Salle des Fêtes de BOIS

« 9ème FÊTE CANTONALE »
Compte-rendu de la réunion de Préparation N°3 – Jeudi 11/02/2016
Salle des Fêtes– BOIS - 20h30
(Présents et Excusés : en fin de document)
12 communes étaient représentées (Bois, Clion, Champagnolles, Givrezac, Lorignac, Plassac, St Fort sur Gironde, St Genis de
Saintonge, St Georges Antignac, St Germain du Seudre, St Grégoire d’Ardennes et St Sigismond de Clermont)
2 communes excusées : St Palais de Phiolin et St Dizant du Gua
1 commune absente : Mosnac
Objectifs de la réunion :
- Etat de l’avancement des différents travaux – intervention de chacune des commissions
- Réponse aux questions laissées en suspens – finalité du programme
- Point sur le matériel
- Questions diverses
Prochaine Réunion
Lundi 25 avril 2016 - 20h30 – Salle des Fêtes de BOIS
ETAT des décisions :
Intitulé : La 9ème fête cantonale devient « VILLAGE ET CANTON EN FÊTE ! »
Commune d’accueil : BOIS Lieu : Centre bourg – terrain derrière les écoles
Date : DIMANCHE 19 JUIN 2016
Installation : Vendredi 17 juin
Rangement : Lundi 20 juin
La réunion s’ouvre avec le mot du Président de l’Office de Tourisme, Christian POTET, qui remercie la commune de Bois de
nous accueillir à nouveau pour préparer cette journée festive, ainsi que les personnes présentes.
Missions et besoins des différentes commissions dans le tableau ci-après :
1 – COMMUNICATION
OFFICE DE TOURISME
Commune de Bois
(priorité pour les encarts)
+ les Délégués Tourisme
2 – STANDS DES COMMUNES
OFFICE DE TOURISME
Thème :
Jeux dans les stands des communes
(type kermesse)
- Flyer (programme de la Fête) : 25 encarts – souscription 40€
Commune de Bois : 6 encarts OK
Les Délégués Tourisme des communes doivent déposer à l’OT carte de
visite + chèque 40 € pour 1 encart publicitaire
- Communication indépendante pour le vide-grenier et les randonnées
(pédestre et VTT)
- RDV avec Imprimerie Michot Jonzac (à programmer)
- RDV la Haute-Saintonge (journal) pour l’encart (4 semaines avant FC)
- Interview radio (France Bleue La Rochelle, Mixx, etc…)
- Article Presse (Jackie Isambert – HS et Colette Macintos- Sud-ouest)
- Prévoir personne pour faire vidéo (pers. ayant de l’expérience et du
matériel)
RÉSULTATS : Sondage envoyé aux communes le 15 janvier 2016
- Stands communes (Jeux type kermesse) : 13 stands, 1 Peut-être
- Jeux inter-villages : 10 équipes, 1 Non et 3 Peut-être
- Participation Election des Miss : 4 Miss, 2 Non et 8 Peut-être A suivre…
- Chaque commune propose 1 JEU et décore son stand selon un thème
Le Thème cette année : Point fort, particularité, image, concept, symbole,
activité, représentant la commune (le thème restera secret)
- Chaque commune communiquera son Thème et le jeu proposé à l’OT
- Prévoir les récompenses, pour les participants aux jeux, en quantité
(bonbons, friandises, ballons, gadgets, petits jouets, etc).
1 personne (Bois)
- Pour l’apéritif : chaque commune apporte une bouteille de pineau ou
cognac pour 100 habitants (+ biscuits apéritif et jus de fruits). Chaque
commune déposera ses bouteilles à l’accueil dès son arrivée.
3 – MARCHÉ DES PRODUCTEURS LOCAUX
OFFICE DE TOURISME
- Contacter les producteurs qui ont pour habitude de participer
Fabrice GROS
Françoise Allaire (Clion sur Seugne)
4 – VIDE-GRENIER
Béatrice SANDEAU (Présidente
Comité des Fêtes Bois)
Françoise AMBLARD (Bois)
+ Bénévoles le jour J
5 - BALADE PEDESTRE & VELO
Jean-Michel ANNEREAU (St Genis)
Christian ROUSSEAU (Bois)
+ Bénévoles le jour J
6 – RESTAURATION MIDI
OFFICE DE TOURISME
+ Bénévoles le jour J
7 - BUVETTE
Béatrice SANDEAU (Bois)
+ Bénévoles le jour J
- Cette année proposer un 2ème boucher comme exposant
- Le boulanger n’est pas encore déterminé (soit boulanger St Genis ou
camion épicerie Rioux) – A confirmer
- Organiser le placement des producteurs & exposants le jour J
- 5 € / emplacement – Questionnaire envoyé à compléter OK
- Vide-grenier Gratuit et ouvert à tous
- Inscription à l’OT
- Organiser le placement le jour J (prévoir plusieurs pers.)
- Communication particulière (affiche spécifique) OK
- Inscription à côté du stand de l’OT à partir de 9h00.
- 1 circuit pédestre (13 km) - OK
- 1 circuit VTT (30,6 km) - OK
- Prévoir balisage, ravitaillement, pers. pour orienter les participants.
- Organiser accueil participants au moment de l’inscription (café, etc…)
- Donner les éléments du dossier de demande d’autorisation (3 mois avant)
itinéraire sur plan, horaires, organisation, autorisation parentale (cf. OT)
- Contacter et informer les clubs aux alentours
- Communication particulière (affiche spécifique) OK
- 2 Friteuses : Friteuse (salle des fêtes de Bois) + St Georges Antignac
- Barbecue (St Georges) OK
- Souchots (Francis Perraud) – Voir avec Mairie pour dépôt
NOUVEAU : un barbecue sera à la disposition des personnes qui souhaitent
faire cuire leur viande (Responsable Raphaël Bernard - Clion)
- 2 Buvettes + 2 caisses (prévoir séparation entre caisse /buvette)
1 buvette côté piscine et 1 buvette côté fête foraine
(2 pers. après-midi pour tireuse à bière) - Passer les commandes de boissons
- Vitrine réfrigérante dans buvette (Comité des fêtes Givrezac A confirmer)
- Pas de camion frigo (chambre froide SDF suffisante)
- Mise en place et tenue des plannings des bénévoles le jour J
8 - ANIMATIONS FC
OFFICE DE TOURISME
- Balade à poneys : Lycée St Antoine OK + kakémonos formations, activités
- Mini-ferme : OK (dans le stand de St Georges A confirmer)
- Sécurité routière : Intervenant Gérald Pintena (Clion) – A confirmer
- Trampoline : OK (faire convention)
- Fanfare St Fort : OK (faire convention)
- Majorettes : A confirmer (faire convention)
- Fête foraine : OK (dans le cadre de la Fête du Village de BOIS)
- Feu d’Artifice : OK
2 pers. pour la pesée du jambon
- Tombola : SUPPRIMÉE et REMPLACÉE par la pesée d’un jambon
9 – SONO
Philippe BRUN (St Genis)
- Sono musique toute la journée et animation générale de la fête
- Présentation, animation et commentaires autour des jeux
(rencontrer la commission « Jeux » -Jackie ISAMBERT pour organisation)
- Présentation Election des MISS
10 – SPECTACLES (en journée et pendant repas du soir)
Françoise AMBLARD (Bois)
- Accueil et accompagnement Fanfare et Majorettes journée et soir
+ OFFICE DE TOURISME
(prévoir lieu pour se changer)
- Réunir les équipes avant les jeux – une réunion sera organisée avec tous
les responsables des équipes fin mai
- Accueil groupe le soir (vers 16h) dans le cadre des Estivales Haute
Saintonge (les Voizins Team)
11 – ELECTION MISS NOUVEAU !
Nicole PAVIE (Bois)
Organisation générale – Règlement OK (ci-joint)
Madeleine ROMEU (Bois)
Les participantes (+ de 18 ans) seront assorties au thème adopté par leur
+ OFFICE DE TOURISME
commune (cf. déco stand)
Inscription des Miss impérativement avant le 31 mars
Composition du jury – A déterminer
12 – REPAS DU SOIR
Jean-Luc BOURDIEU
(Traiteur St Fort)
Alain RULLIER (St Georges)
+ bénévoles
- 13€ le repas (Apéritif, paëlla, fromage, bavarois fruits rouges, pain, vins et
café compris) – Sur Inscription – OK
Repas préparé par traiteur - Jean-Luc BOURDIEU (St Fort sur Gironde)
- 250 repas maxi seront servis dans la salle des fêtes
+ repas de la fanfare (nombre à confirmer)
+ repas pour les membres du groupe des Estivales
- Prévoir fond sonore pendant le repas dans la SDF (Cf. Philippe Brun ?)
- L’apéritif s’organisera en même temps que le Concert des Estivales avec
les Voizins Team (OK) devant le podium disposé à côté de l’église
- Planning organisation du service – A confirmer
13 – JEUX INTER-VILLAGES AUTOUR DE LA PISCINE
Jackie ISAMBERT (St Genis)
- Minimum : 6 pers. par équipe (hommes, femmes et un enfant)
Christian POTET (Givrezac)
- Un capitaine par équipe qui effectue la liaison avec la commission et qui
Alain RULLIER (St Georges)
assistera à la réunion de présentation des jeux avant la fête (fin mai)
Fabrice GROS (Clam)
- 5 Jeux autour de la piscine + tir à la corde (ci-joint)
- Envoyer la constitution des équipes avec 1 capitaine avant le 10 juin
- Coaching des équipes et arbitrage des jeux
- Matériels à prévoir pour les jeux (cf. Jackie Isambert)
- Prévoir un JOKER par équipe comme chaque année
- Une couleur par équipe (avec le nom ou signe distinctif de la commune)
14 - COORDINATION & MATERIELS
OFFICE DE TOURISME
Administration :
- Demandes de subvention (CG17, Région, MSA, Crédit Agricole, …)
- Convention avec la commune d’accueil, demande d’autorisation pour les
randonnées (sous-préfecture 17)
- Demande autorisation organisation brocante auprès de Bois
- Demande autorisation ouverture buvette
- Convention avec fanfare, majorettes et Trampoline…
- Envoyer courrier aux exposants du marché (heure, conditions installation)
- Demande ERDF, attestation assurance
- location des matériels (tivolis, stands, toilettes…)
- Electricien sur le site – M. BOSSU (Bois) OK
LA COMMUNE DE BOIS
- Signe la convention
Annie METOYER (Maire BOIS)
- Autorisation ouverture buvette
- Autorise l’organisation de la Brocante (voir avec Comité des Fêtes BOIS)
- Organise avec OT installation Electricité / eau
- Fournit plan cadastral et participe à l’organisation du plan de la FC
- Demande spectacle les Estivales auprès de la CDCHS - OK
- Fermeture route et accès
- Gestion des parkings
- Assure la mise à disposition de personnel du vendredi 17 au lundi 20/06
15 – LOCAUX - CLEFS
Annie METOYER (Maire BOIS)
- Prévoir toujours une pers. sur le site avec clefs différents locaux si besoin
16 – GARDIENNAGE DU SITE
Raymond TESSONNEAU (St Grégoire) - Site surveillé vendredi soir, samedi soir et dimanche soir
1 personne Obligatoire (Bois)
17 – PARKINGS
2 personnes (Bois)
- Parking terrain à côté du site – A confirmer
+ bénévoles le Jour J
- Prévoir balisage, signalement, rubalise et installation panneaux affichage
18 – POUBELLES
LA COMMUNE DE BOIS
- Nombre de poubelles à disposition et organisation sur le site
Annie METOYER (Maire BOIS)
- Prévoir demande poubelles supplémentaires auprès de la CDCHS
+ CDCHS (sur demande)
19– PISCINE
Bruno THOMAZEAU (Plassac)
- La poutre est stockée chez Bruno et le géotextile est à St Dizant du Gua
- La bâche – voir avec Françoise Allaire sinon prévoir achat
Présents : 55 personnes
METOYER
ROMEU
ROUSSEAU
ROUSSEAU
ANNEREAU
MARROYER
PAVIE
GUILLEMET
SANDEAU
AMBLARD
BOUDEAU
THOMAZEAU
VERGER
PESCHIUTTA
JOCHAUD DU PLESSIX
BOSSU
BOSSU
BRIAND
RICHARD
WAGON
CHIR
QUANTIN-IRIART
MARTIN
BENOIST
MARCHEGAY
BOSSUET
MISSONNIER
MISSONNIER
ANNEREAU
QUESSON
PERRAUD
NOEL
ISAMBERT
POTET
DUBUISSON
DUMAS
GROS
CASTET
BERNARD
TESSONNEAU
BAUDOUIN
THOMAZEAU
THOMAZEAU
GILLET
MERLET
BOUQUET
BOURDIEU
CATHELINAUD
DAURIE
RULLIER
ROBIN
GARNIER
BERNARD HELIS
PILLET
GIRAUD
Annie
Madeleine
Christian
Nadine
Thierry
Michelle
Nicole
Jean-François
Béatrice
Françoise
Anne
Pierrette
Christiane
Gilles
Geoffroy
Philippe
Anne-Marie
Martine
Gaëlle
Karine
Virginie
Sandrine
Virginie
Virginie
Nathalie
Chantal
Jean-Claude
Danièle
Jean-Michel
Jacky
Francis
Louisette
Jackie
Christian
Jean-Luc
Philippe
Fabrice
Patricia
Raphaël
Raymond
Olivier
Bruno
Marine
Maryvonne
Pierre-André
Jean-Marc
Jean-Luc
Jacqueline
Béatrice
Alain
Annick
Frédéric
Frédéric
Anthony
Yasmina
Maire
Adjointe
Conseiller municipal
Bénévole
Adjoint
Présidente Bois Infos
DT
Comité des Fêtes
Présidente Comité des Fêtes
Trésorière Comité des Fêtes
Présidente Les P’tits drôles
Club de Bois
Comité des fêtes et Club de Bois
Conseiller Municipal
Conseiller Municipal
Comité des Fêtes - Electricien
Comité des Fêtes
Présidente Sourires d’Ukraine
Comité des Fêtes
Adj. d’animation
Ass. Les p’tits drôles
Habitante
Habitante
Comité des Fêtes (Secrétaire)
Présidente Familles Rurales
Comité des Fêtes (Vice-Présid)
Comité des loisirs
Comité des loisirs
Conseiller Municipal
Maire
Adjoint
Adjointe
Secrétaire Adj. OT
Président OT
DT
DS
DT
DS
Conseiller Municipal
DT
DT
DT
Habitante
DS
DT
DS
Vice-Présid. OT et Traiteur
DT
DS
Membre CA
DT
DT
Salarié OT
Salariée OT
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
BOIS
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GENIS DE SAINTONGE
GIVREZAC
GIVREZAC
GIVREZAC
CLAM
CHAMPAGNOLLES
CLION SUR SEUGNE
ST GREGOIRE D’ARDENNES
ST SIGISMOND DE CLERMONT
PLASSAC
PLASSAC
PLASSAC
LORIGNAC
LORIGNAC
ST FORT SUR GIRONDE
ST FORT SUR GIRONDE
ST FORT SUR GIRONDE
ST GEORGES ANTIGNAC
ST GEORGES ANTIGNAC
ST GERMAIN DU SEUDRE
CHARTUZAC
ST FORT SUR GIRONDE
ST GENIS DE SAINTONGE
Excusés :
Commune
Commune
KHOURY
CARDINEAU
Charbel
Carine
Trésorier Adj.
Secrétaire OT
ST PALAIS DE PHIOLIN
ST DIZANT DU GUA
ST GENIS DE SAINTONGE
ST GERMAIN DU SEUDRE
Nous restons bien entendu à votre disposition pour tout complément d’information,
Vous pouvez nous adresser vos suggestions, commentaires ou autres remarques par email dès à présent.
Vous remerciant pour votre participation,
Yasmina GIRAUD
Office de Tourisme
St Genis de Saintonge et ses environs
23, place Ambroise Sablé 17240 ST GENIS DE SAINTONGE
 05.46.49.01.42 Fax 05.46.49.01.42
[email protected]
www.st-genis-tourisme.fr
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