstances
indépendantes de sa volonté, des enfants qu’il accueille habituellement sont absents.
- Travailleurs frontaliers en France : ils ont droit à une indemnité en compensation de la perte
de salaire due au fait qu’ils paient des impôts en Belgique et des cotisations sociales en
France.
17
- Travailleurs frontaliers aux Pays-Bas : ils peuvent avoir droit à une indemnité en
compensation de la perte de salaire, s’ils bénéficient exclusivement d’une allocation
néerlandaise en vertu de la loi néerlandaise sur l’assurance invalidité (WAO) du fait qu’ils
continuent de payer leurs impôts en Belgique.
- Chômeurs provisoires travaillant dans le port de Zeebrugge : ces derniers sont soumis à un
régime spécial en cas de chômage temporaire.
- Allocations ALE : un chômeur qui satisfait aux conditions peut, par l’intermédiaire d’une
agence locale pour l’emploi, effectuer certaines activités sous contrat de travail ALE. La
CAPAC verse alors les indemnités sur base des chèques ALE.
C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR
LA PLACE DE LA CAPAC AU SEIN DE LA SÉCURITÉ SOCIALE
La sécurité sociale telle que nous la connaissons aujourd’hui s’est formée après la seconde
guerre mondiale. Elle protège du risque social auquel chacun est exposé et vise à garantir un
revenu à ceux qui ne peuvent subvenir à leurs besoins provisoirement ou définitivement. Elle
assure une certaine sécurité d’existence lorsqu’un revenu vient à manquer pour cause de
maladie, d’accident, de maternité, de chômage, de vieillesse ou de décès. En outre, elle
apporte une aide financière pour le remboursement des soins de santé et une aide de paiement
des allocations familiales. Le système belge de la sécurité sociale englobe de nombreuses
institutions réparties en trois régimes: celui des travailleurs salariés, celui des indépendants et
enfin celui des fonctionnaires. De même, sept secteurs composent la Sécurité sociale :
- Le chômage (le secteur dont relève la CAPAC)
- L’assurance contre les accidents du travail
- L’assurance contre les maladies professionnelles
- L’assurance maladie-invalidité
- Les prestations familiales
- Les vacances annuelles
- Les pensions de retraite et de survie
La sécurité sociale est principalement financée par les cotisations des travailleurs et des
employeurs ainsi que par les subsides accordés par l’État. Ces cotisations sont calculées sur
base du salaire brut et versées par l’employeur à l’ONSS qui se charge de redistribuer l’argent
entre les sept branches de la sécurité sociale. Les fonds gérés par l’ONEM sont répartis entre
les quatre organismes de paiement des allocations de chômage, à savoir un organisme public :
la CAPAC et trois organismes privés : les OP syndicaux. Ces derniers sont créés par les
organisations syndicales et agréés par le Ministre de l’Emploi. Ainsi, la CGSLB, la CSC et la
FGTB ont chacune leur propre organisme de paiement ayant un patrimoine distinct de
l’organisation syndicale proprement dite et possèdant une personnalité juridique.
Toutes les institutions de sécurité sociale sont reliées entre-elles par le biais d’un réseau
primaire appelé « Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS) » qui permet l’échange
des données électroniques. Chaque institution est responsable d’une tâche spécifique et gère
les données propres à son secteur. La BCSS est une vaste base de données informatiques
18
contenant des références précisant pour chaque individu quelles données ont été sauvegardées
sur lui et dans quelles institutions de la sécurité sociale celles-ci peuvent être consultées. À
côté de ce réseau primaire, il existe également un réseau sectoriel pour certains secteurs de la
sécurité sociale. C’est le cas de l’ONEM qui collabore à la fois avec la CAPAC, la CGSLB, la
CSC et la FGTB.
Dans le cadre du projet e-government de la sécurité sociale, les différents OP ont mis sur pied
un centre de distribution commun nommé INTER-OP. Ce dernier veille à ce que les
déclarations remplies par les employeurs relatives au chômage aboutissent bien à l’organisme
de paiement de son travailleur. Lors de cet échange de données, le nom de l’OP n’est pas
communiqué à l’employeur de manière à garantir le respect de la vie privée des assurés
sociaux et leur liberté dans le choix de leur OP. INTER-OP est donc le point de transfert
unique du secteur du chômage chargé de répartir les données de la sécurité sociale entre les
différents OP.
STATUT DE LA CAPAC
Depuis 1955, la CAPAC est un établissement public soumis à la loi du 16 mars 1954 12 sur le
contrôle de certains organismes d’intérêt public, repris dans la catégorie B 13. Par AR du 5 août
198614, elle est transférée dans la catégorie D. Dès sa création, la CAPAC est placée sous la
tutelle du Ministre de l’Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale puis, à partir de 1959
et jusqu’à aujourd’hui, sous la tutelle du Ministre de l’Emploi et du Travail.
En 1997, un nouveau cadre fonctionnel, rival du régime instauré par la loi de 1954 est créé
pour les IPSS. Suite à l’AR du 3 avril 1997 15, une délimitation précise des rôles et des
responsabilités entre les autorités de tutelle et les organismes d’exécution est réfléchie. Le
contrat d’administration semble être le meilleur moyen pour donner aux parastataux sociaux
des outils pour une gestion administrative plus efficace, plus responsable et plus moderne. Il
s’agit d’une convention conclue entre l’organe qui délègue (l’État) et l’organe qui exécute la
tâche (le parastatal)16. Le contrat d’administration arrête les règles et les conditions spéciales.
Il détermine et décrit précisément les tâches concrètes à remplir pour permettre à l’institution
d’exercer les missions qui lui sont confiées en vertu de la loi ou par décision du
Gouvernement. Pour chaque tâche, le contrat fixe des objectifs quantifiés, mesurables en
matière d’efficacité et de qualité. Dans une perspective d’évolution progressive, il encourage
l’institution à porter une attention constante à l’amélioration du fonctionnement de
l’organisme et de la qualité des services rendus 17. À la date d’entrée en vigueur du contrat
d’administration, ces organismes sociaux entrent dans la catégorie des institutions publiques
12
Moniteur belge du 24 mars 1954.
Les organismes de type B possèdent une autonomie nettement plus importante, aussi bien aux points
de vue administratif et financier qu’aux points de vue de leurs capacités de décision et de gestion. Les
organismes de type B sont cependant soumis à la tutelle du gouvernement dont ils dépendent,
gouvernement qui définit le cadre et le statut du personnel de ces organismes (AR du 18 décembre
1957 dans Moniteur belge du 25 décembre 1957).
14
La catégorie D regroupe des organismes actifs dans le domaine de la sécurité sociale, c'est-à-dire les
institutions publiques de sécurité sociale (Moniteur belge du 21 août 1986).
15
Moniteur belge du 30 avril 1997.
16
V. PIRLOT et F. PLISNIER, Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-21e siècle, Tome I Partie
introductive, dans J.-M YANTE et P.-A. TALLIER, sous la dir. de, Guide des organismes d’intérêt
public en Belgique, Bruxelles, 2008, p. 255-259. (Archives générales du Royaume. Guide 70).
17
P. VAN DER VORST, Les institutions publiques de la sécurité sociale (parastataux sociaux) et la
réforme de la fonction publique belge. Modernisation – Responsabilisation. De Nora à Copernic, dans
J.-M YANTE et P.-A. TALLIER, sous la dir. de, Les parastataux en Belgique au 20e siècle.
Législation. Évolutions récentes. De parastatalen in Belgïe tijdens de 20 de eeuw. Wetgeving. Recente
evoluties, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, p. 218-219 (Miscellanea Archivistica.
Studia 153).
13
19
de sécurité sociale et sortent du champ d’application de la loi du 16 mars 1954. Ainsi, depuis
juillet 2003, date de la signature de son premier contrat d’administration, la CAPAC n’est
plus soumise à la loi de 1954 et se classe désormais parmi les institutions publiques de
sécurité sociale (IPSS)18. Le contrat d’administration d’une durée de trois ans conclu entre
l’État et la CAPAC définit les missions de l’organisme, fixe des objectifs en matière
d’efficacité administrative, ainsi qu’un budget permettant à l’institution de réaliser ses
objectifs. Ce contrat ne porte donc pas sur le contenu des politiques publiques mais
uniquement sur le fonctionnement de la machinerie administrative de la sécurité sociale.
Une réflexion menée par des représentants des services extérieurs et de l’administration
centrale a débouché sur une « déclaration de mission » présentée à l’ensemble des agents de la
CAPAC afin de les sensibiliser à leur implication dans sa mise en œuvre 19. En tant que service
public, la CAPAC s’engage à accompagner toute personne qui, dans le cadre de la législation
concernée, fait appel à elle, dans l'exercice de ses droits dans le secteur du chômage ou des
secteurs apparentés et à procéder au paiement de ses allocations de chômage ou autres
allocations.
ORGANISATION INTERNE DE LA CAPAC
Pour exercer pleinement ses missions, la CAPAC dispose d’une administration centrale dont
le siège se situe au n° 62 Rue de Brabant à Bruxelles et de services locaux dans les provinces,
appelés Bureaux de paiement. Le cadre organique de l’institution est fixé en 1970 20 mais n’a
cessé de se modifier depuis lors. Actuellement, la direction générale est composée d’un
administrateur général et d’un administrateur général adjoint. Ils sont tous les deux assistés
dans leur mission par le Conseil de direction qui se compose des responsables des différentes
divisions de l’institution. La direction stratégique de la CAPAC est assumée par un Comité de
gestion où siègent les représentants des organisations patronales et syndicales et dont la
composition est similaire au Comité de gestion de l’ONEM. Ce comité de gestion se réunit
mensuellement. Celui-ci prend d’une part les décisions qui ont un impact stratégique sur la
politique de la CAPAC, telles les négociations budgétaires, la vente ou l’achat de bâtiments,
etc. et d’autre part, certaines décisions relatives au personnel, telles les nominations, les
promotions, etc. L’administration prépare les notes de gestion et les fait parvenir aux
membres du comité qui en débattent et arrêtent une décision.
Les intérêts du personnel concernant la gestion journalière de la CAPAC viennent à l’ordre du
jour des réunions du Comité de concertation de base. À l’occasion de ces réunions, la
direction et les syndicats négocient sur divers sujets qui ont trait au statut et au bien-être du
personnel au travail comme, le plan du personnel, la sécurité des bâtiments, etc.
L’année 2007 a connu une réorganisation interne qui a mené à une modification des missions,
de la structure et du nom des diverses divisions. L’organigramme de l’institution est passé de
six à cinq divisions dont les fonctions sont revues en profondeur.
Division Secrétariat général et gestion stratégique (SGS)
Anciennement appelée ASG, la division SGS englobe depuis 2007 les services centraux qui
sont directement liés à l’Administrateur général et à son adjoint. La division offre un soutien à
la direction générale dans les matières concernant le bon fonctionnement de la CAPAC,
comme le planning stratégique et l’organisation générale de l’institution. La division SGS
coordonne plusieurs autres services.
18
J. VERSTRAETEN, La technique du contrat d’administration en vue de responsabiliser les
institutions publiques de sécurité sociale. Vademecum pour les administrateurs, dans Revue belge de
sécurité sociale, 3e trimestre 2001, p. 547-567.
19
Le texte est disponible en intégralité sur le site web de la CAPAC.
20
AR du 5 mars 1970 relatif à la fixation du cadre organique (Moniteur belge du 19 mars 1970).
20
- L’accueil de l’administration centrale redirige les appels téléphoniques vers les numéros
adéquats, identifie les visiteurs extérieurs par le biais d’une liste des entrées et contrôle leur
accès dans le bâtiment. Les employés soutiennent également d’autres services par le biais de
tâches administratives (par ex : travail d’encodage) et préparent la présentation du planning
des réunions.
- Le secrétariat général se charge de la gestion des réunions du Conseil de direction, du
Comité de concertation de base, du Conseil de gestion et des réunions de divisions. Il traite la
correspondance destinée à toutes les divisions. Celui-ci gère également le planning de la
direction centrale, les réservations des locaux de réunions et la gestion des plaintes. Tous les
documents émanant des différentes réunions de l’administration centrale transitent par le
secrétariat qui en envoie les copies dans les différents services. De même, tous les documents
entrants et sortants qui nécessitent la signature de l’Administrateur général ou de son adjoint
passent par ce service.
- La cellule stratégique rédige des rapports sur le suivi des objectifs et des projets repris dans
le contrat d’administration et dans le plan d’administration en vigueur. Elle tente d’esquisser
les lignes stratégiques pour l’avenir. Les originaux des contrats d’administration y sont
conservés. La cellule élabore des tableaux de bord, rédige des évaluations périodiques
concernant les prestations des différentes entités de la CAPAC. Elle est également
responsable du développement et de l’entretien des statistiques ainsi que des instruments de
mesure tels que Balanced Scorecard.
- Le service juridique et le service réglementation (REG) ont fusionné depuis 2010 mais
chacun dispose de tâches bien précises. Le service juridique soutient toutes les divisions et
tous les services de la CAPAC au moyen de conseils juridiques dans tous les domaines de la
gestion courante et des marchés publics. Il est chargé du suivi et du traitement des contentieux
juridiques auprès du Tribunal du Travail (par ex : les chômeurs exclus de l’ONEM). Quant au
service réglementation, il se charge d’informer (par le biais de fiches) les autres services
lorsque de nouvelles réglementations de l’ONEM voient le jour, il veille au contenu de
l’intranet et du site web en collaboration avec la cellule communication et participe à la
formation des nouveaux agents en éditant des syllabus en matière de réglementation du
chômage.
- La cellule communication rédige le plan de communication et veille à son exécution. Elle
édite le rapport annuel des activités de la CAPAC, le journal interne Verder/Plus Loin, publie
des affiches destinées aux BP et gère les évènements occasionnels comme les fêtes du
personnel. La gestion du contenu et l’entretien de l’intranet et du site web font également
partie des missions de la cellule communication en collaboration avec le service
réglementation. Depuis 2009, elle gère le contenu du blog servant à la diffusion des petites
communications de l’administration centrale.
- Le service traduction se charge de la traduction en français et en néerlandais de documents
de tous types en vue de promouvoir un fonctionnement uniforme à l’ensemble des utilisateurs.
Les traductions en allemand sont directement effectuées par le BP d’Eupen. Les demandes de
traduction sont envoyées par e-mails et les textes finalisés sont transmis au service qui les a
réclamés.
- L’audit interne est un service indépendant de la division SGS qui a été créé officiellement
en 2008. Il aide la CAPAC à réaliser ses objectifs en évaluant et en améliorant l’efficacité de
la gestion des risques et du contrôle et des processus de gestion. L’audit interne est une
activité de conseil et de certification objective. Il effectue ses missions de sa propre initiative
ou sur demande de l’administration générale. Le service met en œuvre différents types
d’audit. Il procède à une analyse de risque pour toutes les divisions et tous les services. Il
21
réalise des enquêtes indépendantes en cas de fraude ou de corruption et veille également au
suivi des audits réalisés. Le comité d’audit composé des auditeurs, de l’administrateur et de
son adjoint, veille au respect d’un programme d’audit. Le service présente bi-annuellement au
comité de gestion un rapport final d’audit dans lequel il décrit les missions à venir et leur
planification ainsi que le plan d’action.
- Le service prévention examine depuis 1998, tout ce qui concerne le bien-être sur le lieu de
travail en matière de sécurité, de protection des travailleurs, d’environnement, d’hygiène,
d’embellissement des lieux de travail, d’ergonomie et de charges psychosociales 21. À ce titre,
les conseillers en prévention ont des contacts directs avec la ligne hiérarchique, avec tous les
services mais également avec les syndicats. Ils visitent annuellement en compagnie du
médecin du travail ARISTA (service externe de prévention) chaque service et chaque BP pour
vérifier si les locaux de travail sont réglementaires. Le conseiller en prévention et le médecin
rédigent respectivement un procès-verbal sous forme d’évaluation dans lequel ils examinent
les conditions de travail, la qualité du matériel ou encore la sécurité des infrastructures. Ils
proposent ensuite des améliorations et des travaux à effectuer. Des personnes de confiance
sont désignées en interne à l’administration centrale et dans les BP et en externe par ARISTA.
Elles constituent le point de contact en cas de problème comme le harcèlement moral et
sexuel ou d’autres formes de violences sur le lieu de travail.
Division Human ressources management (HRM)
La division HRM se charge de toutes les matières liées au personnel, à savoir les
recrutements, les pensions, les primes, les indemnités de déplacement, etc. Elle veille aussi à
la gestion des compétences, notamment en matière de satisfaction, au règlement de travail,
aux cercles de développement, etc. La division est répartie en quatre services ou cellules.
- La cellule traitement des salaires s’occupe du calcul des salaires du personnel, des
indemnités de transport et de séjour, des accidents de travail, du traitement des pensions. Elle
transmet les informations relatives à tous ces paiements vers la comptabilité de gestion
(Division FIN) pour que cette dernière procède aux versements adéquats.
- La cellule formation propose aux membres du personnel des opportunités de
développement tout au long de leur carrière en leur offrant des formations dispensées par un
formateur interne ou bien par le consultant d’une autre firme. Elle tient également à jour la
gestion des formations certifiées par l’IFA dans la base de données ITMA.
- La cellule stratégique est chargée du recrutement du personnel et traite tout ce qui est
relatif à la sélection des candidats et aux cercles de développement. Ces derniers sont basés
sur la communication et consistent à un certain nombre d’entretiens entre le collaborateur ou
l’équipe et le chef fonctionnel. Les accords qui en découlent aident le personnel à améliorer
ses prestations, à développer ses compétences et à atteindre ses propres objectifs ainsi que
ceux de l’administration fédérale. Depuis 2010, la cellule a lancé le système d’entretien de
départ pour chaque agent qui quitte volontairement la CAPAC.
- Le service social est un organe fonctionnant avec une certaine autonomie qui vient en aide
aux agents de la CAPAC confrontés à des difficultés financières. Il permet l’octroi de prêts
sans intérêts ou bien d’avances sur salaire. Par ailleurs, le service social intervient également
dans les repas des membres du personnel, dans l’organisation d’évènements culturels ou
festifs, dans l’accueil des enfants du personnel durant les vacances, dans l’assurance
hospitalisation, etc.
21
AR du 27 mars 1998 relatif à la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur
travail (Moniteur belge du 31 mars 1998).
22
Division Gestion financière et gestion du patrimoine (FIN)
La division FIN se compose de deux parties : Le service comptabilité et le service patrimoine.
La division veille à la gestion financière correcte qui permet de contrôler et de justifier chaque
dépense (gestion des fonds, exécution des ordres de paiement, factures, gestion du budget,
etc.).
Le service comptabilité est divisé en deux parties :
- La comptabilité de gestion enregistre tous les mouvements comptables, traite les recettes et
les dépenses concernant le fonctionnement, le personnel et les investissements de la CAPAC.
- La comptabilité de mission, quant à elle, traite tout ce qui concerne le contrôle et la gestion
des recettes et des dépenses des BP. Elle procède au suivi du circuit des demandes de fonds à
l’ONEM.
- Le service patrimoine se compose du service Bâtiment et de l’Économat.
- Le service bâtiment est chargé de l’entretien, des petites réparations et des grands projets
de rénovation ou de déménagement du parc immobilier comprenant 34 immeubles afin que
celui-ci reste opérationnel. Il tient la gestion de l’inventaire du mobilier des BP, en achète du
neuf ou détruit l’ancien. Le service gère également tout ce qui concerne l’entretien du parc
automobile.
- L’économat est un service administré par une douzaine de personnes. Il gère les paiements
qui concernent les achats et les dépenses de l’administration centrale et des 34 BP. Le service
se charge aussi bien des factures relatives à l’achat de fournitures de bureaux, de meubles, de
vêtements de travail, de voitures de société, à la commande des repas du mess, aux dépenses
générées par les abonnements téléphoniques des employés mais également les factures d’eau,
d’électricité et de chauffage des BP.
Division Technologie de l’information et de la communication (ICT)
Créée en 1985, la division ICT coordonne le réseau de l’information reliant les BP et
l’administration centrale et assure la maintenance du parc informatique interne. Elle constitue
en quelque sorte un fournisseur de données pour les différents services. Actuellement, elle
compte une quarantaine de personnes réparties entre le contact center, c’est-à-dire le point de
contact des assurés sociaux qui prend en charge les communications téléphoniques, et le
service expédition qui assure l’envoi des attestations et des décisions vers l’ONEM. La
principale mission de l’ICT est de gérer le suivi des dossiers des assurés sociaux. Les
paiements des allocations sont informatisés et s’effectuent au moyen de l’application
INSOVER que l’ICT gère depuis 1990. L’ICT a également hébergé entre 2007 et 2010
l’ancienne division Réglementation du chômage (REG).
Division Organisation du travail dans les bureaux de paiement (ORG)
La division ORG est une nouvelle division qui a vu le jour en 2007. Elle veille au
développement et à l’optimisation des méthodes de travail et des instructions relatives à la
législation. Elle a également repris la responsabilité hiérarchique des chefs des BP et des
coordinateurs régionaux. Cette division a, par ailleurs, absorbé les activités de l’ancienne
division Coordination des services extérieurs (CBS) qui coordonnait le fonctionnement
opérationnel des BP, décidait de la répartition du personnel et de la gestion des créances des
chômeurs.
23
Dépendants de la division ORG, les coordinateurs régionaux exercent une autorité
hiérarchique sur les bureaux de leur région. Ils constituent l’intermédiaire entre les BP et les
différentes divisions de l’administration centrale. De par leurs tâches, ils permettent
d’harmoniser le fonctionnement des BP, de faciliter les échanges et de s’assurer que chaque
bureau fournit des prestations de qualité. Il y a 7 coordinateurs régionaux: 3 pour la Wallonie
et 4 pour la Flandre. Le BP de Bruxelles dépend quant à lui directement de la division ORG.
Au sein même de la division ORG, deux cellules interviennent dans la gestion de la fiscalité
et des dettes.
- Dirigée par le coordinateur fiscal, la cellule fiscalité déclare mensuellement au SPF
Finances les allocations perçues par tous les types de chômeurs inscrits à la CAPAC. Une fois
par année, elle transmet à ceux-ci leur fiche d’attestation fiscale. Elle sert également de
support pour les questions qui touchent à la fiscalité des différentes divisions et organise des
formations destinées au personnel des BP.
- Mise sur pied depuis le 1 er janvier 2010, la cellule gestion des dettes soutient les 34 BP et
observe leur manière de travailler. Elle analyse les dettes et opère un suivi de leur
mouvement. Elle effectue des visites sur place pour conseiller les employés dans la manière
de réclamer leurs dettes aux chômeurs et propose parfois des formations à ce sujet. En accord
avec le responsable de chaque BP, la cellule construit un plan d’action dans lequel elle fixe
toute une série d’objectifs à atteindre.
Les bureaux de paiement locaux (BP)
Les 34 BP sont répartis de la manière suivante : 1 bureau en région bruxelloise, 14 en région
wallonne et 19 en région flamande. Au sein de chacun d’eux, il existe trois services.
- Le service admissibilité (guichets) est le plus proche des citoyens. Sa mission consiste à
accueillir les chômeurs, à leur fournir les formulaires nécessaires au dossier d’inscription,
recevoir leurs plaintes mais aussi à répondre à leurs questions concernant leurs droits et leurs
devoirs.
- Le service paiement est chargé d’introduire les données signalétiques nécessaires à chaque
nouvelle inscription. Il prend tous les contacts avec l’ONEM, se charge de la gestion de tous
les dossiers actifs, du classement des cartes de pointage et de la correspondance avec les
chômeurs. Depuis peu, la tendance est à la polyvalence du personnel dont les activités sont
très proches.
- Le service comptabilité quant à lui, gère toutes les erreurs de paiement d’allocations de
chômage c’est-à-dire des oublis de paiement et des paiements trop élevés ou trop faibles. Il
gère les comptes, la fiscalité, les dossiers de dettes lorsqu’un chômeur est dans l’incapacité de
rembourser des allocations qui ne lui sont pas dues. Le service est responsable de la
conservation des grands livres, des balanciers et des extraits de comptes. Dans les bureaux des
petites villes, c’est fréquemment le personnel du service paiement qui traite ce genre de
dossiers alors que certains bureaux de plus grande importance disposent d’un comptable
attitré.
24
ORGANIGRAMMES
1. LA PLACE DE LA CAPAC AU SEIN DE LA SÉCURITÉ SOCIALE22
22
Organigramme extrait de http://www.capac.fgov.be/FR/ID/Place.htm
25
2. ORGANISATION INTERNE DE LA CAPAC EN 199523.
23
Organigramme extrait du rapport annuel de 1995.
26
3. ORGANISATION INTERNE DE LA CAPAC JUSQUE 200724
ADMINISTRATION CENTRALE
1ère division : Coordination des services extérieurs (CBS)
- Coordination des bureaux régionaux
2e division : Réglementation et méthodes de travail (REG)
- Service juridique
3e division : Gestion financière et du patrimoine (FIN)
- Partie Gestion financière
Budget
Comptabilité prestations sociales
Comptabilité de gestion
- Partie Patrimoine
Economat
Bâtiment
4e division : Secrétariat Général (ASG)
- Cellule stratégique
5e division : Information Communication et Technologie (ICT)
6e division : Human Ressources Management (HRM)
LES BUREAUX DE PAIEMENT
- 34 BP
24
Organigramme extrait du rapport annuel de 2006.
27
4. ORGANISATION INTERNE DE LA CAPAC DEPUIS 200725
25
Organigramme extrait du rapport annuel de 2009.
28
5. LOCALISATION DES 34 BUREAUX DE PAIEMENT26
26
Carte extraite du rapport annuel de 2009.
29
30
PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES
A. Principes et concepts fondamentaux de l’archivistique
Les archives
Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes
dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés
par cet organisme, personne ou groupe de personnes. Il s’agit donc de tout document, aussi
bien sur papier que sur support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les
livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives. Le critère
utilisé pour déterminer si un document est une archive ou pas, consiste à savoir si l’institution
l’a rédigé ou l’a reçu d’un tiers dans l’exercice de son travail. Le terme « archive » ne
s’applique donc pas seulement aux documents anciens.
Les séries d’archives
Les archives se présentent en séries, c’est-à-dire en groupes de documents ou de dossiers qui
sont réunis du fait qu’ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu’ils
sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou
alphanumérique. Par exemple : les procès-verbaux du Conseil de direction, les dossiers
individuels du personnel, les dossiers des dettes, etc.
Le producteur d’archives
Tout organisme, toute personne ou tout groupe de personnes qui, dans l’exercice de ses
fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives. L’administration centrale de la
CAPAC est donc un producteur d’archives. Il en va de même pour tous les BP qui lui sont
associés. De même, un producteur qui hériterait d’archives produites par une autre institution
ou organisme en raison d’un transfert de compétences ou d’activités est chargé de la bonne
gestion de ces archives.
Le cycle de vie des archives
Trois étapes forment le cycle de vie des archives.
- Les archives courantes (dynamiques) qui ont une valeur juridique pour le service producteur
et qui sont généralement classées à portée de mains.
- Les archives intermédiaires (semi-statiques) qui ont encore une valeur administrative mais
dont l’usage est beaucoup moins fréquent.
- Les archives statiques (anciennes) qui n’ont plus de valeur administrative et dont le délai de
conservation est expiré. Celles-ci seront utilisées de manière très occasionnelle. C’est
pourquoi elles sont fréquemment stockées dans un local d’archives isolé. Ces documents
présenteront une trace des activités anciennes de l’institution et auront de fait une valeur
scientifique et historique importante.
B. Analyse de la production d’archives
Gestion des archives papiers et locaux de conservation
Lors des visites d’inspection, des pratiques positives et négatives dans la gestion des archives
ont été repérées. Dans presque tous les services, les agents nous ont fait connaître leur besoin
31
d’une gestion documentaire plus structurée et plus adaptée à leur travail. L’absence d’une
politique d’archivage des documents produits par l’administration centrale a été déplorée, de
même que le manque de place dans les bureaux, conséquence du stockage intempestif des
archives statiques. À l’heure actuelle, la CAPAC ne dispose pas d’un plan de classement des
archives dynamiques et statiques, pas plus que d’un instrument de recherche décrivant de
façon plus ou moins détaillée les différentes pièces produites.
Ne disposant pas de normes claires, chaque agent s’est donné la liberté d’organiser son propre
classement individuel à la fois en ce qui concerne les documents papier stockés dans son
bureau mais également sur l’espace disque qui lui est réservé. Selon la personnalité de
l’individu, le schéma de classement des documents dynamiques est plus ou moins adéquat
mais cela ne s’applique généralement qu’aux archives produites à titre personnel ou au sein
d’un service ou d’une cellule spécifiques. Sur le long terme, de telles pratiques peuvent poser
un certain nombre de problèmes lorsqu’un agent quitte l’institution. Il est fort probable que
les remplaçants de ce dernier instaureront une nouvelle organisation documentaire.
Qu’adviendra-il alors de ce classement personnel dont la continuité et la logique ont été
bouleversées?
Force est de constater que le délai d’utilité administrative des pièces produites est souvent
inconnu et que, par crainte d’éliminer des documents potentiellement importants, certains
employés ont tendance à pratiquer un « stockage massif ». Le service comptabilité fait
néanmoins exception à la règle et applique scrupuleusement les délais de conservation
imposés dans le plan de gestion comptable de l’ONEM. Cependant, cette instruction demeure
très floue et se limite à une phrase unique : « Les OP doivent conserver leurs journaux,
grands-livres, bilans et inventaires pendant 30 ans à partir du 1 er janvier de l’année qui suit la
clôture et les pièces justificatives comptables pendant 10 ans ».
Les BP disposent quant à eux de quelques normes d’archivage permettant au personnel
d’effectuer un tri et une élimination. Cette circulaire interne de 1994 reprend de manière
sommaire les principaux documents produits (formulaires composant la pochette chômeurs et
pièces de comptabilité) par un BP et leur délai d’utilité administrative. De manière générale,
le mode de classement des principales séries documentaires est semblable dans chaque BP en
matière de classement alphabétique des pochettes chômeurs, des dossiers en attente et de la
comptabilité. Toutefois, il existe certaines disparités selon les bureaux. Des formulaires qui
devraient être conservés dans les pochettes sont classés à part. Il conviendrait d’homogénéiser
toutes ces pratiques par la publication de normes documentaires communes.
À intervalles réguliers, les employés du BP effectuent le tri de leurs archives en fonction des
normes établies par la directive sur l’archivage. Les pochettes C2 actives sont alors élaguées
de leur contenu. Il s’agit ensuite de repérer les pochettes d’assurés sociaux restés inactifs
pendant plus de trois ans (pas de modification de signalétique, pas de paiements, pas de
dettes,…) et de les déplacer dans le classement passif en attente d’une éventuelle
réinscription. Après trois années passées dans le classement passif, les dossiers dont le
contenu n’a pas été modifié sont éliminés physiquement et électroniquement.
Un volume considérable d’archives ayant perdu leur valeur administrative a été éliminé aussi
bien dans les BP qu’au siège central. Il est nécessaire d’attirer l’attention sur la nécessité, à
l’avenir, de se tenir aux dispositions de ce tableau de tri et en cas d’hésitation ou de doute, de
demander des éclaircissements aux Archives générales du Royaume. D’ailleurs, l’article 11
de l’AR du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi sur les archives du 24
juin 195527 stipule que : « Un service public ne peut procéder à une destruction physique
d’archives que moyennant une autorisation écrite préalable de l'Archiviste général du
Royaume ou de ses délégués ».
27
Moniteur belge du 23 septembre 2010.
32
Les archives anciennes produites au commencement des activités de la CAPAC dans les
années 1955 ont aujourd’hui disparu suite à un dégât des eaux dont on ignore l’ampleur. Fort
heureusement, les premiers procès-verbaux du comité de gestion ont été épargnés du sinistre
et sont conservés au secrétariat général. À cela, il faut noter qu’il est plus que probable que
lors des déménagements successifs, l’institution ait procédé à des éliminations massives des
documents papiers. Citons l’exemple du BP de Charleroi qui conservent actuellement les
archives produites par l’administration centrale, les BP de Bruxelles et de Nivelles. Lors de
leur déménagement respectif, ceux-ci ont amassés leurs anciens dossiers dans des caisses ne
portant aucune indication ou mention de leur contenu. Le volume d’archives est considérable
et correspond à une centaine de palettes emballées dans un film plastique protecteur. Aucun
traitement n’a été apporté à ces documents depuis leur transfert. Bien que les locaux soient
propres, aérés, à l’abri de la lumière et sécurisés, il conviendrait de ne pas laisser ces archives
dans cet état de conservation, car sur le long terme l’acidité produite par le carton va attaquer
le contenu des caisses. De plus, aucune recherche ne peut être effectuée par un membre du
personnel qui devrait retrouver un document précis. Sur base d’un inventaire complet de
toutes les caisses réalisé par les agents de la CAPAC, des critères de tri supplémentaires
seront établis par les Archives générales du Royaume.
Lorsque le personnel décide lui-même comment, quand et où classer les documents cela
s’avère être une pratique dangereuse. En effet, une gestion non structurée des archives a pour
conséquence une croissance exponentielle de la masse documentaire mais aussi un risque de
perte des pièces potentiellement importantes. Tous les agents de la CAPAC sont d’une
certaine manière concernés par la question de l’archivage. Cela part de l’Administrateur
général qui valide une politique d’archivage, jusqu’aux agents de tous les services qui
participent dans le cadre de leurs tâches à la production et à la consultation de l’information
qui devra, au terme de son délai d’utilité administrative, être traitée et archivée.
Pour faciliter une meilleure gestion, la conservation et la consultation de ses documents, la
CAPAC devrait d’abord établir des procédures plus claires en matière de classement de ses
archives dynamiques. L’idéal serait de déterminer les responsabilités et les compétences de
chaque service afin de savoir « qui gère quoi, comment et où » ? Dans un souci d’organisation
plus méthodique des archives, il serait nécessaire que l’administration centrale réfléchisse, au
besoin avec les Archives générales du Royaume, à l’utilisation de plans de classement adaptés
aux usages de l’institution, ce qui faciliterait la gestion des archives dynamiques et statiques.
Faire appel aux services d’un spécialiste en records management pourrait constituer une aide
précieuse et une première étape vers une bonne gestion documentaire. Son travail consisterait
à concevoir et à proposer une politique de records management destinée à tous les niveaux
hiérarchiques répondant aux attentes et aux besoins de l’institution.
Fort heureusement, la situation tend à s’améliorer, d’une part, grâce à la réalisation de ce
tableau de tri qui déterminera le délai d’utilité administrative de chaque série documentaire et
d’autre part, grâce au projet de numérisation des documents de l’administration centrale prévu
dans le contrat d’administration et qui se mettra en place dans un futur plus ou moins proche.
Gestion des documents électroniques
Fichiers bureautiques
En matière de stockage des documents électroniques, le personnel a accès à plusieurs espaces
virtuels. Chaque agent dispose d’un disque personnel lui permettant de sauvegarder
localement son travail quotidien. De même, les BP ont leur propre espace disque accessible
par tous les agents du bureau, les coordinateurs régionaux et la division ORG. Chaque
division possède un espace qui lui est réservé et qu’elle gère de manière autonome.
Parallèlement à cela, il existe également un serveur public sur lequel les agents enregistrent
les documents mis à la disposition de tous comme c’est le cas des circulaires ou des procès-
33
verbaux du comité de concertation de base. Un problème majeur se pose en matière
d’intégrité et d’authenticité, des fichiers placés sur ce serveur. En effet, le contenu de ces
pièces peut être modifié à tout moment par une tierce personne. Notons également que
l’actuel système de gestion du courrier à l’administration centrale n’est plus du tout adapté
face à l’importante quantité de courrier reçu quotidiennement. Le principe des copies de
couleurs à conserver par le secrétariat général ou par les services compétents est une
technique qui est dépassée et très peu pratique, c’est pourquoi dans un avenir proche, la
CAPAC prévoit d’installer un système de gestion électronique du courrier afin d’assurer un
meilleur suivi de l’information.
Les e-mails
La conservation des e-mails est un défi à venir. Aussi bien à l’administration centrale que
dans les BP, l’utilisation de cet outil est omniprésente. Chaque utilisateur conserve dans sa
boîte à messages personnelle les courriels qu’il juge pertinents et les classe dans des sousdossiers selon une arborescence et un nom de fichier personnel. Certes, une telle pratique peut
s’avérer utile sur le court terme. Cependant, lorsqu’un employé quitte l’institution ou bien que
la boîte est vidée par manque de capacité de stockage, l’information qui y est conservée
disparaît de manière définitive. Sur le long terme, les e-mails devront être exportés 28 de la
boîte à messages vers un autre dossier numérique. Les courriels qui sont imprimés par les
agents et classés dans leurs dossiers ne peuvent être considérés comme des archives, car un
certain nombre de données contextuelles et techniques (métadonnées) n’ont pas été
conservées lors de l’impression. D’ailleurs, aucun élément n’indiquera que l’e-mail imprimé
offre des garanties en matière d’authenticité, d’intégrité, de sécurité et de lisibilité du contenu.
Retenons que seuls les e-mails reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des
tâches ont une valeur archivistique et que les courriels purement informatifs et personnels
doivent être éliminés29.
Les bases de données
En matière de base de données, le nouveau projet E-FUTURE en cours de réalisation par la
SMALS aura pour objectif d’uniformiser les méthodes de travail en informatisant la gestion
des dossiers des assurés sociaux afin d’en faciliter le traitement au guichet et de limiter
considérablement la production de documents papiers. Il s’agit d’une application instaurant la
notion de dossier pour un chômeur au sein de la CAPAC qui facilitera la tâche de l’agent du
guichet en matière d’encodage des données. Elle permettra également de générer des
formulaires ONEM en format PDF afin de les faire signer aux assurés sociaux mais également
d’introduire des pièces jointes aux dossiers individuels. Le but est de mettre en place une
gestion centralisée des dossiers et de permettre un accès plus rapide au Contact Center afin de
répondre de manière plus efficace aux questions des assurés sociaux. La réduction du volume
papier permettra de limiter le temps de traitement des données et de réduire le taux de rejet
des dossiers à l’ONEM.
Le site web, l’intranet et le blog
L’institution dispose d’un site web dont l’une des missions principales est de procurer des
informations statiques. Outre des informations générales relatives à l’organisme et à certains
aspects de la réglementation, le volet interactif se limite à l’envoi de courriers électroniques
et à la demande de documents. Depuis octobre 2010, le projet INTERACTIVITY permet aux
assurés sociaux la consultation en ligne de leur dossier personnel. L’application « Mon
Par exemple, en format xml ou html.
S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage des e-mails. Version 1.0 (juillet 2008),
Bruxelles, 2008 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces.
Miscellanea Archivistica. Manuale 59).
28
29
34
dossier CAPAC » offre un aperçu détaillé des paiements et des informations qui leur sont
associées. Créé en 2004, l’intranet a déjà connu quatre modifications de fond et de forme.
Toutes les circulaires et notes de service s’y trouvent conservées depuis 2002. Les agents ont
la possibilité d’effectuer des recherches par mots-clés ou par date. Les BP ont également la
possibilité d’y consulter la réglementation brute en matière de chômage, les procès-verbaux
des réunions mensuelles de l’ONEM et de télécharger des formulaires vierges à imprimer.
L’intranet héberge également un blog mis à jour quasi quotidiennement. Il s’agit d’un moyen
de communication plus rapide que les circulaires pour transmettre des informations urgentes.
L’archivage de ces données pose quant à lui une série de problèmes spécifiques. Si on
considère le site, le blog et l’intranet comme un moyen de communication, il sera préférable
de conserver la structure et la présentation (lay-out) pour d’éventuelles études ultérieures (ex :
politique de communication externe et interne, services électroniques disponibles, etc.). Tout
conserver semble impossible. Il faut alors définir de manière précise quels documents sont à
conserver et comment.
Remarques générales
L’archivage numérique n’est pas une simple opération de sauvegarde mais nécessite la mise
en place d’une politique globale d’archivage réfléchie sur le long terme. Le risque de voir
disparaître à jamais des pans entiers d’information est bien réel. C’est pourquoi les enjeux à
venir doivent porter aussi bien sur des garanties d’authenticité, d’intégrité, de fiabilité et de
lisibilité que sur la problématique du tri. Afin que les documents bureautiques et les courriels
deviennent des documents d’archives authentiques, il est indispensable qu’un certain nombre
de métadonnées soit sélectionné et enregistré dans le système d’archivage. Ces métadonnées
fournissent des informations sur l’identité du document (nom de l’auteur, heure, date, etc.),
sur le lien qu’il entretient avec son contexte de création ainsi que des éléments techniques.
En matière de conservation des données, la technique du back up sur dvd actuellement
employée à la CAPAC ne constitue pas une solution définitive. Le support numérique est
éphémère, instable et évolue très rapidement si bien que les formats de certains documents
bureautiques produits il y a une dizaine d’années ne sont plus directement lisibles sur les
logiciels actuels sans effectuer une conversion. De plus, les supports magnétiques tels que les
cds ou dvds deviennent vite obsolètes s’ils ne sont pas stockés dans des conditions
particulières de conservation30. Les documents destinés à la conservation devront être
convertis dans des formats stables adaptés à un archivage définitif et qui pourront rester
consultables malgré les évolutions technologiques.
Cette production documentaire demande une attention particulière et des solutions adaptées.
Les Archives générales du Royaume ont à ce propos publié plusieurs directives sur
l’archivage électronique qui proposent des solutions d’organisation, de gestion et de
conservation pour ces types de fichiers. L’objectif étant de fournir une méthode de travail
pour la gestion courante et pérenne de l’ensemble des archives électroniques 31.
C. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES
LA DIVISION SGS
Les documents produits par la division SGS ont une valeur informationnelle très grande. La
mission essentielle du secrétariat général est de classer et de conserver tous les documents
30
S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques.
Version 1.0 (août 2008), Bruxelles, 2008 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans
les provinces. Miscellanea Archivistica. Manuale 58).
31
Ces brochures sont disponibles en ligne sur le site des Archives de l’État (http://www.arch.be)
rubrique “Conseil sur la gestion des archives”.
35
produits au cœur du processus de décision de la CAPAC. Les procès-verbaux des réunions du
comité de gestion, du CCB, du comité de direction et du collège des administrateurs s’y
trouvent conservés et constituent une source d’information essentielle pour comprendre le
fonctionnement interne, l’évolution des structures et l’histoire de l’institution. Les procèsverbaux du comité de gestion (et quelques rapports annuels) produits dès la création de
l’institution constituent les plus anciennes séries qu’il nous reste pour connaître l’histoire des
débuts de la CAPAC. La correspondance papier reçue et produite quotidiennement (feuilles
roses) constitue une série importante, celle-ci est classé dans un ordre chronologique. Les
différents services tiennent également une copie (feuilles jaunes) qu’ils plaçent dans leurs
dossiers de travail. Le secrétariat se charge aussi de centraliser au niveau hiérarchique le plus
élevé les procès-verbaux des réunions de tous types (ex : réunions des groupes de travail) qui
ont lieu au sein de l’administration centrale, de même que les circulaires et les notes internes,
afin d’assurer une bonne circulation de l’information au sein de l’institution.
Les séries documentaires produites par la cellule stratégique ont également une grande
valeur informative. Elles sont composées des originaux des contrats d’administration, des
rapports annuels et des statistiques sur les performances et qualités de la CAPAC.
L’application informatique Bizzscore bientôt remplacé par BI permet de générer directement
des statistiques exploitables sur base des databases INSOVER ou E-FUTURE et dont les
données sont utilisées pour la rédaction du rapport annuel.
En tant que support juridique, le service juridique intervient à tous les niveaux de
l’institution. Il est dés lors chargé de plusieurs missions et produit par conséquent différentes
séries d’archives. Les dossiers portés devant le Tribunal du Travail forment une série
importante et volumineuse de même que la correspondance échangée avec les tribunaux et les
avocats. Le service reçoit et produit également des conseils et des avis juridiques dans tous les
domaines de compétence de la CAPAC.
Au niveau du service réglementation, la série la plus importante est constituée des réponses
aux questions réglementaires posées par les BP en matière de chômage. Les autres documents
(syllabus, manuels, fiches techniques, etc.) produits dans le cadre de la formation des
nouveaux agents à la législation de l’ONEM sont également conservés.
La communication tant interne qu’externe est assurée par le service communication. En
matière de communication externe, le service est chargé d’une part de la rédaction finale du
rapport annuel et d’autre part, du contenu (fichiers et applications) associé au site web de
l’institution. Les séries relatives à la communication interne sont formées essentiellement du
plan de crise, des documents concernant l’organisation d’évènements (affiches,
photographies, supports numériques, etc.). Le service alimente régulièrement le contenu de
l’intranet et du blog à la disposition du personnel avec les informations pratiques ou des
changements de réglementation. La rédaction du journal du personnel Verder/Plus loin est
également assurée.
Au sein du service traduction, les documents traduits sont essentiellement des circulaires,
des notes de service et des rapports divers. Ceux-ci sont conservés dans les services qui les
ont sollicités et par les traducteurs, électroniquement, s’ils le jugent nécessaire, afin d’éviter
que des documents déjà traduits ne le soient à nouveau.
L’audit interne est un service récent qui produit essentiellement des documents sous format
électronique. Les principales séries sont formées des procès-verbaux du comité d’audit ainsi
que du rapport final présenté au comité de gestion résumant l’ensemble des activités des
auditeurs durant l’année. Les dossiers individuels d’audit sont d’une grande importance et
permettent de déterminer le domaine d’application, la fréquence et les méthodes d’audit au
sein de l’institution.
36
Le service prévention a tendance à garder tous les documents (papiers et électroniques) qui
engagent la responsabilité des conseillers de manière à pouvoir prouver ses droits, en cas
d’accident ou de litige. C’est le cas des rapports de visites des locaux des BP avec le médecin
du travail ARISTA qui forment une série volumineuse. La plupart des documents conservés
par les conseillers sont des copies qui émanent d’autres divisions, comme c’est le cas d’HRM
qui conserve les versions originales des déclarations d’accident et des évaluations de santé des
travailleurs. La Prévention conserve principalement des séries de copies de documents qui
serviront de support pour recommander des travaux d’aménagement (ex : plans des bâtiments,
rapports des réunions avec les architectes, etc.) ou bien des fournitures de bureau au service
patrimoine. Les conseillers en prévention participent, à titre informatif, à plusieurs réunions
dont les procès-verbaux sont conservés au niveau du secrétariat général. Parmi les documents
conservés par le service, on notera la présence des séries qui concernent la législation sur le
bien-être au travail ainsi que les publications sur le même sujet.
LA DIVISION HRM
Suite à un dégât des eaux, le service social ne dispose plus des archives antérieures à 2009. La
cellule traitement des salaires a elle aussi été contrainte d’éliminer des anciens dossiers. La
principale série est constituée des dossiers nominatifs du personnel. Pour chaque agent, ces
dossiers administratifs sont scindés en 4 parties : le dossier du personnel, un dossier contenant
les certificats Medex, un dossier avec les documents relatifs aux formations IFA qui ont été
suivies et enfin un dossier concernant les affaires de saisies sur salaire et les allocations
familiales. À côté de cette volumineuse série, on retrouve des archives liées à la gestion
comptable du personnel (journaux de paies, fiches de traitement, indemnités de transports,
feuilles de congés, attribution de primes diverses, etc.)
La cellule formation gère les inscriptions et le suivi des formations de ses agents. Les trois
types de formations (internes, externes et certifiées par l’IFA) proposés aux employés de la
CAPAC engendrent des dossiers qui leur sont propres. Les informations relatives aux
inscriptions à des formations certifiées sont encodées dans la base de donnée ITMA gérée par
l’IFA tandis que les documents concernant la formation en tant que telle sont directement
transférés dans le dossier personnel de l’agent.
La cellule stratégique du personnel quant à elle produit peu de séries. Il s’agit
principalement des dossiers produits dans le cadre des cercles de développement ainsi que des
questionnaires produits lors des entretiens de sortie des agents qui informent sur les raisons de
leur départ et renseignent sur les aspects positifs et négatifs de leur carrière et de leur
fonction.
Le service social produit des procès-verbaux de réunions qui reflètent son activité et ses
missions. Il intervient dans plusieurs types d’aides financières octroyées aux agents dans le
besoins. Les aides financières sont sollicitées par les agents en difficulté qui peuvent
bénéficier d’un prêt sans intérêt. Chaque dossier papier est identifié par un numéro afin de
garder une certaine confidentialité quant à l’identité de la personne. Un comité analyse ensuite
le dossier et rédige un rapport favorable s’il estime que la demande est fondée. La base de
données Interventions permet de faire le lien entre les numéros de dossiers des personnes
bénéficiant de l’aide et le nom de ces individus.
LA DIVISION FIN
Le service comptabilité produit quotidiennement un volume important de documents papiers
qui doit être conservé parfois durant 30 ans afin de respecter les directives de l’ONEM. Les
agents, et particulièrement ceux qui sont affectés à la comptabilité de mission, doivent
pouvoir justifier toutes leurs actions auprès de l’ONEM qui leur alloue des sommes d’argent
afin d’indemniser les assurés sociaux. La comptabilité de gestion conserve les séries relatives
37
aux budgets (par exemple : procès-verbaux de la cellule budgétaire, tableaux synoptiques,
instructions budgétaires, etc.). La correspondance avec le Ministère des Finances et le fonds
d’Existence forme des séries uniques qui mettent en lumière les relations du service avec
l’extérieur. Au niveau de la comptabilité de mission, les séries comptables sont assez
diversifiées et concernent en majorité tout le processus de demandes de fonds adressées à
l’ONEM. Les séries reprennent essentiellement des documents de synthèse et des
récapitulatifs qui permettent de dresser des statistiques sur les activités du service.
Les majeur partie des séries qui concernent la logistique est archivée par le service
patrimoine qui conserve les plans et les photos (papier et numérique) des bâtiments des BP.
Ces plans sont régulièrement employés lors de travaux, aussi bien par le personnel du service
bâtiment que par les conseillers en prévention. On notera la présence des dossiers relatifs aux
entretiens et réparations effectués dans les BP, les contrats originaux conclus avec des firmes
extérieures et ainsi que l’inventaire du mobilier. Les contrats et les cahiers des charges
engageant la responsabilité de la CAPAC dans tous les domaines forment également les
principales séries conservées par l’économat.
LA DIVISION ICT
Bien que cette division ne produise que très peu de documents papier, elle constitue un
maillon important dans le processus d’archivage puisque l’une de ses missions consiste à
fournir des données aux autres divisions dans le cadre de leurs activités. L’autre tâche
essentielle est d’assurer la sauvegarde sur le long terme de tous les fichiers importants et d’en
garantir une conservation pérenne. Le contact center et le service expédition n’ont pas été
repris dans le tableau de tri car ceux-ci ne produisent pas de documents. Précisons néanmoins
que la cellule stratégique produit une série documentaire concernant l’activité mensuelle du
contact center.
Les agents de l’ICT gèrent la base de données INSOVER qui sera dans un futur proche
remplacée par l’application E-FUTURE. Cette base de données relationnelle est un outil
indispensable au fonctionnement quotidien des BP. Elle contient toutes les informations
relatives aux paiements des allocataires sociaux qui sont ensuite transmises à l’ONEM. Sur
base d’une requête, cette application informatique offre la possibilité de dresser des
statistiques diverses.
LA DIVISION ORG
Alors que les archives produites par les autres divisions renseignent davantage sur le
fonctionnement et la gestion administrative internes de la CAPAC, la division ORG offre
quant à elle un panorama précis des activités de l’institution en tant que support et supérieur
hiérarchique des BP. Le fonctionnement, les processus de décision, les activités et les projets
des coordinateurs régionaux constituent autant d’informations qui sont reprises à travers trois
séries principales : les procès-verbaux des réunions de la division, les procès-verbaux des
réunions des coordinateurs régionaux et les procès-verbaux produits lors des réunions
régionales avec les chefs des BP. Il est à noter que les archives produites par les BP sont
indissociables de celles qui émanent de la division ORG.
Au niveau de la cellule fiscale, les informations contenues dans ces documents proviennent
directement d’autres services (ICT, HRM, BP, etc.) qui les transmettent au coordinateur fiscal
afin que celui-ci en prenne connaissance ou donne un avis d’expert. Il en va de même pour les
déclarations fiscales qui sont générées par l’ICT avant d’être déclarées mensuellement au SPF
Finances qui transmet à son tour un accusé de réception.
Parallèlement à la division ORG, la cellule gestion des dettes procède elle aussi à des visites
des BP pour sensibiliser le personnel sur la manière de réclamer les dettes. Les « plans
38
d’action dette » rédigés pour chaque BP sont conservés car ils renseignent sur les constats qui
ont été dressés lors des visites et proposent de nouveaux objectifs à atteindre. L’engagement
qui est conclu entre la cellule et le BP dans ce contexte est également important.
LES BUREAUX DE PAIEMENT
Une description détaillée des principaux documents conservés dans les dossiers des assurés
sociaux s’avère ici indispensable pour comprendre les principes de sélection des archives.
Le dossier de chaque chômeur se présente sous la forme d’une pochette jaune dans laquelle
sont pliés les différents documents. Sur celle-ci, on retrouve plusieurs types d’informations :
le nom de la personne, son numéro de registre national, la date de sa demande de chômeur, la
date de décision de l’ONEM, l’objet de sa demande et des renseignements pratiques comme
son horaire de travail à temps partiel, selon les cas. À l’intérieur de la pochette, on peut
retrouver d’autres types de documents comme des cartes de pointage, des C29 sanction de
chômeurs (suspension du chômage) ou des copies de la correspondance envoyée.
Tout chômeur qui n’est pas encore inscrit à la CAPAC doit s’adresser au guichet ou par
téléphone afin de créer une nouvelle demande. Il s’agit d’un dossier administratif contenant
toutes les données utiles en ce qui concerne la composition du ménage, nécessaire à la
fixation du droit éventuel aux allocations et leurs montants. Il remplit une fiche C1.
Déclaration de situation personnelle et familiale ainsi qu’une demande de chômage C9. Ce
formulaire C9 est identique pour chaque chômeur, seul diffère le code correspondant au type
d’allocation demandé. Selon les cas de figure, la personne doit également introduire un C4
Fin de contrat et un C3.2 travailleur et employeur s’il s’agit d’un travail à temps partiel. Une
fois ces formalités terminées, ces documents sont envoyés au bureau régional de l’ONEM qui
va statuer sur l’octroi d’une allocation de chômage. La CAPAC n’a aucun droit de décision en
matière d’octroi d’une allocation. Lors de la constitution du dossier, il arrive parfois qu’il
manque un document ou une signature et que le dossier revienne à la CAPAC en attente
d’être complété. En revanche, si le dossier remplit toutes les conditions prescrites par
l’ONEM, les informations reviennent sous la forme d’un formulaire unique C2 quand le
dossier est accepté par l’ONEM. Une fois cette étape franchie, l’employé de la CAPAC peut
alors ouvrir un dossier au nom du chômeur, encoder ses données signalétiques dans
INSOVER et le payer en fonction du type d’allocation qu’il est autorisé à percevoir. Quand le
paiement mensuel est effectué, le bureau doit inscrire le montant des allocations allouées et
conserver les pièces justificatives. Ces documents sont alors reclassés tous les mois et
renvoyés directement à l’ONEM afin de vérifier les dépenses effectuées par le BP.
La majorité des paiements effectués chaque mois concerne le dernier mois de chômage écoulé
pour lequel la CAPAC dispose d’une autorisation de paiement et d’un dossier de paiement
complet. Cependant, certains paiements relatifs au dernier jour du mois de chômage sont
effectués au 10 du mois suivant. Ceci soit parce que la CAPAC ne disposait pas d’un dossier
complet, soit en raison d’un retard dans le processus de paiement. Ces paiements à
retardement génèrent davantage de documents qu’une transaction classique.
Il arrive fréquemment que des erreurs soient commises en ce qui concerne le paiement des
chômeurs, soit le montant de l’allocation versée est trop élevé, soit il est trop faible. Dans ce
cas, l’ONEM produit des listings en fonction du type d’erreur. C12. Les informations ne sont
pas conformes (ex : mauvais numéro de compte); C13. Le paiement effectué est trop élevé ;
C14. Le paiement effectué est trop faible. Lorsqu’un montant erroné a été versé en guise
d’allocation, le service comptabilité ouvre un dossier dette afin de régulariser la situation. Le
chômeur doit alors rembourser la différence à la CAPAC. Quand le remboursement est
effectué l’affaire est classée dans le dossier dette passif. Si le chômeur ne parvient pas à
rembourser cette somme d’argent, la CAPAC lui envoie un CS2 saisie pour dettes. Il arrive
39
également que le CPAS intervienne dans le processus de médiation des dettes. Les documents
traitant du litige sont classés dans le dossier dette actif jusqu’au remboursement complet.
D. Présentation du concept de sélection
PRINCIPES DE SÉLECTION
Avant toute opération de sélection et de tri des archives papiers, un travail préalable s’avère
nécessaire. Cette démarche ne relève pas strictement du tri, mais du traitement matériel des
documents. Il s’agit de procéder périodiquement à un élagage complet des archives dont la
destination définitive est la conservation. Cette démarche consiste à éliminer les copies, les
formulaires vierges, de même que tous les éléments susceptibles de nuire à la bonne
conservation (agrafes, trombones, attaches et classeurs métalliques, chemises en plastique…)
ou à une numérisation ultérieure. Cette démarche permet non seulement un gain de place mais
également un gain de temps en prévision d’un éventuel versement de ces archives aux AGR.
Les principes généraux de sélection appliqués aux archives présentes dans le tableau de tri
sont présentés ici de manière à éclairer le lecteur sur les raisons qui ont motivé le choix des
délais de conservation et de la destination définitive des séries. Deux critères essentiels ont
permis de déterminer ces choix. D’une part, la valeur intrinsèque des documents et d’autre
part, leur intérêt pour la recherche scientifique et historique (dans son sens le plus large).
La nature de l’information contenue dans les documents constitue un critère important dans
l’évaluation des archives à conserver. Ainsi, on conservera :
- les documents en rapport avec la création de la CAPAC, son organisation et ses
compétences.
- les documents relatifs à son fonctionnement et à ses activités, c’est-à-dire les
organigrammes, les statistiques, les rapports annuels et projets divers (ex : groupes de travail).
- les documents témoignant des rapports que la CAPAC entretient avec les autres organismes
publics, avec les autorités supérieures comme l’ONEM, les autres IPSS mais aussi avec les
citoyens.
- les documents témoignant de la politique interne menée par l’administration centrale, c’està-dire les procès-verbaux des diverses réunions, les circulaires, les notes de service, la
communication interne, etc.
- la correspondance (papier et électronique) envoyée et reçue par le Secrétariat général et par
les différents services.
- les minutes des lettres envoyées par la direction générale quand elles permettent de combler
les lacunes de certaines séries de la correspondance ou quand elles sont l’unique source de
référence.
- les documents témoignant de faits exceptionnels ou marquants (par exemple : les crises
économiques, les réformes de l’État, des changements dans l’organisation de la sécurité
sociale, …).
- certains documents produits dans le cadre d’évènements politiques ou historiques.
- les informations techniques permettant de consulter les bases de données qui seront
conservées (ex : manuels).
En revanche, on éliminera ou l’on triera :
- les dossiers purement techniques une fois leur délai de conservation dépassé comme par
exemple les dossiers d’achat de matériel et d’équipement.
- Trier et éliminer les dossiers de simple documentation envoyée par l’ONEM ou produite par
les services juridique, bâtiment ou prévention.
40
Quelques principes généraux d’archivistique sont également d’application :
- Si un document existe sous forme papier et électronique, un choix devra être opéré et se
basera sur la préservation de la valeur probante du document. On gardera alors celui qui porte
la signature de l’administrateur général ou de son adjoint.
- Les documents comportant des informations uniques seront traités avec davantage de
précaution.
- Les copies ne sont conservées que si les originaux sont perdus ou ont été éliminés par erreur.
- Tous les documents qui font double emploi et qui ne relèvent pas directement des
compétences spécifiques de chaque service seront soit éliminés, soit transférés vers le service
adéquat. Ces dossiers seront, suivant les cas, conservés au niveau du service compétent pour
les matières traitées (ex : les plans des BP retourneront au service bâtiment, le service
prévention éliminera les documents dont les originaux sont conservés aux HRM, les dossiers
de dettes seront restitués aux BP dont ils sont issus).
- Un échantillonnage est opéré pour certains dossiers. La conservation de certaines séries sur
le long terme ne présente pas toujours un intérêt historique. Toutefois, éliminer intégralement
ces documents reviendrait à passer sous silence l’activité du service. Le tri par
échantillonnage est un tri sélectif aboutissant à la conservation d’une certaine proportion de
documents considérée comme représentative des archives concernées.
- Conserver les documents répertoriant les archives conservées par service, s’il en existe.
- Conserver (et le cas échéant trier) tous les dossiers hérités de prédécesseurs qui, pour leur
valeur secondaire constituent une importante source informationnelle.
- Conserver les données informatiques (les bases de données notamment) dans leur
environnement d’origine et prévoir, suivant les éléments à conserver, une migration des
données voire une émulation des systèmes afin de conserver l’entièreté de l’information. Les
documents présents dans les dossiers dont la destination finale est la conservation et qui
existent également sous forme électronique (documents texte, graphiques et tableaux
statistiques) pourront être conservés temporairement sous forme papier si le dossier
comprenant ces documents constitue une unité archivistique cohérente qui n’est ou ne pourra
être retrouvée dans l’univers électronique ; à moyen terme, la préférence ira à la mise en
place d’un classement électronique qui permettra une gestion globale des documents
électroniques produits et reçus.
APPLICATION DES PRINCIPES DE SÉLECTION
Division SGS
Au niveau du secrétariat général, toutes les séries d’archives qui concernent directement
l’activité des organes dirigeants (conseil de direction, du CCB, comité de gestion) ont une
grande valeur intrinsèque et doivent faire l’objet d’un traitement particulier afin de leur
garantir une conservation pérenne. Toute la correspondance journalière entrante et sortante
originale (feuille rose) est à éliminer une fois le délai de conservation dépassé car les
différents services conservent ces documents dans leurs dossiers. Les dossiers de préparation
des réponses aux questions parlementaires pourront être éliminés car ils font l’objet de
publications.
L’ensemble des séries documentaires émanant de la cellule stratégique est à conserver en
raison de sa grande valeur informative. Les originaux des contrats d’administration sont
d’ailleurs conservés dans ce service. La plupart de ces archives sont des rapports annuels et
des statistiques sur les performances et qualités de la CAPAC. Ces nombreux documents de
synthèse constitueront une source d’information très riche qui permettra aux futurs historiens
de réaliser une étude générale sur les activités et le fonctionnement interne de l’institution.
L’outil Bizzscore bientôt remplacé par BI permettra de générer directement des statistiques
exploitables sur base des databases INSOVER ou E-FUTURE.
41
Sur le long terme, les services juridique et réglementation n’ont que très peu de documents
à conserver une fois le délai de conservation dépassé. Il s’agit principalement des rapports des
réunions avec l’ONEM et les OP ainsi que les syllabus destinés à la formation des nouveaux
agents en matière de chômage.
En tant que gestionnaire de l’intranet et du blog, le service communication devra s’en tenir à
conserver la description de leur contenu et de leurs fonctionnalités ainsi que les fichiers et les
applications qui y sont associés. Lorsqu’il s’agit de publications éditées par la CAPAC, quel
que soit le type de support (rapport annuel, magazine Verder/Plus loin, etc.) le service devra
conserver un exemplaire dans chaque langue. Le plan de communication et le plan de crise
constituent des documents importants témoignant de l’activité du service et sont évidemment
à conserver.
Comme évoqué précédemment, au niveau de l’audit interne, les dossiers individuels d’audit
sont d’une grande importance et permettent de déterminer le domaine d’application, la
fréquence et les méthodes d’audit au sein de l’institution. Le suivi des audits est néanmoins
intéressant pour savoir comment les remarques et les recommandations ont été, en définitive,
appliquées ou non.
Au niveau des archives produites par le service prévention, on notera que d’un point vue
purement historique, les rapports de visites des locaux avec le médecin du travail n’ont pas
beaucoup d’intérêt. Toutefois, ces documents sont à conserver car ils sont engageants pour le
conseiller dont la responsabilité pourrait être remise en cause. Les séries qui ont une valeur
informative sont les plans d’action du service qui témoignent des missions à accomplir et des
objectifs à poursuivre durant l’année. Bon nombre de documents conservés par le service sont
des copies dont les originaux se trouvent dans d’autres services. Les conseillers sont par
ailleurs autorisés à les éliminer après avoir vérifier si l’archivage a bien été réalisé par le
service chargé de conserver les originaux.
Division HRM
Une fois le délai d’utilité administrative dépassé, peu de documents sont à conserver sur le
long terme. Les dossiers du personnel sont à trier pour ne conserver en définitive que les
dossiers relatifs aux fonctions dirigeantes. La base de données du personnel est également à
conserver. La cellule formation n’a que très peu de documents à converser. Sur l’ensemble
des dossiers sont à conserver les plans annuels de formation (ou les listes annuelles des
formations) ainsi que les listes des agents qui assistent aux formations. Tous les documents
produits au niveau de la cellule stratégique du personnel sont à éliminer une fois le délai de
conservation dépassé.
Division FIN
La plupart des documents produits par le service comptabilité sont directement envoyés à
l’ONEM c’est pourquoi un bon nombre de séries est éliminé une fois le délai de conservation
dépassé. Les documents conservés dans les workflows qui permettent de suivre les différentes
étapes d’un dossier sont à éliminer. Les séries documentaires relatives à l’élaboration des
budgets et des comptes dont l’information n’est pas officiellement publiée sont à conserver.
Au niveau du service patrimoine, l’ensemble des documents pourra être éliminer, à
l’exception des plans et photos qui constitueront une trace des BP qui ont été rénovés ou qui
ont disparu.
Division ICT
Au niveau des archives produites par le service informatique, conserver sur le long terme
l’ensemble des données encodées dans INSOVER (par ex : les données signalétiques) n’aurait
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pas beaucoup d’intérêt dans une optique purement historique. Il serait plutôt utile de
conserver les champs nécessaires à la création de statistiques relatives aux chômeurs. Par
exemple, la répartition des assurés sociaux par année, par sexe, par âge, par région, par type
d’allocation,… La prochaine mise en place de l’outil informatique BI pourra générer de telles
statistiques. La documentation servant de support technique aux bases de données est à
conserver, non pas pour sa valeur informative mais en vue de faciliter la compréhension du
fonctionnement de celles-ci une fois qu’elles seront dépassées et archivées.
Division ORG
Pour ce qui est de la division ORG, les séries de procès-verbaux et des comptes rendus des
différentes réunions (réunions coordinateurs régionaux et réunions régionales) concernent
directement les compétences et les activités de la division. Ces documents sont évidemment à
conserver dans leur intégralité. Les séries documentaires produites lors de chaque visite
effectuées par les membres de l’administration centrale dans les BP sont à conserver
(rapports, photographies, plans d’action, etc.).
Au niveau de la cellule fiscalité, aucune série n’est à conserver une fois le délais de
conservation dépassé. En effet, ces documents sont souvent des copies ou bien des données
fournies par d’autres services ou division. La cellule gestion des dettes se doit de conserver
en partie les documents relatifs aux visites dans les BP, c’est-à-dire le rapport final de la
visite, les plans d’action « dettes » et surtout les conventions passées entre la cellule et les
chefs de BP. Il a été décidé que les dossiers d’abandons de créances seraient éliminés au
terme de 5 années après la fermeture du dossier car ceux-ci sont présentés au comité de
gestion dont les procès-verbaux sont conservés. Les dossiers de dettes sont quant à eux des
copies des dossiers déjà conservés dans les BP.
BP
Il est à noter que les délais de conservation proposés initialement dans la directive sur
l’archivage éditée par la CAPAC en 1994 ont été respectés dans le tableau de tri car ceux-ci
sont en accord avec les normes de l’ONEM.
En définitive, peu de documents présents dans la pochette C2 sont à conserver sur le long
terme ou au delà de 6 ans puisque les données sont également stockées dans l’application
INSOVER. Ce qui intéressera les futurs chercheurs ne sont pas tant les données signalétiques,
les allocations reçues ou les dettes à rembourser par les assurés sociaux, mais bien les relevés
statistiques par BP, les récapitulatifs ou les documents de synthèse qui constitueront des
sources de qualité et en quantité exploitable. En ce qui concerne les délais de conservation des
documents de comptabilité interne des BP, il est variable de 10 à 30 ans en fonction de la
nature des pièces. Point n’est besoin de préciser que la plupart des informations contenues
dans ces documents sont conservées au sein de la division ORG et FIN.
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