Refonte du site Internet de l`Office de Tourisme Loire et Nohain et

CAHIER DES CHARGES
Objet de la consultation :
Refonte du site Internet de l'Office de Tourisme Loire et Nohain
et création des supports de communication Web
Organisme concerné
Maître d'ouvrage :
Office de Tourisme de France Loire et Nohain
Place JH des Etages
B.P. 111 - 58205 COSNE-COURS-SUR-LOIRE CEDEX
SOMMAIRE
1/ Objet de la consultation
2/ Contexte général
3/ Objectifs du projet
4/ Public cible du projet
5/ Contenus du site Internet
6/ Contraintes techniques
7/ Services annexes souhaités :
8/ Formation
9/ Procédure
1/ Objet de la consultation
Le prestataire sera chargé de concevoir la nouvelle version du site Internet de l'Office de Tourisme
Loire et Nohain et créer des supports de communication Web (newsletter pro et grand public).
Le présent cahier des charges définit le contexte, les objectifs du projet, les publics cibles, les
contenus du site, les contraintes techniques et la méthodologie qui sont attendus.
2/ Contexte général
L'Office de Tourisme Loire et Nohain existe sous le statut d'Etablissement Public Industriel et
Commerciale (EPIC) depuis mars 2012 (auparavant structure sous statut associatif).
L'Office de Tourisme est en phase de développement avec une prise en charge complète de la
compétence tourisme sur le territoire de la Communauté de Communes Loire et Nohain. Il a pour
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missions principales : l'information, l'accueil et la promotion du territoire de la Communauté de
Communes Loire et Nohain (9 communes). Ses actions doivent se conformer aux nouvelles
exigences de classement des OT (catégorie 2) et de la Démarche Qualité Tourisme.
- Présentation sommaire du territoire
La Communauté de Communes Loire et Nohain est située en région Bourgogne, dans la Nièvre (à
50 km au nord de Nevers) sur l'axe ligérien à la limite des départements du Cher, du Loiret et de
l'Yonne.
Nombre de structures d'hébergements et de restauration de la destination :
Hôtels : 7
Campings : 1
Chambres d'hôtes : 8
Gîtes – Meublés touristiques : 22
Restaurants : 23
Une réflexion est en cours sur la pertinence du nom choisi (Office de Tourisme Loire et Nohain
anciennement Office de Tourisme de Cosne et sa région). La structure n'a pas encore établi de
charte graphique ni définie de logo.
-
La présence de l'Office de Tourisme sur le web
L'Office de Tourisme Loire et Nohain dispose actuellement :
- d'un site web : http://www.ot-cosnesurloire.com/
Il est à destination du grand public et traduit uniquement en Anglais.
Il a été réalisé en 2010 et mis en ligne en 2011. Il est mis à jour quotidiennement par les salariés de
l'OT (principalement la page agenda).
Chiffres 2013 :
Nbre de visites : 34 136 (en 2012 : 27 145 ) Nbre de visiteurs uniques : 25 634 (en 2012 : 20 893 )
La fréquentation du site Internet est en constante augmentation chaque année (+20 %).
Nouvelles visites : 73,64 %
Durée moyenne de visite : 2:24
Origine des Internautes : 92 % France, 1,55 % Belgique et 1,05 % Royaume Uni
Site traduit en Anglais
Système d'exploitation : 71 % Windows et 17 % (Android et IOS)
*
- d'1 page Facebook "Loire et Nohain Tourisme"
La stratégie de communication via cette page a été élaborée avec l'ADT Nièvre et quelques OT
Nivernais pilotes.
Mise en ligne en mars 2013, 1039 fans au 20/03/2014
43 948 personnes touchées sur l'année 2013
160 posts mis en ligne
-
un travail sur la présence sur le web est réalisé avec l'Agence de Développement
Touristique (Nièvre). L'ADRT met également des outils web à disposition des OT (base de
données départementale, carnet de voyage…)
3/ Objectifs du projet
Objectif général :
Le prestataire sera chargé de concevoir la nouvelle version du site Internet de l'Office de Tourisme
Loire et Nohain et créer des supports de communication web.
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C'est-à-dire :
- création d'une charte graphique web
- refonte graphique et technique du site Internet
- création d'un site mobile ou mise en responsive design (à définir)
- création de newsletters.
Objectifs spécifiques :
Le site actuel a été mis en place en 2011 et ne répond plus aux attentes et besoins des touristes et de
l'Office de Tourisme. Sa conception technique obsolète ne permet pas une mise en réseau et des
échanges d'informations avec nos partenaires touristiques.
Les objectifs de ce nouveau site sont multiples :
1) répondre aux nouvelles exigences liées au classement des OT et à la Démarche Qualité
Site Internet trilingue (Français, Anglais, Allemand) avec un nom de domaine dédié à l’office de tourisme et
mis à jour.
Le site devra comporter, à minima, les différentes rubriques : accès, hébergement, restauration, activités
loisirs.
Intégration des nouvelles technologies
2) Intégrer le web 2.0 (réseaux sociaux) et rendre le site Internet plus interactif (lien pinterest,
avis consommateurs..)
3) Etre accessible aux nouveaux moyens de communication : androids, tablettes..
4) Etre plus simple, plus clair dans la navigation et donner une part importante aux visuels
Il faudra prendre en compte les notions suivantes :
"Avant le séjour" séduction + préparation
"Pendant le séjour" suggestion + assistance pratique
"Après le séjour" fidélisation + témoignage +partage d'expérience
5) Permettre une autonomie dans la gestion quotidienne du site en interne
6) Intégrer les nouveaux outils mis à disposition par les différents partenaires (ADRT..)
Base de données Départementales (Hébergement, Restauration et agenda)
Carnet de voyage
Module boutique
Pour information : possibilité de voir ces différents modules sur le site de l'ADT : www.nievretourisme.com.
4/ Public cible du projet
L'Office de Tourisme Loire et Nohain a accueilli en 2013 : 8 705 visiteurs et a répondu à 5 561
demandes au comptoir. Les activités et loisirs pratiqués par les touristes sont avant tout des
activités nature (Présence de la Loire), vélo (Loire à Vélo), produits du terroir (AOC pour le
vignoble et les crottins), culture (deux musées principaux : Musée de la Loire et des Beaux Arts et
Nouveau Musée de la Machine Agricole).
Les cibles, objectifs et thématiques définies par l'OT sont notifiés dans le tableau de bord de la
matrice de concordance établie pour l'année 2014.
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5/ Contenus du site Internet
Un travail sur les contenus éditoriaux est en cours. L'arborescence reprendra à minima les
thématiques imposées par le label Qualité Tourisme (à savoir : à minima, les différentes rubriques :
accès, hébergement, restauration, activités loisirs). Le premier niveau d'arborescence du site actuel
(Découvrir / Manger / Dormir / Agenda) devra donc être maintenu.
Il faudra cependant prévoir l'intégration :
- d'un espace promotionnel (titre, visuel, lien)
- d'un espace pro pour nos partenaires permettant dans un premier temps le téléchargement
de documents et de photographies, accessible avec un mot de passe unique à tous les
prestataires
- la possibilité d'ajouter des albums photos, diaporama
- de la base de données départementale (un fichier JavaScript, un fichier de style CSS et une
base d'images icônes à placer sur les serveurs et à inclure dans les pages du site)
- de widget facebook
- de l'application carnet de voyage (iframe)
- de l'application boutique
- d'un espace téléchargement (photographies, documents sous format PDF…)
- d'un formulaire de contact
Le contenu (photographies et textes en français, anglais et allemand) seront fournies par l'Office de
Tourisme Loire et Nohain.
D'une manière générale, toutes les sources des éléments graphiques devront être cédés libres de
droits à l'Office de Tourisme Loire et Nohain pour une durée illimitée.
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6/ Contraintes techniques
Mise en forme du site
- Adaptation tablette souhaitée
- Version mobile souhaitée
Etude de deux propositions :
* en responsive design
ou
*création d'un site mobile en déclinant le site classique mais avec une adaptation et un
enrichissement des contenus pour les situations de mobilité (avant, pendant et après leur séjour).
Le prestataire devra être force de proposition quant aux avantages et inconvénients de chaque
solution.
Gestion du site
Le prestataire devra gérer l'hébergement du site, la sauvegarde des données et le nom de domaine.
Il devra être force de proposition pour aider au choix notamment sur la réflexion autour du nom
de domaine et de l'adresse url choisie.
Il devra mettre à disposition un CMS simple et intuitif permettant :
- la création, modification, suppression de contenus et de pages
- la modification de l'arborescence, des menus
- l'ajout et modification de balise méta
7/ Services annexes souhaités :
-
Messagerie : mise à disposition de 10 adresses e-mails, accès à la gestion des adresses, accès
webmail des messageries (optimisation mobile)
Gestionnaire de contacts et envoi d'e-mailing
Création d'une maquette de newsletter déclinée graphiquement du site
8/ Formation
Le prestataire devra assurer une formation initiale au CMS à l'ensemble du personnel de l'Office
de Tourisme (quatre personnes).
Une hotline devra être mise à disposition les 3 premiers mois suivant la mise en ligne du site
internet. Ensuite, un contact permanent sera fourni (mail, tel ou SAV) pour permettre la remontée
et la résolution des bugs éventuels.
9/ Procédure
Livrables
En réponse à la consultation et afin de sélectionner le prestataire :
-Un devis précis
-Une maquette graphique de home page du site et d'une page interne
- Un planning de réalisation avec une méthodologie de travail, les moyens humains affectés à la
réalisation et un engagement sur la date de mise en ligne
-Référence de sites Internet et mobiles réalisés pour des structures similaires
Livrables attendus en fin de mission :
-une charte graphique web
-des maquettes graphiques web pour le site Internet et le site mobile
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-mise en place technique du site web et du site mobile
-maquette de newsletter et mise en html
-Formation au CMS (back office du site) et SAV
Critères de sélection
Les offres seront notées sur 20, examinées selon les 4 critères suivants :
1/ Créativité et originalité de la proposition
2/ Prix
3/ Conformité de l'offre aux dispositions du présent cahier des charges
4/ Qualité de l'interface et de l'ergonomie proposées
Rétroplanning
La réception des offres est fixée au 02 mai 2014
Le choix du prestataire sera effectué courant du mois de mai
Date de début du projet : Mi Mai 2014
Le travail nécessitant de nombreuses validations, le prestataire devra fournir régulièrement des
états intermédiaires de son travail.
Objectif de mise en ligne : Novembre 2014
Les propositions en deux exemplaire doivent être envoyées par recommandé à :
Office de Tourisme de France Loire et Nohain
A l'attention de la Direction (appel d'offre Site Internet)
Place JH des Etages
B.P. 111
58205 COSNE-COURS-SUR-LOIRE CEDEX
Au plus tard au 2 mai 2014 minuit
Le suivi du dossier est sous la direction de :
Mlle Anne MAIGNIEN
Directrice de l'Office de Tourisme Loire et Nohain
Tel : 03.86.26.89.67
Mail : [email protected]
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